زمانی که صحبت از بهره وری به میان می آید، حتی کوچک ترین موارد هم اهمیت دارند. به کارگیری این 9 راهکار می تواند از همین امروز، بهره وری شما را به میزان چشمگیری افزایش دهد.
هر زمان که موضوع بهره وری مطرح می شود، همه ی ما با چالش های مشابهی مواجه می شویم. برای مثال، در طول شبانه روز، تنها 24 ساعت را در اختیار داریم؛ با اینحال به نظر می رسد که برخی افراد، دو برابر این زمان را در اختیار دارند. اینگونه از افراد، در انجام دادن حجم زیادی از کارها توانایی فوق العادای دارند. حتی اگر با پروژه های گوناگونی درگیر باشند، باز هم می توانند تمامی آنها را بدون شکست به سرانجام برسانند.
توماس ادیسون می گوید: "زمان تنها سرمایه ی انسان است، و تنها چیزی است که از پس هزینه های از دست دادن آن بر نمی آییم."
همه ی ما می خواهیم که در زندگی خود کارهای زیادی را انجام دهیم و تجربه های بیشتری را کسب کنیم. بدون شک، یکی از بهترین راه ها برای دستیابی به این هدف، مدیریت زمان و انجام کارهای بیشتر در مدت زمان اندکی است که در اختیار داریم.
روزهایی که بهره وری بالایی داشته اید و تمامی وظایف خود را به درستی انجام داده اید، هنگام بازگشت به خانه، احساس بهتری را تجربه کرده اید. هیچ چیز نمی تواند با این نوع از رضایتمندی رقابت کند. با اتخاذ رویکردهای مناسب، می توانید چنین احساسی را هر روز در خودتان ایجاد کنید. لازم نیست که ساعت های بیشتری را کار کنید و یا اینکه سخت تر از همیشه تلاش کنید، تنها کافیست که هوشمندانه تر کار کنید.
افرادی که بهره وری فوق العاده بالایی دارند به خوبی از این موضوع آگاه هستند. همزمان با گذر زمان و عبور روزها، وابستگی آنها به راهکارهای کارساز برای افزایش بهره وری بیشتر می شود تا میزان تاثیرگذاری خود را بیشتر کنند. آنها از هر لحظه ی موجود در یک ساعت استفاده می کنند.
یکی از بهترین ویژگی های این راهکارها، ساده بودن آنهاست؛ آنقدر آسان که از همین امروز می توانید آنها را به کار بگیرید. آنها را بخوانید، به کار بیاندازید و شاهد افزایش بهره وری خود باشید. با این اوصاف، پیشنهاد می کنیم که با یوکن همراه شوید:
1. آنها با فشار کارهای فوری مقابله می کنند.
سختی یا دشواری ناشی از ضروریت یا فوریت، به کارهای کوچکی اشاره می کند که همین حالا و به سرعت باید انجام شود تا از جلوی راه کارهای با اهمیت برداشته شود. این مساله، مشکلات زیادی را به وجود می آورد؛ چرا که فعالیت هایی که از روی اضطرار انجام می شود، تاثیر بسیار کمی دارند.
اگر مغلوب ظلم اضطرار شده اید، روزی متوجه می شوید که روزها و هفته ها را بدون اینکه کار با اهمیتی را انجام داده باشید، سپری کرده اید. افرادی که بهره وری فوق العاده بالایی دارند، به خوبی تشخیص می دهند که چه کارهایی دقیقا سد راه عملکرد واقعی و اصلی آنها می شود؛ آنها می توانند موارد بی اهمیت و کوچک را نادیده بگیرند و به کار خود ادامه دهند.
ویلیام پن در این باره گفته است: "زمان همان چیزی است که بیشتر از همه به آن نیاز داریم؛ اما به بدترین شکل از آن استفاده می کنیم."
2. آنها هرگز کاری را به زمان دیگری موکول نمی کنند.
افراد با بهره وری بالا، هرگز چیزی را در حالت تعلیق قرار نمی دهند؛ چرا که به تعویق انداختن کارها برای اینکه بار دیگر به سراغ آنها برویم، زمان زیادی را به هدر می دهد. ایمیل یا تماس تلفنی را برای زمان های بعدی نگذارید. به محض اینکه چیزی ذهن شما را درگیر کرده و موجب عدم تمرکز شما شده، آن را انجام دهید و به سرعت از سر راه بردارید.
3. آنها قورباغه ها را می خورند.
"خوردن یک قورباغه" بهترین پادزهر برای مقابله با عادت بد به تعویق انداختن کارهاست. افرادی که بهره وری مضاعفی دارند، روز خود را با این عادت خوشمزه آغاز می کنند. منظور از این اصطلاح این است که آنها مهم ترین یا بزرگ ترین کار که شاید همان آزار دهنده ترین کار باشد را قبل از هر کار دیگری انجام می دهند. بعد از آن، به انجام کارهایی می پردازند که از آنها لذت می برند و یا در آنها ایجاد انگیزه می کند.
4. آنها چندین کار را در یک زمان انجام نمی دهند.
اینگونه از افراد به خوبی می دانند که انجام دادن چندین کار به صورت همزمان، بهره وری آنها را نابود می کند. تحقیقاتی که در دانشگاه استنفورد انجام شده نشان می دهد که انجام دادن چندین کار به صورت همزمان در مقایسه با کارهایی که تک تک و گام به گام انجام می شوند، تاثیر کمتری داشته و کیفیت پایین تری دارند. محققان به این نتیجه رسیده اند افرادی که دائما با موجی از اطلاعات الکترونیکی مواجه می شوند، نمی توانند توجه خود را متمرکز کرده، به آن اطلاعات استناد کنند و یا از کاری به کار دیگر رجوع کنند. این توانایی در افرادی که کارها را تک تک انجام می دهند، بالاتر است.
اما درباره ی افرادی که از موهبت انجام دادن چندین کار به صورت همزمان برخوردار هستند، چه می توان گفت؟ محققان دانشگاه استنفورد گروه هایی را بر اساس تمایلشان به انجام دادن چندین کار و باوری که اجرای این روش در عملکردشان دارد، مقایسه کردند. آنها به این نتیجه رسیدند که این افراد با این توانایی (افرادی که چندین کار را به صورت همزمان انجام می دهند و احساس می کنند که بهره وری فوق العاده ای دارند) در حقیقت عملکرد بدتری را در مقایسه با افرادی دارند که هر کاری را به صورت مجزا انجام می دهند. اینگونه از افراد نمی توانند روی یک کار متمرکز شوند و ذهن آشفته تری دارند؛ و نمی توانند افکار نامربوط را از کاری که باید انجام دهند، جدا کنند؛ در نتیجه، آهسته تر کار می کنند و از یک شاخه، به شاخه ی دیگر می پرند.
5. آنها قبل از اینکه دفتر کار خود را ترک کنند، برای روز کاری بعد آماده می شوند.
آنها روز کاری خود را به گونه ای ترک می کنند که خود را برای روز بعد نیز آماده کرده اند. این تمرین، دو دستاورد مهم دارد: به شما کمک می کند تا کارهایی که امروز انجام داده اید را نهایی کنید و مطمئن شوید که فردا هم روز پر بازدهی را خواهید داشت. این کار زمانی زیادی را صرف نمی کند و بهترین روش برای پایان دادن روز کاری محسوب می شود.
بنجامین فرانکلین در این باره گفته است: "هر دقیقه که برای نظم بخشیدن و سازمان دهی صرف می کنید، یک ساعت بیشتر را در ازای آن به دست می آورید."
6. آنها در طول ملاقات های مختلف هم به جدول زمانی خود پایبند هستند.
ملاقات های غیر ضروری، بزرگ ترین کشنده ی زمان هستند. افرادی که بهره وری بالایی دارند به خوبی می کنند که اگر کنترل این ملاقات ها را به دست نگیرند، تمام روز را درگیر آن خواهند بود. بنابراین، تمامی افراد حاضر را از جدول زمانی خود و زمان ترک ملاقات باخبر می کنند. این کار محدودیتی را ایجاد می کند که در دیگران نیز ایجاد انگیزه می کند و باعث می شود که آنها نیز روی تاثیر بیشتر ملاقات متمرکز شوند.
مایکل آلتشولر گفته است: "خبر بد این است که زمان به سرعت سپری می شود؛ اما خبر خوب این است که شما آن را هدایت می کنید."
7. آنها در "نه" گفتن استاد هستند.
"نه" کلمه ی قدرتمندی است که افراد با بهره وری بالا، از گفتن آن هراسی ندراند. در شرایطی که باید از این لغت استفاده کنند، از گفتن عبارت هایی مثل "فکر نمی کنم بتوانم..." یا "مطمئن نیستم..." پرهیز می کنند. نه گفتن به تعهدی که از عده ی شما بر نمی آید، به تعهد هایی که در حال حاضر دارید، ارزش بیشتری می بخشد و فرصتی را فراهم می کند تا به خوبی آنها را به سرانجام برسانید.
تحقیقاتی که در دانشگاه کالیفرنیا در سان فرانسیسکو انجام شده نشان می دهد، هرچقدر که با نه گفتن مشکل داشته باشید، به همان میزان نیز با استرس، فشار و حتی افسردگی روبرو می شوید. هنر نه گفتن را یاد بگیرید؛ چرا که روحیه و بهره وری شما را افزایش می دهد.
8. آنها تنها در ساعت های زمان بندی شده به چک کردن ایمیل های خود می پردازند.
افرادی که بهره وری بالایی دارند، اجازه نمی دهند که ایمیل ها و سایر پیام های الکترونیکی در شبکه های اجتماعی دیگر، باعث حواس پرتی آنها شود. آنها از مزیت چک کردن ایمیل در زمان های مشخص بهره می گیرند؛ علاوه بر این، می توانند ایمیل ها را بر اساس اهمیت آنها، اولویت بندی کنند. آنها برای مهم ترین افرادی که منتظر ایمیل او هستند، زمان تعیین می کنند؛ باقی ایمیل ها نیز به زمان های دیگری که از قبل تعیین شده، موکول می شود. برخی از آنها از پاسخگوی اتوماتیک ایمیل استفاده می کنند که پیامی را برای ارسال کننده ی ایمیل می فرستد و به آنها می گوید که در زمان دیگری به ایمیل آنها پاسخ داده می شود.
در اینجا، اشاره ای به نقل قول چارلز ریچارد خالی از لطف نخواهد بود: "یک نفر از یک سال خود، ارزشی معادل یک هفته را دریافت می کند؛ این در حالیست که یک نفر دیگر می تواند ارزش یک ساله را تنها از یک هفته به دست آورد."
9. آنها از تکنولوژی استفاده می کنند تا کارشان را پیش ببرد.
گاهی اوقات تکنولوژی باعث حواس پرتی می شود؛ اما فراموش نکنیم که در اصل برای کمک کردن به ما خلق شده است. افرادی که بهره وری بالایی دارند از تکنولوژی استفاده ی درستی دارند و از آن برای پیشبرد کارهای خود استفاده می کنند. علاوه بر مصارفی مثل فیلتر کردن ایمیل ها و ارسال پیام های خودکار، رویدادهای احتمالی را در گوشی های هوشمند خود زمان بندی می کنند که آنها را از زمان اتفاقات مهم با خبر می کند. بدین ترتیب، موارد با اهمیت را از دست نخواهند داد. لازم نیست که دائما گوشی همراه خود را برای استاتوس های آپدیت شده چک کنید.
سخن آخر
همه ی ما به دنبال روش هایی هستیم که از طریق آنها بتوانیم بهره وری و تاثیر خود را افزایش دهیم. امیدواریم که این استراتژی ها بتوانند در ایجاد این روحیه به شما کمک کنند.
منبع: Entrepreneur
