توانایی مدیریت مهلت های نهایی در انجام امور کاری می تواند هم در موفقیت کوتاه مدت، و هم در موفقیت بلند مدت شما نقش مهمی را بازی کند. اگر می خواهید اندیشه های خلاق در محیط کاری شما شکوفا شوند، باید این قابلیت را داشته باشید که در مدت زمان معین، کارها را با کیفیت بالایی به اتمام برسانید. باید کارهای خود را طوری تنظیم و برنامه ریزی نمایید که هنگام نزدیک شدن آخرین مهلت کاری، با مشکل خاصی مواجه نشوید. همچنین با انجام این کار می توانید به کارفرمای خود ثابت کنید که کارمند لایق و توانایی هستید. علاوه بر این سایر همکارانتان نیز متوجه شایستگی های شما می شوند و در میان آنها نیز می توانید به محبوبیت دست پیدا کنید.
به این منظور شما باید یک طرح منسجم را با در نظر گرفتن کلیه موارد جانبی تدوین نمایید. با توجه به 5 تکنیکی که در این بخش در اختیار شما قرار می دهیم، انجام این کار برایتان آسان تر خواهد شد.
1- یک مهلت نهایی منطقی را در نظر بگیرید
انتخاب یک مهلت نهایی منطقی، یکی از مهمترین فاکتورهای دست یابی به موفقیت و مدیریت مناسب زمان است. اگر در انجام یک پروژه، وقت کافی در اختیار شما قرار ندهند، در کار خود موفق نخواهید بود و هرگز نمی توانید پروژه کامل شده را در طول زمانی که منطقی به نظر نمی رسد، تحویل دهید. در هنگام مواجهه با یک چنین شرایطی شما می توانید دو عکس العمل متفاوت از خود نشان دهید: یا اینکه به کلی پروژه را رد کنید و یا اینکه از مدیر پروژه تقاضای مدت زمان بیشتری کنید. انجام یک چنین کاری به دیگران نشان می دهد که شما به حرفه خود کاملاً وارد هستید و توانایی مدیریت زمان را نیز دارا می باشید. البته گاهی اوقات هم ممکن است که شما در سمتی نباشید که بتوانید پروژه ای را رد کنید. در این حالت باید با به بهره گیری از گفتار مناسب، از کارفرمای خود مدت زمان بیشتری را برای تکمیل پروژه درخواست کنید. تحت این شرایط باید به کارهای دیگری که در دست انجام دارید نیز نگاهی بیندازید و آنها را بر طبق کارهای جدید اولویت بندی نمایید.
2- پیشاپیش برنامه ریزی کرده و از زمانبندی جلو باشید
این دو نکته را هیچ گاه از ذهن خود دور نکنید: برنامه ریزی مناسب، اجرای برنامه به صورت پایدار. به هر حال در هر شرایطی ممکن است در حین انجام یک پروژه، با موانع از پیش تعیین شده ای روبرو شوید؛ برنامه شما باید آنقدر دقیق و کارآمد باشد که برخورد با یک چنین موانع و مشکلاتی در آن نهفته باشد. به عنوان مثال می توانید از خودتان سوال کنید که آیا پروژه جدید کاری، نیاز به تحقیق و بررسی دارد و یا نیازمند نوشتجات فراوان است؟ به کدام مباحث و شرایط باید توجه بیشتری مبذول نمود؟ زمانیکه در گذشته پروژه هایی نظیر آنچه امروز بر روی آن مشغول به کار هستم را انجام می دادم، با چه مشکلاتی مواجه شدم؟ و … تلاش برای پیش بینی راهی که در آن قدم نهاده اید و اینکه چه اتفاقاتی ممکن است در چند روز آینده پیرامون مسائل کاری برایتان اتفاق افتد، کمک شایان ذکری به مدیریت زمان می کند. این امر پروسه کاری شما را راحت تر کرده و اعتماد به نفسی را که لازم دارید تا بتوانید به واسطه آن کارها را در زمان مقرر انجام دهید، به شما می دهد.
3- یک زمان مقرر ثانوی در ذهن خود تعیین کرده و بر طبق آن کار کنید
لازم نیست حتماً مطابق تاریخ هایی که در دستور جلسه قرار گرفته یا در برنامه زمانبدی تلفن خود ذخیره کرده اید، عمل کنید. این اصول را در هم بشکنید تا زندگی ساده تری برای خود ایجاد کنید. یک تاریخ انتزاعی برای تحویل پروژه ها در نظر بگیرید و بر طبق آن تاریخ، کارهایتان را هماهنگ کنید. در طول روز می توانید چند ساعت را نیز صرف انجام کارهای خارج از پروژه کنید. اگر هم سرتان خیلی شلوغ است، می توانید در طول روز 30 دقیقه را به انجام سایر کارهایتان اختصاص دهید. در طول این نیم ساعت به خودتان بگویید که الان زمانی است که من باید بدون وجود هیچ گونه حواسپرتی از قبیل پاسخ دادن به تلفن و .. فقط بر روی کاری که در دست انجام دارم تمرکز کنم. با انجام این کار میزان خلاقیت فردی شما نیز تا حد بسیار زیادی افزایش پیدا می کند. یک لیست از کلیه کارهایی که در طول یک روز ملزم به انجام آنها هستید تهیه کنید و کل پروژه را به بخش های کوچک تری که قابل اجرا هستند، تقسیم کنید پس از انجام هر مورد یک تیک در مقابل آن در لیست اصلی خود بزنید. این کار به شما کمک می کند که در یک زمان معین تنها بر روی انجام یک کار مشخص تمرکز کنید و قابلیت های فردیتان را افزایش دهید.
4- از منابع موجود استفاده بهینه کنید
همانطور که می دانید “هیچ کس کامل نیست” این امر به ویژه در مورد مسائل کاری مصداق پیدا می کند. جلو بروید و از منابع تکنولوژیک و نیروی انسانی که در اختیارتان قرار دارد، استفاده کنید. لازم نیست که در رنج و تنهایی همه کارها را به شخصه انجام دهید. تکنولوژی و نیروی انسانی که در محیط کار شما یافت می شود، می تواند و باید به شما در پیشبرد اهدافتان کمک کند. از طریق تجربه (و کمی هم حس فردی) به راحتی می توانید تشخیص دهید که چه نوع تکنولوژی، و کدام دست از افراد، برای انجام امور مربوط به پروژه شما مفید هستند.
5- اطلاعات خود را به روز کنید و با سرپرست خود در تماس باشید
خودتان را در حالیکه یک پروژه طاقت فرسا را پس از هفته ها کار بدون وقفه انجام داده اید، تجسم کنید، بعد هم تصور کنید که سرپرست شما هفته ها قبل از اتمام پروژه، یک سری تغییرات اساسی در آن ایجاد نموده و شما هم بدون توجه به آن، کار خود را ادامه داده اید…! این مثال به راحتی می تواند اهمیت ارتباط با کارفرما و سرپرست بخش را برای شما روشن کند. اگر همواره با همکاران خود در ارتباط باشید و به سرعت متوجه تغییرات احتمالی شوید، قادر خواهید بود که کار خود را با صحت بیشتری به پایان برسانید. هیچ چیز بدتر از این نیست که متوجه شوید مدت زیادی، وقت و انرژی خود را صرف کاری کرده اید که هیچ ارزشی نداشته است.
سازمان دهی ضرب العجل ها
سعی کنید تا آنجاییکه می توانید هیچ کاری را به بعداً محول نکنید، چون ممکن است زمان تحویل پروژه فرا برسد ولی این “بعداً” شما هنوز از راه نرسیده باشد. “زمان” یک کارفرمای سختگیر و بی گذشت است. یادگیری مدیریت و تلاقی با مهلت های نهایی، یک روش ساده و در عین حال موثر برای انجام مسئولیت ها و باقی ماندن در راس امور کاری است.
