توسعه ی مأموریت سازمان، گامی مهم در تعیین جهت گیری هر سازمان و منعکس کننده ی نتایج تحلیل محیطی است. دراین جا نگرش ما بر مأموریت سازمانی براساس تعریف و اهمیت آن و تشریح نوع اطلا عاتی که معمولاً درشرح مأموریت وجود دارد، می باشد.
مأموریت سازمانی چیست؟
توسعه ی مأموریت سازمان، گامی مهم در تعیین جهت گیری هر سازمان
مأموریت سازمانی، هدف یا علت وجود سازمان است. به طور کلی، مأموریت سازمانی در بردارنده ی اطلا عاتی درباره ی نوع تولیدات و خدمات مشتریان، ارزش های سازمان و... است.
مأموریت سازمانی، بیان گسترده ای از جهت گیری سازمانی است. مدیران برای توسعه ی صحیح مأموریت سازمانی، باید اطلا عاتی را که در طول روند تحلیل محیطی به دست میآید، به طور کامل تحلیل کنند و مورد توجه قرار دهند.
معمولا ً مأموریت سازمانی برای هر مؤسسه در قالب «شرح مأموریت»، خلا صه، تعریف و تنظیم می شود.
چرا مأموریت سازمانی اهمیت دارد؟
تدوین مأموریت سازمانی از وظایف مهم مدیران است، زیرا وجود مأموریت سازمانی که به طور رسمی تعریف شده باشد، احتمال موفقیت سازمان را
بیش تر می کند. داشتن مأموریت سازمانی مستحکم و منظم، ازچند بُعد اهمیت دارد:
١. به تمرکز تلا ش های انسانی در یک جهت مشترک کمک می کند. مأموریت، هدف های عمده ای را که سازمان سعی می کند به آنها برسد، روشن می سازد. با به ذهن سپاری این اهداف، مدیر می تواند اطمینان یابد که تمام اعضای سازمان، در تلا شی همآهنگ، با یکدیگر کار می کنند، تا به اهداف برسند؛
٢. به اطمینان یافتن از این که سازمان اهداف متضاد را تعقیب نخواهد کرد کمک می کند. اهدافی که با یکدیگر پیوستگی ندارند بر این دلا لت می کنند که سازمان در جهت هایی متفاوت و ناهمگون حرکت می کند. با توسعه ی شرح مأموریتی منطقی، مدیر می تواند اطمینان حاصل کند که سازمان براساس اهدافی روشن و سازگار بنا شده است و می تواند از به هدررفتن منابع و نیروها و بروز تضاد اجتناب ورزد؛
٣. به عنوان دلیل کلی برای اختصاص منابع سازمانی عمل می کند.
سازمان ها از منابع گوناگونی برای تولید کالا ها و خدمات و دراختیار مشتری قراردادن آنها استفاده می کنند. مانند منابع پولی، نیروی انسانی، مواد خام و تجهیزات. شرح مأموریتی که به خوبی توسعه یافته باشد، حاوی دستورالعمل هایی کلی درباره ی این که سازمان چه منابعی را باید به دست آورد و این که چگونه این منابع را توزیع کند، می باشد؛
٤ .زمینه ی مسؤولیت های شغلی را درون سازمان ایجاد می کند. اشخاص وظایف خاصی را در سازمان انجام می دهند تا کالا ها و خدماتی را ارائه دهند. راه نمای جامع وظایف که باید در سازمان وجود داشته باشد، در شرح مأموریت سازمان گنجانده می شود؛
٥. به عنوان اصلی برای توسعه اهداف سازمانی عمل می کند. اهداف سازمانی باید منعکس کننده ی مأموریت سازمانی باشد. چون شرح مأموریت هدف کلی سازمان را ترسیم می کند، به عنوان نقطه ی عزیمت به سمت اهداف سازمانی ویژه تر عمل می نماید. اهداف سازمانی ای که به درستی تدوین شده باشند، با مأموریت سازمان سازگاری دارند. هر هدفی که با شرح دقیق مأموریت سازمان سازگاری نداشته باشد، به غلط تدوین شده و باید کنار گذاشته شود یا مورد تجدیدنظر قرار گیرد.
اطلا عات موجود در شرح مأموریت
اطلا عات موجود در شرح مأموریت سازمان های مختلف، به نوعی با یکدیگر متفاوت است، اما بیش تر شرح مأموریت ها این موضوعات را که ممکن است در شرح مأموریت سازمانی یا در ضمائم شرح مأموریت سازمانی ذکر شوند، دربر می گیرند.
١. تولید یا خدمات شرکت: این اطلا عات، کالا ها یا خدماتی که توسط شرکت تولید می شوند ، یعنی چیزی را که شرکت به مشتریانش عرضه می کند ، مشخص می نماید.
٢. بازار: این اطلا عات، مشتریان سازمان را توصیف می کند . این که مشتریان چه کسانی هستند و در کجا واقع شده اند، موضوعات مهم و رایجی هستند.
٣. فناوری: این اطلا عات معمولا ً دربرگیرنده ی موضوعاتی مانند ابزار، ماشینآلا ت، فنون، مواد و فرآیندهایی است که برای تولید کالا و خدمات سازمان به کار می روند. این بحث به طور عمده شامل شرحی وسیع از فنون تولید سازمانی است. با ظهور نوآوری های صنعتی مانند رایانه های تجاری و روبات ها، فناوری در روند برنامه ریزی استراتژیک هر سازمان مورد تأکید
بیش تری قرار خواهد گرفت.
٤. اهداف مشترک: بیش تر شرح مأموریت ها، اشاره ای کلی به اهداف شرکت دارند . برای بسیاری از شرکت ها، این اهداف شامل بقای سازمان از طریق ادامه رشد و سودآوری است. مدیران باید اطمینان یابند که هر هدف ویژه و فراگیر سازمانی باید با اشاره ی کلی به اهداف سازمانی که در شرح مأموریت آمده است، سازگار باشد.
٥. فلسفه ی شرکت: شرح فلسفه ی شرکت (که مرام نامه ی شرکت نیز نامیده می شود) به طور معمول به عنوان بخشی از شرح مأموریت یا در مطالب مکمل که ضمیمه ی شرح مأموریت است، میآید. فلسفه ی شرکت منعکس کننده ی مرام و ارزش هایی است که باید اعضای سازمان را نسبت به اداره ی کار سازمانی شان راه نمایی کند.
٦. نگرش شرکت نسبت به خود: شرح مأموریت به گونه ای اجتناب ناپذیر، دربردارنده یا منضم به اطلا عاتی درباره ی نگرش شرکت نسبت به خود است. منظور از این نگرش، تصور یا نظر شرکت از خودش است. در واقع، شرکت با ارزیابی نقاط قوت و ضعف، رقابت و توانایی خود در ادامه ی حیات در بازار به این نگرش دست می یابد.
٧. تصور عموم: شرح مأموریت معمولا ً دربردارنده ی اشاره ای مستقیم یا غیرمستقیم به نوعی برداشتی است که شرکت سعی می کند در عموم اشخاصی که با شرکت سروکار دارند، باقی گذارد. در نهایت، تصوری که مدیر می خواهد ایجاد کند مهم نیست، بلکه تصوری که در واقع عموم از شرکت در ذهن خود شکل می دهند، اهمیت دارد.
ماهیت اهداف سازمانی
اولین قسمت از این فصل، نقش مأموریت سازمان را در تعیین جهت گیری کلی سازمان ترسیم نمود. این قسمت بر تعیین جهت گیری سازمانی هرچه ویژه تر ، با استفاده از اهداف سازمانی تأکید دارد. اکنون اهداف سازمانی را تعریف می کنیم و اهمیتشان را شرح می دهیم. نیز دو هدف عمده ی سازمان را تشریح و زمینه های متفاوتی را که در اهداف سازمانی باید تدوین شوند، را بیان می کنیم.
تعریف اهداف سازمانی
هدف(Target) سازمانی، هدفی است که سازمان تلا ش های خود را به سمت آن هدایت می کند. در واقع درباره ی این که برای اشاره به اهداف سازمان دقیقاً از چه واژه هایی باید استفاده شود، اختلا ف نظر وجود دارد. بعضی از نظریه پردازان مدیریت درباره ی با این موضوع چنین خاطرنشان می کنند که واژه ی هدف(objectives) باید به کار برده شود. بعضی دیگر ازاهداف(Objectives) یا مقاصد(Goals) را پیش نهاد می کنند. برخی مدعی اند این دو واژه معانی متفاوتی دارند و نمی توانند به جای یکدیگر به کار روند. در این کتاب ، واژه ی هدف برگرفته از معادل انگلیسی(Target) به کار می رود که تلا ش سازمان رسیدن به آن است.
اهمیت اهداف سازمانی
در مورد اهمیت تعیین اهداف صحیح در سازمان، نباید بیش از حد تأکید کرد. اهداف، مبنایی را برای برنامه ریزی، سازمان دهی ، ایجاد انگیزه و کنترل فراهم میآورند. بدون اهداف و ارتباطات مؤثر آنها، رفتار سازمانی دچار سرگردانی می شود.
نویسندگان کتاب های مدیریتی ادعا کرده اند که از اهداف سازمانی باید به همان گونه استفاده شود که ناوبرها از ستاره ی شمال استفاده می کنند. این نظریه پردازان معتقدند که تعیین اهداف به مثابه شناسایی ستاره ی شمال است؛ ستاره ی شمال را روی قطب نمایتان تنظیم می کنید و هر موقع که راه را گم کردید، از آن برای راه یابی ا ستفاده می نمایند. پیش نهادات دیگر درباره ی این که چگونه مدیران باید از اهداف برای هدایت سازمان ها استفاده کنند بدین قرار است:
١. مدیران باید از اهداف سازمانی به عنوان راه نمایی برای تصمیم گیری استفاده کنند. بخش قابل ملا حظه ای از کار مدیر به تصمیم گیری مربوط است. مدیری که می داند چه اهدافی برای سازمان تعیین شده، به راحتی تصمیمی را که تضمین کننده ی دست یابی به اهداف سازمانی است اتخاذ می کند.
٢. مدیران باید از اهداف سازمانی به عنوان راه نمایی برای افزایش کارآیی سازمان بهره جویند. سازمان کارآمد ، سازمانی است که منابع سازمانی کمی را برای دست یابی به اهداف خود به هدر می دهد. از این رو، مدیران برای توسعه و حفظ سازمان کارآمد، باید اهداف سازمانی را به روشنی درذهن داشته باشند.
٣. مدیران باید از اهداف سازمانی به عنوان راه نمایی برای ارزیابی عملکرد استفاده نمایند. تلا ش یا کار انسان اهمیت بسیار زیادی در نیل به اهداف دارد. مدیران باید عملکرد کارکنان را - در قالب این که این عملکردها در کمک به سازمان و رسیدن به اهدافش تا چه حد مفید است - ارزیابی کنند و پاداش لا زم را بدهند. همچنین به عملکرد فردی که کمکی به اهداف سازمانی نمی کند ، پاداش ندهند؛ بلکه او را تنبیه نمایند.
انواع اهداف در سازمان ها
سازمان باید دو نوع هدف مختلف داشته باشد: کوتاه مدت و بلندمدت.
اهداف کوتاه مدت اهدافی هستندکه سازمان سعی می کند ظرف حدود یک یا دو سال به آنها دست یابد.
اهداف بلند مدت اهدافی هستند که سازمان سعی می کند در مدت حدود سه تا پنج سال به آنها برسد.
این دو نوع هدف سازمانی از جهاتی مهم با هم تفاوت دارند. آشکارترین تفاوت آنها مدت زمانی است که در طی آن سازمان سعی بر نیل به هدف دارد. تفاوت مهم دیگر بین این اهداف، ویژگی در نظر گرفته شده برای آنهاست؛ به طور کلی، اهداف کوتاه مدت درباره ی این که چه کسی اهداف را محقق می سازد؟؛ دقیقاً چه کارهایی باید انجام پذیرد؟؛ چه موقع این کارها باید انجام شود و در کدام زمینه ی سازمانی قرار گیرد؟؛ به گونه ای ویژه و مفصل بحث می کنند.
زمینه هایی که اهداف سازمانی در آنها استقرار می یابند
از ابتدای فعالیت های تجاری و صنعتی، بیش تر سازمان ها بر سودآوری به عنوان هدف اصلی تمرکز یافته اند. امروزه بسیاری از شرکت ها، قبل از هرچیز، سوددهی هرچه بیش تر را در نظر نمی گیرند و درعمل، هیچ اولویت مالی مطلق و حتمی وجود ندارد. پیتردراکر (Peter Druker) ، از نویسندگان برجسته در مسایل تجاری زمان حاضر، می گوید: «اداره کردن سازمان ها تنها با تأکید عمده بر یک هدف اشتباه است». طبق نظر دراکر، سازمان ها باید درصدد دست یابی به چند هدف باشند. باید اهداف کافی تبیین شوند، به نحوی که تمام زمینه های مهم برای عملیات سازمان تحت پوشش قرار گیرد. هشت زمینه کلیدی که اهداف سازمانی باید معمولا ً براساس آنها تنظیم شوند، به شرح زیر می باشند:
١. جایگاه در بازار: جایگاه سازمان نمایان گر این است که سازمان در مقایسه با سایر رقبا در کجای بازار قرار دارد. یکی از اهداف سازمان باید جایگاهی باشد که سازمان سعی دارد در بازار به دست آورد؛
٢. نوآوری: هرگونه تغییری که برای بهبود شیوه های هدایت کار سازمان صورت می گیرد؛ اهداف سازمانی باید مشخص کننده ی هدف هایی در زمینه نوآوری باشد که سازمان آنها را نشانه رفته است؛
٣. قابلیت تولید: سطح کالا و خدماتی که توسط سازمان - به نسبت منابعی که در روند تولید استفاده می شود - تولید می گردد؛ سازمان هایی که از منابع کم تری برای تولید سطح مشخصی از تولیدات استفاده می کنند، بازدهی تولیدی بیشتری دارند تا سازمان هایی که منابع بیش تری را برای همان سطح تولید به کار می گیرند؛
٤. سطح منابع: مقدار نسبی منابع گوناگونی که توسط سازمان نگه داری می شود؛ مانند موجودی کالا ، تجهیزات ونقدینگی؛
بیش تر سازمان ها باید اهدافی را تنظیم کنند که نشان دهنده ی مقدار نسبی هر یک از این دارایی ها باشد که باید نگاه داشته شوند؛
٥. سودآوری: توانایی سازمان برای کسب درآمد بیش تر از هزینه های لا زم برای ایجاد آن درآمد؛ سازمان ها، معمولا ً اهدافی دارند که بیان کننده ی سطحی از سودآوری است که برای تحقق آن در تلا ش اند؛
٦.کارآیی و توسعه ی مدیریت: کیفیت عملکرد مدیریتی و روند رشد شخصی مدیران. به دلیل حیاتی بودن این زمینه ها در موفقیت بلند مدت سازمان، تأکید بر آنها با تعیین اهداف سازمانی ذی ربط و کوشش در راه دست یابی به این اهداف، از اهمیت به سزایی برخوردار است؛
٧. عملکرد و دیدگاه کارکنان: کیفیت عملکرد کارکنان غیرمدیریتی و نگرش آنها نسبت به کارشان؛ این زمینه ها نیز در نیل به اهداف بلندمدت سازمان حیاتی است. اهمیت این ملا حظات باید از طریق تدوین اهداف سازمانی مورد تأکید قرار گیرد؛
٨. مسؤولیت اجتماعی: تعهد تشکیلا ت در کمک به بهبود رفاه جامعه، در حالی که سازمان در راه نیل به اهدافش کوشش می کند. تا چند سال پیش، تنظیم اهداف سازمانی در این زمینه بحث انگیز بود. امروزه تنظیم این گونه اهداف سازمانی امری عادی است و بسیار مهم تلقی می شود. فصل هشتم، «مدیریت استراتژیک و مسؤولیت اجتماعی» این موضوع را با جزییات بیش تری مورد بررسی قرار می دهد.
ویژگی های اهداف سازمانی با کیفیت بالا
اهداف سازمانی به نوعی در تمام سازمان های مدرن وجود دارد. کیفیت اهداف تا حد زیادی مشخص کننده ی آن است که این اهداف در عمل چقدر مفیدند. دستورالعمل ها با گذشت زمان توسعه یافته اند، تا مدیران را در توسعه ی اهداف سازمانی با کیفیت بالا یاری دهند. از جمله می توان به این دستورالعمل ها اشاره کرد:
١. مدیران باید اهداف سازمانی ای را توسعه دهند که ویژه باشند. اهداف ویژه دقیقاً مشخص می کنند که چه کاری باید انجام شود؛ چه کسی باید آن را انجام دهد و در چه چارچوب زمانی باید انجام شود. ویژه بودن ، مانع سردرگمی در اهداف می شود و اطمینان می دهدکه تمام اعضای سازمان می دانند و درک می کنند که از آنها چه انتظاری می رود؛
به طور کلی، هرچه هدف ویژه تر باشد، برای مدیریت ساده تر خواهد بود که استراتژی های تضمین کننده ی تحقق آن هدف را توسعه دهد. اهداف ویژه با کیفیت بالا ، در واقع مبنایی هستند که مدیریت نیاز دارد تا براساس آنها استراتژی های مناسب سازمانی را تدوین کند؛
٢. مدیران باید اهداف سازمانی ای را تنظیم کنند که به سطح تلا ش مطلوبی نیاز داشته باشد. اهداف باید در حد کافی در سطح بالا تنظیم شوند به نحوی که کارکنان به گونه ای خود را ترقی دهند تا به این اهداف برسند.
از سوی دیگر، اهداف نباید بیش از حد انتظار بالا و عالی در نظر گرفته شوند که کارکنان مأیوس شوند و از کوشش باز مانند. خوش بختانه در این باره اهدافی که توانایی کارکنان را به مبارزه بطلبند، معمولا ً جالب تر و با انگیزه ترند تا اهدافی که به سهولت قابل دست یابی باشند.
٣. مدیران باید اهداف سازمانی ای را برقرار کنندکه دست یافتنی باشند. تمام اعضای سازمان باید اهداف سازمانی را تحقق پذیر بپندارند. کارکنانی که دست یابی به اهداف را ناممکن می دانند ممکن است کلا ً از اهداف - به عنوان نشانگری که باید براساس آن زمان و تلا ش خود را به کار گیرند -
چشم پوشی نمایند.
٤. مدیران باید اهداف سازمانی را برقرار کنند که انعطاف پذیر باشند. اهداف باید با این درک برقرار شوند که ممکن است نیاز به اصلا ح داشته باشند. اهداف معمولا ً با تغییر محیط سازمانی، دچار دگرگونی می شوند. مدیران باید آگاه باشند که اهداف می توانند تغییر یابند. آنان باید به طور مداوم محیط سازمانی را ارزیابی کنند تا دریابند که چه موقع باید در اهداف سازمانی تغییر صورت گیرد. همچنین باید تمام اعضای سازمان را تشویق کنند تا اندیشه ی خویش را در خصوص چنین تغییراتی- اگر فکر می کنند تغییر مورد نیاز است - مطرح نمایند.
٥. مدیران باید اهداف سازمانی ای را برقرار کنند که قابل اندازه گیری باشند. هدف قابل اندازه گیری - که گاه هدف عملیاتی نیز نامیده می شود - هدفی است که به گونه ای بیان شود که تلا ش برای رسیدن به آن بتواند با خود هدف مقایسه شود تا معلوم گردد آیا واقعاً تلا ش به هدف رسیده است یا خیر. سردرگمی درباره ی این که آیا هدفی محقق شده است یا نه، معمولا ً به ایجاد روابط ضعیف بین مدیریت و کارکنان منجر می شود و به سرعت هدف سازمانی را به خسارت و عدم منفعت تبدیل می کند. دقت زیاد در طراحی اهداف به منظور جلوگیری از این پیامد زیان بار، ارزش وافری دارد.
٦. مدیران باید اهداف سازمانی ای را توسعه دهند که در بلندمدت و کوتاه مدت سازگاری داشته باشند. مدیران باید اهداف سازمانی را برقرار کنند که منعکس کننده ی آمیزه ی مطلوبی از چارچوب های زمانی و پشتیبانی کننده ی یکدیگر باشند. اهداف کوتاه مدت یا با اهداف بلندمدت سازگار و بیان کننده ی هدف هایی باشند که در حدود یک تا دو سال به آنها رسید.
منبع: مدیریت استراتژیک، ساموئل سرتو، پائول
پیتر، ترجمه ی علی شمخانی، دانشکده ی
فرماندهی سپاه پاسداران انقلا ب اسلا می
