فرادید؛ اخیرا تاخیر‌ها، سفر‌ها و برنامه‌های غیرمنتظره موجب لغو برخی برنامه‌ها می‌شود و این مسئله امروزه به موضوعی اجنتاب ناپذیر تبدیل شده است. لغو یک قرار ملاقات می‌تواند کمی دلهره آور باشد، اما اگر صادق و مودب باشید و هرچه زودتر اطلاع دهید، احتمالا طرف مقابل شرایط را درک خواهد کرد.
به گزارش فرادید به نقل از wikihow، واقعیت این است که ایجاد ارتباط با دیگران و ادامه آن در دنیای پر مشغله امروز به سادگی امکان پذیر نیست. بدون شک حلقه ارتباطی هر فرد می‌تواند بر پیشرفت شغلی و کیفیت زندگی تأثیر بگذارد.
روش اول1 – لغو مودبانه یک قرار ملاقات
هرچه زودتر با فردی که قرار ملاقات دارید تماس بگیرید. هر چه بیشتر صبر کنید و دیرتر برای کنسل کردن تماس بگیرید، موجب ناراحتی بیشتری خواهید شد. به موقع اطلاع دادن نشانه توجه و احترام به زمان خود و فرد مقابل است.
2 – شخصا تماس بگیرید و با ارائه یک دلیل کوتاه، قرار را لغو کنید. اگر کمتر از یک روز است که از موضوع مطلع شده اید باید فورا به طور مستقیم با شخص مقابل تماس بگیرید. ارسال ایمیل و یا پیام کوتاه می‌تواند کمی دور از ادب و ناراحت کننده باشد.
3 – عذر خواهی صادقانه، حتی اگر زمان کافی برای لغو قرار داشتید به آن‌ها بگویید که از این مسئله متاسف هستید. ممکن است برنامه دیگری داشته باشند و یا پس از کنسل شدن این قرار، کمی ناراحت شوند. یک عذر خواهی ساده می‌تواند موثر باشد، به عنوان نمونه جمله "خیلی متاسفم که نمی‌توانم کار را در زمان مشخص شده انجام دهم. " به هیچ عنوان از جملات مبهم استفاده نکنید و در بیان کلماتتان صریح و صادق باشید.
4 – توضیح دهید که چرا نمی‌توانید حضور پیدا کنید. اگر دلیل خوبی دارید، مانند سفر فوری و یا بیماری، اجازه دهید آنان نیز بدانند که چرا قرار را کنسل می‌کنید. اما در صورتی که دلیل مورد قبولی ندارید مانند اینکه قرار را فراموش کرده اید یا به طور تصادفی با یک قرار دیگر تداخل پیدا کرده است، توضیح کلی بدهید مانند "مسئله‌ای پیش آمده که نمی‌توانم حضور پیدا کنم."
• لزومی به ارائه جزئیات دقیق ماجرا نیست، حتی در صورتی که صادق باشید. توضیحات زیاد می‌تواند کمی ساختگی به نظر برسد.
• هرگز نگویید مسئله "مهم تری" پیش آمده.
• عذر خواهی پیوسته توجهات را بیشتر جلب می‌کند و به نظر می‌رسد که صادقانه عمل نمی‌کنید و وضعیت را بدتر می‌کند.
5 – اجازه دهید بدانند که برای وقت آنان ارزش قائل هستید و اطمینان حاصل کنید متوجه قدر دانی شما بابت این قرار ملاقات شده اند و از اینکه مجبورید آن را لغو کنید بسیار متاسف هستید. روشن کنید که می‌دانید زمان آن‌ها نیز نامحدود نیست و بسیار با ارزش است، این امر کمک می‌کند تا از شما به عنوان یک فرد حرفه‌ای با تجربه یاد کنند.
روش دوم1 – تعویق انداختن قرار ملاقات
هنگامی که یک قرار و پیشنهاد را رد می‌کنید، مجددا برنامه ریزی کنید. این مسئله نه تنها شرمساری شما را کم می‌کند بلکه نشان می‌دهد به این قرار ملاقات علاقه‌مند بوده اید. هنگامی که به وسیله یک ایمیل یا پیام کوتاه برنامه‌ای را لغو می‌کنید بهتر است که در متن آن بیان کنید که مشتاق برنامه ریزی مجدد برای این قرار ملاقات هستید.
2 - چند گزینه برای ملاقات جدید ارائه دهید. به عنوان مثال روز‌هایی که برنامه ندارید را باز گو کنید و بپرسید که اگر آن‌ها نیز برنامه‌ای ندارند قرار ملاقاتی بگذارید. به عنوان نمونه می‌توانید بگویید: "من جمعه ساعت دو بعد از ظهر به بعد برنامه‌ای ندارم. اگر کاری نداشته باشی می‌توانیم قرار ملاقاتی را ترتیب دهیم یا ترجیح می‌دهی به زمان دیگری موکول کنیم؟"
3 – پیشنهاد مکانی نزدیک به محل سکونت یا کار آن‌ها. برای جبران لغو قرار ملاقاتی که داشتید، ایده خوبی است که برنامه بعدی را نزدیک به محل سکونت فرد مقابل در نظر بگیرید تا راحت‌تر باشند.
4 – زمانی را انتخاب کنید که می‌دانید می‌توانید در همان ساعت حضور پیدا کنید. پس از یکبار لغو ملاقات، ممکن است با تاخیری کوتاه باعث ناراحتی مجدد شوید. تاخیر کوچک می‌تواند موقعیتی را که پیش رو داشتید در معرض خطر قرار دهد. برنامه خود را با دقت نگاه کنید و اطمینان حاصل نمایید که اتفاق پیش بینی شده‌ای به وجود نخواهد آمد.
5 – از آن‌ها به خاطر صبر و شکیبایی که برای این قرار ملاقات داشته اند، قدر دانی کنید. نیازی به عذر خواهی دوباره نیست، اما قدردان بودن می‌تواند نشانه‌ای از ارزش گذاری شما برای این قرار ملاقات باشد.
منبع: wikihowترجمه: وب‌سایت فرادید 