مدیریت زمان از جمله مفاهیمی است که افراد زیادی با آن درگیر هستند. در جهان پرسرعت امروز که دقایق و ثانیه‌ها ارزش دارند، بسیاری از ما ساعت‌ها و حتی روز‌های زیادی را با فعالیت‌های غیرمفید هدر می‌دهیم. فعالیت‌هایی که گاه حتی لذت خاصی را هم برای ما به همراه ندارند. اگر دوست دارید از ساعت‌ها و روز‌های زندگی خود بهترین استفاده‌ی ممکن را بکنید، تنها به چند روش ساده، اما کاربردی احتیاج دارید.
مدیریت زمان به ما کمک می‌کند تا از زمان خود به صورت بهینه استفاده کنیم و برای فعالیت‌های مهم و حیاتی دچار کمبود وقت نشویم. بیایید با هم نگاهی به چند روش ساده و کاربردی برای مدیریت زمان بیندازیم.
1 – اهداف خود را به صورت روزانه مشخص کنید
هر صبح که از خواب برمی‌خیزید تصمیم بگیرید که چه کار‌هایی را می‌خواهید در آن روز انجام دهید. برای خودتان مشخص کنید چه کار‌هایی را می‌خواهید طی آن روز به نتیجه برسانید. حتی باید دقیقا بدانید می‌خواهید از چه کار‌ها و تفریحاتی لذت ببرید. (توجه داشته باشید که این برنامه‌های روزانه الزاما نباید برنامه‌هایی مربوط به شغل یا تحصیل شما باشند. شما می‌توانید برنامه یک روز را کاملا به معاشرت با دوستان و خانواده یا برنامه‌هایی مثل رفتن به کوه و دل طبیعت اختصاص دهید.) پس از مشخص کردن این برنامه‌ها، چند دقیقه وقت بگذارید و تصور کنید که تمام برنامه‌هایی که برای خود در نظر گرفته‌اید را به صورت کامل انجام داده و به نتیجه رسانده‌اید.
در صورت به نتیجه رسیدن تمام این برنامه‌ها چه احساسی خواهید داشت؟ احساس خوبی که به نتیجه رساندن برنامه‌های مشخص شده به هر فرد می‌دهد، باعث می‌شود تا انرژی مضاعفی برای پیگیری و تکمیل برنامه‌هایمان به دست بیاوریم. این انرژی به خوبی به ما کمک می‌کند تا سعی کنیم تمام کار‌هایی را که برای خودمان تعیین کرده‌ایم طی همان روز انجام داده و روز دیگری را برای انجام دادن آن‌ها تلف نکنیم.
2 – برنامه‌های مشخص شده را زمین نگذارید
یکی از بزرگ‌ترین معایب ما انسان‌ها این است که به جای وقت گذاشت برای انجام دادن کار‌های روزمره، وقت خود را صرف درگیری ذهنی و نگرانی برای انجام ندادن آن کار‌ها می‌کنیم. وقتی کار‌ها و وظایف مهم زندگی‌مان را متوقف می‌کنیم یا عقب می‌اندازیم، آن‌ها همواره در پس ذهن ما وجود دارند مدام در میان فکر‌های دیگر ما سرک می‌کشند. سر و کله‌ی نگرانی کار‌های انجام نشده خودآگاه و ناخودآگاه میان افکار روزمره‌ی ما پیدا می‌شود و حتی اجازه نمی‌دهد از زمانی که برای تفریح اختصاص داده‌ایم لذت ببریم. همواره توصیه می‌شود با به سرانجام رساندن کار‌ها و وظایف نیمه‌کاره از درگیری منفی و اتلاف انرژی ذهنی جلوگیری کنیم.
3 – زمان مشخصی را برای به پایان رساندن کارهایتان در نظر بگیرید
چیز‌های کمی وجود دارند که به اندازه‌ی مشخص کردن یک زمان معین برای کسب نتیجه، شما را برای به پایان رساندن کارهایتان تشویق کنند. بعضی کار‌ها و وظایف ذاتا دارای ضرب‌الاجل (deadline) هستند و اگر دقت کنید همواره زودتر و بهتر به نتیجه می‌رسند. اما برای کار‌هایی که زمانی مشخص برای کسب نتیجه‌ی آن‌ها وجود ندارد، قرار دادن یک ضرب‌الاجل می‌تواند نتیجه‌ای با کیفیت و سریع‌تر از حد تصور به دنبال داشته باشد. ضرب‌الاجل‌ها به سادگی باعث می‌شوند ما تعلل در انجام دادن کارهایمان را کنار بگذاریم.
حتی اگر علاقه‌ای به انجام یک کار یا وظیفه‌ی خاص نداشته باشید، تعیین یک حد زمانی برای آن کار شما را به انجام دادنش تشویق می‌کند. البته به خاطر داشته باشید در صورت تعیین یک ضرب‌الاجل برای خودتان به آن پایبند باشید. نباید اجازه دهید اهمال‌کاری همیشه در دسترس‌ترین گزینه‌تان باشد. اگر شروع به نادیده گرفتن ضرب‌الاجل‌های خودخواسته‌تان بشوید، پس مدتی دیگر تعیین مدت زمان مشخص برای کار‌ها نمی‌تواند به مدیریت زمان شما کمک کند.
4 – از کارهایتان لیست تهیه کنید
یکی از بهترین ابزار‌های مدیریت زمان که می‌توانید به سادگی آن را تهیه و از آن استفاده کنید لیست کار‌ها (to do list) است. نوشتن وظایف کاری و امور روزمره به صورت فهرست‌وار روی یک تکه کاغذ باعث می‌شود نسبت به انجام دادن آن‌ها احساس بهتری داشته باشید. حتی می‌توان از اپلیکیشن نوت گوشی هم برای ساختن این لیست جادویی استفاده کرد.
این لیست یک روش ساده و مشخص را در اختیار شما می‌گذارد تا بتوانید کار‌های انجام نشده را مرور و نتایج کار‌های انجام شده را دنبال کنید. گذشته‌ی از همه‌ی این‌ها حتما شما هم اعتقاد دارید تیک خوردن هر یک از کار‌های این فهرست انگیزه‌ی فرد را برای انجام دادن بقیه‌ی موارد بیشتر می‌کند؛ بنابراین همین امروز لیست کار‌های خودتان را بسازید و لذت مدیریت زمان خود را تجربه کنید.
5 – چند کار را به صورت هم‌زمان انجام ندهید
افراد زیادی به اشتباه فکر می‌کنند توانایی انجام چند کار را به صورت هم‌زمان دارند؛ اما در واقع تعداد کمی از ما به صورت صحیح و واقعی می‌توانیم چند وظیفه را در یک بازه‌ی زمانی به انجام رسانده و نتیجه‌ی مطلوب را کسب کنیم. تجربه نشان می‌دهد تقریبا اکثر افراد وقتی که چند وظیفه‌ی مختلف را در یک بازه‌ی زمانی به عهده می‌گیرند یا از عهده‌ی انجام آن‌ها بر نمی‌آیند، یا در صورت به سرانجام رسیدن آن کار‌ها نتیجه‌ای به مراتب ضعیف‌تر از هنگامی که تنها یکی از آن وظایف را تقبل کرده بودند به دست می‌آورند.
یاد بگیرید کارهایتان را اولویت بندی کنید. این کار علاوه بر این‌که به مدیریت زمان شما کمک می‌کند، به شما اجازه می‌دهد تا نتایج سریع‌تر و البته باکیفیت‌تری در پایان مدت زمان تعیین شده به دست بیاورید؛ و البته این نکته را فراموش نکنید که با تکیه بر مهارت اولیت بندی، به احتمال زیاد تعداد کار‌هایی که به سرانجام می‌رسند هم بیشتر از صورتی است که قصد داشته‌اید نقش یک آچار فرانسه را بازی کنید.
در واقع نه تنها پذیرفتن چند کار به صورت هم‌زمان از میزان تاثیرگذاری شما به طرز قابل ملاحظه‌ای کم می‌کند، بلکه تا حد زیادی شانس شما را برای به سرانجام رساندن وظایف محوله پایین می‌آورد. چندکاره بودن (multitasking) پروسه‌ای به مراتب تنش‌زاتر و مشکل‌تر از قبول یک وظیفه در آن واحد است. به جای تلاش برای انجام دادن چند کار به صورت هم‌زمان، بر اساس اولویت بر روی کار‌ها تمرکز کنید. شک نداشته باشید که با این روش لیست کار‌های شما زودتر از حد انتظارتان به پایان می‌رسد.
6 – به خودتان جایزه بدهید
وقتی که یک کار یا وظیفه‌ی مشخص را به نتیجه می‌رسانید برای خودتان پاداشی مشخص در نظر بگیرید. این پاداش به این معنا نیست که با هر تیکی که به لیست وظایف و کارهایتان اضافه می‌کنید یک جشن بزرگ برپا کنید! برای بسیاری از افراد این پاداش می‌تواند به معنای چند دقیقه قدم زدن در هوای آزاد و نوشیدن یک فنجان چای بعد از به نتیجه رسیدن یکی از امور محوله باشد. باید مراقب باشید که پاداش در نظر گرفته شده نه برای سلامتی‌تان ضرری داشته باشد و نه وقت زیادی را از شما بگیرد. پس کار‌هایی مثل رفتن سراغ پاکت سیگار یا تماشای یک فصل 24 قسمتی از یک سریال را به عنوان پاداش در نظر نگیرید. به خاطر داشته باشید پاداش‌های سالم، کوتاه مدت و لذت‌بخش تاثیر بسیار مهمی روی کارایی شما خواهد داشت.
7 – زمانی را برای استراحت در نظر بگیرید
شما هم مانند قریب به اتفاق افراد جامعه، فارغ از این که چه شغل و حرفه‌ای داشته باشید همیشه کار‌هایی برای انجام دادن دارید. کار، تحصیل، رسیدگی به افراد خانواده و امور زندگی همیشه با شما هستند. بعضی وقت‌ها احساس عقب ماندن از کار‌ها و وظایف احساس ناامیدی شدیدی را به فرد تزریق می‌کند و در شرایطی این‌چنینی اشخاص سعی می‌کنند با کار کردن سخت‌تر و طولانی‌تر این عقب ماندگی را جبران کنند. در شرایطی مانند این، مهم نیست که چقدر و چگونه کار کنید.
شک نداشته باشید نه تنها کیفیت کار شما به خوبی قبل نخواهد بود، بلکه مجبور می‌شوید زمان طولانی‌تری را برای به نتیجه رساندن کار‌های محوله صرف کنید. علاوه بر این‌ها تجربه نشان داده که کار کردن به این شکل سلامتی شما را هم در میان مدت تهدید می‌کند. پس هر چقدر هم که لیست وظایف‌تان طولانی باشد، سعی کنید در کنار اولویت بندی برای خودتان زمانی مناسب برای استراحت در نظر بگیرید.
شما بهتر از هرکسی خودتان را می‌شناسید. بدن هرکسی به میزان مشخص و مناسبی از خواب و استراحت نیاز دارد. حتی پاداش انجام دادن بخشی از لیست کار‌ها می‌تواند مدت معینی استراحت باشد. به هر حال شما به خاطر نیاز‌های طبیعی بدن‌تان نیاز به استراحت دارید. پس بهتر است با تخصیص دادن زمان مناسب و مشخص این بازه‌ی زمانی را به دلیلی برای بهبود توانایی و کارایی‌تان تبدیل کنید.
با کمک این چند روش ذهنی می‌توانید مدیریت زمان بهتری داشته باشید. مدیریت زمان همواره به شما کمک می‌کند نتایجی مطلوب‌تر و سریع‌تر را در تمام بخش‌های زندگی اعم از کار یا تحصیل به دست بیاورید. با تجربه‌ی مدیریت زمان در سبک زندگی خود به نتایجی خواهید رسید که به احتمال زیاد برای خود شما هم باور نکردنی باشد.
