فرض کنید در ماموریتی خارج از کشور هستید و رئیس شما از شما بخواهد که گزارش سفر و پیشنهادهای خود را ارائه بدهید. در روش قدیمی - که تا دو سال پیش مرسوم بود - مجبور بودید که فایل گزارش خود را از طریق پست الکترونیکی یا FTP ارسال کنید.
رئیس، آن را می دید و تغییرات را برای شما ارسال می کرد. سپس شما هم آنها را در سند می آوردید و دوباره فایل را ارسال می کردید و...
اما اینک با استفاده از ویدئو کنفرانس، هردو نفر شما به طور هم زمان گزارش و پیشنهادها را می خوانید، اصلاحات را انجام می دهید و تبادل نظر و مشورت می کنید; گویا در اتاق جلسه کنار هم نشسته اید!
می توانید به وسیله این امکان به دیدار مؤمنی آشنا در دیاری دور بروید تا زیاد احساس غربت نکند!
در این مقاله سعی می کنیم خلاصه وار مطالب مفیدی را در مورد نحوه کاراندازی و برخی امکانات بسته های نرم افزاری ویدئو کنفرانس ارائه دهیم.
مراحل فراهم سازی ویدئو کنفرانس
به طور اجمال می توان گفت برای این کار مراحل زیر را باید انجام دهید:
1- یک حساب اینترنت باز کنید( با یکی از مؤسسات فراهم کننده خدمات اینترنت (ISP) قرارداد ببندید).
2- یک دوربین، یک میکروفن و بلندگو به کامپیوتر خود وصل کنید.
3- نرم افزار ویدئو کنفراس را نصب و پیکربندی کنید.
4- با اینترنت ارتباط برقرار کنید. (چه از طریق شماره گیری به وسیله مودم و چه از طریق شبکه کامپیوتری اداره یا محل کار خود)
برپاسازی ویدئو کنفرانس
برقراری ویدئو کنفرانس مستلزم آن است که قبلا سیستم کامپیوتری خود را پیکربندی کرده باشید. این پیکربندی شامل پیکربندی سخت افزار و نرم افزار خواهد بود:
پیکربندی سخت افزار
پیکربندی سخت افزار روز به روز ساده تر می شود. چند سال پیش، قیمت وسائل جانبی(یک دوربین کوچک، میکروفن و سیستم صوتی) چنان بود که استفاده از ویدئو کنفرانس به خیال کسی خطور نمی کرد اما امروزه شرایط فرق کرده است; اکثر کامپیوترهای جدید خودشان دارای کارت صوتی با کیفیت خوب و بلندگو هستند و در بازار سخت افزار نیز میکروفن ها و دوربین های ارزان قیمت را می توان یافت.
با این همه، در مورد کاراندازی سخت افزار دو مسئله باید در نظر گرفته شود:
1- نظر به اینکه ویدئو کنفرانس روی خطی (Online) به منابع کامپیوتری بسیار زیادی (مانند حافظه و دیسک سخت) نیاز دارد، راهنماهای جانبی ویدئو کنفرانس، فهرستی با حد اقل امکانات را برای سیستم کامپیوتر شما تعیین می کنند. سرعت پردازنده پی سی (PC) در صدر فهرست قرار دارد. بهتر است از پردازنده هایی بهره بگیرید که بسیار سریع تر از نیاز حد اقل را دارا باشند و گر نه، اصلا تصویر و صدای واضحی نخواهید داشت.
2- ارتباط با اینترنت از طریق شبکه محلی (LAN) شرکت مربوطه، برای ویدئو کنفرانس، راه مطمئن تری است اما اگر از یک مودم استاندارد بهره مند هستید اولا باید از سریع ترین مودم ممکن استفاده کنید و ثانیا شرکت فراهم کننده خدمات اینترنت (ISP) شما نیز باید سریع ترین ارتباط ممکن را مهیا سازد. اگر سرعت ارتباط شما با "ISP" بسیار کمتر از سرعت مودم باشد با "ISP" خود تماس بگیرید و مسئله را گوشزد کنید.
انتخاب نرم افزار
مسئله نرم افزار قدری پیچیده تر است چرا که برای برپایی ویدئو کنفرانس، نرم افزار شما باید اولا با نرم افزار طرف مقابل و ثانیا با گروه سخت افزار موجود سازگاری داشته باشد.
اگر با استفاده از برنامه "Netscape Navigator" در وب گشت زنی می کنید، احتمالا یک برنامه کنفراس به همراه "Navigator" داشته باشید. برای بررسی، برنامه مرورگر خود را باز کنید و ببینید آیا منویی با عنوان " communicator" دارید یا نه، که [ اگر داشته باشید] باید در سمت چپ منوی "Help" باشد. در صورت وجود این منو، گزینه "Conference" را از منوی "communicator" انتخاب کنید; نرم افزار ویدئو کنفرانس روی خطی ( Online) باید روی صفحه نمایش ظاهر بشود.
میکروسافت نیز یک نرم افزار رایگان ویدئو کنفرانس روی خطی به نام "NetMeeting" دارد که می توانید آن را از پایگاه وب میکروسافت دریافت کنید. این برنامه که همراه برنامه مرورگر "IE" هم عرضه شده است یکی از بهترین برنامه های رایگان است. این برنامه حاوی امکانات مختلفی چون گفتگو، وایت بورد، استفاده اشتراکی برنامه های کاربردی و انتقال فایل می باشد.
اگر می خواهید شرکتی را انتخاب کنید که تخصصش ویدئو کنفرانس روی خطی است بهتر از Cu-SeeMe پیدا نخواهید کرد.
برخی امکانات بسته های نرم افزاری ویدئو کنفرانس
اشتراک در اسناد (document sharing) یا همکاری: این امکان استاندارد که در بسیاری از بسته های نرم افزاری ویدئو کنفرانس روی خطی موجود است، به سندی که بر روی یک کامپیوتر قرار دارد امکان می دهد که به کامپیوتری دیگر ارسال شود و سپس همه طرفها بر روی آن کار کنند و در نهایت به کامپیوتر مبدا بازگردانده شود.
انتقال فایل (file transfer) : این امکان نیز در بسیاری از بسته های نرم افزاری ویدئو کنفرانس موجود است. در این حالت فایل ها از یک کامپیوتر به کامپیوتر دیگر انتقال می یابند. زیبایی این امر در آن است که انتقال فایل در «زمینه » انجام می شود و در نتیجه نیازی به توقف کنفرانس نیست.
گفتگوی هم زمان (real-time chat) : از دیگر امکانات اکثر برنامه های ویدئو کنفرانس، گفتگوی مبتنی بر متن است که شما به وسیله آن در عین حال که با شخصی در ویدئو کنفرانس ارتباط دارید، می توانید از طریق پیام متنی با طرف ثالثی هم مرتبط باشید.
تخته سفید (whiteboard) : این یکی دیگر از امکانات نسبتا استانداردی است که کاربران توسط آن می توانند متون را اصلاح و در نمودارها تغییراتی بدهند. آنها همچنین بدین وسیله می توانند اسناد را مشترکا ببینند.
ریزپردازنده، سال ششم، شماره 64
