عقب انداختن کارها
همان طور که در ابتدا گفته شد، یکی از عادات بد در محیط های کاری ، به تعویق انداختن کارهاست. پژوهش‌ها اخیر نشان می‌دهند که مدیران برای مطالب و پروژه‌هایی که مطالعه آنها در خانه یا محل کار به تعویق افتاده است، به طور متوسط به 300 تا 400 ساعت وقت نیاز دارند.
این بدان معناست که جبران عقب‌افتادگی‌ها بسیار سخت یا ناممکن است و شاید تنها چیزی که بتوانیم به آن امیدوار باشیم این است که به کارهای اصلی برسیم و سایر کارها را در لیست انتظار قرار دهیم. خیلی‌ها می‌گویند که وقتی مجبور هستند کاری را تا مدت زمان معینی به اتمام برسانند، کارایی بیشتری پیدا می‌کنند؛ ولی باز هم پژوهش‌ها نشان داده که این راه حل همیشه جوابگو نیست و بسیاری از افرادی که به دلیل تنبلی و تأخیر برای اتمام کارهای‌شان مهلت تعیین می‌کنند، اغلب دچار استرس شده، بیشتر اشتباه می‌کنند و مجبور به دوباره‌کاری بیشتری می‌شوند.
در اغلب موارد هنگامی که سعی می‌کنیم کاری را در مهلت سفت و سختی که خودمان مشخص کرده‌ایم به اتمام برسانیم، نه تنها کار خوب از آب در نمی‌آید، بلکه هزینه‌های‌مان هم بالاتر می‌رود؛ به طوری که در دراز مدت، این مسأله منجر به زیان‌های شدید مالی می‌شود (مانند هزینه هایی که برای ایاب و ذهاب یا ارسال پرونده ها با پیک یا....مصرف می شود) گاهی اوقات هنگامی که سعی می‌کنیم کاری را در دقایق آخر به اتمام برسانیم، به دلیل عجله در کار مجبور به دوباره‌کاری می‌شویم؛ در نتیجه باز هم کار در مدت زمانی بسیار طولانی‌تر به اتمام می‌رسد.
برای آنکه بتوانیم روی مهم‌ترین کارهای‌مان تمرکز کنیم و آنها را طبق برنامه به اتمام برسانیم، سه سؤال وجود دارد که باید مرتباً از خود بپرسیم.
سئوالاتی که باید از خود بپرسیم؟
سؤال اول: « مهم‌ترین و باارزش‌ترین کارهای من کدامند»؟
این سؤال را ابتدا از خودمان بپرسیم و سپس اگر لازم باشد، از رئیس، همکاران و دوستان‌مان. قبل از شروع به کار باید توجه‌مان را روی فعالیت‌های کاری متمرکز کنیم و از پشت ذره‌بین ذهن‌مان، مهم‌ترین فعالیت‌های کاری خود را به طور شفاف و روشن ببینیم.
برای مثال، کسی که کارش بایگانی است، مرتب نگه داشتن بایگانی و حفظ نظم آن ممکن است مهم‌ترین کار ادرای برایش باشد ( به طوری که دسترسی به اطلاعات با صرف کمترین زمان و به سهولت امکان‌پذیر باشد) و برای کسی که کارش برنامه‌نویسی است، مهم‌ترین کار، اشراف کامل به نرم‌افزار مورد استفاده و نیاز کارفرما و کاربران سیستم است.
دومین سؤال: «چه کاری است که اگر من و فقط من خوب انجام بدهم، تفاوت چشمگیری در زندگی و شغلم خواهد داشت»؟
این پرسش از بهترین سؤال‌ها برای دست‌یابی به کارایی فردی است. «چه کاری است که شما و فقط شما می‌توانید آن را انجام دهید و اگر خوب انجام دهید، تفاوت چشمگیر یا تحول اساسی در زندگی یا کارتان ایجاد می‌شود»؟ برای نمونه اگر مسئول یک بخش اداری، با ارائه یک سیستم جدید بتواند کاغذبازی یا همان بور وکراسی اداری و رفت وآمد ارباب رجوع را کاهش داده و به صفر برساند، ممکن است تفاوت زیادی در کار و سپس در ارتقای شغلی خود ایجاد کند. این سؤالی است که باید مدام از خودمان بپرسیم. مطمئناً برای آن پاسخ روشن و صریحی وجود دارد. وظیفه ما این است که این پاسخ روشن و صریح را پیدا و قبل از اقدام به هر کار دیگری، آن‌را شروع کنیم.
و سومین سؤال: « بهترین استفاده‌ای که می‌توانم در حال حاضر از وقتم بکنم، چیست»؟
این پرسش نیز کلید اصلی مدیریت زمان، غلبه بر تنبلی و تبدیل شدن به فردی بسیار فعال و سازنده است. بهتر است کارهای مهم را اول انجام دهیم و کارهایی را که در اولویت نیستند، اصلاً انجام ندهیم. هرچه پاسخ به این پرسش‌ها دقیق‌تر و روشن‌تر باشد، آسان‌‌تر خواهیم توانست کارهای‌مان را اولویت‌بندی کرده و بر تنبلی غلبه کنیم.
برای مثال، اگر یک کارمند باید یک نامه اداری تایپ کند، از فروشگاه اداره چیزی بخرد، دستورالعمل جدیدی را به اطلاع سایر کارمندان برساند و قرارهای کاری مدیر را هم تنظیم کند، باید آنها را فهرست کرده و با گذاشتن شماره‌ای در جلوی آنها، ترتیب انجام‌شان را تعیین کند.
یکی از قوی‌ترین ابزارهای ذهنی ما برای رسیدن به موفقیت، توانایی در اولویت‌بندی درست کارهای‌مان است. بهتراست هرروز چند دقیقه‌ای را صرف فکر کردن به کارهایی کنیم که باید انجام دهیم. تقریباً هر بار در سکوت و تنهایی به ایده‌های جالبی می‌رسیم که وقتی این ایده‌ها را به کار بگیریم، به میزان زیادی در کار خود صرفه‌جویی کرده‌ایم.
با این کار، پیشرفت‌ها و موفقیت‌های زیادی را تجربه خواهیم کرد. و درآخر بدانیم که: «میزان کارایی ما هر چه باشد، توانایی‌های بالقوه‌مان بیشتر از آن است که تا کنون به فعل درآمده است».
برای خواندن بخش اول- شیوه‌های موثر در ترک عادات بد- اینجا کلیک کنید.
