راهکارهای طلایی مدیریت زمان برای زنان شاغل

لارا وَندِرکَم (Laura Vanderkam)، نویسنده‌ی چند کتاب پیرامون مدیریت زمان است که از آن جمله می توان به کتاب "168 ساعت: شما بیشتر از آنچه تصور می کنید زمان در اختیار دارید، موفق‌ترین افراد قبل از صبحانه چه کارهایی انجام می دهند." و کتاب جدید او "من می دانم او چگونه از پس این کار برمی آید: زنان موفق چگونه بهترین استفاده را از زمان خود می برند" اشاره کرد. لارا وَندِرکَم از رازهایی درباره زنان شاغل و مدیریت زمان پرده بر می دارد و 10 راه حل را معرفی کرده که با استفاده از آن‌ها می توانید از زمان خود بهترین بهره را ببرید. با یوکن همراه باشید.

وندرکم می گوید اگر شاغل و دارای فرزند هستید، قطعاً همیشه سرتان شلوغ است. با این وجود، باز هم می توانید از یک زندگی کامل و رضایت بخش لذت ببرید. شما قادر هستید بدون این که از ساعت خواب خود کم کنید، زندگی خانوادگی و شغلی عالی داشته باشید.

با تفکری تازه به خود، کار و زندگی‌تان نگاه کنید

یکی از تغییرات بزرگی که زنان باید به وجود آورند این است که طرز تفکر خود را درباره باورهای پیرامون زنان و مدیریت زمان تغییر دهند. همه‌ی ما تمایل داریم داستان‌های هیجان انگیزی درباره مدیریت زمان برای دیگران تعریف کنیم؛ مثلاً در شرایطی که به خاطر هوای طوفانی در فرودگاه منتظر هستیم، همسرمان خارج از کشور است و پرستار هم نمی تواند بیش از این پیش کودکمان بماند. در این وضعیت چه کاری باید انجام داد؟

این اتفاقات سبب می شود تا شاغل بودن یک مادر، کاری سخت و طاقت فرسا به نظر برسد. در این مواقع است که به باورهای همیشگی می رسیم: زنان نمی توانند همه چیز را با هم داشته باشید، برای موفقیت در هر کاری باید خیلی چیزها را فدا کنیم و ... .

وندرکم می گوید داستان‌هایی که درباره بحران مدیریت زمان زنان شاغل وجود دارد حقیقت ندارد و دارای نقص است.

پروژه‌ی موزاییک

وقتی وندرکم در شرکت‌های مختلف درباره‌ی مدیریت زمان سخنرانی می کرد، از زنان درخواست کرد برای یک هفته تمام دقایق خود را ثبت کنند. هر هفته 168 ساعت دارد. وقتی او به تمام 168 ساعت زنان شاغل نگاه کرد، دریافت حتی زمانی که کار زیادی برای انجام دادن دارند، باز هم زندگی‌شان خیلی بد نیست. خیلی از آن‌ها باید سفر می کردند، اما در تعطیلات آخر هفته با بچه‌های خود به اسکی رفته بودند، شب‌ها در کنار همسرشان بازی خانوادگی انجام داده بودند، با خانواده‌شان به رستوران رفته بودند و ...

او در گزارش زنان شاغل به چیزی دست یافت که با آنچه به طور معمول گزارش می شد متفاوت بود، اما آمار و ارقام لازم برای پشتیبانی از نظریه‌ی خود را در اختیار نداشت. او به این نتیجه رسید خیلی از داستان‌هایی که درباره زنان شاغل و مدیریت زمان وجود دارد، حقیقت ندارد.

وندرکم در پژوهشی از 1001 زن که درآمد سالیانه آن‌ها به صد هزار دلار می رسید و صاحب فرزند هم بودند درخواست کرد نحوه‌ی سپری کردن زمان خود را به مدت یک هفته ثبت کنند.

او از زنان شاغل خواست دفترچه‌ای برای خاطرات روزانه‌شان تهیه کنند و تمام اتفاقات روزمره و کارهایی که انجام می دهند را به همراه زمان وقوع آن‌ها ثبت کنند. خواندن دفترچه‌ی خاطرات روزمره بسیار دقیق‌تر از این است که از آن‌ها بپرسیم روز خود را چطور گذرانده‌اید. خیلی از افراد دقیقا نمی دانند چقدر وقت برای انجام کارهایشان صرف می کنند و معمولاً در تخمین زمان دچار اشتباه می شوند. معمولاً ساعت خواب خود را کمتر از مقدار حقیقی و ساعت کارمان را بیشتر اعلام می کنیم. افرادی که ادعا می کنند در هفته بیش از 75 ساعت کار می کنند، حدود 25 ساعت زیادتر می گویند.

نتایج پروژه‌ی موزاییک

زنان شاغلی که ساعت کاری معمول و درآمد سالیانه‌ی 6 رقمی دارند، حدود 44 ساعت در هر هفته کار می کنند. حتی زنانی که شغل پرمسئولیت و پرمشغله دارند و صاحب فرزند هستند نیز در حدود 54 ساعت وقت برای خوابیدن دارند، یعنی 7 ساعت و 43 دقیقه در هر شبانه روز. با وجود دغدغه‌های بسیار، زنان پرمشغله راهکارهای خوبی برای گذران وقت با خانواده و رسیدگی به کارهای شخصی پیدا می کنند.

10 راهکار مؤثر برای مدیریت زمان

تمام اتفاقاتی که رخ می دهد را به همراه زمان وقوع آن‌ها یادداشت کنید.

تمام کارهایی را که انجام می دهید، یادداشت کنید. باید وقت خود را برای انجام کارهای مربوط به شغلتان و هم امور شخصی صرف کنید.

برای یک هفته تمام کارهایتان را ثبت کنید، زیرا بیشتر افراد آخر هفته‌ها وقت آزاد دارند. به این مسئله توجه داشته باشید، از چهارشنبه عصر تا شنبه صبح 60 ساعت زمان دارید که فرصت خوبی برای انجام خیلی کارهاست. این زمان را به انجام اموری چون کارهای عقب افتاده، خواب، رسیدگی به کارهای شخصی، همسر، وب گردی، تماشای تلویزیون و مسافرت اختصاص دهید.

یک بار برنامه‌ی خود را با دقت بخوانید تا ببینید چه چیزی در برنامه‌تان لذت بخش تر است. پس امیدوار هستید کاری هست که از آن خوشتان بیاید. خیلی از زنان وقتی یادداشت‌های خود را مرور می کنند از این که می بینند ساعت کاری معقول و زمان کافی برای خواب، تفریح و استراحت داشته‌اند، شگفت زده می شوند.

اکنون فکر کنید چه کاری را دوست دارید بیشتر انجام دهید؟ زمان آن را یادداشت کنید. زمان یک انتخاب است. ما زنان شاغلِ باهوشی هستیم و می توانیم وقتمان را با کارهای موردعلاقه‌مان پر کنیم.

کارها را جا به جا کنید

کارهایتان را به چند شیفت تقسیم کنید. برای مثال، ساعت 5 بعدازظهر محل کارتان را ترک کنید، بعدازظهر را با خانواده‌تان باشید و بعد از این که بچه‌ها خوابیدند، به سراغ مابقی کارها بروید. اگر صاحب فرزند نیستید فعالیت‌هایی چون ورزش، تفریح، مطالعه و ... انجام دهید. داشتن شیفت کاری باعث می شود برای انجام کارهای شخصی وقت بیشتری داشته باشید.

گاهی اوقات دورکاری کنید. تعداد محدودی از شرکت کنندگان در پژوهش وندرکم در خانه کار می کردند. وندرکم می گوید خیلی خوب است همکاران خود را ببینید اما پنج روز در هفته بیش از حد است. گاهی لازم است کارتان را در خانه انجام دهید و در ساعت کم ترافیک به محل کار بروید. با این کار بهترین استفاده را از زمانتان خواهید برد زیرا با اجتناب از ساعات اوج ترافیک، زمان رفت و آمدتان به میزان قابل توجهی کاهش می یابد.

تحقیقات حاکی از آن است، مردان هر زمان و هر طور که بخواهند کار می کنند. آن‌ها تنها کارشان را انجام می دهند، از کسی اجازه نمی خواهند و حتی درباره آن با کسی حرف نمی زنند. اگر به خاطر فشار بیش از حد کار و زندگی می خواهید تسلیم شوید بهتر است شما هم آن طور که دلتان می خواهد کار کنید. قطعاً با این روش به نتیجه‌ی بهتری دست خواهید یافت که باعث غافلگیری‌تان می شود.

توصیه می کنیم به 168 ساعت هفته فکر کنید نه 24 ساعت. این که فکر کنیم هر روز باید کارهای تکراری انجام دهیم تفکری اشتباه است. خیلی از زنان شاغل با عجله به خانه می روند تا قبل از خوابیدن بچه‌ها در کنارشان باشند؛ این اضطرابی است که بیشتر زنان به خود وارد می کنند زیرا در این فکر هستند یک مادر خوب باید در زمان خوابیدن در کنار فرزندش باشد. پیشنهاد می کنیم دو یا سه روز در هفته را برای مدت طولانی‌تری کار کنید تا روزهای دیگر زودتر به خانه برگردید و در کنار خانواده‌تان باشید.

کار کردن در تعطیلات آخر هفته را فراموش کنید. در تحقیق وندرکم بیشتر زنان در تعطیلات آخر هفته کار می کردند. بچه‌های بزرگ‌تر تمام وقت به شما نیاز ندارند. پنجشنبه صبح یا جمعه شب‌ها، فرصت خوبی برای انجام کارهایتان است.

گول کار پاره وقت را نخورید. وندرکم در پژوهش خود متوجه شد کارمندان پاره وقت بیش از 35 ساعت در هفته کار می کنند. پس شما به اندازه‌ی ساعات یک فرد با شغل تمام وقت کار می کنید اما حقوق کمتری می گیرید.

به آینده امیدوار باشید

فهرستی از 100 آرزویی که در سر دارید تهیه کنید و سال بعدتان را در ذهن خود مجسم شوید. اگر دقیقا بدانید به کجا می خواهید بروید، رسیدن به آنجا آسان‌تر می شود. می خواهید تا پایان سال چه کاری انجام دهید؟ 5 مورد را انتخاب کنید.

این 100 آرزو، فهرست کارهایی است که می خواهید در زندگی خود به انجام برسانید، چه جنبه‌ی شغلی داشته باشد چه جنبه‌ی شخصی. این فهرست کاملاً اختیاری است، می توانید تجربیات و موفقیت‌هایی که می خواهید به آن‌ها دست پیدا کنید، یا رؤیاهای کوچکی مانند پولدار شدن، سفر کردن و ... را یادداشت کنید.

جلوی دید باشید

برای ارتباطات خود در محل کار وقت صرف کنید. گاهی خیلی سخت کار می کنید و نتایج خوبی هم به دست می آورید، اما تصور می کنید دیگران خیلی از شما خوششان نمی آید. شاید این بدین خاطر است که آن‌ها اصلاً شما را نمی شناسند.

پس شاغل بودن تنها به معنای کار کردن نیست. زنان شاغل هم می توانند ساعات خوبی در محل کار داشته باشند. برای خود بودجه‌ای به اندازه‌ی 3 برنامه در ماه در نظر بگیرید که شامل 10 درصد عصرهای شماست. همین 10 درصد تأثیری چشم گیر و طولانی مدت دارد. وقتی اوقات بیشتری را با اطرافیان خود بگذرانید آن‌ها بیشتر به شما اعتماد خواهند کرد.

باید به ارتباطات خود در طول روز توجه کنید. قطعاً در میان ساعات کار زمانی را به استراحت اختصاص می دهید. به جای این که در این زمان به سراغ فضای مجازی بروید و خود را با گشت و گذارهای بی‌نتیجه در اینترنت سرگرم کنید، یک استراحت خوب داشته باشید و با یکی از همکارانتان قهوه یا ناهار بخورید.

از مسافرت‌های کاری به بهترین نحو ممکن استفاده کنید. زمانی که در سفر کاری هستید خود را با فعالیت‌های اجتماعی و ملاقات‌های شخصی سرگرم کنید. وقتی در کنفرانس و جلسه هستید، سعی کنید با افراد بیشتری آشنا شوید و با آن‌ها ارتباط برقرار کنید. در کنفرانس‌ها افراد اهمیت دارند نه پلاکاردها و پوسترها.

فرصت ایجاد کنید

داشتن بهره وری در کارهایی که اهمیت ندارند بی‌معناست. شما می توانید بیشتر ساعات روز به این طرف و آن طرف بروید و در آخر به جایی نرسید. فکر نکنید حتماً باید تمام وقت خالی خود را پر کنید.

وقت‌های آزاد سبب می شود فرصت‌ها پدیدار شوند. وقتی یک مشتری جدید می‌خواهد با شما صحبت کند، تمام توجه خود را به او اختصاص دهید و نگران نباشید مبادا به کاری نرسید.

به موقع در خانه بمانید

خانه و خانواده شما به اندازه‌ی شغلتان به توجه و تمرکز نیاز دارند. در مسیر بازگشت به خانه به برنامه‌های شخصی‌تان فکر کنید، این خیلی بهتر است تا این که به خانه بیایید و روی مبل بخوابید.

به همراه همسرتان به پیاده روی بروید یا غذای جدیدی را امتحان کنید، قطعاً نمی خواهید همانند فردی که در خواب راه می رود زندگی شخصی خود را سپری کنید. بیشتر افراد وقتی به خانه می رسند به قدری خسته‌اند که دلشان نمی‌خواهد هیچ کاری انجام دهند. شاید کاری کنید که اگر حواستان جمع‌تر بود آن را انتخاب نمی‌کردید.

وقتی توان انجام کاری را نداریم، دلمان می خواهد کارهای ساده‌ای انجام دهیم که هیچ فایده‌ای برایمان ندارند مانند چرخ زدن در اینترنت یا تماشای برنامه‌های غیرمفید تلویزیون. خیلی خوب است در کنار همسر و فرزندانتان، تلویزیون تماشا کنید، اما نباید تمام بعدازظهر خود را صرف تماشای برنامه‌هایی کنید که هیچ ثمری ندارند.

کار خانه را سخت نگیرید

کار خانه، کارهای خارج از خانه، آماده کردن غذا و ... معیارهایی است که در مورد این که یک همسر خوب، یک مادر ایده آل و یک مدیر خانه چه کارهایی باید انجام دهد به خود می گوییم. شاید برخی از این حرف‌ها درست باشد، اما خود ما هستیم که زندگی را سخت یا آسان می گیریم. اگر به خاطر توانایی بالایی که دارید زندگی را به خود سخت می گیرید، بسیار عالی است. اگر هر شب آشپزی می کنید به این خاطر که انجام این کار شخصاً برایتان ارزشمند است، اشکالی ندارد، اما اگر این کار را انجام می دهید چون فکر می کنید یک مادر ایده آل باید این کار را انجام دهد، به فکر تجدید نظر باشید.

شاید بعد از خوابیدن بچه‌ها به سراغ جمع کردن اسباب بازی‌هایشان بروید. این کار تنها زمانتان را از دست می دهد. آن‌ها صبح دوباره تمام اسباب بازی‌ها را روی زمین پخش می کنند اما وقتی که شما صرف مرتب کردن آن‌ها کرده‌اید هرگز بر نمی‌گردد. بهتر بود این زمان را به استراحت، مطالعه یا رسیدگی به همسرتان اختصاص می دادید. مطمئن باشید کسی زنگ در خانه‌تان را نمی زند تا به خاطر جمع نکردن اسباب بازی‌ها جریمه‌تان کند. اگر واقعاً فکر می کنید با مرتب کردن خانه می توانید با خیال راحت بخوابید حتماً این کار را انجام دهید، اما اگر خود را مجاب می کنید در پایان روز خانه باید مرتب باشد، دست از این کار بردارید.

از دیگران کمک بگیرید

بیشتر والدین از این که فرزندشان را در مهدکودک بگذارند اجتناب می کنند. شما با کمک گرفتن از دیگران شرایط بهتری را تجربه خواهید کرد و در محل کار و خانه از آرامش بیشتری بهره‌مند خواهید شد.

باور غلطی وجود دارد که می گوید زنان شاغلی که به صورت تمام وقت کار می کنند، فرصت کافی برای رسیدگی به فرزندانشان ندارند. این حرف اصلاً درست نیست. زنان شاغل زمان زیادی را با فرزندان خود سپری می کنند. این زمان گاهی صبح‌ها و گاهی روزهای تعطیل است، اما وقتی دقیق نگاه کنید، می بینید بیش از آنچه به نظر می رسید برای فرزندانتان وقت گذاشته‌اید.

به خودتان رسیدگی کنید

در پروژه‌ی موزاییک، زنان شاغل حدود 8 ساعت در روز می خوابیدند و حدود 3:30 ساعت در هفته ورزش می کردند. رسیدگی به خود به زنان فرصت می دهد به زندگی پرمشغله‌شان رسیدگی کنند. وقتی به خودتان اهمیت بدهید، انرژی لازم برای تمرکز و بهره وری بیشتر را خواهید داشت.

آیا تاکنون پیش آمده به خاطر این که می‌خواستید ورزش کنید یا خواب کافی داشته باشید به کسی آسیبی رسانده باشید؟ قطعاً پاسخ منفی است. پس حقیقت را قبول کنید و مراقب خودتان باشید.

به تمام موزاییک‌ها نگاه کنید

در زندگی با روزهای خوب و بد زیادی مواجه می شوید. در میان یک زندگی آرام و بی‌دردسر، روزهای پراسترس هم می تواند وجود داشته باشد. اگر سرکار روز پرمشغله‌ای داشتید که سبب شد چیز مهمی را در زندگی شخصی‌تان از دست بدهید، سعی کنید روز بعد عملکرد بهتری از خود نشان دهید. وقتی نگاه وسیع‌تری داشته باشید، از زندگی لذت بیشتری خواهید برد.

منبع: chicagotribune