چیزی باید تغییر کند: چیزی غلط است و باید درست شود و شما سخت تلاش کرده‌اید تا به دید درستی درباره‌ی اینکه در آینده می‌خواهید در کجا باشید، برسید. اما آیا 100 درصد مطمئن هستید که اشتباه نمی‌کنید؟ و آیا کاملا مطمئن هستید که تحت هر شرایطی راه‌حل شما به‌خوبی کار خواهد کرد؟
جایی که نتیجه‌ی یک کار اشتباه اهمیت زیادی داشته باشد، منطقی است که پروژه را به‌صورت آزمایشی اجرا کنید. در این صورت اگر آزمایش به نتایج موردانتظار دست نیابد می‌توانید برای اصلاح و بهبود پروژه، دست به تغییراتی بزنید. به این ترتیب، قبل از اینکه اعتبار و منابع‌تان را صرف کنید، همه چیز را بررسی کرده‌اید.
بنابراین چگونه مطمئن می‌شوید که نه تنها یک بار بلکه همیشه، کار را درست انجام می‌دهید؟ نتیجه‌ی این کار فرایندی است که هر زمان نیاز به ایجاد تغییر یا حل مسئله داشتید، می‌توانید از آن پیروی کنید. فرایندی که به شما اطمینان می‌دهد که قبل از اقدام به پیاده‌سازی، طرح، آزمایش و بازخورد مناسب را دریافت کرده‌اید.
یک ابزار شناخته‌شده برای این کار چرخه‌ی برنامه-عمل-بررسی-اجراست. این ابزار که با نام‌های «چرخه‌ی دمینگ»، «چرخ دمینگ» یا PDSA نیز شناخته می‌شود، توسط دبلیو ادواردز دمینگ (W Edwards Deming) توضیح داده شد. دمینگ به‌شخصه آن را چرخه‌ی شووارت می‌نامید که برگرفته از نام مربی وی، یعنی والتر شووارت (Walter Shewhart) بود.
دمینگ به عنوان فردی پیشرو در رویکرد مدیریت کیفیت و به‌خاطر معرفی فرایند‌های آماریِ کنترل تکنیک‌های ساخت برای ژاپنی‌ها که در آن بسیار موفق بوده‌اند، به‌خوبی شناخته شده است.
او معتقد است که عامل کلیدی برای کیفیت تولید، در تعریف دقیق فرایند‌های تکرارپذیر ریشه دارد. درنتیجه چرخه‌ی PDCA، به عنوان رویکردی به تغییر و حل مسئله، در قلب فلسفه‌ی کیفیت دمینگ جای دارد.
چهار مرحله در چرخه‌ی طرح-عمل-بررسی-اجرا عبارتند از:
- طرح: تشخیص و تجزیهوتحلیل مسئله
- عمل: توسعه و آزمایش یک راه‌حل بالقوه
- بررسی: اندازه‌گیری میزان اثربخشی آزمایش راه‌حل و تجزیهوتحلیل اینکه آیا راهی برای بهبود آن وجود دارد یا خیر
- اجرا: پیاده‌سازی کامل راه‌حل بهبودیافته
این مراحل در شکل زیر نشان داده شده‌اند.
نکته:
همین‌طور که به اصلاح، آزمایش راه‌حل و تکرار این فرایند ادامه می‌دهید، با برهم‌کنش‌های بیشماری بین فازهای «عمل» و «بررسی» مواجه خواهید شد.
چگونه از ابزار استفاده کنیم
چرخه‌ی PDCA، شما را تشویق می‌کند تا رویکردی روشمند به حل مسئله و پیاده‌سازی راه‌حل داشته باشید. هر بار از گام‌های زیر پیروی کنید تا مطمئن شوید که به باکیفیت‌ترین راه‌حل ممکن دست پیدا کرده‌اید.
گام 1: طرح
نخست دقیقا مشخص کنید که مسئله‌‌ی شما چیست. استفاده از ابزار‌هایی مانند نمودار علت و معلول و 5 چرا می‌توانند برای این کار کمک زیادی به شما بکنند. زمانی که این کار را انجام دادید بهتر است تا فرایندی را که در ریشه‌ی مسئله است نگاشت کنید.
سپس همه‌ی اطلاعاتی را که ممکن است برای طراحی راه‌حل به شما کمک کنند، جمع‌آوری کنید.
گام 2: عمل
این گام شامل فعالیت‌هایی است که مستلزم ایجاد راهحلهای ممکن خواهد بود. برای این منظور پروژه را به‌صورت آزمایشی و در مقیاسی کوچک و با گروهی کوچک یا در یک محدوده‌ی جغرافیایی کوچک پیاده‌سازی کنید. برای این کار می‌توانید از روش‌های طراحی آزمایشی دیگری که مناسب مسئله، محصول یا ابتکار شماست، استفاده کنید.
مقاله‌های ما در بخش روش‌های خلق ایده‌های خلاقانه شامل ابزار‌های بسیاری هستند که می‌توانند برای ایده پردازی و تولید راه‌حل به شما کمک کنند. همچنین بخش دیگری که درباره‌ی تصمیم گیری است شامل ابزار‌هایی است که به شما کمک می‌کنند تا از میان راهحلهای مختلفی که تولید کرده‌اید، دست به انتخابی علمی و به دور از هیجان بزنید.
نکته:
به خاطر داشته باشید که در این چرخه «عمل» به معنای «تلاش» یا «آزمایش» است و به معنی پیاده‌سازی کامل که در مرحله‌ی اجرا اتفاق می‌افتد، نیست.
گام 3: بررسی
در این مرحله، میزان اثربخشی راه‌حل آزمایش‌تان را اندازه‌گیری می‌کنید و تمام چیزهایی را که می‌توانند به شما بیاموزند که چگونه راه‌حل را بهبود بخشید، جمع‌آوری خواهید کرد.
باتوجه به میزان موفقیت راه‌حل آزمایشی، حوزه‌های بهبود مشخص‌شده و دامنه‌ی کلی ابتکار، ممکن است تصمیم بگیرید که مراحل «عمل» و «بررسی» را تکرار و راه‌حل را بهتر کنید.
هنگامی که به این نتیجه رسیدید که هزینه‌ی تکرارِ زیرحلقه‌ی عمل-بررسی از فایده‌ی آن بیشتر شده است، می‌توانید به مرحله‌ی آخر بروید.
گام 4: اجرا
اکنون وقت پیاده‌سازی کامل راه‌حل است. با وجود این استفاده‌ی شما از چرخه‌ی PDCA، ضرورتا در اینجا به پایان نمی‌رسد. اگر مشغول استفاده از PDCA یا چرخ دمینگ به عنوانی بخشی از برنامه‌ی بهبود مستمر هستید، لازم است که به مرحله‌ی برنامه (گام 1) بازگردید و به دنبال ناحیه‌های بیشتری برای بهبود بگردید.
زمان استفاده از چرخه‌ی دمینگ
چرخه‌ی دمینگ یک فرایند حل مسئله کنترل‌شده را در اختیار شما قرار می‌دهد و در موارد زیر بسیار مؤثر است:
- کمک برای پیاده‌سازی کایزن یا رویکرد بهبود مستمر، در زمانی که چرخه بارها و بارها تکرار می‌شود تا حوزه‌های تازه‌ای برای بهبود پیدا و حل شوند.
- تشخیص راهحلهای جدید و بهبود فرایند‌هایی که مدام تکرار می‌شوند. در چنین شرایطی با بهبود مداومِ فرایندِ پس از اجرا، سود بسیاری خواهید برد.
- به کمک یک روش کنترل‌شده و پیش از انتخاب یکی از راه‌حل‌ها برای پیاده‌سازی کامل، می‌توانید راهحلهای تازه‌ای برای مشکلات بیابید و با انجام آزمایش، آنها را بهبود بخشید.
پیشگیری از اتلاف منابع در مقیاسی وسیع که ممکن است با پیاده‌سازی کامل یک راه‌حل معمولی یا ضعیف اتفاق بیفتد.
واضح است که استفاده از رویکرد چرخه‌ی دمینگ در مقایسه با پیاده‌سازی سریع و عجولانه بسیار کندتر است و به اندازه‌گیری‌های بیشتری نیاز دارد. بنابراین ممکن است که این روش در شرایط واقعا اضطراری چندان مناسب نباشد.(باید توجه داشته باشید که افراد ممکن است به اشتباه گمان کنند که با یک موقعیت بسیار اضطراری مواجه هستند، درصورتی که واقعا چنین نباشد)
نکته:
PDCA به رویکرد بهبود مارپیچی که در برخی از حوزه‌های توسعه‌ی نرم‌افزار طرفدار دارد، بسیار نزدیک است. مخصوصا در جایی که سیستم کلی به‌صورت فزاینده‌ای درحال بهبود است. توسعه‌ی مارپیچ، حلقه‌های چرخه‌ی PDCA را تکرار می‌کند. هنگامی که متخصصان تشخیص دهند که به کار‌کرد خاصی نیاز است، آن را توسعه می‌دهند، آزمایش و پیاده‌سازی می‌کنند و سپس باز می‌گردند و زیرسیستم دیگری را برای عملکرد پیدا می‌کنند.
