به گزارش خبرنگار حوزه حقوقی- قضایی گروه اجتماعی باشگاه خبرنگاران جوان؛ در بخش اول معرفی دفترخانه، به سراغ تاریخچه و معرفی تشکیلات دفترخانه و نحوه انتخاب آن‌ها رفتیم و امروز قصد داریم تا به سراغ مسئولیت‌ها و وظایفی که یک دفترخانه دارد و باید آن‌ها را انجام دهد برویم و آن‌ها را برای شما شرح دهیم.
پس پیشنهاد می‌کنیم با باشگاه خبرنگاران جوان همراه باشید.
مسئولیت‌های دفاتر اسناد رسمی
- 1-مسئولیت انتظامی و اداری ماده 38 قانون دفاتر اسناد رسمی مجازات‌های انتظامی را برمی‌شمرد ؛
- توبیخ با درج در پرونده
- جریمه‌های نقدی
- انواع انفصال موقت
- انفصال دائم است
و طبق ماده 29 آئین‌نامه‌های بند 4 ماده 6 و تبصره 2 ماده 6 و مواد 14- 17-19-20-24-28-37 و 53 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 27/11/60 موارد تخلفات و مجازات آن با تفصیل بیان شده است.
- 2-مسئولیت کیفری سردفتر علاوه بر مقررات عام مندرج در قانون مجازات اسلامی، مقررات خاصی نیز در مواد 100 و101 و102و 103 قانون ثبت پیش بینی شده است و در صورتی که سردفتر عامداً یکی از جرم‌های مندرج در مواد مذکور را مرتکب شود جاعل در اسناد رسمی محسوب و به مجازاتی که برای جعل و تزویر اسناد رسمی مقرر است، محکوم خواهد شد. نظر به اینکه قانون خاص مقدم به قانون عام است، لذا در ابتدا باید قاضی، قانون خاص را اعمال کند. قانون مجازات اسلامی در مواد 523 تا 542 به تعریف و مجازات جرم جعل می‌پردازد.
- 3-مسئولیت مدنی: هرگاه سندی به واسطه تقصیر یا غفلت مسئول دفتر از اعتبار افتاده باشد مسئول مذکور باید علاوه بر مجازات‌های مقرر، از عهده کلیه خسارات وارده نیز برآید.
سردفتران ودفتریارانی که در انجام وظایف خود مرتکب تخلفاتی بشوند در مقابل متعاملین و اشخاص ذی‌نفع مسئول خواهند بود هرگاه سندی در اثر تقصیر یا تخلف آن‌ها از قوانین و مقررات مربوط بعضاً یا کلاً از اعتبار افتد و در نتیجه ضرری متوجه آن اشخاص شود علاوه بر مجازت‌های مقرر باید از عهده خسارت وارد برآیند.
بیشتر بخوانید: تخلفات رایج در دفاتر اسناد رسمی/ تعریف دفترخانه و تاریخچه آن در ایران
مسئولیت مدنی سردفتر به طور انحصاری منطبق با هیچ‌کدام از نظریه‌های تقصیر یا خطر یا تضمین حق و ... نبوده و قواعد تسبیب و اتلاف را هم نمی‌توان به طور انحصاری از موجبات و مبانی آن تلقی کرد؛ بلکه مجموعه‌ای از عناصر هر یک را به همراه خود داشته و چون منشأ ایجاد آن «قانون» بوده دارای ترکیب و ماهیت ویژه‌ای است که با سایر وجوه مسئولیت مدنی متفاوت است.
مسئولیت مدنی سردفتر نسبت به تمام ضرر‌های مادی و معنوی و در برابر تمامی اشخاص اعم از حقیقی یا حقوقی، عمومیت و شمول دارد.
هیچ گونه تناسبی بین تعهدات و مسئولیت‌های سردفتر از یک طرف و حقوق و مزایای وی از طرف دیگر در قیاس با سایر مشاغل حرفه‌ای وجود ندارد.
مسؤولیت مدنی سردفتر اسناد رسمی چیزی فراتر از مسئولیت‌های اداری اوست.
در صورت بروز تقصیر یا حتی خطایی ساده و ورود خسارت، وی مجبور به جبران آن در حق اشخاص زیان دیده است و با توجه کثرت و پیچیدگی‌های تکالیف و وظایف سردفتران اسناد رسمی، بروز خطا گریزناپذیر است.
اموری که در دفترخانه باید انجام گیرد (ماده 49 قانون ثبت و ماده 57 قانون آئین دادرسی مدنی)
محبث اول: ثبت اسناد مطابق مقررات قانون و تنظیم اسناد غیر منقول
قبل از ثبت هر سندی در دفترخانه اولین مساله‌ای که مطرح می‌شود، این است که این سند مخالف نظم عمومی، اخلاق حسنه و مخالف قوانین نباشد، کلیه مفاد قانونی باید رعایت شود.
برای نمونه: جهت ثبت انتقال قطعی غیرمنقول ابتدا باید از حوزه ثبتی مربوط استعلام به عمل آید که اصالت سند برابری مندرجات سند با دفتر املاک و عدم بازداشتی یا ترهین سند به دفترخانه اعلام شود، پاسخ این استعلام اگر محل وقوع دفترخانه و اداره ثبت در یک شهر است یک ماه و دوایر و شعب تابعه همان حوزه 45 روز است و بر حسب مورد به دارایی، شهرداری، دهیاری، منابع طبیعی، جهاد کشاورزی استعلامات مربوطه ارسال می‌شود و پس از اعلام بلامانع بودن مراجع ذی ربط صلاح سردفتر به دفتر ممنوع المعامله محجورین مراجعه کرده و باتوجه به بخش نامه سازمان ثبت در خصوص عدم ممنوع المعامله بودن افراد اقدام به ثبت سند می‌شود و همان طور که در آئین دادرسمی مدنی ممکن است دادرس در مقام تنظیم و نوشتن رأی و پیش از امضای آن، ممکن است سهو قلم رخ دهد.
ماده 309 قانون آئین دادرسی دادگاه‌های عمومی و انقلاب مقرر کرده که سهو قلم تا وقتی که از حکم درخواست تجدید نظر نشده توسط دادگاه رأی به در خواست ذی نفع تصحیح شود.
در تنظیم سند قطعی غیر منقول نیز چنین موردی (سهو قلم) پیش بینی می‌شود و مکتوب می‌شود، فروشنده ضمن همین سند خریداری کرده و خود قرارداد که در صورت بروز هر گونه اشتباه یا سهو قلم در تنظیم این سند در دفتر خانه حاضر و بدون تغییر در ارکان و ماهیت سند نسبت به اصلاح سند مذکور و تنظیم و امضاء اقرار نامه اصلاحی آن اقدام کند و بعد در ذیل سند به استعلامات مربوطه استناد کرده و هزینه متعلقه به همراه شماره مرجع پیگیری و اوراق مصرفی را اعلام می‌کند. پس از احراز هویت متعاملین از ایشان امضاء اخذ می‌شود و سند به امضاء سردفتر و دفتریار می‌رسد و به مهر دفترخانه مهمور می‌شود، پس از ترخیص سند خلاصه معامله‌ای که به امضاء متعاملین و سردفتر و دفتریار رسیده از طریق سامانه املاک به حوزه ثبتی معامله مربوطه ارسال می‌شود، سپس اصل خلاصه معامله جهت درج در دفتر املاک به حوزه ثبتی ذی‌ربط ارسال می‌شود تا آخرین تغییرات در دفتر املاک اداره ثبت درج شود.
محبث دوم: نحوه تنظیم اسناد منقول در دفاتر اسناد رسمی
طبق مواد 1288 قانون مدنی، 46 قانون ثبت و 30 قانون دفاتر اسناد رسمی، ثبت برخی از اسناد مانند معاملات راجع به اتومبیل در دفتر اسناد رسمی انجام می‌گیرد. نحوه تنظیم اسناد منقول از جمله اتومبیل بدین صورت است که ابتدای هر سال از طرف دارایی به صورت جداول دارایی مالیات‌های متعلقه جهت نقل و انتقال به دفاتر اسناد رسمی ارائه می‌شود و دفاتر برحسب مالیات نقل و انتقال اعلام از طرف دارایی هزینه‌های متعلقه در خصوص اموال منقول را محاسبه می‌کند.
بیشتر بخوانید: کسب درآمد خارج از تعرفه مصوب توسط دفاتر اسناد رسمی
((طبق ماده 20 آئین نامه راهنمایی و رانندگی نقل و انتقال خودرو با مجوز مراکز تعویض پلاک و راهنمایی است)). مقصود از مجوز در مطلب فوق اشاره شده تأییدیه راهنمایی و رانندگی است که شامل مشخصات فردی فروشنده و شماره انتظامی ایشان و مشخصات فردی خریدار و شماره انتظامی ایران است.
موارد ذیل در تنظیم سند خودرو باید رعایت شود
- مفاصا حساب شهرداری
- ارائه بیمه شخص ثالث درخصوص کلیه وسایل نقلیه موتوری به استثناء ادوات کشاورزی و راه سازی
- متعاملین نباید از افراد ممنوع المعامله یا محجورین باشند
- روشن نمودن وضعیت کارت هوشمند سوخت که در صورت ارائه شماره 16 رقمی باید در سند تنظیمی ذکر شده و تحویل آن به خریدار اشاره گردد و در صورت مفقودی باید مراتب در سند قید شود
محبث سوم: صلاحیت دفاتر اسناد رسمی برای تنظیم اسناد نقل و انتقال اتومبیل
از سال 1389 طرحی در مجلس مطرح شد، اتومبیل‌هایی که تعویض پلاک می‌شوند شناسنامه خودرو در حکم سند خودرو باشد و راهنمایی و رانندگی با تغییر نام آن به نام سند مالکیت خودرو اعلامی کند چنین طرحی به دلیل عدم کارشناسی صحیح در مجلس شورای اسلامی به تصویب رسید، اما شورای نگهبان آن را رد کرد، اما راهنمایی و رانندگی بدون توجه به رأی شورای نگهبان کماکان خریداری که اقدام به تعویض پلاک کرده بدون اینکه نقل و انتقالی در دفترخانه انجام شود مالک اعلام می‌کند و شناسنامه صادره از راهنمایی و رانندگی را به عنوان سند رسمی تلقی می‌کند.
- تنظیم و ثبت اسناد انواع معاملات خودرو در صلاحیت ذاتی دفاتر اسناد رسمی است.
- قبلا طبق مفاد ماده 10 قانون نحوه رسیدگی به تخلفات و اخذ جرایم رانندگی مصوب 1350 دفاتر اسناد رسمی مکلف شده بودند که پس از تنظیم و ثبت سند معاملات خودرو، دفترچه مالکیت آن را جهت ثبت در سوابق به اداره راهنمایی و رانندگی ارسال کنند.در سال 1384 طبق توافق نامه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و کانون سردفتر و دفتریاران با نیروی انتظامی مقرر شد که مانند گذشته تنظیم و ثبت اسناد رسمی معاملات خودرو در دفاتر اسناد رسمی انجام پذیرد و متعاقب آن با تصویب ماده 20 آئین نامه راهنمایی و رانندگی مصوب 1384 متعاملین مکلف شدند که پس از تعویض پلاک خودرو، جهت ثبت سند رسمی معامله به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنند.
- دفاتر اسناد رسمی به عنوان تنها مرجع دارای صلاحیت ذاتی برای تنظیم و ثبت معاملات رسمی اشخاص از 8 دهه پیش وفق قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب خرداد 1316 توسط مقنن تاسیس شدند و قانو گذار در ماده یک قانون مذکور به نحو اطلاق تصریح کرده که برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی، وزارت عدلیه در حوزه‌های ثبتی به قدر کفایت دفتر اسناد رسمی تاسیس خواهد کرد.
- باید توجه داشت که مقوله لزوم تنظیم اسناد خودرو در دفاتر اسناد رسمی نباید به عنوان حکمی مجرد و جدا افتاده از اصل، مورد توجه قرار گیرد و ملت این است که قانون گذار تنظیم و ثبت اسناد رسمی را به نحو اطلاق در صلاحیت ذاتی دفاتر اسناد رسمی قرار داده این است که احراز هویت و قصد متعاملین و ممنوع المعامله نبودن آنان و اهمیت شان برای انجام معامله از نظر صغر، سفه یا جنون و نضبح دادن شروط ضمن عقد متعاملین در قالب مفاهیم و اصول حقوقی و شرعی و تفهیم آثار متعدد عقود انعقادی و اسقاط خیارات و لحاظ سایر موازین لازم الرعایه جهت تنظیم و ثبت رسمی معاملات اشخاص را قانون گذار می‌کرد و صلاحیت شخص حقوق دان قسم خورده و دارای مسئولیت انتظامی، مدنی و کیفری به نام سردفتر اسناد رسمی به عنوان مسئوول مستقیم تنظیم اسناد رسمی معاملات اشخاص به نحو عام قرار داده است تا سردفتر با لحاظ قوانین آورده مذکور و حفظ حقوق اشخاص، اسناد معاملات را به نحو اصولی و صحیح تنظیم کند و به این ترتیب با توجه به واقعیات جامعه امروزی حجم کمتری از دعاوی ناشی از معاملات به دستگاه فضایی و بودجه عمومی کشور تحمیل شود.
- از آنجا که به موجب قوانین موضوعه دفاتر اسناد رسمی مأمور به وصول حق الثبت و مالیات نقل و انتقال معاملات خودرو قبل از تنظیم و ثبت اسناد معاملات وسایل نقلیه موتوری هستند، لذا بخش عمده‌ای از درآمد دولت از محل وصول حق الثبت معاملات خودرو است که وصول آن نیز موکول به تنظیم و ثبت اسناد رسمی معاملات خودرو در دفاتر اسناد رسمی است و هیچ وجه دیگری حق وصول این بخش از درآمد دولت و بودجه عمومی کشور را ندارد و از دلایل تنظیم اسناد در دفترخانه استناد به ماده 30 قانون مدنی که مقرر می‌دارد هر مالکی نسبت به ممالک خود همه گونه تصرف انتفاع دارد مگر در مواردی که قانون استثناء کرده باشد در این ماده داشتن حق انتفاع مقنن داشتن حق استعمال مال است.مالک می‌تواند با هر شیوه که مایل است و با هر انگیزه‌ای که دارد از عین مال خود بهره برداری کند یا آن را بدون استفاده باقی بگذارد و همچنین ماده 10 قانون مدنی اظهار می‌دارد که قرارداد خصوصی بین افراد نافذ است یعنی مالک اتومبیل مختار است برای تنظیم سند قطعی اتومبیل بر اساس قانون مدنی به دفترخانه رجوع کند یا نظر راهنمایی و رانندگی را قبول نماید و با توجه به موارد فوق تنظیم سند قطعی اتومبیل در دفترخانه ضروری است.
بیشتر بخوانید: آدرس دقیق دفاتر اسناد رسمی تهران + شماره تلفن
تصدیق صحت امضاء (گواهی امضاء)
محبث اول: تعریف گواهی امضاء
تصدیق امضاء ذیل نوشته‌های عادی توسط سردفتر گواهی امضاء نامیده می‌شود و نوشته تصدیق امضاء شده با توجه به ماده 375 آئین دادرسی مدنی مسلم الصدور شناخته می‌شود و گواهی امضاء فقط در خصوص نوشته‌های غیر مالی شامل می‌شود. مقصود از نوشته‌های مالی نوشته‌هایی است که در آن به طور مقرر پرداخت وجه نقدی از طرف امضاء کننده تعهد یا ضمانت شده باشد و یا آن که موضوع گواهی شده عین یا منفعت مالی غیر منقول و یا سهام شرکت‌های ثبت شده باشد.
محبث دوم: گواهی امضاء تعهد نامه‌های با قید جبران خسارت و اسناد مالی
تعهد نامه‌هایی که در آن جملاتی از قبیل:
(در صورت تخلف از انجام تعهد جبران خسارات وارده را خواهم کرد) قید شده باشد نوشته مالی محسوب نمی‌شود و گواهی امضاء این قبیل تعهدنامه‌ها بلامانع به علت اینکه چنین نوشته‌هایی می‌توانند مورد تصدیق گواهی امضاء قرار گیرد این است که گرچه جبران خسارت می‌تواند بار مالی را به همراه داشته باشد، اما به طور منجز پرداخت وجهی اعلام نشده تصدیق امضاء بلامانع است و البته در صورتی که بخواهند در تعهدی که مبلغ در آن ذکر شده و یا اقرار نامه ایی که به طور منجر در آن مبلغ قید شده سندی تنظیم شود.
بیشتر بخوانید: 20 نکته کاربردى و مهم در خصوص سند رسمی
ثبت آن در دفتر خانه بدین صورت است که این سند مالی محسوب می‌شود قیمت در سند و مبلغ حق التحریر و حق الثبت و همچنین 5% ارزش افزوده دارایی بر حسب مبلغ مندرج در سند محاسبه می‌شود و از متعهد و متواخذ می‌شود و در خصوص گواهی امضاء نویسی و واگذاری قبض انبار گمرکی ردیف 32 مجموعه بخش نامه‌های ثبتی چنین بیان می‌کند: با توجه به بند ماده‌ی 12 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی گواهی امضاء قبض انبار وجاهت قانونی ندارد.
محبث سوم: چگونگی انجام گواهی امضاء در دفترخانه
اولین اقدام سردفتر احراز هویت مراجعه کننده و محرز شدن نوشته‌های عادی مبنی بر اینکه غیر مالی محسوب می‌شود. گواهی امضاء در دو نسخه تهیه می‌شود و ذیل نوشته بدین صورت نوشته می‌شود که فقط صحت امضای آقای … (ذکر مشخصات فردی) ذیل شماره … که با علامت × مشخص شده مورخ … گواهی شد، امضاء متقاضی در دو نسخه گرفته می‌شود و در گواهی امضاء که مجله بوده و تمام صفحات شماره می‌خورد و توسط ثبت اسناد و املاک پلمپ می‌شود مکتوب می‌شود و سردفتر در ستون مختص به امضاء متقاضی ذیل نوشته گواهی شده طبق بند 88 بخش نامه 5 ثبتی: سردفتران باید از گواهی امضاء اوراقی که متن آن به زبان خارجی است قبل از ترجمه رسمی و حصول اطلاع از مدلول آن خودداری و در صورت اخذ ترجمه رسمی عنوان آن را در عبارت گواهی قید کند.
در خصوص تصدیق امضاء اقربای سردفتر و دفتر یار در پاسخ شماره 8273/34 مورخ 25/5/1383 اداره کل امور اسناد و سردفتران چنین بیان شده موارد منع تصدیق صحت امضاء در بند 2 اصلاحی ماده 12 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی تصریح شده و ممنوعیت مندرج در ماده 31 قانون دفاتر اسناد رسمی در خصوص تنظیم اسناد قابل اعمال است. بند 2 ماده 12 آئین نامه‌های قانون دفاتر اسناد رسمی … (اصلاحی 27/11/1360 موضوع شماره 37245/1 مورخ 4/12/1360) دفاتر، مجاز به تصدیق نوشته‌های مالی نیستند و سردفتران و دفتریاران نباید اسنادی را که مربوط به خود یا کسانی که تحت ولایت یا وصایت یا قیمومت آن‌ها هستند و یا با آن‌ها قرابت نسبی یا سببی تا درجه چهارم از طبقه سوم دارند یا در خدمت آن هاهستند ثبت کنند و در صورتی که در محل دفترخانه دیگری نباشد سند با حضور دادستان شهرستان محلی که دفترخانه در حوزه آن واقع است یا رئیس دادگاه بخش یا نماینده آن‌ها با توضیح مراتب درذیل آن، در همان دفترخانه تنظیم و ثبت خواهد شد.
پس همان طور که منع سردفتربرای تنظیم اسناد اقربای سببی و نسبی خود و دفتریار وجود دارد.
برای گواهی امضاء نیز باید مراتب فوق رعایت شود و گنجاندن چنین امری در امور دفترخانه موید این مطلب است که جلوگیری و اقدام پیشگیرانه از سوء استفاده سردفتر در خصوص اسناد مربوط به خود و دفتریار و اقربای نسبی و سببی ایشان انجام گیرد و به نظر به ثواب نزدیک‌تر است.
مساله دیگر اینکه این سوال مطرح است اگر فردی به عنوان شخصیت حقوقی یک شرکت باشد و با سردفتر یا دفتریار قرابت نسبی یا سببی داشته باشد آیا می‌تواند نسبت به انتقال سهام یا فروش اموال شرکت در آن دفترخانه اقدام نماید یا خیر؟
جواب این مساله را اداره کل امور اسناد و سردفتران مندرج در صفحه 202 ضمیمه ماهنامه شماره 53 کانون – آبان و آذر 1383 اعلام کرده به دلیل قرابت با سردفتر یا دفتریار تنظیم سند با مشکل مواجه است.
محبث چهارم: گواهی امضاء اشخاص بی سواد
اثر انگشت افراد بی سواد به منزله گواهی امضاء است و اثر انگشت باید به گونه‌ای اخذ شود که خطوط اثر انگشت کاملا مشخص باشد و البته در اسناد تنظیم نیز اثر انگشت متقاضی بی سواد باید گرفته شود.
بیشتر بخوانید: حذف کامل دفاتر گواهی امضا در دفترخانه‌ها
برابر بند 87 بخشنامه‌های ثبت اثر انگشت از اشخاص بی سواد باید به این صورت باشد.
در خصوص افراد بی سواد هم در اسناد تنظیم و هم در گواهی امضاء باید یک نفربا سواد در دفترخانه حاضر و مفاد سند یا گواهی امضاء را برای متقاضی تبیین کند و در گواهی امضاء بدین صورت نوشته می‌شود که اینجانب آقای … فرزند … (مشخصات فردی) اثر انگشت آقای … را گواهی می‌کنم و همین مطلب نیز در دفتر گواهی امضاء در ستون شرح و معرفی شهود مکتوب می‌شود و شاهد ذیل آن را امضاء می‌کند و سردفتر اثر انگشت متقاضی را گواهی می‌کند.
محبث پنجم: حق التحریر و حق الثبت گواهی امضاء
حق التحریر گواهی امضاء برابر تعرفه اعلامی از طرف دادگستری و بخشنامه سازمان ثبت اسناد و املاک مبلغ 100000 ریال مقرر شد و طبق بند 98 بخشنامه‌های ثبتی دفاتر اسناد رسمی باید وجوهی را که از هر گواهی امضاء به کانون سردفتران تعلق می‌شد آخر هر ماه به حساب کانون سردفتران و دفتریاران واریز و صورت حساب آن را به کانون ارسال دارند.
بیشتر بخوانید: اثر انگشت طرفین معامله اسکن می شود
در این خصوص این مساله که حق التحریر گواهی امضاء به دلیل اینکه مسئولیت احراز هویت متقاضی و تصدیق امضاء از مسئولیت سردفتر است و دفتریار یا کارکنان دفترخانه هیچ گونه عملی در این خصوص انجام نمی‌دهند؛ بنابراین حق التحریر گواهی امضاء فقط مختص سردفتر است و به کانون، دفتریار، کارکنان تعلق نمی‌گیرد و با رأی یکی از شعبات دادگاه عمومی تهران و تائید دیوان عدالت اداری به اثبات رسید و مطابق کد 624 بخشنامه‌های ثبتی در خصوص پرداخت حق الثبت و حق التحریر اسناد غیر مالی و گواهی امضاء به حساب ویژه بانکی سردفتر واریز شود و بر اساس ماده 52 قانون دفاتر اسناد رسمی حداکثر پنج روز بعد از امضاء اسناد مزبور وجوه مربوط به حق الثبت به حساب مربوطه واریز شود.
مطابقت رونوشت یا تصویر اسناد با اصل (برابر با اصل)
محبث اول: تعریف رونوشت
رونوشت یعنی اینکه هرگاه یکی از متعاملین سند تنظیم دفترخانه را مفقود کند از طریق تقاضای کتبی درخواست رونوشت سند را می‌کند.
سردفتر پس از احراز اینکه درخواست کننده از متعاملین بوده یا ذی نفع در معامله است با ذکر نام درخواست کننده رونوشت سند مذکور را صادر می‌کند.
در خصوص اصالت رونوشت سند ماده 74 قانون ثبت اسناد و املاک بیان می‌دارد: سوادی که مطابقت آن با ثبت دفتر تصدیق شده است به منزله اصل سند خواهد بود مگر در صورت اثبات عدم مطابقت سواد با ثبت دفتر.
در نهایت مقصود ماده فوق این است که رونوشت سند با اصل سند تنظیم هیچ گونه تفاوتی از لحاظ اصالت و مفاد و مندرجات ندارد.
محبث دوم: فتوکپی به جای رونوشت
فتوکپی به جای رونوشت مورد تائید است، بند 35 بخشنامه‌های ثبت اشاره شده دادن فتوکپی به جای رونوشت از اسنادی که ادارات ثبت و سایر دوایر دولتی با مجوز مطالبه می‌کند یا سردفتر مکلف به ارسال است مشروط بر اینکه فتوکپی از هر جهت خوانا و روشن و بی عیب و نقص بوده و دفاتر به خارج از دفتر منتقل و حمل نشود و در تاریخ تهیه یا متن ثبت دفتر و ملاحظات آن منطبق باشد و گواهی و امضاء و مهر شود بلا اشکال است.
محبث سوم: گواهی مطابقت با اصل رونوشت با تصویر اسناد پیوست داد خواست
ماده 57 قانون آئین دادرسی دادگاه‌های عمومی و انقلاب – در امور مدنی (مصوب 21 فروردین 1379) خواهان باید رونوشت یا تصویر اسناد خود را به پیوست دادخواست کند. رونوشت یا تصویر باید خوانا و مطابقت آن با اصل گواهی شده باشد.
مقصود از گواهی آن است که دفتر دادگاهی که دادخواست به آنجا داده می‌شود و یا دفتر یکی از دادگاه‌های دیگر یا یکی از ادارات ثبت اسناد یا دفتر اسناد رسمی و در جایی که هیچ یک از آن‌ها نباشد.
بخشدار محل یا یکی از ادارات دولتی مطابقت آن را با اصل گواهی کرده باشد در صورتی که رونوشت یا تصویر سند در خارج از کشور تهیه شده باید مطابقت آن با اصل در نزدیکی از سفارت خانه‌ها و یا کنسول گری‌های ایشان گواهی شده باشد و وکلای اصحاب دعوا نیز می‌توانند مطابقت رو نوشت‌های تقدیمی خود را با اصل تصدیق کرده و به مرجع صالح تقدیم کنند.
در موارد فوق مراجع ذی ربط جهت رو نوشت یا برابر با اصل نمودن ادله مثبته در دادخواست را ادارات مثبت یا دفاتر اسناد رسمی و … نام برده و مسئولیت این امور مستقیما به عهده سردفتر است.
چرب که افراد از طریق یکی رنگی و جعل اسناد درصدد فریب سردفتر برآیند و اینجاست که تشخیص اصل مدارک سردفتر را دچار مشکل می‌کند.
محبث چهارم: برابر با اصل نمودن در دفاتر اسناد رسمی
قبلا دفاتر اسناد رسمی، اسنادی که توسط دفترخانه صادر می‌شد را برابر با اصل می‌کردند و اخیرا دادگستری به دلیل کثرت مراجعین و جهت جلوگیری از له دادرسمی مراجعین این وظیفه را به دفاتر اسناد رسمی واگذار کرده است.
بیشتر بخوانید: دانستنی های مهریه و نکاتی دیگر
سردفتر احراز اصل مدرک ابرازی اقدام به برابر اصل کردن مدرک می‌کند، مشکلی که ممکن است در این خصوص برای سردفتر پیش بیاید این است که مراجعه کننده اگر کپی رنگی یا لیزری و … از اصل مدرک تهیه کند و آن را به عنوان اصل به سردفتر ارائه دهد تشخیص اصل از بدل برای ایشان مشکل است و این امر ممکن است پیگرد انتظامی را برای سردفتر به دنبال داشته باشد.
اصلاح مواردی از قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 25/4/1354
ضرورت اصلاح برخی از مواد قانونی دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفترانو دفتریاران بسیار محرز است و ضرورت این امر مهم در مجلس شورای اسلامی نیز مطرح شد.
در جلسه علنی شماره 419 روز سه شنبه 19/2/1391 طرح اصلاح قانون دفاتر و کانون سردفتران اعلام شد و به کمیسیون‌های اصلی و فرعی از جمله کمیسیون قضایی و حقوقی ارجاع شد.
دلایل توجیهی در اصلاح قانون دفاتر بدین صورت اعلام شد، با توجه به مشکلاتی که در اجرای قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 25/4/1354 وجود دارد و در جهت همگام شدن با تغییراتی که در سال‌های پس از انقلاب اسلامی در نحوه اداره دفترخانه‌های اسناد رسمی حادث شده است و به منظور اصلاح فرآیند تنظیم و ثبت اسناد رسمی و همچنین هماهنگی ترتیبات معمول در سایر کشور‌های جهان و نیز فراهم آوردن زمینه الحاق به کنوانسیون‌ها و مجامع بین المللی ذی ربط این طرح برای تصویب تقدیم می‌شود و در این به بررسی برخی از مفاد طرح مجلس می‌پردازیم.
طبق ماده 2 قانون دفاتر اسناد رسمی سردفتر با پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری منصوب می‌شود.
این ماده بدین صورت اصلاح گردید که سردفتران از نظر صلاحیت به سه درجه تقسیم می‌گردند:
درجه اول – درجه دوم و سردفتر درجه سوم به نظر اینجانب با توجه به اینکه شرایط صدور حکم سردفتری برای تمام متقاضیان یکسان است و از نظر صلاحیت علمی هیچ گونه تفاوتی مشاهده نمی‌شود که این امر با موفقیت در آزمون ورودی و اختیاری که از طرف سازمان ثبت به عمل می‌آید محرز می‌شود، پس نمی‌تواند درجه بندی سردفتران وجاهت قانونی داشته باشد و طبق ماده 3 قانون دفاتر دفتریار شاغلی در دفترخانه به عنوان دفتریار اول معاون سردفتر و نمایندگی سازمان ثبت را دارا است.
بیشتر بخوانید: آنچه درباره شرایط تخلیه املاک مسکونی باید بدانیم
مجلس شورای اسلامی ماده 3 قانون دفاتر را بدین صورت اصلاح کردند که اختیار عزل دفتریاران با سردفتر است، باید اشاره کنم در قانون دفاتر دفتریار به عنوان نماینده سازمان ثبت در دفترخانه منصوب می‌شود، اما در عمل می‌بینیم دفتر یار به هیچ وجه به دفتریار به عنوان نماینده سازمان ثبت توجه نمی‌شود و فقط حکم را از سازمان ثبت دریافت می‌کند، اما در عوض ایفای نقش دفتریار به عنوان معاون سردفتر و مسئول امور مالی بسیار درنگ است.
با توجه به قانون دفاتر دفتریار هم مسئوول امور مالی و هم مسئوول کلیه اموری است که از طرف سر دفتر به ایشان محول می‌شود و هیچ گونه اشاره به این مطلب نشده یا پیش بینی در قانون نگردیده که دفتریار به عنوان نماینده واقعی سازمان ثبت ایفای نقش نماید.
با توجه اصلاحیه فوق که عزل دفتریار را به سردفتر محول کرده موجب تزلزل در انجام وظایف دفتریار خواهد شد و هم طراز کردن دفتریار با سایر کارکنان دفتر خانه و با توجه به اینکه نصب سردفتر از طرف سازمان ثبت است، ولی عزل ایشان به عهده سردفتر است تالی فاسدی خواهد داشت و موجب شدن بنیان دفتر خانه خواهد شد یعنی با حادث شدن کوچک‌ترین اختلافی بین ایشان و سردفتر ولو اینکه حق با دفتریار هم باشد موجب عزل دفتریار خواهد شد.
البته موارد بسیار مثبتی در این طرح مشاهده می‌گردد از جمله اصلاح ماده 25 قانون دفاتر که در کلیه موارد اعم از مرخصی، بیماری، تعلیق، انفصال موقت، معذوریت و غیبت سردفتر، دفتریار اول واجد شرایط سردفتری با حفظ سمت به جای سردفتر انجام وظیفه می‌نماید و در غیاب دفتریار اول چنان چه دفترخانه دارای دفتریار دوم باشد امور مربوطه طبق آئین نامه به عهده دفتریار دوم واجد شرایط خواهد بود.
طبق قانون دفاتر چنین وحدت رویه‌ای به وجود آمده بود که در صورت مرخصی دفتر و موارد دیگر عموما سردفتر دیگری باید کفالت دفترخانه را به عهده می‌گرفت و باید تحویل و تحول بین دو سردفتر انجام می‌گرفت و عمده‌ترین مشکلی که در این خصوص پیش می‌آید این است، چون سردفتر کفیل نمی‌تواند همزمان در دو دفترخانه باشد و باعث ازدیاد زحمت برای مراجعین می‌شود و مراجعین باید بین دو دفترخانه در حال تردد باشند.
نتیجه گیری
تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی موجب کاهش اختلافات مالی، مدنی و … در بین آحاد جامعه می‌شود و از حجم پرونده‌های حقوقی و جزائی در محکمه را می‌کاهد، زیرا که سردفتر و دفتریار باتوجه به قوانین موضوعه و رعایت جمیع جهات قانونی و با رفع کلیه معاذیر قانونی و انطباق با قانون با دیدی کاملا حقوقی اقدام به تنظیم سند می‌کنند و با توجه به لازم الاجر بودن اسناد رسمی هیچ گونه خللی در اسناد مالکیت و دم راه نخواهد یافت.
بیشتر بخوانید: مزایای تنظیم اجاره‌نامه در دفاتر اسناد رسمی
مهم‌ترین عامل در ازیاد پرونده‌های جزایی و حقوقی در دادگستری عدم اطلاع مردم از قوانین حقوقی و به تبع آن تنظیم اسناد عادی در بنگاه‌های معاملات ملکی و اتومبیل است.
یک نفر بنگاهی که نه تخصص حقوقی دارد و نه هیچ نظارت عمده‌ای در مورد ایشان اعمال می‌شود؛ اقدام به تنظیم مبایعه نامه و یا اسناد عادی دیگری می‌کند و در فرم‌های از پیش تعیین شده جا‌های خالی را پر می‌کند بدون اینکه هیچ درکی از مفاد برگه مذکور داشته باشد و با دریافت هزینه‌ای بسیار بیشتر از هزینه تنظیم سند در دفترخانه متعاملین را ناخواسته راهی دادگستری می‌کند، ولی با تنظیم سند در دفترخانه باتوجه به اینکه سردفتر و دفتریار سپردن تضمین در سازمان ثبت اسناد و املاک جهت جبران خسارات وارده و پیش بینی انواع مسئولیت‌ها برای ایشان تمام سعی خود را در رعایت قوانین خواهند کرد.
ناگفته نماند با توجه به اینکه قانون دفاتر اسناد رسمی، با توجه به شرایط مقتضی زمان خودش تنظیم شد در این زمانه احتیاج به مکانیزه شدن دفاتر و استفاده از تکنولوژی و اصلاح قانون دفاتر اسناد رسمی محرز است و البته گام‌های در این خصوص برداشته شده، ولی کافی ناست.
