علائم هشدار سرقت احتمالی یا سایر اعمال بزهکارانه همیشه مشخص نیستند. گاهی اوقات هیچ اخطار قبلی وجود ندارد. اما، دزدی داخل شرکت مسئله ای کاملاً متفاوت است. اگر حواسمان جمع باشد، علائم هشدار آن همیشه درست جلوی روی ما قرار دارد.
تحقیقات نشان می دهد در کشورهای غربی یک نفر از هر سه کارمند، اگر موقعیت مناسب به دست آورد دزدی می کند. ضرر و زیان های ناشی از دزدی کارمندان می تواند واقعاً مخرب باشد. شرکت های کوچک ممکن است از همین طریق ورشکسته شوند و شرکت های بزرک هم قسمت اعظمی از سرمایه خود را از دست می دهند. به این آمار توجه کنید:
· اتاق بازرگانی ایالت متحده براورد می کند که دزدی کارمندان هرساله بیش از 50 میلیارد دلار خسارت برای کارفرمایان به بار می آورد.
· در تحقیقی که سال گذشته انجام گرفت مشخص شد که 60 درصد از کارفرمایان شرکت ها گفته اند انتظار دزدی پول یا تجهیزات را از سوی کارمندانشان دارند.
· تحقیق دیگری که در سال 2004 انجام شد، مشخص کرد که 39 درصد از شرکت های خصوصی کارمندانی داشته اند که از هزینه های شرکت، تجهیزات و کالاهای آن دزدی می کرده اند.
هوشیاری رمز کار است
استفاده از سیستم دوربین های مدار بسته و سایر ابزارهایی کنترل و همچنین سخت گیری جدی موقع استخدام کارمندان می تواند موثر باشد. اما حتی اگر موقع استخدام هم خیلی سخت گیری کنید و هرکسی را استخدام نکنید، باز هم نمی توانید مطمئن شوید که هیچ دزدی در شرکتتان اتفاق نمی افتد.
رابطه مدیر-کارمند باعث می شود تشخیص علائم هشدار دزدی کارمندان سخت تر شود. مدیرانی که به کارمندان خود اطمینان می کنند به خودشان اجازه نمی دهند که کارمندانشان را زیر سوال ببرند. این رابطه نزدیک قضاوت آنها را مخدوش می کند و انکار کارمندان هم نیروی بسیار قوی برای تایید آن است.
به همین دلیل هوشیاری اهمیت بسیار زیادی دارد. صرفنظر از اطمینانی که به کارمندانتان دارید—و البته باید داشته باشید—باید بتوانید ایرادات و اشکالات را زیر سوال ببرید. با این 11 علامت هشدار از دزدی کارمندان شروع کنید:
1٫ خریدهای گران قیمت یا تغییر مهم در عادات خرج کردن و زندگی کارمند
منظور آن کارمندی نیست که بعد از یک سال پس انداز کردن یک ماشین نو می خرد. منظور آن کارمندی است که باوجود اینکه همیشه از بی پولی دم می زند، یک ماشین گران قیمت می خرد. منظور آن کارمندی است که باوجوداینکه همیشه برای رسیدن سر ماه و گرفتن حقوق لحظه شماری می کند تا بتواند ماشینش را بنزین بزند، یک LCD تلویزیون بسیار بزرگ می خرد. منظور آن کارمندی است که به یک مسافرت تور دور اروپا می رود بااینکه می دانید برای خرج مدرسه بچه اش هم مشکل دارد.
این به تنهایی به این معنا نیست که آن کارمند از شما دزدی می کند.امکان آن وجود دارد که کارمند مذکور برای خرید آن ماشین گران پس انداز کرده باشد یا آن LCD بزرگ یک هدیه باشد یا سفر دور اروپا هم هدیه ای از طرف پدر و مادرش باشد. نکته اینجاست: یک تغییر عمده می تواند یک پرچم قرمز باشد. باید از آن بعنوان یک علامت هشدار استفاده کنید تا ببینید دیگر دور و برتان چه اتفاقاتی می افتد.
2٫ تغییر در عادات کاری
حتماً با این نوع کارمند آشنایی دارید. آنهایی که دقیقاً 7:57 دقیقه سر کار حاضر می شوند و ساعت 4:57 دقیقه که می شود شروع می کنند وسایلشان را جمع کردن تا دقیقاً راس 5 از شرکت بزنند بیرون. اگر یکدفعه همین آدم حتی زودتر از 7 و نیم سرکار بیاید تا بتواند قبل از اینکه بقیه کارمندها بیایند تنها در شرکت باشد، باید پیش خودتان شک کنید. البته به استثنای اینکه یک تغییر جدی در حجم کار او ایجاد شده باشد یا یک اتفاق واقعاً مهم در خانه برای او افتاده باشد و نخواهد که آنجا باشد، این وضعیت چندان عادی نیست و باید به آن شک کنید.
همچنین کارمندی که هروقت از او می خواستید که برای کاری کمی بیشتر در شرکت بماند و همیشه از زیرش در می رفت و یکباره خیلی دیرتر از وقت عادی خانه برود هم باید برایتان شک برانگیز باشد.
3٫ سعی در مستقلانه و بدون ناظر کار کردن
همچنین کارمندانی که همیشه سعی دارند به طریقی تنها کار کنند هم باید برایتان شک برانگیز باشند. داوطلب شدن یک کارمند برای قبول کار در اتاق پشتی برای یک مدیر خیلی عالی است اما همین باعث می شود که آن کارمند از چشم مدیر دور بماند.
4٫ مشکل با لیست حقوقی، مسافرت و ثبت هزینه ها
همه ما اشتباه می کنیم. اما اختلافات حسابداری حتماً باید به خوبی بررسی شود. آیا بین ساعت های کار و ساعت هایی که به ازای آن دستمزد داده شده اختلاف وجود دارد؟ آیا کارمند فیش خود را گم کرده است؟ آیا فراموش کرده که هزینه های خود را آیتم بندی کند؟
اگر این اتفاقات دفعه اول برای کارمندی افتاد سخت نگیرید، اما اگر دیدید که این مدام تکرار می شود حتماً روی قضیه جدی شوید. همین جاست که شرکت های کوچکی که حسابداری های خیلی قوی ندارند یا سیاست های جدی برای هزینه هایشان ندارند به مشکل می خورند. سعی کنید برای شرکت سیاست تعیین کنید و به همه چیز توجه داشته باشید.
5٫ گم شدن چیزهای مختلف
سرتان شلوغ است. کلی کار روی سرتان ریخته و گاهی اوقات ممکن است چیزهایی را فراموش کنید. شاید آن کارتریج اضافی پرینتر را فراموش کرده اید بیاورید اما قبل از اینکه تصمیم بگیرید که زودتر از موقع آلزایمر گرفته اید، به این فکر کنید که این فراموشیتان ممکن است چیز دیگری باشد.
اگر فکر میکردید که 17 جایزه تشویقی برای کارمندان گرفته اید حتماً همین تعداد را گرفته اید. در ذهنتان مرور کنید. اگر فکر می کنید که 4 کیس روی میز بوده، حتماً بوده است. مدارک و کاغذهای اداریتان را نگاه کنید و سوال کنید. اگر مدارک نشان می دهد که سه تا باید باشد اما فقط دو تای آن را دیده اید باید بفهمید که یکی دیگر کجا رفته است. آیا فروخته اند؟ آیا اطلاعات اشتباهی وارد کامپیوتر شده است؟ آیا کسی جای آنرا تغییر داده؟ یا …
6٫ غیبت های بیش از حد مجاز
غیبت های بیش از حد از یک کارمند منظم نشانه این است که مشکلی وجود دارد. اگر مربوط به مشکلات سلامتی، مشکلات خانوادگی، یا هر چیز خاص دیگری نباشد، باید به دنبال علائم هشدار دیگری برای دزدی باشید.
7٫ اتومبیل های مشکوک، مخصوصاً اتومبیل هایی که جلوی در پشتی شرکت پارک کنند
معمولاً خیلی کم پیش می آید که بیرون از شرکت بروید و وضعیت بیرون شرکتتان را بررسی کنید. از نظر امنیتی اینکار بسیار خوب است اما بد نیست که فقط بعد از تعطیل شدن شرکت اینکار را نکنید و در زمان هایی نزدیک تعطیل شدن و همچنین حین ساعات کاری هم سری به بیرون شرکت بزنید.
8٫ تغییر رفتار کارمند
این مسئله معمولاً از چشم مدیر دور است. اما باز هم می گوییم منظور ما یک تغییر قابل توجه است. احتمالاً دلیلی وجود دارد که کارمندی که هیچوقت انگیزه ای برای بردن زباله های بیرون شرکت و کار کردن در وقت استراحتش نداشت، یکباره برای اینکار داوطلب شود.
این تغییرات مثبت را خوب بررسی کنید اما هوشیار باشید. طوری اینکار را بکنید که کارمندتان ملتفت توجه شما بشود. مثلاً به او بگویید که متوجه شده ام که چند وقت است خیلی سخت تر کار می کنی، زباله ها را بیرون می بری و حتی در وقت استراحتت هم کار می کنی. و مطمئن شوید که کارمندتان انتظارات شما را هم بداند. مثلاً، ساعات استراحت لازم هستند و باید براساس مشتریان، همکاران و حجم کاری تنظیم شوند نه اولویت های فردی.
9٫ حضور دوستان یا خانواده
دزدی داخل شرکت همیشه یک کار یک نفره نیست. مراقب کسانی که برای دیدن دوستان یا یکی از اعضای خانواده شان به شرکت شما می آیند باشید. اگر فقط برای یک سلام و علیک ساده آنجا می آیند نباید برایشان مهم باشد که قبل از اینکه چند دقیقه با او گپ بزنند به خط کاری آن فرد بروند. اگر فقط یکبار این اتفاق بیفتد احتمالاً چیز خاصی نیست اما اگر یک عادت شود باید خوب مراقب باشید.
10٫ تغییر در فسخ ها و کسری ها
تکرار در کسری ها ممکن است به این دلیل باشد که کارمندتان با فسخ کردن یک فروش بعد از پرداخت مشتری و به جیب زدن کل مبلغ به استثنای مالیات روی آن دزدی کند. یعنی کارمند یک فروش 6500 تومانی را فسخ کرده 6000 تومان از دخل می دزدد.
کسری مداوم هم می تواند به این معنا باشد که کارمند مستقیماً از دخل می دزدد.
11٫ افزایش کالای تجاری خراب یا گم شدن محصولات
آیا خرابی هایتان بیشتر از معمول شده است؟ آیا وقتی بعضی کارمندهای خاص کار می کنند این خرابی ها تعدادش بالاتر می رود؟ آیا تازگی ها بعضی محصولات گم می شوند یا کالاهای خراب را در بعضی قسمت های دورافتاده شرکت یا در کیسه ها می بینید؟ اینها همه پرچم قرمز برای دزدی کارمندان است. باید مخصوصاً به این چیزها حسابی دقت کنید:
· کالایی که به تعداد بالا فروخته شده است. کارمندان ممکن است عمداً آن پکیج را خراب کرده و چند آیتم آنرا دزدیده باشد.
· پکیج هایی با تعداد خرابی کم. کارمندان ممکن است عمداً پکیج را خراب اعلام کرده تا بعداً در یک تاریخ دیگر آیتم های آنرا بدزدد.
· پکیج های خالی. این می تواند نشانه دزدی کارمندان باشد.
خط آخر این است: به کارمندانتان اعتماد کنید. به آنها باور داشته باشید. یک رابطه بسیار مثبت کاری با آنها درست کنید. اما هیچوقت دقت و توجهتان را به مسائل از دست ندهید. اگر چیزی به نظرتان درست نیست، شک کنید. ثابت کردن خلاف آن شک اعتمادتان را به کارمندانتان بیشتر میکند و ثابت شدن راست آن باعث می شود بتوانید از شرکتتان به خوبی محافظت کنید.
