گزارش تحلیل راهبردی و هدف گذاری

مرکز جهانی علوم اسلامی برای طراحی برنامه استراتژیک خود، مدل swot را انتخاب کرده است

اشاره

مرکز جهانی علوم اسلامی برای طراحی برنامه استراتژیک خود، مدل swot را انتخاب کرده است. بر این اساس و به منظور نهادینه سازی مفاهیم استراتژیک، شناخت چشم انداز و مأموریت های مرکز، شناخت اهداف ملاک و استراتژی های مرکز و نتایج بدست آمده از کارگاه آموزشی (دی 82) دفتر مطالعات و برنامه ریزی راهبردی را بر آن داشت تا با طراحی کارگاه دیگری، بر کتاب هدف گذاری بیفزاید. این کارگاه با عنوان «هدف گذاری»، در تاریخ 27 و 28 فروردین ماه جاری در مدرسه عالی امام خمینی قم بر گزار شد.

مروری بر فرآیند مدیریت استراتژیک

آقای دکتر علی دیواندری عضو هیئت علمی دانشگاه تهران و محقق در امور مدیریت استراتژیک، استاد این دوره است که با توجه دادن شرکت کنندگان به گرایش های اصلی برنامه ریزی در سازمانها، سازمانهای کنونی را به چهار گروه تقسیم نمود:

1 سازمانهای انفعالی REACTiVE ORGANIZATiONS

2 سازمانهای غیرفعال INACTIVE ORGANIZATioNS

3 سازمانهای فعال PROACTIVe ORGAIZATIONS

4 سازمانهای تعاملی INTERACTIVE ORGANIZATIONS

گروه اول به سازمانهایی می گویند که هر کاری انجام می دهند، منفعلانه است و طرحی برای پیشرفت ندارند. گروه دوم، سازمانهایی هستند که به وضع موجود راضی اند و گروه سوم، علاقه مند به پیشرفت هستند و گروه چهارم، سازمانهایی هستند که همواره در حال رشد جلودار به حساب می آیند. از این رو مرکز جهانی تلاش می کنند که جزو گروه 4 یا حداقل در زمره گروه 3 باشد.

مدیریت استراتژیک

مدیریت استراتژیک مسیر حرکتی سازمان را تعیین می کند. وظایف عمده و مهم این مدیریت در پنج مرحله طراحی می شود:

ارزیابی عملکرد Ä اجرای استراتژی Ä تعیین استراتژی Ä هدف گذاری Ä تعیین مأموریت وچشم انداز استراتژیک

تعیین مأموریت و چشم انداز استراتژیک

در حقیقت رهبری تحول آفرین، چهار وظیفه اساسی را دنبال می کند:

الف) خلق چشم انداز Creating a vision

ب) تبیین چشم انداز Communicating the Vision

ج) الگوسازی چشم انداز Modeling The Vision

د) ایجاد تعهد نسبت به چشم انداز Building Commitment to the Vision

چشم انداز، دیدگاه سازمان درباره مسیر بلندمدت، مخاطبین، فن آوری، محصول و دامنه فعالیت های سازمان در آینده است. مأموریت، دلیل وجودی یک سازمان است.

بر خلاف چشم انداز استراتژیک سازمان که به آینده سازمان معطوف است، مأموریت استراتژیک بر فعالیت های جاری سازمان، مخاطبین، محصولات و خدمات فعلی آن تأکید دارد.

به عبارتی بیانیه مأموریت استراتژیک تعیین می کند:

کدام نیاز مخاطب باید پاسخ داده شود؟

نیاز چه کسی باید پاسخ داده شود؟

کار چگونه انجام شود و به مخاطبین انتقال یابد تا برای پاسخ به نیازهای شان مورد بهره برداری قرار گیرد؟

تفاوتهای چشم انداز و مأموریت

استراتژیک

مأموریت استراتژیک

چشم انداز استراتژیک

چه سازمانی هستیم؟

به چه سازمانی می توانیم تبدیل شویم؟

چه کارهایی انجام می دهیم؟

چه کارهایی را می توانیم انجام دهیم؟

به چه مخاطبی پاسخ می دهیم؟

به چه مخاطبانی می توانیم پاسخ دهیم؟

چه نیازهایی از مخاطبان را پاسخ می دهیم؟

چه نیازهایی از مخاطبان را در آینده می توانیم پاسخ دهیم؟

شبکه استراتژیک چشم انداز، مأموریتها، اهداف و استراتژی های مرکز

استراتژی ها

اهداف کلان

چشم انداز

مدیران سطح عالی

استراتژی های بخشی(معاونتی)

اهداف بخشی (معاونتی)

چشم اندازومأموریت بخشی (معاونتی)

مدیران ارشد

استراتژی های دفاتروادارات کل

اهداف دفاتر و ادارات کل

مأموریتهای دفاتر وادارات کل

مدیران میانی

استراتژی های عملیاتی

اهداف عملیاتی

مأموریتهای عملیاتی

مدیران ادارات و واحدها

نگاه این کارگاه به بحث هدف گذاری معطوف بود، بنابراین با عوامل محیط خارجی موضوع و موضوع شناخت شرایط محیطی آغاز شد و پس از آن با شناخت شرایط درونی، زمینه برای هدف گذاری فراهم می شد.

محیط خارجی

تعریف مفاهیم مهم

فرصتها: ویژگی هایی از محیط خارجی که به سازمان این توان و امکان را می دهد تا به اهداف استراتژیک خود نایل شود و یا آن را پیش ببرد.

تهدیدها: ویژگی هایی از محیط خارجی که ممکن است مانع سازمان در نیل به اهداف استراتژیک آن شوند.

مجموعه عوامل محیط خارجی در شش محور برای مرکز جهانی قابل ارائه است:

1 عوامل اجتماعی و فرهنگی شامل افکار عمومی جهانیان نسبت به مرکز، آزادی مذهبی در کشورها

2 عوامل فن آوری، نظیر گسترش اینترنت، توسعه تکنولوژی اطلاعات، گسترش سیستم های یادگیری

3 عوامل قانونی، دولتی مانند قوانین اصلی کشورها، رابطه ایران با کشورها، حمایت دولتها از خدمات دینی

4 عوامل رقابتی، نظیر سیستم آموزشی رقبا، اهداف و استراتژی های آنان

5 عوامل اقتصادی شامل تأثیر اقتصاد بر نوع آموزش، شرایط اقتصادی کشورهای هدف، منابع مالی مرکز

6 عوامل جهانی و بین المللی، مانند رویدادهای تروریستی دنیا، گفتگوی تمدنها، جهانی شدن، چالش حجاب

محیط داخلی

تعریف مفاهیم مهم

قوتها: ویژگی های مثبت و درون سازمانی که سازمان با بهره گیری از آنها می تواند بر اهداف استراتژیک خود فائق آید.

ضعف ها: ویژگی های درون سازمانی که ممکن است بازدارنده یا محدودکننده عملکرد سازمان باشند.

مجموعه عوامل محیط داخلی در محورهای زیر برای مرکز جهانی ارائه گردید.

1 عوامل مدیریتی

2 مالی

3 جذب و ترویج

4 تحقیق و توسعه

5 تعلیم و تربیت

6 سیستم های اطلاعاتی

با طرح عوامل محیط خارجی و داخلی، برای هر عامل شاخص هایی در فرم های ارائه شده محیط خارجی و داخلی، در نظر گرفته شده بود که گروه های نه گانه، به انتخاب شاخص ها و یا حذف و اضافه آن ها پرداختند. نتیجه یک روز تلاش گروهی، انتخاب 20 عامل اولویت دار برای محیط خارجی و 20 عامل مهم در محیط داخلی برای هر گروه بود.

تحلیل استراتژیک و هدف گذاری، موضوع روز دوم کارگاه بود، با این سؤال که چرا در هدف گذاری باید به چشم انداز و مأموریت و همچنین عوامل محیط خارجی و داخلی توجه داشت؟

هدف گذاری

برای تبدیل چشم انداز و مأموریت استراتژیک به انتظارات شفاف و قابل اندازه گیری در فواصل زمانی معین و به منظور فراهم آوردن امکان اندازه گیری میزان پیشرفت سازمان، هدف گذاری صورت می گیرد.

اهداف استراتژیک

«اهداف استراتژیک به انتظارات مطلوبی گفته می شود که نشان دهنده وضعیت رقابتی رو به رشد باشد به گونه ای که منجر به افزایش اثربخشی سازمان و بهبود کیفیت خدمات و محصولات در مقایسه با رقبا گردد.»

استاد دوره با یادآوری اینکه هدف چیست؟ دامنه به چه می گویند؟ GOAL معطوف به چه چیزی است؟ و Target چه معنایی دارد؟ انواع هدف گذاری بالا به پایین و پایین به بالا در سازمان ها را بیان نمود. و هدف گذاری در چهار وضعیت مورد توجه قرار گرفت.

1 فرصت ها و قوت ها، از برآیند قوت ها و فرصت ها، هدفی پدید می آید که از آن به وضعیت مزیت ها تعبیر می شود مانند:

توسعه پذیرش طلاب از 90 کشور فعلی به 120 کشور

تربیت 1000 مبلغ کارآمد متناسب با نیازهای کشورهای خاورمیانه، آفریقا، جنوب شرق آسیا جهت اداره امور فرهنگی مذهبی شیعه

ایجاد و راه اندازی پنج رشته جدید تحصیلی

فرصت ها و ضعف ها، از توجه به فرصت های موجود درباره مرکز و نقاط ضعف، هدفی ایجاد می شود که از آن به وضعیت محدودیت ها یاد می شود مانند:

ایجاد پایگاه های حمایتی به منظور سازماندهی و مدیریت از بخش فارغ التحصیلان در 10 کشور اولویت دار خاورمیانه، آفریقا، جنوب شرق آسیا

جذب نیروی متخصص در زمینه تکنولوژی های نوین اطلاعاتی و آموزش های مجازی به تعداد 15 نفر

ارتقای صد در صدی سطح فعالیت های فرهنگی تربیتی خانواده های طلاب از نظر کمی و کیفی

ارتقای نرخ سرانه ساعات آموزش کارکنان به میزان 20%.

2 تهدیدات و قوت ها، با نگاه به تهدیداتی که نسبت به مرکز وجود دارد و نقاط قوت فعلی، هدف گذاری انجام می شود که از آن به وضعیت نقاط آسیب پذیر نام می برند مانند:

ایجاد زمینه های همکاری و تحکیم روابط با 10 مرکز آموزشی و فرهنگی شیعی

تعریف و اجرای چهار طرح پژوهشی در زمینه شناسایی نظام های کشورهای اولویت دار در مناطق خاورمیانه، آفریقا، جنوب شرق آسیا

اجرای طرح جامع نیازسنجی علمی، فرهنگی مخاطبان در 10 کشور دارای اولویت

3 تهدیدات و ضعف ها: از مجموع توجه تهدیدات موجود و ضعف های در حال حاضر مرکز، هدف هایی طراحی می شوند که به مسائل و مشکلات تعبیر می گردند مانند:

ارتقای شاخص های تربیتی فرهنگی طلاب به میزان 200 درصد

گسترش روابط اثربخش با پنج اتحادیه بین المللی علمی و مذهبی (داخلی و خارجی)

ارتقای پنجاه درصدی سطح فعالیت های اطلاع رسانی در جهت شناساندن اهداف و برنامه های مرکز (داخلی و خارجی)

توزیع اهداف

گروه های هدف گذاری پس از تعریف اهداف در چهار وضعیت، بخش های متولی هر هدف را تعیین کردند که در کاربرد بعدی، واحدهای مجری و دوره زمانی هدف را مشخص نمودند به عنوان نمونه.