1- تمرین‌های خود را انجام دهید
این درس ساده اما ارزشمند را زمانی گرفتیم که در رقابت برای برنده شدن در یک قرارداد پیمانکاری با شرکت مالی پی‌پال (PayPal) بودیم. ما می‌دانستیم که برای موفقیت‌آمیز بودن مذاکراتمان باید داده‌های مربوط به تمام مشارکت‌کنندگان در پروژه را جمع‌آوری کنیم، نیازهای تمام آنها را شناسایی کنیم و یک برنامه دقیق برای دقیقه دقیقه مذاکرات داشته باشیم. تا پایان جلسه، مطمئن شدیم که تمام حاضران به درکی مشترک از اهداف و نکات مورد بحث دست یافته‌اند.
به این نکته توجه داشته باشید که اگر نماینده کسب‌وکار شما، به زبان مادری طرف دیگر مذاکره صحبت نمی‌کند، بهتر آن است که یک مترجم حرفه‌ای را دعوت کرده و او را در جریان تمام اهداف و برنامه‌های مذاکره قرار دهید.
2- افراد نفوذی پیدا کنید و آنها را سخنگوی خود سازید
یکی از بهترین رمزهای موفقیت در مذاکرات بین‌المللی آن است که افرادی قابل اعتماد در تیم رقیب داشته باشید که از شما دفاع کنند. ما این مهارت را در مذاکره پیرامون یک پروژه با شرکت نفتی شل (Shell) پیدا کردیم. آن زمان متوجه شده بودیم که برای به‌دست آوردن اطلاعات ارزشمند درباره موکل آینده‌مان باید به‌دنبال گروه‌های ذی‌نفع در شرکت آنها بگردیم و علایق و انگیزه‌های شخصی‌شان را شناسایی کنیم (مواردی مانند دغدغه‌ها، انگیزه‌های شخصی، ترفیع، پاداش و...). چنین کاری باعث می‌شود که فرد یا گروه مدنظر برای به نتیجه رسیدن مذاکره تلاش کند و با این کار، نیازها و خواسته‌های شخصی‌‌اش را محقق سازد.
اگر به‌دنبال استفاده از این تکنیک هستید، روی آموزش فرد نفوذی سرمایه‌گذاری کنید. در این صورت، زمانی که آنها در جلسات هیات‌مدیره خود شرکت می‌کنند و به بررسی پیشنهاد شما می‌پردازند، پیشنهادهای تجاری را به اندازه شما ماهرانه و مسلط ارائه خواهند کرد.
3- وقت خود را با جلسات فردی تلف نکنید
بسیاری از شرکت‌ها تلاش می‌کنند با برگزاری جلسات فردی، در بودجه خود صرفه‌جویی کنند. چنین اقدامی هر چند می‌تواند به توافق‌هایی کوچک بینجامد اما در توافق‌های بزرگ بی‌نتیجه خواهد بود. ما سخاوتمندانه روی جلسه‌ای که با شرکت فناوری و الکترونیک فیلیپس داشتیم، سرمایه‌گذاری کردیم. تجربه ما نشان داد که برای رسیدن به توافق‌های بزرگ، شخصیت‌های تصمیم‌گیرنده شرکت‌ها باید در جلسه حاضر باشند و با ملاقات چهره‌به‌چهره ارتباط و درک عمیق‌تری از یکدیگر به دست آورند. در نتیجه، هر قدر که ارزش مالی قرارداد مدنظر شما بیشتر باشد، باید آمادگی سرمایه‌گذاری زمان، انرژی و بودجه بیشتری برای آن داشته باشید.
زمانی که بحث جبران هزینه‌ها می‌شود، هزینه جلسات بزرگ اغلب توسط موکلان پوشش داده می‌شود. اگر این توافق ضمنی وجود نداشت، می‌توانید به بررسی موکل بالقوه‌ای بپردازید که در صورت برنده شدن پروژه هزینه‌ها را پرداخت کند. در این شرایط، ممکن است ابتدا تمام هزینه‌ها را متقبل شوید اما پس از نهایی شدن توافق، فرصت ذکر «هزینه‌های پیش از فروش» را در نخستین پیش‌فاکتور دارید. این رویکرد می‌تواند یک استراتژی برد-برد برای دو طرف قرارداد باشد.
4- موکلان را به شرکت خود دعوت کنید
اهمیت دیدار موکلان بالقوه در محیط فعالیت شما، اغلب دست‌کم گرفته می‌شود. اگر موکلان شما از کشور دیگری هستند، می‌توانید آنها را به دفتر شرکت دعوت کنید تا با حضور در آنجا از نزدیک با فرهنگ محلی و سازمانی شما آشنا شوند. در این صورت، می‌توانید نشان دهید که این تفاوت‌های فرهنگی و شرایط کار شما می‌توانند چه اثرات مثبتی بر پروژه داشته باشند. یک دیدار به راحتی می‌تواند برخی افسانه‌ها و تردیدهای برون‌مرزی را از بین ببرد.
زمانی که موکلان از دفتر کار شرکت بازدید می‌کنند، این فرصت منحصربه‌فرد را دارید که نگاهی جامع از کل کسب‌وکار خود به آنها بدهید. می‌توانید آنها را به تمام تیم کاری‌تان (از جمله هیات‌مدیره) معرفی کنید و نشان دهید که شرکت شما چگونه سازماندهی شده است. ارزیابی اولیه موکلان از شرکت‌های طرف قراردادشان می‌تواند اعتماد آنها برای پروژه‌های بلندمدت را به‌شدت افزایش دهد.
5- تیمی از رهبران سازمانی آماده کنید
ترجیحات شخصی یا در دسترس بودن برخی کارکنان، معیارهای خوبی برای قرار دادن آنها در تیم مذاکره نیست؛ کارمندی که برنامه‌اش خالی است یا کسی که ویزای لازم را دارد، هم همین‌طور.
خوشبختانه ما معیارهای دیگری در انتخاب تیم مذاکره داشتیم و زمانی که برای یک توافق با تویوتا اقدام کردیم، پرپتانسیل‌ترین تیم مذاکره را تشکیل دادیم. معیار ما این بود که چه کسانی می‌توانند بیشترین ارزش‌آفرینی را برای کسب‌وکار داشته باشند. ما می‌دانستیم که بر سر میز مذاکره با بحث‌های مهم تجاری، فنی و حقوقی مواجه خواهیم شد و به همین دلیل یک متخصص کسب‌وکار، یک نماینده حقوقی و یک متخصص فنی به همراه بردیم که تمام آنها از بهترین‌های حوزه خود و ارزش‌آفرینان شرکت ما بودند.
سطح نمایندگان دو طرف مذاکره باید برابر باشد. بنابراین پیش از برنامه‌ریزی به بررسی تیم طرف مذاکره بپردازید تا بتوانید همتایان آنها در شرکت خود را انتخاب کنید. علاوه بر آن، تمرین و تکرار «نمایش‌نامه»تان در محیط بدون استرس می‌تواند به شما کمک کند که بر سر میز مذاکره به خوبی نظرات و استدلال‌های خود را انتقال دهید.
6- یک شرکت مورد اعتماد را دخیل کنید
زمانی که روی قراردادی با یک شرکت بزرگ آموزش الکترونیک بین‌المللی کار می‌کردیم، متوجه شدیم که به تنهایی قادر به اجرای تمام پروژه مورد درخواست آنها نیستیم. یکی از راهکارها، پیدا کردن و دخیل کردن یک شریک مکمل بود تا آنها بتوانند بخش‌های باقی‌مانده پروژه را انجام دهند.
پیش‌نگری و ایجاد شبکه‌ای از شرکا در منطقه فعالیت و حوزه‌های هم‌پوشان احتمال پیروزی شما در مذاکرات و برنده شدن قراردادهای احتمالی را افزایش می‌دهد. همچنین در صورت نیاز می‌توانید متخصصان بازارهای گوشه‌ای را به پروژه خود اضافه کنید و اطمینان داشته باشید که وظایف خود را با مهارت انجام خواهند داد.
7- ارائه‌ای متمایز داشته باشید
به‌منظور برنده شدن پروژه، لازم است ارائه‌ای به‌یادماندنی آماده کنید. زمانی که برای مذاکره با یک شرکت خدمات قیمت‌گذاری و مالیاتی آماده می‌شدیم، اطمینان یافتیم که بحث و ارائه ما اثرگذاری بالایی داشته باشد. ارائه خود را کوتاه، سرراست، متمرکز بر منافع موکل و پیرامون راهکارهای پیشنهادی‌مان برای آنها تهیه کردیم.
یکی از راه‌های نشان دادن تخصص، استفاده از نمونه‌های محصول یا بیان ویژگی‌های اصلی محصول است. تصاویر می‌توانند قدرتمندتر از کلمات باشند. بنابراین ارائه خود را با همراه‌سازی تصاویر و نشان دادن باکیفیت‌ترین محتوای ترویجی غنی کنید. همچنین برای جذاب‌تر ساختن محصولات و خدمات خود می‌توانید تحلیل‌های مالی، مانند تحلیل بازگشت سرمایه یا پیش‌بینی ارزش را به طرح پیشنهادی خود اضافه کنید.
پیش از دریافت بازخورد و اطمینان یافتن از اینکه هر دو طرف مذاکره به درکی مشترک و شناختن گام‌های بعدی رسیده‌اند، میز مذاکره را ترک نکنید.
8- در قراردادها احتیاط کنید
اطمینان یابید که در قراردادها زیانتان بیش از درآمد احتمالی‌تان نمی‌شود. قراردادهای پیشنهادی طرف مذاکره را پیش از جلسه، درخواست کنید و آن را از جنبه‌های مختلف با متخصصان حقوقی، تولید و فروش شرکت بررسی کنید. درک اینکه کدام مفاد قرارداد قابل مذاکره هستند و کدام مفاد غیرقابل‌مذاکره‌اند، باعث می‌شود که از همان ابتدای راه بتوانید برنامه‌های خود را تنظیم کرده و ملاحظات حقوقی را در نظر بگیرید. پیش از امضای هرگونه توافق‌نامه باید به دقت سودآوری آن و همچنین هزینه‌های پیمانی را محاسبه کرده باشید تا ارزش واقعی آن توافق را متوجه شوید.
9- از ابتدا پروژه را حمایت کنید
پس از بستن قرارداد، برای استراحت عجله نکنید. زمانی که ما همکاری‌مان با آدیداس را آغاز کردیم، می‌دانستیم که ماه نخست، حیاتی‌ترین برهه برای ایجاد روابط قوی و شالوده‌ریزی برای همکاری بلندمدت با آنهاست.
باید ارتباطاتی قوی با موکل خود بسازید و اطمینان یابید که پروژه براساس توافق‌های دو طرف پیش می‌رود. در این مسیر از بازخوردهای آنها استفاده کنید. تمام اعضای پروژه باید به خوبی یکدیگر را بشناسند و ارتباطات اثربخشی برای حل دوجانبه مشکلات داشته باشند. برای دستیابی به نتیجه بهتر، به‌صورت قاعده‌مند میزان رضایت موکلان خود را بررسی کنید و از آنها بخواهید در نظرسنجی میزان رضایت شما شرکت کنند. در صورت نیاز، به بهبود و مقایسه عملکرد در مراحل مختلف پروژه بپردازید.
آیا آماده مذاکره هستید؟
مذاکرات بین‌المللی نیازمند سطح بالایی از صبر، توجه به جزئیات و توانایی درک فرهنگ داخلی و خارجی است. شرکت‌ها برای موفقیت در این همکاری‌های فرامرزی باید آماده مذاکره در هر مرحله از پروژه، ارتباطات فعالانه با موکلان و پیگیری پیشرفت پروژه پس از توافق باشند.
