پلتفرم‌های اتوماسیون اداری همواره در حال رقابت برای افزایش امکانات خود هستند. برای مثال این پلتفرم‌ها عموما تلاش می‌کنند که با افزودن برخی از امکانات و ابزارها نیاز کاربران به پلتفرم‌های دیگر را کاهش دهند. میزیتو به‌عنوان یکی از جامع‌ترین پلتفرم‌های مدیریت پروژه فارسی در این زمینه یکه‌تاز است. برای مثال این پلتفرم برای افزایش قابلیت همکاری، علاوه‌بر ویژگی چت داخلی و بسیاری از ویژگی‌های دیگر دارای بخشی با عنوان نامه‌ها و مکاتبات اداری است. در این مطلب با این بخش از پلتفرم میزیتو آشنا می‌شویم.
چرا به قابلیت مکاتبات اداری میزیتو نیاز داریم؟
کسب‌وکارها و سازمان‌ها معمولا دارای بخش‌های مختلفی مانند بخش مالی، منابع انسانی، بازاریابی و ... هستند. ارتباط بین این بخش‌ها از طریق دستگاه‌ها و پلتفرم‌های مختلف ایجاد می‌شود که از جمله آن‌ها می‌توان به تلفن، نامه‌ها و اسناد کاغذی، نرم‌افزارهای شبکه اجتماعی، نرم‌افزارهای چت داخلی و ... اشاره کرد. اما مکاتبات اداری رسمی‌ترین نوع ارتباط درون‌سازمانی هستند و به‌نوعی آن‌ها را می‌توان زبان رایج و رسمی ارتباطات در سازمان به‌شمار آورد. اگرچه امکان ارسال دریافت ایمیل وجود دارد اما وجود یک ابزار یکپارچه با پلتفرم مدیریت پروژه به مدیریت بهتر مکاتبات اداری و ارسال و دریافت آن‌ها کمک می‌کند.
بخش نامه‌ها و مکاتبات اداری در پلتفرم میزیتو دقیقا چنین ابزاری است. از این ابزار می‌توان برای اطلاع‌رسانی، ارسال انواع درخواست مانند درخواست خرید، درخواست مرخصی، درخواست پرداخت و پیگیری‌ها استفاده کرد. این ابزار همچنین از نوع چابک ساخته شده است؛ یعنی همه اعضای سازمان که به پلتفرم دسترسی دارند می‌توانند از آن استفاده کنند.
چگونه از بخش نامه‌های میزیتو استفاده کنیم؟
در یک مثال از کاربرد بخش نامه‌های میزیتو، یک کارشناس می‌تواند درخواست خرید را به مدیر بخش ارائه کند، مدیر بخش نیز آن را به مدیر ارشد خود و مدیر ارشد، آن را به مدیر مالی ارائه می‌دهد. به همین ترتیب، هر کدام از این طریق، تاییدیه‌ها را دریافت می‌کنند تا سرانجام دستور خرید صادر می شود. همچنین ذیل هر نامه امکان پیوست فایل و پیوست وظیفه هم وجود دارد. دسترسی به صفحه نامه‌های این پلتفرم از طریق نوار عمودی سمت راست در پنل و با کلیک بر روی عنوان نامه‌ها ممکن می‌شود.
بخش‌های این ابزار نیز عبارتند از:
- صندوق ورودی که محل نامه‌های دریافتی است
- صندوق خروجی که نامه‌های ارسال شده از سوی شما را نشان می‌دهد
- پاراف که پاراف‌های نامه را نشان می‌دهد
- نامه‌های ثبتی وارده: نامه‌های دریافتی که شماره خورده‌اند (برای نسخه سازمانی)
- نامه‌های ثبتی صادره: نامه‌های صادر شده که شماره خورده‌اند (برای نسخه سازمانی)
- برچسب‌ها با امکان نمایش نامه‌ها بر اساس فیلترهای مختلف
- آرشیو: بخش مخصوص نامه‌هایی که بایگانی شده‌اند
- ایجاد نامه که برای نوشتن و تنظیم نامه جدید استفاده می‌شود
- فیلتر نمایش نامه که سبک نمایش‌دهی را تعیین می‌کند
- نمایش نامه در بخش نامه‌ها
چگونه در میزیتو یک نامه جدید ایجاد کنیم؟
ایجاد نامه‌های جدید در بخش نامه‌های میزیتو بسیار آسان است. بعد از کلیک کردن روی گزینه نارنجی رنگ ایجاد نامه در بالای صفحه در سمت راست، یک فرم نامه برای شما در قالب یک پنجره جدید با چندین بخش باز می‌شود.
این بخش‌ها عبارتند از:
- موضوع نامه
- اضافه کردن اعضا
- متن نامه
- برچسب‌های نامه
- پیوست نامه (فایل و وظیفه)
امکان دسترسی به پاسخ، ارجاع و آرشیو نامه‌ها
بعد از کلیک کردن روی یک نامه یا پاراف در صندوق ورودی، پلتفرم، شما را به همان نامه یا پاراف هدایت می‌کند. این بخش شامل گزینه‌هایی است که دارای کارکرد یا اطلاعات مختلفی هستند. برای مثال در این بخش می‌توانید نامه را به کارتابل بازگشت دهید، آن را به فرد یا افراد دیگر ارجاع دهید، نامه را آرشیو کنید، به آن پاسخ دهید و به اطلاعات مختلفی مانند این موارد دست پیدا کنید:
- این نامه برای چه افرادی ارسال شده است
- دریافت کنندگان نامه، آن را در چه زمانی دیده‌اند
بخش دبیرخانه نامه‌ها در نسخه‌های سازمانی
سازمان‌ها برای مدیریت، بایگانی و پیگیری بهتر نامه‌ها از شماره ثبت برای نامه‌ها استفاده می‌کنند. این امکان در بخش دبیرخانه نامه در پلتفرم میزیتو فراهم شده است. البته برای فعال کردن این بخش باید مجوز آن را برای همکاران ایجاد کنید. سپس دو گزینه با نام نامه‌های ثبتی وارده و نامه‌های ثبتی صادره به بخش نامه‌های پلتفرم اضافه می‌شود.
برای ثبت شماره نامه نیز باید این مراحل را پشت سر بگذارید:
- ایجاد نامه
- کلیک دوباره بر روی نامه و باز کردن آن
- کلیک روی گزینه ثبت شماره نامه
- تعیین صادره یا وارده بودن آن
- انتخاب پسوند و پیشوند شماره نامه
- ثبت شماره نامه یا انصراف از آن
امکان جستجوی نامه‌ها با استفاده از فیلتر
بخش نامه‌ها و مکاتبات اداری پلتفرم میزیتو مانند بسیاری از بخش‌های دیگر این پلتفرم دارای گزینه‌های فیلتر مختلف برای جستجوی بهتر نامه‌ها است. برای تنظیم این بخش می‌توانید روی گزینه "فیلتر نمایش نامه‌ها" کلیک کنید. سپس گزینه‌های مختلف فیلتر برای شما نمایش داده می‌شوند.
برخی از گزینه‌های فیلتر در پلتفرم میزیتو عبارتند از:
- امکان جستجوی نامه بر اساس کلمات موجود در عنوان و متن نامه
- امکان جستجو بر اساس فرستنده
- امکان جستجو بر اساس گیرنده
- امکان جستجو بر اساس پیوست
- امکان جستجو بر اساس برچسب
- امکان جستجو بر اساس وارده یا صادره بودن نامه
- امکان جستجو بر اساس تاریخ و شماره نامه در بخش نوع نامه
نامه‌های میزیتو؛ یک ابزار چابک و کاربردی برای ارتباطات درون‌سازمانی
میزیتو یک پلتفرم مدیریت پروژه با رویکرد شبکه اجتماعی و ابزارهای متعدد مانند نمودار گانت، تقویم پروژه و قابلیت‌های متعدد دیگر است. با استفاده از این پلتفرم مدیریت پروژه آسان می‌شود، همکاری بین اعضای تیم و سازمان افزایش می‌یابد و می‌توانید از آن برای بهبود فرآیندها و بهره‌وری نیروی کار استفاده کنید. بخش نامه‌های این پلتفرم در کنار دیگر قابلیت‌های همکاری آن، باعث یکدست شدن ارتباطات رسمی درون‌سازمانی و بی‌نیازی از ابزارهای غیر یکپارچه می‌شود.
بخش نامه‌ها و مکاتبات اداری میزیتو قابلیت‌های متعددی دارد که برخی از آن‌ها را در این مطلب برای شما بیان کردیم. از دیگر قابلیت‌های این ابزار نیز می‌توان از امکان اتصال نامه به پرونده مشتری اشاره کرد. برای بهره‌مندی از تمامی این قابلیت‌ها کافی است از طریق وبسایت میزیتو به آدرس mizito.ir برای ثبت نام اقدام کنید.
