شما در محل کارتان چقدر زمان صرف کارهایی می‌کنید که کمکی به پیشرفت شما نمی‌کنند؟ شاید در ابتدا بگویید: «زمان زیادی صرف نمی‌کنم». اما اگر تاکنون از دفتر ثبت فعالیت استفاده نکرده‌اید، پس حتما از مزایای استفاده از آن در یافتن وقت بیشتر، شگفت‌زده خواهید شد.
هنگامی‌که بفهمید چگونه در محل کار به درستی از زمان‌تان استفاده کنید، می‌توانید فعالیت‌های کم‌ارزش را به حداقل برسانید یا به کلی آنها را حذف کنید. این به آن معناست که می‌توانید فعالیت‌های باارزش بیشتری را انجام بدهید، در عین حال، محل کارتان را در زمان مناسبی ترک کنید.
حالا چگونه این کار را انجام دهیم؟ یک راه مفید این است که دفتر ثبت فعالیت داشته باشیم و این موضوعی است که در این مقاله به آن خواهیم پرداخت.
دفتر ثبت فعالیت چیست؟
دفتر ثبت فعالیت (یا دفتر گزارش فعالیت کاری) یک گزارش کتبی است که نشان می‌دهد شما زمان‌تان را چگونه می‌گذرانید.
با داشتن دفتر ثبت فعالیت، ظرف چند روز می‌توانید به تصویر دقیقی از فعالیت‌های روزانه و چگونگی سرمایه گذاری روی زمان‌تان، دست یابید. با این کار می‌فهمید که حافظه، کمک زیادی به زمان‌بندی نمی‌کند و به همین دلیل داشتن دفتر ثبت فعالیت، تجربه‌ای کارآمد است!
چنین دفتری به شما کمک می‌کند که دریابید آیا مهم‌ترین کارهایتان را در زمان درستی از روز انجام می‌دهید یا نه. برای نمونه، اگر صبح‌ها خلاقیت و انرژی‌تان بیشتر است، بهتر است مهم‌ترین کارهایتان را در این زمان از روز انجام دهید. سپس می‌توانید بعد از ظهر را به کارهایی اختصاص بدهید که به انرژی کمتری نیاز دارند، کارهایی نظیر جواب دادن به ایمیل‌ها یا تماس‌های تلفنی.
کمک دیگری که دفتر ثبت فعالیت به شما می‌کند، شناسایی فعالیت‌های غیراصلی است که مانع انجام فعالیت‌های اصلی می‌شوند. برای نمونه، شاید بیش از آنچه که فکر می‌کنید برای جست‌وجو در اینترنت یا تهیه‌ی قهوه‌ی هر روز عصر، زمان صرف می‌کنید. وقتی شاهد زمانی باشید که برای انجام چنین فعالیت‌هایی به هدر می‌دهید، آن وقت می‌توانید روش کارتان را برای حذف آنها، تغییر بدهید.
نکته:
دفتر ثبت فعالیت را با برگه‌های ثبت زمان انجام کارها اشتباه نگیرید. این برگه‌ها برای ثبت زمان شروع و پایان کارها و کنترل مدت زمانی که برای کارها صرف می‌کنید، استفاده می‌شود.
ملزومات دفتر ثبت فعالیت چیست؟
برای تهیه‌ی دفتر ثبت فعالیت، از شکل زیر استفاده کنید.
سپس بدون تغییر الگوی عادی و همیشگی رفتارتان، اطلاعات هر کاری را که انجام می‌دهید، در همان لحظه در ستون‌های مربوطه بنویسید.
هر زمان که نوع کارتان را تغییر می‌دهید، فرقی نمی‌کند چه کاری باشد؛ (جواب دادن به ایمیل، کار کردن روی یک گزارش، درست کردن قهوه یا گپ زدن با همکاران) نوع کار، زمان تغییر و چگونگی احساس‌تان (هوشیار، کسل، خسته، پرانرژی و غیره) را بنویسید.
پس از آن، در یک زمان مناسب، به دفتر ثبت فعالیت رجوع کنید و مدت زمان هر فعالیت و ارزش آن را یادداشت کنید. (ارزیابی‌تان بر این اساس باشد که این فعالیت تا چه حد در رسیدن شما به اهداف کاری‌تان، کمک کرده است).
دفتر ثبت فعالیت چه کاربردی دارد؟
بعد از گذشت چند روز از ثبت زمان و شرح فعالیت‌ها، دفتر ثبت فعالیت را تحلیل کنید. شاید از اینکه ببینید چقدر از زمان کاری‌تان را صرف فعالیت‌های کم‌ارزش می‌کنید متعجب شوید!
همچنین از این طریق با ساعت‌هایی از روز که در آنها پرانرژی یا کسل هستید، آشنا می‌شوید. برآیند ثبت زمان کاری شما به حال و هوای شما، استراحت شما، زمان غذا خوردن، نوع غذایی که می‌خورید و نوع فعالیتی که انجام می‌دهید، بستگی دارد.
پس از تحلیل دفتر ثبت فعالیت، با به کار بردن یکی از روش‌های زیر در مورد فعالیت‌های مختلف، باید بتوانید بهره وری خودتان را افزایش بدهید:
- کارهایی را که بخشی از وظیفه‌ی کارمندیِ شما نیستند یا کمکی به رسیدن شما به اهداف‌تان نمی‌کنند، حذف کنید یا به دیگران واگذار کنید. این کارها شامل کارهایی می‌شوند که یا فرد دیگری در سازمان باید آنها را انجام بدهد (احتمالا فردی که حقوق پایین‌تری دارد)، یا فعالیت‌های شخصی هستند، برای مثال، فرستادن ایمیل‌های غیرکاری و جست‌وجو در اینترنت برای موضوعات غیرکاری.
- چالش‌برانگیزترین کارهایتان را زمانی از روز انجام بدهید که بیشترین انرژی را دارید. با این روش، کارتان را با کیفیت بهتری انجام می‌دهید و زمان کمتری را هم صرف انجام آن خواهید کرد. مقاله‌ی کدام کارها را صبح انجام بدهیم؟ حاوی اطلاعات بیشتری درباره‌ی شناسایی زمان‌های پرمشغله‌ی روز است.
- دفعات تغییر در انواع مختلف کارهایتان را به حداقل برسانید. برای نمونه، می‌توانید فقط یک بار در روز ایمیل‌هایتان را بخوانید و به آنها جواب بدهید یا زمان مشخصی در هر هفته، صورت‌حساب‌هایتان را بررسی کنید.
- زمانی را که صرف فعالیت‌های شخصی خود می‌کنید؛ (مثل درست کردن نوشیدنی) کاهش دهید. (این کارها را می‌توانید به نوبت به یکی از اعضای تیم محول کنید. با این روش، در زمان صرفه‌جویی می‌کنید و روحیه‌ی تیمی را هم بالا می‌برید!)
نکته
گاهی‌اوقات، صرف زمان زیاد برای انجام کارهای کم‌ارزش یا کارهایی که اولویت پایین دارند، نشانه‌ی به تعویق انداختن کارها است. در این مقاله با اقدامات لازم برای غلبه بر عادت به تعویق انداختن کارها آشنا می‌شوید.
