در کار و بیزنس، قوانین آداب معاشرت فقط شامل رفتارهای شما در اداره و محتویات ایمیلتان نمی شود، این قوانین اتیکت و آداب مکالمات شما با همکارانتان را هم در بر می گیرد. معمولاً تصور می شود که اتیکت مکالمات کاری را باید در مکالمات رو در رو رعایت کرد، اما پشت تلفن هم این موارد صادق است. در هر دو مورد، الزامات قدیمی گوش دادن و حرف زدن باید در مرکز توجه قرار گیرد.
ممکن است مکالمه کوتاهی با سوپروایزرتان داشته باشید، یا قبل از بستن قرارداد یا زنگ زدن به نمایندگان شرکت های دیگر، با یک مشتری جدید مسائل را بررسی کنید. مهم نیست که کدامیک از این موارد هدف شما برای مکالمه باشد، اینکه بدانید چه بگویید و چطور به حرف های طرف مقابل گوش دهید، می توانید پله ای برای موفقیت بیشتر شما در کار، یک شراکت جدید و یا فقط یک مکالمه لذت بخش باشد. وقتی کسی با شما احساس راحتی می کند، شما هم با آنها احساس نزدیکی و راحتی بیشتری خواهید کرد و دست یافتن به اهدافتان (شبکه سازی، متقاعد کردن و …) به طور طبیعی میسر خواهد شد. این مسئله نه تنها به شما کمک میکند به آنچه که میخواهید برسید، بلکه احترام زیادی هم برای شما کسب خواهد کرد.
حال اجازه بدهید به برخی از اصلی ترین اصول و روش مکالمات کاری و تجاری بپردازیم.
رسمی باشید
رسمی بودن اهمیت بسیار زیادی دارد. در کار و بیزنس، باید تا می توانید باکلاس و رسمی باشید. از نحوه دست دادن شروع کنید و اگر به کسی معرفی می شوید، از عنوان (مثل آقا، خانم و …) استفاده کنید، مگر اینکه طرف مقابل خود از شما بخواهد که او را با نام کوچک صدا کنید. منطقاً نحوه دست دادن برای پشت تلفن کاربردی ندارد، اما مسئله عنوان برای صدا کردن افراد، پشت تلفن هم باید رعایت شود. مهمتر اینکه، وقتی نامی را می شنوید، هیچوقت نباید آنرا فراموش کنید.
به خاطر داشتن نامها، نشانه احترام است، پس هر کاری که از دستتان برمی آید انجام دهید تا نام افراد را در حافظه تان نگه دارید. یک راه ساده برای اینکار، به کار بردن اسم آنها در مکالمه و گفتگویتان با آنها و بهتر از آن معرفی کردن آنها به کسی دیگر است.
هرچه مکالمه جلوتر می رود، رسمیت خود را همچنان حفظ کنید و اجازه ندهید هیچیک از عادات ناپسندتان، جلوه کند. مثلاً جویدن آدامس، صحبت کردن حین غذا خوردن یا نوشیدن حین حرف زدن، خارج از ادب است. در عوض سعی کنید هنگام غذا خوردن لقمه های کوچک بردارید و پشت تلفن هم از خوردن خودداری کنید.
وقتی صحبتتان رو به پایان است، دست دادن خاتمه کار، یادآور شدن نام فرد مقابل، و دادن کارت ویزیتتان را فراموش نکنید. با حفظ کلاس و شخصیت خود در جایجای مکالمه، فردی معتمد به نفس و بانزاکت به چشم خواهید آمد. موقع خاتمه دادن به مکالمات تلفنی، حتماً از فرد مقابل برای اینکه برایتان وقت گذاشته تشکر کنید و ابراز امیدواری کنید که در آینده ای نه چندان دور دوباره با وی تماس گرفته یا از نزدیک وی را ملاقات خواهید کرد.
درمورد موضوعات مطمئن و بی خطر صحبت کنید
کلماتی که از دهانتان بیرون می آیند، کلید یک مکالمه کاری موفق هستند. دقیقاً مثل زمانیکه در دادگاه هستید، هر حرفی که بزنید، می تواند برعلیه شما مورد استفاده قرار گیرد. حتی یک کلمه بد می تواند به قیمت بقیه زندگی کاریتان تمام شود.
یک مکالمه کاری به هیچ عنوان نباید احساسی باشد، باید کاملاً اصولی و به دور از نمایش باشد. موضوعاتی که هیچوقت نباید در مورد آنها صحبت کنید، موضوعاتی هستند که حول مذهب و پول می چرخند. اگر کسی سعی دارد شما را در مبحثی که به نظرتان بحث انگیز و جدال آمیز است، درگیر کند، به هیچ وجه منحرف نشوید. این نقطه نظرات را نادیده بگیرید و اگر به صورت اتفاقی کس دیگری احساسی شده و صدایش را بلند کرد، سعی کنید و با تونی ملایم و آرام موقعیت را آرام کنید.
پس در مورد چه موضوعاتی باید حرف بزنید؟ یک موضوع مطمئن و غیر کاری موضوعی است که به هیچ عنوان بحث انگیز نبوده و هیچ دشمنی هم ایجاد نکند. درمیان متخصصین، موضوعات متداول عبارتند از ورزش، موضوعات و اتفاقات روز، پیش زمینه شخصی شما، و البته کارتان. صحبت کردن درمورد کارتان بسیار عاقلانه است اما گاهی اوقات افراد به کمی تنوع نیاز دارند. پس وقتی می خواهید درمورد کارتان با آنها حرف بزنید، دقت کنید که درمورد موضوعات تکراری مثل رئیستان و همکارانتان نباشد، مگر اینکه بخواهید یک مطلب جالب درمورد آنها بگویید.
زیاد حرف نزنید
درست مثل یک مکالمه شخصی خوب، یک ارتباط کاری باکیفیت و خوب هم مستلزم یک جریان متعادل است. بعضی از ما واقعاً عاشق حرف زدن هستیم، که البته بد نیست چون نشاندهنده اجتماعی بودن ماست، اما برای کسی که شما را خوب نمیشناسد، این مسئله در یک موقعیت کاری آزار دهنده خواهد بود. کدام بدتر است: کسی که عنان یک مکالمه را در دست می گیرد، یا کسی که بدون اینکه بداند، عنان یک مکالمه را در دست می گیرد؟ هر دو اینها خوب نیست، پس شما هم سعی کنید از چنین موقعیت هایی اجتناب کنید.
می توانید با مشغول کردن خود به یک کار، خودتان را از افتادن در این دامها دور نگه دارید. اگر سوالی از شما پرسیده می شود، پاسختان را در کمتر از 60 کلمه ادا کنید. البته از دادن پاسخ هایی که بیشتر از چند کلمه نیستند هم خودداری کنید. هدف این است که جریان مکالمه را یکنواحت نگه دارید تا طرف مقابل توجه و دقت لارم به صحبت هایتان داشته باشد. در مکالمات تلفنی هم باید دقت زیادی اعمال کنید چون از آنجا که نمی توانید فرد مقابلتان را ببینید، نمی توانید میزان دقت آنها را به حرفهایتان بسنجید. وقتی صحبت نمی کنید، اجازه بدهید طرف مقابل صحبتش را تمام کند و به هیچ وجه در حرفهای او بپرید و حرفهایشان را شما تمام نکنید. وقتی نوبت به حرف زدن شما میرسد، آنها هم همان میزان احترام را برایتان مبذول می دارند.
همانطور که با طرف مکالمه تان با احترام برخورد می کنید، حتماً با همراهان آنها هم با همان میزان احترام رفتار کنید. این نوع رفتار نشان دهنده خلوص و صمیمیت شماست. وقتی بتوانید از حرف زدن بیش از حد خودداری کنید، مطمئن باشید که حرف هایتان شنونده بیشتری پیدا خواهد کرد و افراد احترام بیشتری برای شما و صحبت هایتان قائل خواهند بود.
خوب گوش کنید
اگر بتوانید از حرف زدن بیش از حد دوری کنید، باید بتوانید مثل حرفه ای ها گوش کنید. گوش دادن به حرف های طرف مقابل این امکان را فراهم می کند بیشتر با او آشنا شوید و ارتباط سالمتری با او برقرار کنید.
علاوه بر عمل ساده و ابتدایی گوش دادن، دومیت کاری که می تونید برای طرف مقابلتان انجام دهید این است که به آنها اجازه بدهید بفهمند که شما مشغول گوش دادن هستید. برای این منظور می توانید در جواب آنها از زبان بدن (ارتباط چشمی، تکان دادن سر و …) استفاده کنید. همیشه نقطه نظرات کوتاهی عنوان کنید که نشان دهد خوب به حرفهای آنها گوش می دهید و می دانید که چه می گویند.
گوش دادن وقتی دشوار می شود که طرف مقابلتان حرف زیادی برای زدن نداشته باشد. در این موقعیت می توانید محترمانه راهتان را گرفته بروید یا بمانید و وقتتان را تلف کنید، اما گاهی اوقات افراد می خواهند خودشان را خالی کنند. شما می توانید با سوال کردن آنها را ترغیب به حرف زدن کنید. وقتی اینکار را انجام می دهید، آنها احساس راحتی و اطمینان بیشتری پیدا می کنند و علاقه و اشتیاق بیشتری نسبت به حرف زدن نشان می دهند.
ساده بگیرید
یک مکالمه کاری خوب باید حداقل احساس و حداکثر سادگی را در خود داشته باشد. با این وجود می توانید با ترغیب فرد مقابل به حرف زدن، دادن پاسخ های دقیق، و خوب گوش دادن مکالمه تان را جالب تر کنید. اگر ادب و رسمیت خود را در ارتباطاتتان حفظ کنید، مطمئن باشید که آداب و رسوم مکالمات کاری را خیلی خوب یاد گرفته اید.
