شکستن یخ می‌تواند شیوه‌ی موثری برای شروع جلسه‌ای آموزشی یا دلیل خوبی برای گروه‌سازی باشد. جلسات تعاملی و غالبا جالبی که قبل از برگزاری مذاکرات اصلی برگزار می‌شوند، به افراد کمک می‌کنند تا همدیگر را بشناسند و هدف جلسه را به درستی درک کنند.
اگر چنین جلسه‌ای به خوبی طرح‌ریزی و تسهیل شود، واقعا می‌تواند همه چیز را برای شروعی مفید آماده کند. افراد می‌توانند با شناسایی یکدیگر، شناسایی تسهیل‌کنندگان و دریافت اهداف جلسه، مشارکت بیشتری در مباحث اصلی داشته باشند و بنابراین در به دست آوردنِ نتیجه‌ای موفقیت‌آمیز سهیم باشند.
اما آیا تا کنون در رویدادی شرکت کرده‌اید که طی آن جلسهی یخ‌شکن نتیجه‌ی بدی داشته است؟ درست همان طوری که جلسه‌ای خوب می‌تواند راه را برای رویدادی عالی هموار سازد، جلسهی بد هم می‌تواند به فاجعه منجر شود. جلسهی بد تنها موجب اتلاف وقت یا بدتر از آن، شرمساری شرکت‌کنندگان می‌شود.
به عنوان یک تسهیل کننده باید بدانید که راز اصلی داشتن یک جلسهی یخ‌شکن موفق این است که آن را به ساده‌ترین شکل برگزار کنید. در طرح‌ریزی این جلسه اهداف خاصی را در نظر داشته باشید و مطمئن شوید که برای تمام شرکت‌کنندگان مناسب و راحت است.
این مقاله به شما کمک می‌کند تا به اهداف جلسهی خود به درستی بیندیشید و سپس انواع متفاوتی از یخ‌شکن‌ها را به شما پیشنهاد می‌دهد. به عنوان تسهیل‌کننده، اطمینان حاصل کنید که جلسهی شما به دلایل صحیحی به خاطر سپرده می‌شود؛ شروعی عالی برای رویدادی عالی!
چه زمانی از یخ‌شکن‌ها استفاده کنیم
همان‌طور که از اسم این جلسات پیداست، برای «شکستن یخِ» رویدادها یا جلسات طراحی شده‌اند. این تکنیک غالبا زمانی استفاده می‌شود که افرادی که معمولا با هم کار نمی‌کنند یا شاید اصلا همدیگر را نمی‌شناسند، برای هدف خاص مشترکی با یکدیگر ملاقات می‌کنند.
وقتی از یخ‌شکن استفاده کنید که:
- شرکت‌کنندگان دارای پیشینه‌های متفاوتی باشند.
- لازم باشد افراد به سرعت با هم ارتباط برقرار کنند تا بتوانند برای دستیابی به هدف مشترکی کار کنند.
- گروه‌تان به تازگی تشکیل شده است.
- موضوعاتی که می‌خواهید در موردشان بحث کنید، برای بسیاری از شرکت‌کنندگان جدید و ناآشنا باشند.
- به عنوان تسهیل‌کننده، نیاز داشته باشید که شرکت‌کنندگان را بشناسید و خود را به آنها بشناسانید.
اصلا «یخ» چیست؟
وقتی یخ‌شکن خود را طراحی می‌کنید، در مورد آن «یخی» که باید شکسته شود هم فکر کنید.
اگر افرادی را که نظریات مشابهی دارند گرد هم می‌آورید، ممکن است «یخ» همین حقایقی باشند که افراد هنوز با آن مواجه نشده‌اند.
اگر افرادی از درجات و سطوح مختلف در سازمان‌تان را برای بحثِ آزاد گردِهم می‌آورید، ممکن است «یخ» از تفاوت میان موقعیت بین افراد ناشی شود.
اگر افرادی با سوابق، فرهنگ‌ها و دیدگاه‌های مختلف برای کار را گردِهم می‌آورید، ممکن است «یخ» از احساس افراد نسبت به هم ناشی شود.
شما باید با حساسیت زیادی با این تفاوت‌ها روبه‌رو شوید. تنها روی چیزی تمرکز کنید که برای رویدادتان مهم است. (به خاطر داشته باشید که می‌خواهید یخ جلسه را بشکنید، نه اینکه کل مشکلات را حل کنید یا صلح جهانی ایجاد کنید!)
همین طور که پیش می‌روید و رویداد را طراحی و تسهیل می‌کنید، بهترین کار این است که (به جای تفاوت‌ها) روی شباهت‌هایی همچون علاقه‌ی مشترک به نتیجه‌ی رویداد تمرکز کنید.
طراحی یخ‌شکن
کلید موفقیت این جلسات، حصول اطمینان از تمرکز آنها بر اهداف اصلی سازمان و تناسب آن با گروه‌های شرکت کننده است.
وقتی «یخ» مورد نظر را مشخص کردید، مرحله‌ی بعدی شفاف‌سازی اهداف خاص جلسه است.
برای مثال، وقتی برای حل مشکلی در کار جلسه برگزار می‌کنید، ممکن است هدف شما:
ایجاد محیط کاری سازنده‌ای برای برگزاری جلسه و مشارکت خوب از طرف تمامی حاضران، بدون در نظر گرفتن سطح یا نقش شغلی آنها در سازمان باشد.
با داشتن اهداف واضح، می‌توانید شروع به طراحی جلسهی خود کنید. از خودتان بپرسید که چگونه باید به اهداف‌تان دست یابید. برای مثال:
- «چگونه افراد به راحتی مشارکت خواهند کرد؟»
- «چگونه عرصه‌ای برابر برای افرادی با سطوح و مشاغل مختلف ایجاد می‌کنید؟»
- «چگونه حس مشترکی نسبت به هدف ایجاد می‌کنید؟»
وقتی جلسه را طرح‌ریزی کردید، می‌توانید این پرسش‌ها را به عنوان چک لیست به کار ببرید.
آیا این جلسه به افراد کمک خواهد کرد تا احساس راحتی کنند؟ عرصه‌ای برابر برای همگان ایجاد کند و غیره؟
به علاوه، برای بررسی بیشتر مسئله باید از خودتان بپرسید که واکنش هر فرد به این جلسه چگونه خواهد بود. آیا شرکت‌کنندگان احساس راحتی خواهند کرد؟ آیا آنها احساس خواهند کرد که این جلسه مناسب و ارزشمند است؟
نمونه‌ها
انواع مختلفی از یخ‌شکن‌ها وجود دارند که هر یک برای هدف خاصی مناسب هستند. در این‌جا نگاهی به تعدادی از محبوب‌ترین آنها و شیوه‌ی استفاده‌شان می‌اندازیم.
یخ‌شکن‌های معارفه‌ای
این یخ‌شکن‌ها برای معرفی شرکت‌کنندگان به یکدیگر و تسهیل گفتگو میان آنها مورد استفاده قرار می‌گیرند.
واقعیتی که افرادِ کمی از آن اطلاع دارند: از شرکت‌کنندگان بخواهید که نام، بخش یا سِمت خود در سازمان، طول مدت خدمت و واقعیتی در مورد خودشان که افراد کمی از آن اطلاع دارند را با دیگران به اشتراک بگذارند.
این «واقعیت که افراد کمی از آن اطلاع دارند» تبدیل به عنصری انسانی می‌شود که می‌تواند به از میان بردن تفاوت‌هایی مانند درجه یا موقعیت در تعاملات بعدی کمک کند.
درست یا غلط: از شرکت‌کنندگان بخواهید خود را معرفی کنند و سه یا چهار جمله در مورد خودشان بگویند که یکی از آنها غلط است. سپس از سایر اعضای گروه بخواهید که حدس بزنند کدام جمله غلط بوده است.
این تمرین علاوه بر کمک به افراد برای شناسایی یکدیگر، به آغاز تعامل میان آنها نیز کمک خواهد کرد.
مصاحبه: از شرکت‌کنندگان بخواهید به گروه‌های دو نفری تقسیم شوند. بعد هر فرد با طرف مقابلش مصاحبه می‌کند. وقتی افراد گروه دوباره گردِهم جمع شدند، هر فرد طرف مقابلش را به بقیه‌ی افراد گروه معرفی می‌کند.
حل‌کنندگان مسائل: از شرکت‌کنندگان بخواهید در گروه‌های کوچکی شروع به کار کنند. سناریویی در مورد مسئله‌ای ساده طراحی کنید و از آنها بخواهید که برای مدت کوتاهی روی آن کار کنند. وقتی گروه مسئله را تحلیل کرد و بازخورد خود را آماده ساخت، به نوبت از هر گروه بخواهید تحلیل و راه‌حل‌های خود را به اطلاع تمام افراد برساند.
توصیه:
سناریوی نسبتا ساده‌ای انتخاب کنید تا همه بتوانند در حل آن شرکت داشته باشند. این ایده برای حل مسئله‌ای واقعی نیست، بلکه برای «آماده‌سازی» گروه برای تعاملات یا حل مشکلات در جلسه است. به علاوه افراد گروه در مورد شیوه‌های حل مسئله و تعامل با یکدیگر مطالبی را خواهند آموخت.
یخ‌شکن‌های مفید برای ساخت تیم
این یخ‌شکن‌ها برای دورِهم آوردن افرادی استفاده می‌شوند که در مراحل اولیه‌ی تشکیل گروه هستند. این کار می‌تواند به افراد کمک کند تا به شیوه‌ی منسجم‌تری با هم شروع به کار کنند و اینگونه بتوانند به اهداف یا برنامه‌های مشترک‌شان دست یابند.
شبکه‌ی انسانی: این شبکه روی چگونگی مناسبات مشترک و وابستگی افراد به یکدیگر متمرکز است.
تسهیل‌کننده کارش را با کلاف کاموا آغاز می‌کند. با نگه داشتن انتهای نخ، کلاف را به یکی از شرکت‌کنندگان می دهد و از او می‌خواهد تا خود را معرفی کرده و نقش خود در سازمان را بیان کند. وقتی این فرد خود را معرفی کرد، از وی بخواهید کلاف کاموا را به فرد دیگری در گروه بدهد. فردی که کلاف را به فرد دیگر می‌دهد باید شرح دهد که چگونه با فرد دیگر ارتباط برقرار می‌کند (یا انتظار دارد که ارتباط برقرار کند). این فرایند تا زمانی که تمام افراد خود را معرفی کنند، ادامه می‌یابد.
برای تاکید روی وابستگی متقابل میان اعضای گروه، تسهیل‌کننده رشته‌ی آغازین را می‌کشد و دست‌های همه باید حرکت کند.
چالش توپ: این تمرین چالش ساده و زمان‌بندی شده‌ای برای گروه ایجاد می‌کند تا به آنها کمک کند که روی اهداف مشترک‌شان تمرکز کنند و به علاوه افراد را به در نظرگرفتن افراد دیگر تشویق می‌کند.
تسهیل‌کننده، گروه را به شکل دایره در می‌آورد و از هر فرد می‌خواهد که توپ را پرتاب کند و در همین حال ابتدا نام خود و سپس نام فردی که توپ را به سمت او پرتاب می‌کند را اعلام کند. (چند بار اول، هر فرد توپ را به سمت فردی می‌اندازد که نام وی را می‌داند)، اما وقتی همه حداقل یک بار توپ را پرت کردند، زمان اجرای چالش فرا می‌رسد، یعنی رد کردن توپ به سایر اعضای گروه، آن هم به سریع‌ترین شیوه‌ی ممکن. این فرایند را زمان‌بندی کنید و آن‌گاه از گروه بخواهید که از این زمان پیشی بگیرند. همان‌طور که این چالش به پیش می‌رود، گروه فرایند کار را بهبود خواهد بخشید، مثلا با ایستادن نزدیک هم. در نتیجه همه یاد خواهند گرفت که در قالب گروه کار کنند.
امید، ترس‌ها و انتظارات: این کار زمانی بهتر انجام می‌شود که شرکت‌کنندگان از قبل درک خوبی از چالش‌هایی که گروه با آنها مواجه است داشته باشند. افراد را به گروه‌های دو یا سه نفره تقسیم کنید و از آنها بخواهید که در مورد انتظارات‌شان از رویداد یا کار پیش رو، از جمله ترس‌ها و امیدهایشان بحث کنند. پاسخ گروه را با مقایسه‌ی سه یا چهار امید، ترس و انتظار از هر گروه، جمع‌آوری کنید.
یخ‌شکن‌های شناسایی موضوع
این یخ‌شکن‌ها می‌توانند برای شناسایی موضوع در آغاز کار، یا تغییر در روند کار و یا بخشیدن نیرویی دوباره به افراد گروه، در طول رویداد مورد استفاده قرار گیرند.
تداعی معانی: این کار به افراد کمک می‌کند تا وسعت موضوع بحث را شناسایی کنند. فهرستی از واژه‌های مربوط به موضوع رویداد یا آموزش تهیه کنید. برای مثال، در کارگاه سلامت و ایمنی، از شرکت‌کنندگان بپرسید که با شنیدن عبارت «مواد خطرناک» چه کلمات یا عبارات مرتبطی به ذهنشان متبادر می‌شود. آنها ممکن است عباراتی همچون «خطر»، «فرسایش‌دهنده»، «آتش‌زا»، «اخطار»، «جمجمه و استخوان‌های متقاطع» و غیره را پیشنهاد کنند. تمام پیشنهادها را روی تخته بنویسید و بر حسب موضوع دسته‌بندی کنید. می‌توانید از این فرصت برای معرفی اصطلاحات اساسی و بحث در مورد گستره‌ی (چه کارهایی قرار است صورت گیرد) آموزش یا رویداد استفاده کنید.
موضوعات مهم و اساسی: این امر به همه این فرصت را می‌دهد تا پرسش‌هایی اساسی در مورد موضوعاتی که امیدوارند در رویداد یا کارگاه آموزشی پوشش داده شود، بپرسند. مجددا می‌توانید از این فرصت برای بحث در مورد واژگان کلیدی و گستره‌ی مباحث استفاده کنید. از نگهداری پرسش‌ها و ارجاع به آنها در حین پیشرفت و خاتمه‌ی رویداد اطمینان حاصل کنید.
طوفان فکری: طوفان فکری را می‌توان برای شکستن یخ یا نیروبخشیِ مجدد به افراد گروه در طول رویداد مورد استفاده قرار داد. برای مثال، اگر افراد در خلال حل مسئله درگیر جزئیات شده‌اند، می‌توانید با اجرای طوفان فکری، روند کار را تغییر دهید. اگر به دنبال بافتن پاسخ‌هایی در مورد مشکلات مربوط به خدمات مشتریان هستید، سعی کنید به جای یافتن راه‌حل، در مورد نحوه‌ی ایجاد این مشکلات طوفان فکری راه بیندازید. این کار به افراد کمک می‌کند تا مجددا به شیوه‌ای خلاقانه فکر کنند و وقتی سطوح انرژی گروه کم می‌شود انرژی تازه‌ای پیدا کنند.
