چگونه مدارک و اسناد را مرتب کنیم؟
آیا تا به حال شده که میز کارتان مانند یک صندوق پست مملو و انباشته از کاغذ باشد ؟آیا با وجود چنین وضعیتی خیلی سریع مشغول مرتب کردن آن شده اید یا نه ؟ در طول یک یا دو هفته آن را به همین وضع گذاشته اید و فقط هر دفعه که از کنارش رد شده اید نگاهی به آن انداخته اید و در این صورت پس از گذشت مدت زمانی هر چند کوتاه شما مجبور شده اید که کوه عظیمی از کاغذ را جابجا و مرتب کنید که مسلماً وقت زیادی نیز برای آن باید تلف کرده باشید ! بسیاری از مدیران تعداد ثابتی اسناد و مدارک و کاغذ همیشه بر روی میز کارشان دارند و حال فرض کنید که چگونه هر یک از آنها به موقع بررسی می شوند و برای انجام امور دیگر به مراحل بالاتر راه می یابد ،البته اگر قرار باشد میز مدیر نیز وضعیتی شبیه به میز کار شما داشته باشد و خود مدیر نیز در لابه لای انبوه کاغذها غرق گرددچه اتفاقی خواهد افتاد.سپس به همین منظور نیز در این مقاله چند نظریه مفید که ممکن است موفقیت شما را به عنوان یک مدیر در تمامی دوران خدمتتان تضمین کند ،آورده شده است ....
این 11 نکته را بخوانید و اسناد و مدارک شخصی تان را مرتب کنید:
1) برای اینکه هنگام پیدا کردن مدارک مهمتان، دچار استرس و سردرگمی نشوید، چند کشوی کوچک یا یک کمد طبقه بندی شده را برای نگهداری آنها انتخاب کنید.
2) از پوشه های رنگی برای نگهداری مدارک و اسناد استفاده کنید.
3) روی همه پوشه ها یک برچسب بچسبانید و بنویسید چه مدارکی در آن قرار دارد.
4) اسناد و مدارک مهمتان را درون کمد یا کشوی قفل دار نگهداری کنید.
5) مدارک تان را براساس زمینه های مختلف اداری و شخصی پوشه بندی کنید؛ مثلا شما باید این پوشه ها را به تفکیک در خانه تان داشته باشید: پوشه های مربوط به مدارک ماشین، اسناد منزل، دفترچه حساب های بانکی، شناسنامه و کارت ملی، رسید و گارانتی کالاها، سوابق پزشکی، مدارک تحصیلی، اسناد ازدواج و قبض های پرداخت شده.
6) هر 2 سال یک بار تمام مدارک تان رابررسی کنید و آنهایی را که دیگر به دردتان نمی خورد دور بریزید و بی خودی اطراف تان را شلوغ نکنید.
7) پوشه هایتان را براساس حروف الفبا طبقه بندی کنید.
8) اسناد و مدارکی را که زیاد با آنها سر و کار دارید دم دست بگذارید.
9) کشوی مدارک شخصی، بانکی و اداری تان را از هم جدا کنید.
10) از اعضای خانواده تان بخواهید اگر مدارکی مثل شناسنامه یا ضمانت نامه یک کالا را از داخل پوشه ها برداشتند بعد از اتمام کارشان دوباره آن را سرجایش برگردانند.
11) اگر فرزند نوپا دارید، مدارک تان را جایی بگذارید که او نتواند آنها را بردارد و پاره کند.
گردآوری توسط:مجله دلگرم
