تهیه و ارائه پاورپوینت حرفه ای و چه با هر ابزار دیگری آماده شده باشند، پشتیبان بسیاری خوبی برای بحث و گفتگو، به تصویر کشیدن مسائل پیچیده یا جلب توجه حضار روی موضوع مورد نظر ما هستند. اما همین ارائه‌ها، اگر نامناسب باشند می‌توانند کاملاً خلاف این موارد عمل کنند. طراحی نامناسب اسلایدها با حجم زیاد و طولانی از متن یا استفاده از تصاویر تار و مبهم، می‌تواند باعث گیج شدن یا آزار حاضرین شود. حتی در بعضی مواقع تهیه و ارائه پاورپوینت (هر طور هم که طراحی شده باشد) برای اثرگذاری مطلب مضر است.
در این مقاله برای شما راهنمایی‌های مختصری برای تهیه و ارائه پاورپوینت حرفه ای با ظاهر حرفه‌ای و محتوای مختصر و مفید و به دور از اشتباهات معمول و رایج آماده کرده‌ایم.
طراحی
اولین نکته‌ای که می‌تواند هر ارائه‌ای را عالی جلوه دهد، طراحی ظاهری آن است. طراحی اولین چیزی است که حضار می‌بینند و می‌تواند یک خاطرۀ به یاد ماندنی (خوب یا بد) برای او باقی گذارد.
1- اسلایدهایتان را با دقت بسازید
از منابع مختلف برای ساخت اسلایدهایتان کپی و پیست نکنید. این کار باعث می‌شود اسلایدها در هم و آشفته به نظر برسند؛ در حالی که هدف شما باید ایجاد یک ظاهر مستحکم و ثابت باشد که به مخاطب در تمرکز روی مسائل اصلی، صحبت‌های شما و حقایق نمایش داده شده در اسلایدها کمک کند.
این مطالب را نیز بخوانید:
برای رسیدن به این هدف بهتر است از یک قالب ساده استفاده کرده یا قالب شخصی خودتان را بسازید. پاورپوینت مجموعه‌ای از قالب‌های معمولی برای ارائه در خود دارد و علاوه بر آن‌ها نیز قالب‌های بسیاری به صورت رایگان در فضای اینترنت پیدا می‌شود.
یک فونت ساده و خوانا استفاده کنید. انجام این کار شاید سخت باشد. حتی اگر یک طراح هستید، باز هم سعی کنید تنها از یک خانواده فونت در اسلایدها استفاده کرده و خلاقیت خود را به بازی کردن با رنگ یا سایز همان یک نوع فونت، محدود کنید.
اگر در مورد فونت‌ها هنوز تردید دارید، تصویر بالا با عنوان «10 فرمان در مورد تایپوگرافی» راهنمایی‌های مناسبی در مورد انتخاب فونت (البته فقط فونت‌های انگلیسی) در اختیار شما قرار می‌دهد. سایز فونت سرفصل و متن‌ها را با دقت انتخاب کنید. از طرفی، نباید در یک اسلاید حجم سنگینی از متن را قرار داده و حواس مخاطب را از صحبت‌هایتان پرت کنید و از طرف دیگر، مخاطب باید بتواند بخش‌هایی که شما به عنوان نکات کلیدی در نظر دارید، به آسانی بخواند. بنابراین از فونتی استفاده کنید که به اندازۀ کافی بزرگ باشد.
به اندازۀ کافی برای نکات برجسته مثل تصاویر یا پیام‌های اصلی جا بگذارید. بعضی عناصر ارائه باید به خوبی برجسته شوند. بنابراین مراقب باشید که این عناصر در یک پس‌زمینۀ شلوغ گم نشوند و مکان مورد نیاز خود برای خودنمایی را داشته باشند. یک نقل قول یا تصویر خاص، در یک صفحۀ خالی که جز یک سربرگ ساده و پس‌زمینۀ پایۀ اسلایدها چیزی در آن نیست گاهی اوقات می‌تواند بسیار اثرگذار باشد.
از چینش عناصر، کم ولی به جا استفاده کنید. اگر محتوای ارائه قوی باشد شاید حتی به دکوراسیون خاصی هم نیاز نداشته باشید. قالبی که استفاده می‌کنید معمولاً تا حدودی به چینش اسلایدها نظم و ترتیب می‌دهد.
زمان و انرژی مورد استفاده در طراحی را محدود کنید. هرگز اجازه ندهید طراحی و مسائل ظاهری، باعث محدود یا ضعیف شدن دستاورد اصلی ارائه شود.
2- ثبات داشته باشید
در انتخاب نوع فونت و سایز آن در همه اسلایدها ثبات داشته باشید. این مسئله به همان موضوع که باید از یک قالب استفاده کنید برمی‌گردد. اگر از یک قالب حرفه‌ای استفاده کنید، طراح آن قالب این موضوع را رعایت خواهد کرد. می‌توانید به انتخاب همان طراح اعتماد کنید.
رنگ‌ها را با یکدیگر هماهنگ کنید. این بخش، جایی است که بسیاری از ارائه‌ها در آن با شکست مواجه می‌شوند. شاید از یک قالب قدیمی استفاده و از رنگ‌هایی که طراح برای آن قالب مشخص کرده استفاده کنید و همه چیز خوب باشد اما ناگهان همه چیز را با استفاده از یک جدول زشت اکسلی، نابود می‌کنید.
بخشی از زمان خود را برای هماهنگ کردن طراحی ارائه با عناصر مجازی و تصاویر موجود در آن اختصاص دهید.
می‌توانید از آرم شرکت خود استفاده کنید، سرفصل‌ها را پررنگ کرده، یک فریم خاص برای ارقام یا عکس‌ها یا کل اسلایدها به وجود بیاورید و … اما اسلایدهای خود را با این عناصر بیش از اندازه پر نکنید.
رنگ‌ها
یک انتخاب رنگ ضعیف می‌تواند ارائه را به کلی خراب کند.
3- از تضاد استفاده کنید
متن سیاه بر روی پس‌زمینه سفید همیشه بهترین، و در عین حال خسته‌کننده‌ترین انتخاب است. شما می‌توانیددر تهیه و ارائه پاورپوینت از رنگ‌ها استفاده کنید اما همیشه آن‌ها را با دقت و مسئولانه انتخاب کنید.
همیشه با در نظر داشتن یک تضاد مناسب بین رنگ‌ها به راحتی چشم‌های حضار کمک کنید. اگر باز هم در انتخاب رنگ مشکل دارید، می‌توانید از ابزارهای آنلاینی که پالت‌های رنگی مختلف پیشنهاد می‌دهند استفاده کنید. در نهایت ساده‌ترین انتخاب، استفاده از رنگ‌های موجود در قالبی است که از آن استفاده می‌کنید.
4- در تهیه و ارائه پاورپوینت به کارتان رنگ و لعاب دهید
مراقب رنگ‌هایی که برای نمایش ویژۀ یک پیام استفاده می‌کنید باشید. رنگ‌ها دوستان شما هستند. آن‌ها می‌توانند بخش مورد نظر شما را کاملاً برجسته کرده یا برعکس، دستاورد اصلی ارائۀ شما را به کل نابود کنند.
تأثیر رنگ‌ها را با استفاده از رنگ‌های بسیار زیاد در مواقع متعدد ضعیف نکنید. این تأثیر به خصوص فقط زمانی به چشم می‌آید که به اندازه یا حتی به ندرت استفاده شود. سعی کنید استفاده از رنگ‌ها را به یک رنگ در هر اسلاید، محدود کنید.
یک انتخاب عالی داشته باشید. از هماهنگی رنگ‌ها برای طراحی و ایجاد تضاد خود و پررنگ کردن پیامتان استفاده کنید. از یک پالت رنگی حرفه‌ای برای پیدا کردن اینکه کدام رنگ بهتر با تِم شما کار می‌کند استفاده کنید.
از «10 فرمان در مورد تئوری رنگ‌ها» که در بالا نمایش داده شده نیز می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر درباره رنگ‌ها استفاده کنید.
متن
5- در تهیه و ارائه پاورپوینت ساده و مستقیم بنویسید
- فقط واژه‌های کلیدی را در اسلایدهای خود قرار دهید.
- هرگز و به طور قطع، از جملات کامل در متن اسلایدها استفاده نکنید.
- در هنگام ارائه از روی اسلایدها نخوانید. راحت و بدون تعهد به متن اسلاید صحبت کنید.
به خاطر داشته باشید که اسلایدها فقط برای پشتیبانی و کمک به شماست، نه جایگزینی برای صحبت‌هایتان. شما می‌خواهید گزارش خود را بیان کنید و در مورد داده و رویدادها صحبت کنید و فقط بعضی موارد کلیدی را روی اسلایدها نمایش می‌دهید. اگر بخواهید در طول ارائه، به روخوانی از روی اسلایدها بپردازید و بدتر از آن، همین کارها را به خوبی انجام ندهید، مسلماً حضار را ناراحت کرده و احتمالاً باعث می‌شوید که به جای گوش دادن به صحبت‌های شما، سرگرم بازی با گوشی‌های خود شوند.
6- دستاورد اصلی تهیه و ارائه پاورپوینت
همیشه نکات کلیدی ارائۀ خود را در یک «دستاورد اصلی» یا Take Home Message خلاصه کنید. از خودتان بپرسید که اگر حضار قرار باشد یک چیز را از ارائۀ شما یاد گرفته یا به خاطر سپارند، آن چیز باید چه باشد؟ این چیز همان دستاورد اصلی شماست.
دستاورد اصلی همان پیام کلیدی شما یا خلاصه‌ای از اطلاعات یا گزارش شماست. اگر یک ارائۀ طولانی یک ساعته دارید، شاید نیاز به چند پیام از نوع دستاورد اصلی داشته باشید. فقط در نظر داشته باشید که چیزی که به عنوان نکتۀ کلیدی انتخاب می‌کنید، واقعاً برای مخاطب شما نیز مهم باشد.
دستاورد اصلی ارائه را به یاد ماندنی کنید. این مسئولیت شماست که مخاطب بتواند از ارائۀ شما، مطلب ارزش‌مندی را به خانه برد. با برجسته کردن پیام اصلی، چه از طریق به تصویر کشیدن و چه با ایجاد فریم دور آن، به مخاطب کمک کنید که پیام مورد نظر شما را دریافت کند.
تصاویر
عکس‌ها و تصاویر عناصر کلیدی هر ارائه‌ای هستند. مخاطبانتان هم می‌شنوند و هم می‌بینند. آن‌ها می‌خواهد ببینند شما در مورد چه صحبت می‌کنید و نشانه‌های بصری به آن‌ها در فهمیدن این موضوع کمک می‌کند.
7- اضافه کردن تصاویر
بیشتر از متن‌هایتان، از تصاویر استفاده کنید. تصاویر هم دوستان شما هستند. آن‌ها می‌توانند نکات شما را نمایش داده و به انتقال پیام شما کمک کنند.
از تصاویر برای تزئین اسلایدها استفاده نکنید. این کار یک استفادۀ ناشیانه از تصاویر است که باعث حواس‌پرتی مخاطب می‌شود.
تصاویر می‌توانند پیام شما را تکمیل یا تقویت کنند. بنابراین از آن‌ها برای تجسم یا توضیح گزارش خود استفاده کنید.
در واقع، یک تصویر می‌تواند ارزشمندتر از هزار کلمه باشد. به عبارت دیگرف اگر برای نوشتن هزار کلمه فرصت ندارید، می‌توانید از یک عکس استفاده کنید!
انیمیشن‌ها و مدیا
انیمیشن در تهیه و ارائه پاورپوینت می‌تواند ابزار مناسبی برای توضیح و تشریح مسائل پیچیده‌تر و سنگین‌تری باشد که شرح آن‌ها با یک تصویر ثابت امکان‌پذیر نیست. یک انیمیشن خوب می‌تواند علاوه بر فهم مطلب، به به خاطر سپردن آن توسط مخاطب نیز کمک کند.
8- استفادۀ سبک‌سرانه ممنوع
به ندرت از انیمیشن‌ها و مدیا استفاده کنید. در واقع فقط باید در یک یا دو مورد خاص از آن‌ها استفاده شود:
- برای جلب توجه، مثلاً برجسته کردن دستاورد اصلی ارائه
- برای توضیح یک مدل یا تأکید و تأثیر آن
در ارائه‌تان رسانه‌ها را جاسازی (embed) کنید و مطمئن شوید در قالب ارائۀ شما کار می‌کنند. در غیر این صورت هنگام برخورد با آن‌ها، احمق به نظر خواهید رسید.
هدف و محتوا
هدف شما، مثلاً مخاطبانتان، محتوای ارائه را مشخص می‌کنند. برای مثال شما نمی‌توانید به عده‌ای بچه مدرسه‌ای، در مورد مسائل پیچیدۀ اقتصادی توضیح دهید اما می‌توانید با آن‌ها در مورد جایگاه اقتصاد صحبت کنید و توضیح دهید که چرا اقتصاد مهم است.
9- حضار را در ذهن داشته باشید
وقتی در حال جمع‌آوری ارائۀ خود هستید، سؤال زیر را از خودتان بپرسید:
- مخاطبان چه چیزی را می‌دانند؟
- من باید چه چیزی را به آن‌ها بگویم؟
- آن‌ها چه انتظاری از ارائه دارند؟
- چه چیزی برای آن‌ها جالب توجه است؟
- من چه چیزی را می‌توانم به آن‌ها یاد دهم؟
- چه چیزی حواس آن‌ها را متمرکز نگه می‌دارد؟
پاسخ به این سؤالات باعث می‌شود در اسلایدهایتان از موارد ضروری استفاده کنید. به عبارت دیگر، ضروریات را به خوبی توضیح داده و سلاح‌هایی مانند متن، تصاویر و انیمیشن‌ها عاقلانه استفاده کنید.
اگر به هدف اصلی نرسید، دیگر اهمیتی ندارد که طراحیتان چقدر خلاقانه است یا چطور کلمات کلیدی یا رنگ‌ها را انتخاب کرده‌اید. اگر توجه مخاطبان را از دست بدهید، همه چیز را از دست داده‌اید.
10- تمرین کنید
سخنرانی خوب و با اشتیاق به شما کمک خواهد کرد که مخاطبان را متقاعد کرده و توجهشان را جلب کنید. نکات زیر به یک سخنرانی خوب کمک می‌کنند:
- از اسلایدهایتان آگاه باشید.
- راحت صحبت کنید.
- با اعتماد به نفس، گاهی آهسته و گاهی بلند صحبت کنید.
- خیلی سریع حرف نزنید.
- ارتباط چشمی خود را با مخاطبانتان حفظ کنید.
یک نکتۀ پایانی در تهیه و ارائه پاورپوینت
ما در این مقاله در مورد همۀ جنبه‌های ارائه، از انتخاب یک طراحی تا نحوۀ صحبت با مخاطبانتان راهنمایی‌هایی ارائه کردیم. یک نکتۀ دیگر را نیز در ذهن داشته باشید: سعی نکنید به تفسیر چهرۀ مخاطبتان بپردازید. فرض کنید که آن‌ها حواسشان به ارائه هست و در حال یادداشت‌برداری هستند. شما بهترین کار خود را برای ارائۀ یک سخنرانی عالی انجام داده‌اید و حضار تمایل دارند از شما یاد بگیرند. چهرۀ آن‌ها شکه یا گیج نیست، آن‌ها روی مطلب تمرکز کرده‌اند! بدیهی است که شما متخصص هستید و آن‌ها یادگیرنده. اگر این نکات را به خاطر داشته باشید، می‌توانید آرام باشید و به بهترین نحو عمل کنید.
منبع: MakeUseOf
