سهیل نشات رئیس اداره ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری مرکز استان خراسان شمالی در گفت‌وگو با خبرنگار گروه حقوقی و قضایی خبرگزاری میزان با اشاره به انتقال تمامی پرونده‌های ثبت شرکت‌ها به مرکز استان گفت: در اواخر سال 1392 اداره ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری بجنورد بعنوان یکی از استان‌های پایلوت جهت راه اندازی سامانه خدمات الکترونیکی ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری در سطح کشور انتخاب و از اوایل سال 1393 از روش سنتی خود خارج و کلیه امور ثبت، تاسیس و تغییرات از طریق سامانه جامع ثبت شرکت‌ها و موسسات غیر تجاری در سطح استان صورت پذیرفت.
وی گفت: در بدو امر با توجه به جدید بودن سامانه و عدم آشنایی متقاضیان این اداره با چالش‌های متعددی روبرو گردید که با برگزاری جلسات آموزشی متعدد در سطح استان جهت ادارات و سازمان‌های مختلف از جمله (اداره پست، اداره کل تعاون، کارو رفاه اجتماعی استان، اداره کل تعاون روستائی، پارک علم و فن آوری، دفاتر پیشخوان دولت، استانداری و...) در جهت رفع این مشکل گامی بلند برداشته شد.
این مقام مسئول خاطرنشان کرد: جهت تحقق خدمات الکترونیکی و بروز رسانی سامانه در سطح استان از اواخر سال 1395 نیز اظهارنامه پلمب دفاتر تجاری در سطح استان عملیاتی گردید و هم اکنون اداره ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری بجنورد با حدود 10 هزار و 765 جلد پرونده بصورت متمرکز در مرکز استان ارائه خدمت می‌کند که از این تعداد حدود 9 هزار و 838 جلد مربوط به شرکت‌ها تجاری حدود 927 جلد را موسسات غیر تجاری تشکیل می‌دهند.
نشات ادامه داد: روند پاسخگویی به متقاضیان اعم ازتعیین نام، تغییرات، تاسیس و ... در مرکز استان با نیرو‌های کمتر از چارت سازمانی مصوب صورت می‌پذیرد که جهت پاسخ دهی مناسب و تسریع روند می‌طلبد به حداقل 2 برابر ارتقاء یابد و با همین تعداد نیرو هم اکنون مدت پاسخ گویی جهت تعیین نام یک روز، تاسیس 2 روز و تغییرات 4 روز است.
رئیس اداره ثبت شرکت‌ها وموسسات غیرتجاری مرکز استان خراسان شمالی با اشاره به فضای محدود و اجاره‌ای اداره ثبت شرکت‌ها و موسسات غیر تجاری مرکز استان ادامه داد: با تلاش‌ها و رهنمود‌های مدیرکل ثبت اسناد واملاک خراسان شمالی فضای اداره ثبت شرکت‌ها افزایش داشته و تمامی پرونده در شهرستان‌ها هم اکنون در این اداره ضبط و نگهداری و ارائه خدمات می‌گردد و ادارات شهرستانی پس از اتمام کار صورت جلسات را به صورت فیزیکی امضا و نگهداری میکنند و مابقی کار‌ها به صورت الکترونیکی و جدا از هرنوع سلیقه در واحد‌های ثبتی به صورت متمرکز در مرکز استان صورت می‌گیرد.
نشات افزود: در اجرای تشکیل پرونده‌های الکترونیکی قریب به ده هزار و 600 جلد پرونده خلاصه برداری و سه هزار و 743 جلد داده آمایی کامل و شش هزار و 822 جلد نیمه داده آمایی گردیده و حدود 23 هزار و 665 مورد بارگذاری تصاویر صورتجلسات صورت گرفته است. هر پرونده سنتی بصورت میانگین شامل 75 برگ کاغذ می‌باشد که میانگین مجموع تعداد کل اوراق در استان خراسان شمالی جهت اسکن و الکترونیکی کردن پروند‌ها به بیش از 795 هزار برگ می‌رسد.
این مقام مسئول تصریح کرد: هر شخصیت حقوقی اعم از موسسه یا شرکت‌های تجاری در طول سال بصورت تقریبی حداقل پنج بار جهت (پلمب دفاتر، ثبت تغییرات، استعلامات و ...) نیاز به مراجعه به سامانه یا مرجع ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری استان دارند. همچنین هر شخصیت حقیقی و یا حقوقی (اعم از شرکت‌های تجاری و موسسات غیر تجاری) در سال حداقل یکبار ملزم به پلمب دفاتر قانونی و مراجعه به اداره ثبت شرکت‌ها می‌باشند که تعداد اشخاص حقیقی (بازرگانان) به آمار فوق اضافه می‌گردد
وی در خصوص مدت زمان ارائه خدمات مذکور افزود: این زمان در صورتی است که مدارک از سوی متقاضیان کامل ارائه و دارای نواقص نباشد، در غیر این صورت ممکن است درخواست‌ها بلافاصله جهت اصلاح از طریق سامانه عودت داده شود.
رئیس اداره ثبت شرکت‌ها وموسسات غیر تجاری بجنورد خدمات و و ظایف حاکمیتی که در اداره ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری به متقاضیان ارائه می‌گردد را شامل تعیین نام و تاسیس اشخاص حقوقی در قالب اقسام شرکت‌های تجاری و موسسات غیرتجاری (سهامی خاص، تعاونی، مسئولیت محدود موسسات غیرتجاری،...)، کارشناسی و ثبت صورتجلسات، تغییرات اقسام اشخاص حقوقی (سهامی خاص، تعاونی، مسئولیت محدودموسسات غیر تجاری،...) اعم از تمدید مدت مدیران، افزایش سرمایه، کاهش سرمایه و... پاسخ به استعلامات مراجع ذیربط و ارسال آمار ماهیانه به مراجع مرتبط عنوان کرد.
نشات اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی اشخاص حقوقی و یا حقیقی (بازرگانان) ، ثبت اظهارنامه کارت بازرگانی اشخاص حقیقی و حقوقی و تغییرات مرتبط با آن، داده آمایی، خلاصه برداری و اسکن پرونده‌های سنتی در سطح استان در سامانه جامع جهت تکمیل بانک الکترونیکی ثبت درخواست‌ها از دیگر را از دیگر وظایف حاکمیتی این اداره کل دانست.