آیا تا‌به‌حال درمورد نحوه شروع سخنرانی در جلسات فکر کرده‌اید؟ اگر جلسه را به‌خاطر کسانی که دیر آمده‌اند از ابتدا شروع کنید، نشان می‌دهید که شرکت‌کنندگان در جلسه می‌توانند شما را کنترل کنند، اگر بدون هدف خاصی بحث درمورد یک موضوع را آغاز کنید، افرادی که با هدف مشخصی در جلسه شرکت کرده‌اند، می‌توانند بحث را از کنترل شما خارج کنند. اگر شما تنها سخنگوی جلسه باشید، شرکت‌کنندگان تصور می‌کنند در حال گوش دادن به رادیو هستند! اگر می‌خواهید جلسهی مفید‌ی برگزار کنید، باید شروع خوب و محکمی داشته باشید. شروع خوب یک جلسه، مثل قطعه‌ی اول ارکستر است. لحن ارکستر، موضوعات اصلی و آنچه را که در انتظار شماست، معرفی می‌کند. این مقاله را بخوانید تا با نحوه شروع سخنرانی در جلسات آشنا شوید.
1. هدف جلسه را مشخص کنید
جالب است بدانید بسیاری از جلسه‌ها وقت زیادی را از شما می‌گیرند، بدون اینکه کسی اصلا بداند اصل موضوع از چه قرار است. پس هدف جلسه را در دستورکار بیاورید و آن را در ابتدای جلسه یادآوری کنید. بین جلسه‌های ایده پردازی و جلسات تصمیم گیری تفاوت قائل شوید. جلسه‌هایی را که برای تعیین استراتژی‌های بلندمدت برگزار می‌شوند، از جلسات تعیین اهداف و مسئولیت‌های کوتاه‌مدت جدا کنید. در همان ابتدا ذکر کنید که جلسه درمورد چه چیزهایی «نیست». مثلا بگویید «این جلسه درباره‌ی ظرفیت تولید ماهانه است. امروز می‌خواهیم روی تجارت کار کنیم. درمورد مسائل تاکتیکی، در جلسهی بررسی عملکرد که چهارشنبه برگزار می‌شود، بحث می‌کنیم.»
2. هدف هرکدام از موارد دستورکار را مشخص کنید
اگرچه نوع مواردی که در دستورکار مطرح می‌شوند برای تمام جلسات باید مشابه باشند، ولی هرکدام از آنها مراحل جداگانه و بحث‌های متفاوتی را در بر دارد. قبل از اینکه به هرکدام از موارد دستورکار بپردازید، هدف آن را کاملا مشخص کنید. اگر هدف شما ایده پردازی است، با مشخص کردن این هدف بحث درمورد آن را راحت‌تر به جریان می‌اندازید. اگر می‌خواهید تفکر خلاق را پرورش بدهید، اجازه ندهید اعضایی که بسیار عمل‌گرا هستند، فورا جلسه را در دست بگیرند. در عوض، اگر مورد دستورجلسه به تصمیم‌گیری نیاز داشته باشد، معیار‌های تصمیم را واضح بیان کنید. مشخص کنید که آیا همه اجازه‌ی رأی دادن دارند یا اینکه تصمیم گیری برعهده‌ی یک نفر است و بقیه‌ی افراد تنها می‌توانند پیشنهادهایشان را ارائه بدهند؟
می‌توانید بگویید: «این تصمیم برعهده‌ی آقای امینی است، اطلاعات و پیشنهادهای خود را در اختیار ایشان بگذارید تا در این مورد تصمیم بگیرد.»
3. از افراد بخواهید پیشنهادهایشان را محدود کنند
یکی دیگر از روش‌های شروع سخنرانی در جلسات، این است که برای افراد مشخص کنید انتظار دارید تا چه میزان در بحث‌ها شرکت کنند. می‌توانید درمورد تحقیقی صحبت کنید که در دانشگاه MIT انجام شده بود. این تحقیق حاکی از این بود که می‌توان هوش جمعی تیم را از روی میزان مشارکت اعضای تیم، پیش‌بینی کرد. از افراد بخواهید مشارکت خود را در بحث‌ها طوری تنظیم کنند که همه به‌اندازه‌ای برابر، فرصت صحبت کردن داشته باشند. از شرکت‌کنندگان بخواهید فقط با همدیگر موافقت نکنند و نظرات مخالف یا متفاوت‌شان را هم ابراز کنند. می‌توانید بگویید: «من به‌دنبال دیدگاه‌های متفاوت و تفکرات جدید هستم. پس اگر همه‌ی شما با یک موضوع موافق باشید، آن بحث را به پایان می‌رسانیم.»
4. قوانین اصلی را دوباره توضیح بدهید
قوانین اولیه را بنویسید و در ابتدای جلسه به همه یادآوری کنید که باید از آنها تبعیت کنند. خیلی اوقات پیش می‌آید که تیم‌ها وقت می‌گذارند و قوانین را می‌نویسند، ولی در جلسات بعدی آنها را فراموش می‌کنند. البته این کار را زیاد تکرار نکنید. یکی از قوانینی را که فکر می‌کنید برای جلسهی آن روز ضروری است، انتخاب کنید. برای مثال بگویید: «می‌دانم که امروز می‌خواهیم درمورد موضوعات حساسی صحبت کنیم. پس همه باید تلاش کنیم جلسه را با دید مثبتی آغاز کنیم.»
5. از پرخاشگری منفعلانه جلوگیری کنید
یکی از دلایلی که همه از جلسات بیزار هستند، این است که جلسات معمولا خیلی طولانی هستند و در عین حال به مشکلات اصلی شرکت هم نمی‌پردازند. بسیاری از تیم‌ها از «جلسهی قبل» و «جلسهی بعد» استفاده می‌کنند تا درمورد مشکلات آزاردهنده و ناخوشایند صحبت کنند. این باعث می‌شود خودِ جلسه فقط اتلاف وقت باشد.
از همه بخواهید مشکلات را در طول جلسه مطرح کنند نه بعد از جلسه، تا بتوانید از پرخاشگری منفعلانه هم جلوگیری کنید. البته این روش همیشه هم کارساز نیست. ولی بهتر است بحث‌های سخت و چالش‌برانگیز و نظرسنجی از تمام افراد را در طول جلسات انجام بدهید، نه اینکه در راهروها درمورد آنها بحث کنید.
6. درمورد برگزاری میزگرد تصمیم بگیرید
اگر درمورد موضوع میزگرد فکر نکنید، غفلت کرده‌اید. منظورم از میزگرد، جلسه‌ای است که تمام اعضا درباره‌ی وضعیت خود صحبت می‌کنند. میزگردها معمولا خیلی وقت‌گیر هستند، ارزش کمی دارند و زمینه را برای اعضای کم‌کار تیم فراهم می‌کنند تا جای خود را در شرکت تثبیت کنند. اگر در میزگرد شما هم از این اتفاقات می‌افتد، بهتر است روش کارتان را عوض کنید. میزگرد را طوری مدیریت کنید که به مسائل مربوط به موضوع دستورکار بپردازند. فقط باید زمان جلسه را محدود کنید و اگر کسی از موضوع اصلی دور شد، او را متوقف کنید. مثلا بگویید: «این جلسهی استراتژیک فصلی ماست، بنابراین موضوع میزگرد امروز احتمالا یا شما را می‌ترساند یا هیجان‌زده‌تان می‌کند.»
احتمالا شما در جلسات زیادی شرکت می‌کنید که بیشترشان «بد» هستند. اکثر اوقات در همان دو دقیقه‌ی اول جلسه می‌توانید بفهمید جلسه قرار است اتلاف‌وقت باشد یا نه. اگر شما جلسه را مدیریت می‌کنید، بهتر است روی یک موضوع خاص تمرکز کنید، تفکرات مختلف را در نظر بگیرید و از اتلاف وقت پرهیز کنید. با انجام این کار، نه‌تنها شهرت خوبی در محل کار پیدا می‌کنید، بلکه به بیشتر کارهایتان هم می‌رسید.
برگرفته از: hbr.org
