چگونه می توان فرهنگ دفتر کاری را در خانه ایجاد کرد؟

شرکت های فناوری به این شهرت دارند که سیاست کار از راه دور را در خود ایجاد کرده اند. البته با وجود اینکه انعطاف پذیری کار در خانه، طیف گسترده ای از منافع را برای آنها در بر دارد، ولی فقدان یک ساختمان فیزیکی که فرهنگ یک دفتر اداری را داشته باشد، گاهی مشکل زا خواهد بود. وقتی هیچ دفتری وجود ندارد، چه بر سر فرهنگ اداری می آید؟

خیلی از متخصصان آی تی، از دفترهای سنتی به سمت دفتر خانگی روانه شده اند. همچنین تعداد زیادی از مردم به این امید هستند که در آینده وارد چنین موقعیتی شوند. یک نظر سنجی انجام شده توسط سایت  HealthITJobs.com نشان می دهد و 40.9 درصد از پاسخ دهنگان گفته اند که گزینه کار کردن در خانه بهترین و مهمترین گزینه ای است که یک شرکت می تواند در اختیارشان قرار دهد.

با وجود اینکه کار در خانه می تواند تعادل زندگی و کسب و کار را بهبود بخشد، ولی این حس را نیز در شما ایجاد می کند که در انزوا به سر می برید. زمانی که در خانه کار می کنید، ارتباطات که سنگ بنای یک فرهنگ است را کمرنگ خواهید کرد، با این وجود، زمانی اوضاع پیچیده تر می شود که شما ارتباط چهره به چهره را به طور کامل از دست بدهید. چه هنگامی باید با هم تیمی ها، سرپرست و یا مشتریان خود، ارتباط بر قرار کنید؟

در این مقاله قصد داریم به چند راهنمایی اشاره کنیم که از طریق آن بتوان ارتباطاتی ایجاد کرد که فرهنگ یک دفتر اداری، در خانه نیز شکل گیرد. در ادامه با یوکن همراه باشید:

انتخاب رسانه ی درست

در دفتر کاری، اعضا و سرپرست تیم، همیشه در دسترس هستند. آنها نهایتاً به دور دفتر قدم می زنند. شما می دانید که اگر ایمیلی برایشان ارسال کنید، به سرعت، پاسخ خود را دریافت خواهید کرد، مطلع هستید که آنها چه زمانی پشت میز کاری خود نشسته اند. همچنین می توانید در جلسات هفتگی با آنها صحبت کرده و شکاف های دیگر ارتباطی را پوشش دهید.

زمانی که در خانه کار می کنید، جنبه شخصی به طور کامل حذف می شود. با این حال ابزارهای ارتباطی زیادی برای انتخاب وجود دارد. می توانید ایمیل بزنید، تماس تلفنی برقرار کنید، پیام بفرستید، چت کنید و یا از ابزارهای مدیریت پروژه ی داخلی استفاده نمایید. اما سوال اینجاست که از کدام یک از آنها باید استفاده کنید؟ و چه زمانی استفاده از آن ها مناسب است؟

بهترین راهنما برای تعیین روش های ارتباطی مناسب، "زمان" است. اینکه تیم شما به افرادی که در دفتر اداری کار می کنند و کسانی که در خانه کار می کنند، تقسیم شده باشند و یا اینکه همه ی آنها دورکاری کنند، بدیهی است که هر فرد با برنامه ی متفاوتی کار می کند. زمانی که در محیط خانه کار می کنید و به دنبال برقراری ارتباط هستید، باید فکر کنید که در این وضعیت چه نوع تماسی مناسب خواهد بود. روشی را انتخاب کنید که پس از انجام آن، پاسخ خود را سریع تر دریافت می کنید. برای این کار باید به موقعیت های زمانی توجه کرد.

به روز رسانی مکرر

زمانی که شما در دفتر کار می کنید، وقتی برای صرف نهار و یا برقراری تماس تلفنی از دفتر خارج می شوید، کل تیم از عدم حضور شما مطلع هستند. اما زمانی که در خانه مشعول به کار هستید، باید دیگران را از حضور و یا عدم حضور خود، مطلع سازید. با نگه داشتن خطوط ارتباطی، زمان در دسترس بودن خود را برای دیگران مشخص کنید.

اگر در پروژه خاصی، شخصی وجود دارد که باید به طور مستقیم با شما ارتباط برقرار کند، بهتر است همیشه از حضور شما مطلع باشد، این فرد هر زمانی که سوال و یا درخواستی از شما داشته باشد، باید فوراً پاسخ آن را دریافت کند تا بتواند ادامه ی کار را پیش ببرد. در هر صورت باید اطلاعات زمان های در دسترس بودن خود را در اختیار دیگران قرار دهید.

استفاده از ایمیل

اگر نسبت به اعضای کلیدی تیم خود، ساعات کاری متفاوتی دارید، تماس با آنها، یک چالش واقعی پیش روی شما خواهد بود. اگر آنها ایمیلی که شما برایشان ارسال کرده اید را از دست بدهند، یک روز عقب خواهید ماند، از این رو نیاز است که راه حلی برای این موضوع بیابید.

به جای اینکه اجازه دهید تا عدم تطابق ساعات کاری، برنامه های ارتباطی شما را بر هم بزند، ایمیل های خود را در ساعاتی از روز، زمان بندی کنید که مطمئن هستید که دریافت کننده، در دسترس است و آن را می خواند. تقریباً هر برنامه ی ارسال ایمیلی، این امکان را دارد که ارسال ایمیل را در زمان های خاص، زمان بندی کرد. افزونه هایی مثلBoomerang  یا  Right Inboxبرای فایرفاکس در اختیار است که امکان برنامه ریزی ساده را برای ایمیل های شما فراهم می کند و همچنین می تواند یادآوری کند که باید ایمیلی را پیگیری کرده و یا آن را مجدداً ارسال کنید.

با زمان بندی ایمیل، پیام ارسالی شما در صدر صندوق دریافتی فردی که برایش ایمیل ارسال کرده اید، قرار می گیرد و زمانی که او کار خود را شروع کند، حتما ایمیل شما را خواهد دید، از این رو سریع تر به پاسخ مد نظر خود می رسید.

انطباق با فرهنگ جدید

هر دفتر اداری فرهنگ منحصر به خود را دارد. به طور مثال متخصصان آی تی، نسبت به آن دسته از کسانی که در یک شرکت مشاوره کار می کنند، رفتار استارتاپی و تعامل متفاوتی دارند. زمانی که شما تغییر شغل می دهید، نمی توانید مانند روالی که در محل کار قدیمی شما برقرار بود، به طور مثال روی میز همکار خود رفته و یا انتظار در اختیار داشتن تنقلات رایگان داشته باشید. در این مکان جدید باید به دنبال انطباق خود با فرهنگ جدید و مناسب آن باشید.

این اتفاق زمانی که شما در خانه کار می کنید و تنها راه ارتباطی شما چت است نیز رخ می دهد. زمانی که با افراد جدیدی ارتباط می گیرید، در ابتدا نمی توانید گیف های مختلف، اموجی و یا مطالب سرگرم کننده برایشان ارسال کنید، اما به مرور زمان جو تغییر خواهد کرد و فرهنگ این ارتباط شکل می گیرد. از این رو بهتر است قواعد ارتباطات را بیاموزید، سپس می توانید تیم خود را متناسب با فرهنگ جدید گرد هم آورید.

برای یک تیم آی تی که از محیط کاری سنتی خارج شده اند، ارتباطات نقش اساسی دارد. توجه کنید که چه زمانی و چگونه باید به برقراری ارتباطات بپردازید تا پروژه ای که در دست کار دارید، به خوبی پیش رفته و روابط کاری و شرایط مناسبی، شکل گیرد.