تعیین خطوط راهبردی کلی در نظام فنی و اجرایی باعث خواهد شد تمرکز فرآیندها در یک گروه یا ناحیه دانش بیشتر از سایرین باشد، این موضوع در استاندارد PMBOK به این صورت است که گروه فرآیندی برنامهریزی بیش از نیمی از فرآیندهای مرتبط را به خود اختصاص داده و پس از آن گروه فرآیندی پایش و کنترل، دارای بیشترین وزن است. این مساله منعکس کننده دو راهبرد کلی است: اول اهمیت برنامهریزی مدون و صحیح، دوم اهمیت پایش برنامه و سنجش انحرافات و انجام اصلاحات، این مساله در وضعیت فعلی نظام فنی و اجرایی به این نحو است که در حوزه برنامهریزی تمرکز بر حوزههای فنی است و پس از آن بیشترین وزن در حوزه تدارکات، واگذاری قراردادها و نظامهای هزینهای و پرداختی، قرار دارد. این به آن معناست که اساسا در خصوص کنترل و پایش و جزئیات برنامهریزیهای مورد نیاز، آنطور که باید، اقدامی صورت نگرفته است. لذا ضروری است که مصوبات فنی و اجرایی جدید به گونهای تدوین شود که حوزههایی که تاکنون کمتر به آنها توجه شده است تقویت شود. سر واژه PMBOK در واقع مخفف « Project Management Body Of Knowledge» به معنای «پیکره دانش مدیریت پروژه» یا «مجموعه دانش مدیریت پروژه» در حال حاضر معتبرترین استاندارد و مرجع مدیریت پروژه در صنایع گوناگون محسوب میشود. این استاندارد را موسسه مدیریت پروژه به اختصار PMI منتشر کرد تا مرجعی برای مدیریت کارآمد و موثر پروژه در صنایع گوناگون باشد و متخصصان بتوانند از آن به عنوان چارچوبی حرفه ای و اصولی برای پیشبرد پروژههای خود استفاده کنند.
نظام فنی و اجرایی کشور پیش از همه نیازمند ایجاد چارچوبی مشخص و قوی است تا بتواند فرآیندها و رویههای متنوع و متکثر مورد نیاز را برای طرحها و پروژهها ساماندهی کند و بعد از آن است که امکان توسعه روشهای مختلف پیشبرد پروژه، حل مشکلات در زمینه هزینه، زمان و کیفیت امکان عملیاتی شدن پیدا خواهند کرد.
به عبارت دیگر، باید این واقعیت را مورد تاکید قرار داد که مدیریت پروژه فرآیندی ذیل پدیدآوری پروژهها نیست، بلکه چارچوبی برای مدیریت کل چرخه حیات پروژهها است. استاندارد PMBOK با تعریف 48 فرآیند و تقسیم بندی آنها به 5 گروه فرآیندی مرتبط با چرخه حیات پروژهها و همچنین 10 ناحیه دانش تلاش کرده است تا اقدامات اساسی برای دستیابی یک پروژه به اهداف آن را از ابتدای تعریف تا انتهای اجرا مشخص و طبقهبندی کند. این موضوع دقیقا حلقه مفقوده نظام فنی و اجرایی کشور است که نیازمند توجه است. با وجود قوانین و مقررههای مختلف در این حوزه و تاکید بر رویکرد فرآیند محور در اسناد بالادستی، فقدان چارچوبی منسجم که بتواند فرآیندها را از دیدگاههای اساسی مورد نیاز سازماندهی و طبقهبندی و همچنین ارتباط بین آنها را مشخص کند بهشدت احساس میشود. موسسه PMI بنا به تعریفی که از استاندارد PMBOK ارائه داده، این استاندارد را دانش مورد نیاز در حوزه مدیریت پروژهها که شامل رویههای تجربی که از گذشته کارآیی آنها در این حوزه اثبات شده است و همچنین رویههای نوآورانه و جدید میداند. این استاندارد متمرکز بر ارائه رویههای شناخته شده و فراگیر است، فراگیر بودن آنها به این معنی است که در بیشتر پروژهها قابلیت استفاده دارند و به سبب اجماع متخصصان در خصوص کارآیی آنها به عنوان رویه مناسب، شناخته میشوند. تاکید استاندارد PMBOK بر این نکته نیز حائز اهمیت است که مجموعه ابزارها، فنون و روشهای ارائه شده در این استاندارد نه به عنوان یک نظام روش شناسی، بلکه مبنایی است که هر سازمانی قادر است سیاستها، دستورالعملها، قوانین و هر آنچه برای مدیریت بهتر پروژه نیاز دارد، بر اساس آن طراحی و اجرا کند. ارزش آفرینی در پروژهها و ضرورت توجه به آن در تعریف پروژهها از دیگر مباحث مطرح در استاندارد PMBOK است، ارزش آفرینی به این معناست که پروژهها باید پیشران تغییرات در سطوح مختلف اثرگذاری باشند و میزان تغییراتی که میتوانند ایجاد کنند ارزیابی شود.
نکته حائز اهمیت این است که هرچند دستیابی به اهداف مرتبط با تحویل دادنیهای یک پروژه جزو معیارهای ارزیابی میزان موفقیت یک پروژه است، اما میزان تغییری که پروژه توانسته است در وضعیت یک منطقه، سازمان و... ایجاد کند نیز برای ارزیابی میزان اثربخشی و موفقیت پروژه حائز اهمیت است و باید مورد توجه قرار گیرد. در مصوبه مربوط به نظام فنی و اجرایی کشور موضوع مهندسی ارزش و الزام به ارزیابی پروژهها را شاید بتوان از همین زاویه مورد توجه قرار داد که به دنبال ارزشآفرینی در پروژهها هستند؛ هرچند که مهندسی ارزش بیشتر متمرکز بر ارزشسنجی داده به ستانده و معطوف به تحویل دادن پروژه در برابر منابعی است که در پروژه مصرف میشود اما موضوع ارزش آفرینی مدنظر در استاندارد PMBOK معطوف به این است که با فرض توجیهپذیری داده به ستانده پروژه، تاثیرات مثبت جانبی باعث میشود که پروژهها ارزش آفرین باشند و صرف توجیهپذیری پروژه از منظر مهندسی ارزش، کفایت نمیکند.
در ادامه به معرفی 5 گروه فرآیندی در استاندارد مدیریت پروژه میپردازیم:
1. گروه فرآیندی آغازین پروژه: در این گروه پروژه هدفگذاری میشود و ذینفعان نیز در این مرحله شناسایی میشوند. کلیه فعالیتها، فرآیندها و مهارتهای لازم برای آغاز یک پروژه در این گروه فرآیندی توضیح داده شده است. تعریف درست پروژه، ذینفعان و دریافت مجوز رسمی برای آغاز پروژه، جزو مهمترین مسائلی است که در این گروه فرآیندی قرار میگیرد.
2. گروه فرآیندی برنامهریزی پروژه: در گروه فرآیندی دوم باید برنامهریزی انجام دهیم. در مرحله برنامهریزی، باید محدوده پروژه به صورت دقیق تعریف شود. در هنگام برنامهریزی و سازماندهی پروژه باید به اصول 12گانه مدیریت پروژه توجه ویژه داشته باشیم تا بتوانیم برنامهریزی را به بهترین شکل انجام دهیم.
3. گروه فرآیندی اجرای پروژه: در این فاز فرآیندهای مربوط به اجرای کارهای پروژه قرار میگیرند. در واقع در این بخش، برنامهها و کارهایی که در بخش برنامهریزی تعیین شده بود، اجرا میشود و در گروه فرآیندی اجرا، مدیر پروژه باید تیم و افراد دستاندرکار پروژه را انتخاب کند و تمرینهای تیمسازی را به صورت موثر انجام دهد.
4. گروه فرآیندی نظارت و کنترل: گروه فرآیندی نظارت و کنترل، فرآیندهایی را دربرمیگیرد که باید بر شیوه اجرای کل پروژه، نظارت کامل داشته باشند. اجرای فرآیندهای این بخش را کسانی بر عهده دارند که برای عملکرد بهتر پروژه و ارزیابی و تنظیم پیشرفت پروژه به آنها نیاز است.
5. گروه فرآیندی پایان کار (خاتمه یا بستن پروژه): بزرگترین چالشی که در این گروه فرآیندی به چشم میخورد، به پایان رساندن موفقیتآمیز پروژه است. پایان موفقیتآمیز پروژه به این معناست که پروژه در زمان معین و با بودجهای که برای آن در نظر گرفته شده بود، به پایان برسد.
یکی از بخشهای اصلی استاندارد مدیریت پروژه PMBOK، معرفی 10 حوزه دانش مدیریت پروژه است. در این بخش از مقاله تصمیم داریم این 10 بخش را به صورت مختصر و مفید معرفی کنیم:
1. مدیریت یکپارچگی (Integration Management): منظور از مدیریت یکپارچگی پروژه، جمعآوری و ادغام همه جزئیات و موارد مرتبط با پروژه به منظور مدیریت جامع و کلنگرانه پروژه است.
2. مدیریت محدوده (Scope Management) :به این معناست که همه افرادی که نقشی در پروژه دارند، میدانند که پروژه مورد نظر، برای چه راهاندازی شده، چه هدفی دارد و شامل چه مواردی میشود. مدیریت محدوده، جمعآوری الزامات و تهیه ساختار شکست کار را در برمیگیرد.
3. مدیریت زمانبندی (Schedule Management):این حوزه از دانش مدیریت پروژه به مدیریت مدتزمان پروژه اختصاص دارد. مدیریت زمانبندی به ما کمک میکند که فعالیتهای پروژه، توالی آن فعالیتها و مدت زمانی که قرار است این فعالیتها طول بکشند را بهتر و دقیقتر درک کنیم.
4. مدیریت هزینه (Cost Management): در این حوزه از دانش مدیریت پروژه، بودجه پروژه آماده میشود که شامل بررسی هزینه هر کار و پیشبینی بودجه کلی پروژه است.
5. مدیریت کیفیت (Quality Management):فعالیتهای مربوط به کنترل کیفیت و مدیریت کیفیت پروژه در حوزه مدیریت کیفیت بررسی میشود. هدف از این حوزه دانش، آن است که مطمئن شوید نتایج پروژه، مشتریان را راضی و انتظارات آنها را برآورده میکند.
6. مدیریت منابع (Resource Management): در این حوزه دانش مدیریت پروژه، باید بررسی شود که انجام پروژه به چه منابعی نیاز دارد. وقتی منابع مورد نیاز شناسایی شد، لازم است مدیران برای جذب منابع لازم اقدام کنند.
7. مدیریت ارتباطات (Communication Management):مطالعات نشان میدهد که 80 درصد از فعالیتهای مدیریت پروژه به ارتباطات مربوط میشود. در این حوزه از مدیریت پروژه، باید برنامه مشخص و مدونی برای مدیریت ارتباطات پروژه در نظر گرفته شود تا نظارت درستی بر ارتباطات ورودی و خروجی پروژه وجود داشته باشد.
8. مدیریت ریسک (Risk Management):در حوزه مدیریت ریسک، باید برنامه مشخصی برای شناسایی و ارزیابی کمی و کیفی ریسکهای پروژه صورت گیرد. مدیریت ریسک پروژه، فعالیتی نیست که فقط یکبار صورت گیرد؛ بلکه باید در طول چرخه عمر پروژه و به صورت پیوسته انجام شود.
9. مدیریت تدارکات یا تامین (Procurement Management):تکلیف کلیه کارهای تدارکاتی مثل تامین، خرید، عقد قرارداد، فرآیند مناقصه و بستن قراردادها پس از اتمام پروژه در این حوزه مدیریت تدارکات پروژه روشن میشود.
10. مدیریت ذینفعان (Stakeholder Management):یکی از مهمترین حوزه های دانش مدیریت پروژه، مدیریت کلیه امور ذینفعان است. کارهایی مثل شناسایی ذینفعان، درک نقش و نیازهای آنها در پروژه و حصول اطمینان از برآورده شدن نیازها و جلب رضایت ذینفعان، در این حوزه از مدیریت پروژه صورت میگیرد.
* کارشناس حوزه مدیریت پروژههای صنعتی
