آیا تا به حال اتفاق افتاده است که برای اتخاذ تصمیمی تحت فشار باشید، و زمان هم به ضرر شما در حال سپری شدن باشد.
این شرایطی است که خیلی از ما آن را تجربه کرده‌ایم. درست چند ساعت قبل از اتمام مهلت ارائه‌ی گزارش، اینترنتِ شرکت و شبکه‌ی برقراری ارتباط یکپارچه در سازمان دچار اختلال می‌شود. درست چند روز قبل از اینکه محصولات جدید وارد بازار شوند، در آنها نقصی دیده می‌شود. زمانی که شدیدا به نیروی کاری نیاز دارید، چند نفر از همکاران به طور هم‌زمان درخواست مرخصی می‌کنند. هر از چند گاهی چنین موقعیت‌هایی پیش می‌آیند و شما باید خیلی سریع به آن واکنش نشان بدهید و تصمیم‌گیری کنید.
بعضی از افراد به طور طبیعی آرام هستند، ذهن شفافی دارند و به راحتی می‌توانند با موقعیت‌های پُرتنش کنار بیایند. بعضی از افراد احساس می‌کنند که تحت فشار قرار گرفتن آنها را فلج می‌کند و مجبور می‌شوند تصمیمات عجولانه بگیرند. بهتر است همیشه ساختاری در تصمیم گیری داشته باشیم که هم در زمان‌های پرتنش و هم در مواقع عادی به کمک‌مان بیاید.
در این مقاله در مورد TDODAR صحبت می‌کنیم، چارچوبی برای تصمیم‌گیری که به شما کمک می‌کند تصمیماتی دقیق، محتاطانه، مؤثر و در زمان مناسب اتخاذ کنید.
درباره‌ی این ابزار
TDODAR تکنیکی رایج در تصمیم‌گیری در صنعت هوانوردی است. خلبانان معمولا از 6 مرحله‌ی آن به ترتیب استفاده می‌کنند تا مشکلاتی که در هنگام پرواز برای‌شان پیش می‌آید را حل کنند. TDODAR حروف اختصاری برای کلمات زیر است:
TDODAR ابزاری ساده و مفید است که در هر موقعیتی که مجبور به تصمیم‌گیری باشید به کار شما می‌آید، چه خلبان هواپیما باشید، چه تعمیرکار کامپیوتر. این تکنیک خصوصا در مواقع اضطراری و زمانی که تحت فشار قرار دارید و نمی‌دانید چه کاری باید انجام دهید، به شما کمک می‌کند تا تصمیماتی بگیرید که با دقت به آنها فکر شده است.
با استفاده از TDODAR مراحل مورد نظر را با روشی ساختار‌بندی شده طی میکنید تا راهی برای رهایی از مشکلی که سر راه‌تان قرار گرفته پیدا کنید. این تکنیک به شما کمک می‌کند تا در مواقع اضطراری وحشت‌زده نباشید و دچار ناتوانی در تصمیم‌گیری نشوید.
چطور از TDODAR استفاده کنیم
قبل از استفاده از این ابزار، برای اینکه بهترین نتیجه را از آن بگیرید باید چند قانون کلی را بدانید. مربی هوانوردی، دیوید موریارتی (David Moriarty) این موارد را برای اجرای یک تصمیم موفق با استفاده از TDODAR ضروری می‌داند:
- هر مرحله را به صورت مستقل از هم اجرا کنید.
- افکار و حقایق را به صورت مختصر بیان کنید. این کار باعث می‌شود بحث‌ها سریع و متمرکز باشند.
- مشارکت می‌تواند به فرایند کمک کند. پرسیدن سؤالات مستقیم از دیگران بدون اینکه تحلیلی را که از موقعیت دارید افشا کنید، باعث می‌شود نظرات صادقانه و دستِ اول از آنها دریافت کنید.
- اگر با دیگران کار میکنید، بعد از رسیدن به توافق به مرحله‌ی بعدی بروید. اگر به توافق نرسیدید، قبل از ادامه دادن محتاطانه‌ترین دیدگاه را انتخاب کنید.
زمان اجرای TDODAR وقتی است که همه حس کنند نیاز به تصمیم‌گیری وجود دارد. برای شروع فرایند، این 6 مرحله را اجرا کنید.
1. زمان
باید بدانید برای رسیدن به تصمیم چقدر زمان دارید. اطمینان داشتن از مدت زمانی که در اختیار دارید در چگونگی انجام مراحل بعدی تأثیر می‌گذارد. اگر زمان کافی داشته باشید می‌توانید تصمیمی سازمان‌یافته بگیرید و اگر زمان‌تان محدود باشد به شما در اولویت‌بندی کمک می‌کند.
سعی کنید زمان باقی مانده را در جایی مشخص ثبت کنید تا برای همه روشن شود.
2. تشخیص
در این قسمت است که تمامی منابع را برای پیدا کردن مشکل به خدمت می‌گیرید و تعدادی از دلایل موجود را از دلایل واضح تا پنهان، کشف میکنید. افرادی که می‌توانند کمک کنند، داده‌هایی که ممکن است مورد نیاز باشند و همچنین هر پیش‌نویسی که بتواند شما را در تشخیص راهنمایی کند، جمع‌آوری کنید.
تکنیک 5 چرا در اینجا می‌تواند مفید واقع شود (وقتی مسئله ای پیش می آید، شما فقط باید از خودتان بپرسید: «چرا؟» تا رفته رفته ریشه مشکل مشخص شود). این یک ابزار ساده ولی پرقدرت برای رسیدن به ریشه‌ی مشکلات سخت است. اگر موقعیت پیچیده‌تر است و اگر زمان بیشتری دارید، از تحلیل علت و معلول استفاده کنید.
مرحله‌ی تشخیص برای اجتناب ازسوگیری تأییدی لازم است، زیرا معمولا اطلاعاتی که در اختیار دارید را به گونه‌ای تفسیر میکنید تا پیش‌فرض‌های خودتان را ثابت کنید و در نتیجه تصمیمات ضعیف می‌گیرید. ارزیابی کاملِ مشکل، شما را قادر می‌سازد تا در مورد مسئله با اطمینان عمل کنید.
نکته:
اگر قرار است
تصمیم به صورت گروهی اتخاذ شود، مراقب تفکر گروهی باشید. این پدیده زمانی رخ می‌دهد که افراد سعی می‌کنند نظر واقعی خود را درباره‌ی عقاید همدیگر بروز ندهند و با اجماع گروهی موافقت کنند. شما باید مراقب نشانه‌های این پدیده باشید و با به وجود آوردن محیطی که شرکت‌کننده‌ها در آن برای اکتشاف گزینه‌هایی که دارند احساس آزادی و امنیت کنند، از بروز این مشکل جلوگیری کنید.
3. گزینه‌ها
بعد از اینکه مشکل و ریشه‌های آن را شناسایی کردید، می‌توانید به گزینه‌هایی که برای حل آن در اختیار دارید فکر کنید. با فکر کردن به روشی ساختار‌یافته شروع کنید. باید تا آنجایی که می‌توانید به گزینه‌های مختلف فکر کنید. همچنین می‌توانید از طوفان فکری استفاده کنید.
4. تصمیم‌گیری
حالا زمان تصمیم‌گیری است. همه‌ی گزینه‌ها را در نظر بگیرید، بهترین و منطقی‌ترینِ آنها را انتخاب کنید و بر سر اجرای آن به توافق برسید.
در مواقعی که تحت فشار قرار دارید، مشورت با دیگران منطقی به نظر می‌رسد و از خطر اعتماد بیش از حد و تصمیمات عجولانه جلوگیری می‌کند. به یاد داشته باشید چه کسی تصمیم نهایی را می‌گیرد. اگر شما نیستید، پس احتمالا فردی است که در بالاترین مقام سازمان قرار داد.
5. اقدام و تخصیص
مرحله‌ی 5 به اجرایی کردن تصمیم مربوط می‌شود. آن را به وظایف کوچک‌تر و قابل اجرا تقسیم کنید و هر وظیفه را به فردی که بیشترین تخصص را دارد واگذار کنید. به عنوان مثال، به این فکر کنید که چه کسی بهتر از دیگران به افراد انگیزه می‌دهد یا چه کسی بهتر می‌تواند مطبوعات را کنترل کند.
6. مرور
مرحله‌ی مرور در TDODAR از تمامی مراحل مهم‌تر است. مراقب باشید در دام این فکر نیفتید که در حال رویارویی با مشکل هستید. باید مراقب باشید که همه چیز بر طبق برنامه پیش برود و به نتایجی که انتظار دارید برسید. اگر این‌طور است، پس تصمیمی که گرفته‌اید و اقداماتی که صورت داده‌اید در جهت حل کردن مشکل پیش می‌روند.
اگر مشکل در حال حل شدن نباشد یا اینکه به سمت بدتر شدن حرکت کند، باید وارد چرخه‌ی دیگری از TDODAR شوید. همین‌طور که این کار را انجام می‌دهید، تمامی فرضیه‌های خود و تمامی اطلاعاتی که ارزیابی کردید را به چالش بکشید و به گزینه‌هایی که کنار گذاشته بودید دوباره فکر کنید.
نکته‌ی 1:
این مرحله را برای پایان فرایند TDODAR نگه ندارید. در حین اجرای فرایند، هر جا که لازم دانستید آن را تکرار کنید. انجام این کار به شما اطمینان می‌دهد که چیزی را جا نینداخته‌اید و بر موقعیتی که در حال پیشرفت است کاملا احاطه دارید. شرایط ممکن است تغییر کنند و شما باید همیشه آماده باشید که به سرعت و با انعطاف به این موقعیت‌ها واکنش نشان بدهید.
نکته‌ی 2:
بعد از اینکه مشکل را با موفقیت حل کردید، همه اقدامات خور را مرور کنید تا از این موقعیت درس‌های لازم را بیاموزید.
مثال
فرض کنید شما مسئول تهیه‌ی یک کتاب آشپزی جدید هستید. این کتاب چاپ شده است و شنیده‌اید که چند مشکل در آن وجود دارد. کمپین بازاریابی شروع شده است، به همین دلیل تأخیر در عرضه‌ی کتاب می‌تواند فاجعه‌آمیز باشد. 48 ساعت برای حل این مشکل وقت دارید. تیم‌تان را دور هم جمع میکنید تا مشکل را تشخیص دهند:
- مشکلی اساسی در فصل 3 وجود دارد.
- تصویر روی جلد تا شیرازه ادامه پیدا کرده و
- نوشته‌ای که باید روی شیرازه باشد به پشت جلد آمده است.
شما ریشه‌ی مشکل 2 و 3 را پیدا میکنید که به خاطر کم بودن عرض شیرازه و جایگاه اشتباه تصویر روی جلد ایجاد شده است. 4 گزینه پیشنهاد می‌دهید: چاپ دوباره‌ی کتاب، فقط جلد را دوباره چاپ کنید و اشتباه چاپی را درج کنید، فقط جلد را مجددا چاپ کنید یا مشکل را در چاپ بعدی برطرف کنید.
شما گزینه‌ی دوم را انتخاب میکنید و اصلاح جلد را به طراح جدیدی واگذار می کنید، از حروف‌چین می‌خواهید که فهرست اشتباهات چاپی را آماده کند و مدیر پروژه را مسئول نظارت بر روند کار میکنید.
وقتی جلد تازه و فهرست اشتباه چاپی آماده شدند، به همراه تیم‌تان آنها را چک میکنید تا مطمئن شوید چیزی از قلم نیفتاده است. همچنین فرایندتان را نیز مرور میکنید تا مطمئن شوید چنین اشتباهی بار دیگر تکرار نخواهد شد.
