عصر ایران / مدرسه کار و کسب ؛ دکتر مجید ایرانشاهی* - یکی از مسائل و چالش های همیشگی مطرح در سطح سازمان ها عنوان های سازمانی و سمت ها می باشد که گاهی اوقات به صورت جدی عملکردها و روابط افراد در سازمان را هم تحت تاثیر قرار می دهد. این روابط در سطح افقی(بین همکار) و مدیران ارشد با نیروها، برای انجام کارها گاها عادی را متاثر می کند.
داستان عنوان ها در سازمان ابزاری به ظاهر ساده ولی گاها بسیار تاثیر گذار است که از ساختار نشات می گیرد. در این یادداشت به بررسی منشا و دلایل سمت ها و عنوان ها در سازمان و راهکار بهبود آن می پردازیم.
عنوان ها و سمت ها از کجا می آیند؟
الف) عنوان های رسمی
1. ذهن مدیرعامل یا مدیر کسب وکار
گاها مدیران عامل حسب نوع عملکرد و بر اساس دید شخصی دوست دارند که افراد را با عنوان مدیر، سرپرست، کارشناس یا کارمند صدا کنند. در واقع دید مدیرعامل ساختارسازمانی را به صورت ذهنی می سازد.
2. ساختار سازمانی
منشا اصلی ایجاد عنوان ها ساختار و چارت سازمانی می باشد. در ساختار سازمانی تعیین می گردد که هر واحد دارای چه سمت هایی می باشد و نوع روابط آن چگونه تعریف می گردد. در ساختار سازمانی عنوان معاون، مدیر، سرپرست، کارشناس، سرپرست، و .... برای افراد در سازمان تعیین می گردد.
ب) عنوان های غیر رسمی
1. سازمان و شبکه غیر رسمی:
شبکه های غیررسمی که از روابط غیررسمی کارکنان سازمان ایجاد می گردد به افراد سمتی اعطا می کنند که گاها با عنوان رسمی آن ها فاصله دارد. مثال یک آبدارچی گاها اثر گذاری در سطح مدیر را دارد و در شبکه غیر رسمی به او سمت مدیر را می دهند. این نوع عنوان ها بیشتر کارکردی می باشند.
2. روابط بین فردی و درون واحدی
نوع دیگر از عنوان های غیررسمی به میان افراد و درون واحد با گستره محدودتر می باشد. برای مثال عنوان رسمی فرد کارشناس است اما حوزه عملکردی او درون سازمان سرپرستی یا در حد کارشناس ارشد می باشد. این عنوان ها از سوی مدیران واحدها یا افراد درون واحد اهدا می گردد.
ج) کارکرد عنوان ها برای سازمان ها
فارغ از اینکه عنوان ها از چه نوعی انتخاب و به افراد زده می شوند در حال حاضر شرکت ها برای دو هدف ایجاد انگیزه و جذب نیروهای انسانی به شدت مورد استفاده قرار می گیرد. البته این موضوع گرچه یک راهکار است اما منجر به بروز مشکلاتی برای سازمان ها شده است.
سازمان ها وقتی فردی با عنوان مدیر یا سرپرست جذب می کنند و در عمل به او قدرت و اختیارات و نفرات لازم را نمی خواهند بدهند، بعد از مدتی فرد هم انگیزه خود را ازدست می دهد و هم شرکت را ترک می کند و ممکن است به برندکارفرمایی شما نیز آسیب بزند.
اگر برای حفظ فرد هم به او عنوان ظاهری بدهید تا او را از نظر ذهنی ارضا کنید این موضوع مسکن موقتی است چرا که در فاصله ای کوتاه فرد تقاضای حقوق ومزایای متناسبی را خواهد داشت که اگر به او نپردازید شما را ترک می کند.
مهم ترین اثر و خطرناکترین تخصیص عنوان اشتباه به افراد مربوط به آینده کاری افراد می شود. اگر فردی توانایی مدیریت، سرپرستی، کارشناسی و .... را نداشته باشد و شما به او این سمت و عنوان را اهدا کنید باعث می شوید که فرد دچار توهم گردد و در ادامه مسیر کاری خود به مشکل جدی برخورد کند و تقاضای حقوق یا جایگاهی بالاتر را کند که عملا در شرکت ها ممکن است به او داده نشود و منجر به کاهش درآمد، سرخوردگی و بی انگیزگی آن ها شود.
د) راهکار
اما برای اینکه در تخصیص عنوان ها به منابع انسانی و کارکنان دچار مشکل نشویم چه باید کرد؟
1. طراحی ساختار سازمانی به صورت اصولی
وقتی در حال طراحی چارت سازمانی هستید به شدت با وسواس و دقت عمل نمایید و سطوح را مبتنی برای واقعیت تعریف کنید. طراحی ساختار سازمانی وظیفه واحد مدیریت منابع انسانی است و نه واحدها! در این موضوع واحد تنها مشورت دهنده هستند و سطوح شغلی و عنوان ها توسط مدیریت منابع انسانی تدوین می گردد.
2. طراحی مسیر شغلی
برای منابع انسانی مسیر شغلی و پیشرفت در سازمان از ضروریات می باشد تا افراد مسیر پیشرفت خود را در سطح سازمان و شرکت بدانند. وقتی افراد مسیر را می دانند نیاز به ایجاد توهم نخواهند داشت.
3. شفافیت و مدیریت عملکرد
برای اینکه از آسیب های شبکه غیر رسمی در امان بمانید، شفافیت را در سطح سازمان گسترش دهید و براساس مدیریت عملکرد به افراد بازخورد دهید و در ارتباط با آن ها شفاف باشید. شفافیت باعث می گردد که افراد هم خود را بهتر بشناسند و هم در مسیر تعالی فردی و ارتقا در سازمان گام بردارند.
4. مدل انگیزش
برای ایجاد انگیزه در سازمان و افراد نیاز به برنامه انگیزش مبتنی بر مدل های علمی دارید، پس به جای عنوان دادن که تنها بخشی از انگیزش است. نگاه جامع داشته باشید.
5. جذابیت سازمان
به جای اینکه عنوان ها را برای آدم ها جذاب کنید سازمان و کارکرد آن را جذاب نمایید. این موضوع به برند کارفرمایی شما مربوط است که افراد شما را انتخاب کنند.
القصه اینکه شما آدم ها را چی صدا می کنید برای سازمان و افراد تبعات جدی با خود به همراه دارد که گاهی به قیمت یک زندگی است! بسیار مراقب باشید.
-----------------------------------
*دکتر مجید ایرانشاهی
نویسنده و مدرس مدرسه کار و کسب عصر ایران
دکترای مدیریت منابع انسانی
مشاور مدیریت منابع انسانی
مدرس و پژوهشگر مدیریت منابع انسانی
قائم مقام و عضو هیئت مدیره مرکز مشاوره و خدمات کارآفرینی بهینه