از سوی دیگر بایگانی کردن و مدیریت حجم بالای مستندات در سازمانها نیز به مرور زمان با چالش‌های زیادی همراه شد که همین موضوعات باعث ایجاد سیستمی تحت عنوان اتوماسیون اداری شد که کاربردهای مفیدی برای هر تمامخ سازمانها دارد.
سیستمی که با پردازش سریع اطلاعات، مدت انجام بسیاری از فرایندها را به طور قابل توجهی کاهش می‌دهد و مانع از اتلاف زمان می‌شود. از سوی دیگر امکان مدیریت و همچنین دسترسی آسان به مستندات را فراهم می‌سازد؛ اما این موارد تنها بخش کوچکی از مزایایی است که اتوماسیون اداری در اختیار سازمانها قرار داد. در این نوشتار با ما همراه باشید تا به سایر مزایای آن اشاره کنیم.
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری در واقع سیستمی است که برای انجام بسیاری از کارها جایگزین نیروی انسانی می‌شود و اغلب کارهای تکراری را با سرعت و دقت بیشتری انجام می‌دهد.
برای بسیاری پیش آمده که در گذشته برای انجام یک کار اداری، نامه و فرم‌هایی را طی فرایندی طاقت‌فرسا از یک اتاق به اتاق دیگر ببرند تا در نهایت به نتیجه برسد؛ اما اکنون در بسیاری از ادارات این روند برچیده شده و اتوماسیون اداری به یاری این موضوع آمد تا ضمن رسیدگی سریع‌تر به امور، باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه سازمان و ارباب رجوع آن شود.
اتوماسیون اداری می‌تواند یک بازوی توانمند برای شرکت‌ها و سازمانها باشد زیرا وظایف فردی و گروهی را با یکدیگر هماهنگ می‌کند و علاوه بر افزایش تعامل بین آنها، نیازهای روزمره را نیز مرتفع می‌کند. اتوماسیون اداری امکان خودکارسازی بسیاری از فرایندها را فراهم می‌کنند تا زمان فرد، برای امور دیگر آزاد شود؛ علاوه بر این در نقش یک ابزار مدیریتی موثر مانع از به فراموشی سپردن کارها نیز می‌شود.
با این حساب می‌توان گفت اتوماسیون اداری داده‌های ورودی را جمع‌آوری، ذخیره، سازماندهی و آنالیز می‌کند و از تکنولوژی‌های کامپیوتری برای تنظیم و به جریان افتادن خودکار فرآیندهای درون و برون سازمانی استفاده می‌کند، به طوری که نیروی انسانی در این زمینه دخیل نیست و امور با دقت و بدون خطا به شکل الکترونیک و در هر مکان و زمانی و در محیطی امن انجام می‌شود.
در اتوماسیون اداری، هر چقدر از برترین فناوری‌های تولید نرم‌افزار با کاربری ساده و امنیت بالا استفاده شود، بهره‌وری و مدیریت امور اداری آن شرکت یا سازمان نیز ارتقا می‌یابد.
اتوماسیون اداری چه مزایایی دارد؟
در بخش قبل به این موضوع که اساسا اتوماسیون اداری چیست پرداخته شد؛ اما اتوماسیون اداری چه مزایایی برای کاربران خود در بر دارد؟
سیستم نرم‌افزاری اتوماسیون اداری امروزه بسیار تکامل‌یافته‌تر شده و نقش پررنگی در انجام عملیات‌های یک سازمان از جمله، گردش فرم‌ها، ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل، بایگانی، اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه‌ی پیش‌نویس، گردش، امضاء، ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی دارد.
اتوماسیون اداری همچنین به ساماندهی جلسات و قرار‌ها، پیگیری و مدیریت آنها کمک قابل توجهی می‌کند و مهم‌تر از این موضوع موجب صرفه‌جویی در هزینه و زمان می‌شود که می‌توان این زمان را به توسعه امور دیگر اختصاص داد.
امروزه برای بسیاری از اتوماسیون‌های اداری بخش آفلاین نیز در نظر گرفته شده تا دسترسی به شکل غیر برخط نیز در شرایط عدم وجود اینترنت امکان‌پذیر باشد؛ به همین جهت در هر نقطه جغرافیایی، امکان مرور کارتابل و رسیدگی به امور نامه‌ها برای مدیر مربوطه فراهم می‌شود.
از سوی دیگر هرچقدر که از زمان فعالیت یک سازمان می‌گذرد، بایگانی کردن مستندات به مرور سخت‌تر و نیازمند فضای بزرگتری است؛ قطعا آرشیو مستندات حجیم یک سازمان و در ادامه مدیریت کردن آن با چالش‌هایی همراه خواهد بود و در اینجاست که نیاز به یک ابزار کارآمد به منظور مرتفع‌سازی این مساله احساس می‌شود.
اتوماسیون اداری در این زمینه با آرشیو کردن مستندات به شکل الکترونیک، امکان مدیریت، دسته‌بندی، جستجو و دسترسی سریع به آنها فراهم می‌آورد.
اهمیت به کارگیری اتوماسیون اداری در سازمانها
شاید نخستین موضوعی که در خصوص به کارگیری اتوماسیون اداری در سازمان به ذهن خطور می‌کند جلوگیری از اتلاف وقت برای انجام کارهای تکراری باشد؛ اما آنچه در واقعیت وجود دارد فراتر از این موضوع است. در سازمان‌های بزرگ قطعا مکاتبات اداری در حجم بالایی انجام می‌شود و رسیدگی به امور در سلسه مراتب مختلفی باید پیگیری و انجام شود.
فرض کنید در یک سازمانی، درخواست خرید تجهیزات داده شود؛ اگر سازمان کوچک باشد، همین درخواست از طریق یک نامه‌نگاری عادی به مدیرعامل قابل انجام است.
اما اگر سازمان بزرگ باشد دیگر نمی‌توان فرمت‌های عادی نامه‌نگاری را به کار گرفت و این درخواست باید به بخش‌های مختلف اداری و مالی و رونوشت‌ای متعدد ارائه و تا حصول نتیجه پیگیری شود؛ اینجاست که اتوماسیون اداری به کمک سازمان آمده و گردش کار و پیگیری درخواست خرید تجهیزات را به طور مکانیزه انجام می‌دهد.
حجم بالای تبادل نامه در سازمانها زمینه را برای به کارگیری یک سیستم اتوماسیون اداری سریع و قوی فراهم می‌کند تا علاوه بر رسیدگی، خطای سیستم مکاتبات اداری را نیز به صفر برساند.
در بسیاری از سازمانها، اهمیت نامه‌نگاری در سطح بالایی قرار دارد و به همین جهت این سازمانها سعی می‌کنند قواعد مربوط به نامه‌نگاری را در شماره‌گذاری‌ها، فرمت‌ها و قالب‌های مشخصی تعیین کنند و برای حفظ و نگهداری این دستورالعمل‌ها و پرهیز از هرگونه بروز خطا از اتوماسیون اداری برای مدیریت این مساله استفاده کنند.
سازمان‌هایی که حجم نامه‌های دریافتی آنها زیاد باشد معمولا بیشترین تقاضا را نیز برای نرم افزار اتوماسیون اداری دارند زیرا مدیریت دستی این نامه‌ها کار دشواری است. از طرفی چنین سیستمی، فرایندهای موجود در یک سازمان و عملیات‌های مختلف را بهینه کرده و باعث حذف فرایندهای اضافه و بهبود آنها می‌شود.
بهترین اتوماسیون اداری کدام است؟
امروزه نرم افزارهای متنوعی برای اتوماسیون اداری به کار گرفته می‌شود تا با پردازش و تجزیه و تحلیل اطلاعات، انجام خودکار رویه‌های جاری سازمانها به بهترین نحو انجام شود.
سیستم‌های مختلفی در دنیا به عنوان اتوماسیون اداری مطرح هستند، در ایران نیز نرم افزار اتوماسیون اداری از اهمیت بالایی برخوردار بوده و در حال حاضر به شکل توسعه یافته‌تری در شرکت‌ها و سازمانها در حال استفاده است. امنیت، دسترسی تحت وب، امکان متناسب‌سازی و مقیاس‌پذیری از جمله ویژگی مورد انتظار یک اتوماسیون اداری خوب است.
سیستم اتوماسیون اداری همکاران سیستم با توجه به امکانات مختلفی که به کاربر ارائه می‌دهد؛ تاکنون در بسیاری از سازمانها و ادارات دولتی و بخش خصوصی مورد استفاده قرار گرفته است.
امکان دسترسی همزمان در ویندوز، وب و موبایل به اتوماسیون اداری همکاران سیستم فراهم بوده و همین امر می‌تواند باعث رسیدگی سریع‌تر به مکاتبات اداری می‌شود. از دیگر ویژگی‌های آن می‌توان به مقیاس‌پذیر بودن و امکان متناسب‌سازی نیز در آن اشاره کرد.
این سیستم دارای بخش‌ها و زیرسیستم‌های مختلفی از جمله اتوماسیون همراه، گردش مکاتبات اداری، فرم‌ساز و گردش فرم، پرتال مکاتبات الکترونیک، ارجاع بین سازمانی، کارتابل آفلاین، سامنده شخصی و برخی موارد دیگر است. شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره رایگان با کارشناسان ما در ارتباط باشید: 8520-021
