دفاتر استانی در دیوان عدالت اداری چه وظایفی بر عهده دارد؟

به گزارش خبرنگار گروه حقوقی و قضایی خبرگزاری میزان، اداره کل دبیرخانه مرکزی و دفاتر استانی دیوان عدالت اداری با تغییرچارت تشکیلاتی این سازمان ساختار جدیدی به خود پیداکرد و شرح وظایف این اداره کل دچار تغییراتی شد، تشکیل معاونت‌های قضایی الف) امورکار وتأمین اجتماعی ب) اموراقتصادی، اراضی وشهرسازی پ) اموراداری، استخدامی و فرهنگی علاوه بر معاونت قضایی درامورهیأت عمومی ارجاع پرونده‌ها را دچار تحولی خاص گردانید، اداره اسناد و بایگانی راکد و اداره ابلاغ وارسال مراسلات که سابق بر این زیرنظر اداره کل امورشعب انجام وظیفه میکردند به این اداره کل ملحق و اداره ارشاد ومعاضدت قضایی از این اداره کل منفک و به اداره کل حوزه ریاست و روابط عمومی ملحق شد.

این اداره توسط یک رئیس و یکنفر معاون بهمراه تعداد 20 نفر از همکاران کارشناس مشغول انجام وظایف سازمانی خود اعم از وصول و ثبت دادخواست‌های وارده میباشند.

دادخواست‌های وارده به دیوان از سه طریق به اداره دبیرخانه مرکزی این اداره کل واصل میگردد،

 

1) دادخواست‌هایی که افراد ذینفع شخصاً یا وکالتاً وباحضور در دبیرخانه تحویل کارشناسان این اداره مینمایند،

 

2) دادخواست‌هایی که افراد ذینفع از طریق حضور در دفاتر نمایندگی‌های دیوان که در مراکز دادگستری استان‌ها مستقر هستند شخصاً یا وکالتاً تحویل کارشناسان مستقر در دفاتر مذکور مینمایند،

 

3) دادخواست‌هایی که اشخاص حقیقی یا حقوقی در محل کار یا منزل تنظیم نموده و مراحل ابطال تمبر و برابر با اصل نمودن اوراق را شخصاً انجام داده و از طریق دفاتر پستی به آدرس دیوان عدالت اداری ارسال مینمایند، دادخواست‌های وصولی بند 1 و 2 حضوراً در مورد نحوه تنظیم دادخواست، موضوع شکایت و همچنین سازمان طرف شکایت ارشاد شده و غالب این دادخواست‌ها بدون ایراد واشکال پس از الصاق پوشه وارد مراحل بعدی ثبت و ممیزی میشوند، عمده مشکلات این اداره کل دادخواست‌هایی است که مربوط به بند سوم میباشد که غالباً با اشکال‌های عدیده‌ای به این اداره کل واصل میگردد.

 

این دادخواست‌ها به دو بخش دارای مهلت شکایت (موضوع تبصره 2 ماده 16 قانون دیوان) و فاقد زمان برای شکایت تقسیم میشود، دادخواست‌های دارای مهلت شکایت به هر طریقی که وصول میگردد وارد مراحل بعدی ثبت و ممیزی میگردد که مسائلی مثل اخطاررفع نقص و یا رفع ایراد‌های دیگر بعهده همکاران محترم دفاتر شعب قرار میگیرد، دادخواست‌های فاقد زمان برای شکایت توسط حدود ده نفر ازهمکاران با ضمیمه نمودن فرم رفع نقص و اعلام نواقص موجود در دادخواست مجدداً به آدرس شاکی عودت تا ضمن تکمیل نواقص اعلامی مجدداً به آدرس دیوان ارسال نمایند، متاسفانه در این بخش مشاهده میگردد، دادخواست عودت داده شده با همان نواقص قبلی مجدداً توسط شاکی به آدرس دیوان ارسال میگردد که در این مرحله همکاران ما از ارسال مجدد دادخواست خودداری و مرسوله پستی را پس از الصاق پوشه جهت مراحل ثبت و ممیزی به بخش‌های مربوطه ارسال میکنند که متاسفانه رفع نقص وایراد‌های وارده در این گونه دادخواست‌ها مجدداً بعهده همکاران محترم دفاتر شعب قرار میگیرد.

کلیه دادخواست‌های وارده بند یک و سه دراین مرحله به قسمت ثبت دادخواست وارد شده و توسط حدود هفت نفر از همکاران ثبت سیستم میشوند ودر این مرحله دادخواست دارای کد رهگیری میگردد، از مشکلات عدیده این بخش که بعضاً موجبات نارضایتی همکاران دفاتر شعب گردیده، عدم ثبت کامل مشخصات، اطلاعات وآدرس کامل سازمان‌های طرف شکایت میباشد که طی مکاتبات انجام شده و وصول آدرس سازمانی مربوطه این مرحله توسط همکاران ما در اداره کل برنامه ریزی و بودجه واداره کل فن آوری اطلاعات وارتباطات در حال به روز رسانی میباشد که جای تقدیر و تشکر از این همکاران محترم دارد.

 

در این بخش سوابق شکایت‌های شاکی در دیوان استخراج و ضم سابقه میشود تا معاونت‌های محترم در زمان ارجاع و قضات محترم در زمان تصمیم گیری پرونده‌های مرتبط و مربوط به یکدیگر را ملاحظه و عندالزوم مدنظر قراردهند، از دیگر مشکلات این بخش شکایت‌هایی است که بعضاً با مشخصات مختلف (اشخاص حقیقی و یا حقوقی) به دیوان ارائه میگردد که سوابق موضوع قابل ردیابی در سیستم نمیباشد واین موضوع بعضاً در مراحل رسیدگی باعث صدور آراء معارض با یکدیگر و یا مشکلات دیگری را حادث خواهد نمود. پس از تخصیص کد رهگیری پرونده‌های واصله (حضوری، استانی و پستی) وارد بخش ممیزی شده و معاونت قضایی که موضوع شکایت شاکی در حیطه وظایف تخصصی اوست تعیین و پس از تهیه لیست پرونده‌های ممیزی شده به دفاتر کل مربوطه ارسال و تحویل میگردد.

این اداره توسط یکنفر رئیس، یکنفرمعاون و تعداد شش نفر همکاران زحمت کش در طبقه منفی سه ساختمان مشغول انجام وظیفه هستند.

آمارگیری و آماده سازی و ارسال بالغ بر یک میلیون پرونده به قسمت آرشیو الکترونیک و نگهداری پرونده ها، وصول پرونده از دفاتر شعب و همچنین ارسال پرونده به دفاتر شعب از وظایف این اداره میباشد، از مشکلات این اداره کمبود فضای فیزیکی برای نگهداری پرونده‌های مختومه دیوان میباشد که اخیراً با موافقت معاونت محترم توسعه و مدیریت منابع دیوان تقریباً مقدار یکصد متر مربع به فضای مذکور اضافه و با همت و پشتکار مدیرکل محترم پشتیبانی و رفاه مقرر گردید در اسفندماه سال 1396 قفسه بندی محل مذکور انجام و فضاء برای تحویل گرفتن پرونده‌های مختومه سال 1395 دفاتر شعب آماده گردد.

 

باتوجه به این که سابقاً بعضی از مراجعه کنندگان به شعب شخصاً برای پیگیری ارسال پرونده و همچنین همکاران محترم بخش خدمات برای ارسال نامه درخواست پرونده به این اداره در طبقه منفی سه مراجعه میکردند، لذا به پیشنهاد رییس محترم اداره مذکور و تهیه مقدمات قانونی اعم از نرم افزاری و سخت افزاری از حدود دوماه قبل روند درخواست پرونده از دفاتر شعب بوسیله سیستم الکترونیکی (رایورز) انجام میشود و ورود هر مراجعه کننده به اداره مذکور ممنوع گردیده، پس از وصول درخواست پرونده از طریق مذکور همکاران شاغل در اداره یادشده سریعاً و به قید فوریت نسبت به ارسال پرونده به شعب درخواست کننده اقدام میکنند، کلیه پرونده‌های ارسالی به بایگانی راکد باید توسط همکاران محترم دفاتر شعب برگ شماری شود، در غیر اینصورت اداره مذکور از تحویل گرفتن پرونده خودداری خواهد کرد، درج شماره‌های بایگانی متعدد، پاره بودن پوشه ها، عدم الصاق اوراق محصله به پرونده، پانچ نکردن کلیه اوراق به پوشه بخشی از مشکلات این اداره است که نیازمند همکاری بیش از پیش مدیران و سایر کارکنان محترم دفاتر شعب میباشد، درخواست پرونده دفاتر شعب از اداره بایگانی متعاقب دستور قضایی قاضی محترم شعبه میباشد که در غیر اینصورت خلاف مقررات جاری بوده و مشمول معرفی به تخلفات اداری کارکنان میباشد.

این اداره که توسط یکنفر رئیس و یکنفر معاون و سه نفرهمکار اداری مشغول انجام وظیفه هستند.

ارسال مراسلات کلیه قسمت‌های دیوان، ابلاغیه کلیه دادنامه‌های صادره شعب بدوی و تجدید نظر و تبادل لوایح و وصول کلیه مراسلات پستی دیوان و توزیع بین کلیه گیرندگان در بخش‌ها و قسمت‌های مختلف دیوان از وظائف این اداره میباشد.

بخشی از مرسولات وارده در این اداره دادخواست‌هایی میباشد که یا ازطریق پستی واصل ویا دادخواست‌هایی است که از دفاتر استانی وصول، ثبت وارسال گردیده.

بخش دیگری از مرسولات پستی اگر بخواهیم در سه بخش کلی تبیین کنیم نامه‌هایی میباشدبه رشرح ذیل است:

 

1) اشخاص حقیقی یا حقوقی خطاب به ریاست محترم دیوان ارسال نموده اند.

 

2) سازمان‌های طرف شکایت در پاسخ به مکاتبات شعب دیوان ارسال نموده اند.

 

3) نامه‌هایی که شکات در جهت خواسته خویش به مسئولین دیوان یا قضات شعب مرقوم وارسال نموده اند، تمامی این مرسولات تفکیک وثبت سیستم رایورز میشود و سپس توسط همکاران محترم به مقاصد مربوطه (داخل دیوان) ارسال و رسید اخذ میگردد.

 

ازمشکلات این بخش در زمان عملیاتی شدن چارت جدید دیوان مقاصد نامه‌ها بود که بدلیل تغییر شماره شعب ناچار بودند همکاران این بخش نامه‌های واصله را مفتوح و پس از سابقه یابی ودرج شماره شعبه جدید نسبت به تحویل مرسوله اقدام مینمودند، از دیگر مشکلات این بخش اشتباه نوشتن عناوین گیرنده توسط ارسال کننده‌های مرسولات است؛ که این موضوع با سابقه یابی نامه توسط همکاران محترم مرتفع میگردد.

در بخش ارسال تبادل لوایح و دادنامه‌های صادره شعب و ابلاغ واعاده نسخه ثانی آن‌ها نیز بدلایل پیش گفته (مشخص نبودن آدرس سازمان‌های طرف شکایت) ممهور نشدن و عدم ارسال بموقع اوراق توسط همکاران محترم دفاتر شعب از مشکلات دیگر این قسمت میباشد، البته ثبت اوراق و الصاق بارکد پستس، ابلغ و اعاده اوراق ابلاغ شده طی قراردادمنعقده به اداره پست واگذارشده و همکاران اداره مذکور زیر نظر اداره ابلاغ و ارسال مراسلات این اداره کل انجام وظیفه میکنند.