یک کار گروهی می تواند به اندازه کوچک ترین حلقه زنجیر ضعیف و به اندازه کل آن قوی باشد. به همین دلیل است که در هر فعالیتی، برنامه‌ریزی و شرکت‌پذیری کافی هر عضو برای رسیدن به موفقیت اهمیت بسیار بالایی دارد. در دنیایی که دنیای کاملی نیست، کامل بودن هیچ چیزقطعی نیست، اما با برنامه‌ریزی و کار گروهی خوب، یک تیم می‌تواند به بهترین نتایج دست پیدا کند.
در زیر به چند نکته پیرامون برنامه‌ریزی و سازماندهی کردن فعالیت‌های تیمی اشاره می‌کنیم:
· رهبری خوب انتخاب کنید. یک رهبر یا مدیر لازم نیست همه چیز را بداند و همه کار انجام دهد. مهمترین خصوصیت یک رهبر دانستن توانایی‌ها و ضعف‌های هر عضو تیم و استفاده از نقاط قوت آنها در جهت نفع کل تیم می‌باشد.
· کارها و مراحل کار را لیست‌بندی کنید. قبل از شروع هر فعالیت حتماً درمورد جزئیات آن برنامه‌ریزی کنید. برنامه شما باید تمامی کارهای کوچک و مراحل بزرگتر کار را در بر گیرد. لیستی از آن تهیه کرده و حتماً هر فرد از اعضای گروه باید یک کپی از آن را داشته باشد. رهبر باید بتواند چشم انداز کار را به خوبی به اعضا نشان دهد. اوست که باید بداند هر کار را به چه کسی باید بسپارد.
· کارها را به افراد واگذار کنید. وقتی لیست کارها مشخص شد، رهبر باید بتواند آن کارها را برحسب توانایی‌ها و مهارت‌های اعضا به آنها واگذار کند. ممکن است کارها به طور یکسان بین اعضا پخش نشود اما باید تقسیم کار منصفانه باشد، طوریکه هر فرد کاری را که در آن مهارت دارد انجام دهد.
· بطور مداوم در ارتباط باشید. یک مسئولیت بزرگ دیگر رهبر این است که از همه اتفاقات باخبر باشد. او باید بتواند با همه در تماس باشد و اگر گروه بزرگ است با سر‌گروه ها در ارتباط باشد. اعضا نیز باید با هم در ارتباط باشند، مخصوصاً وقتی در کاری به کمک نیاز دارند.
· از ابزارهای همکاری استفاده کنید. این مورد در مواقعی که اعضای گروه در اکثر موارد آنلاین هستند بیشتر کاربرد دارد. می‌توانید از نرم‌افزارهای شبکه‌ای و ارتباطی برای همکاری آنلاین استفاده کنید. ابزارهای نیز برای همکاری آفلاین موجود است. مزیت این نوع ارتباط این است که می توانید از کلیه منابع موجود برای ارتباط صحیح و جلو بردن کارها استفاده کنید.
· هدف تعیین کنید، البته حتماً قبل از رسیدن موعد کار باشد. برای تاخیر، غیبت و سایر اتفاقات غیرقابل پیش بینی که می تواند در روند فعالیت ایجاد مشکل کند، آمادگی داشته باشید. خیلی خوب است که اتمام کار را حداقل 20 روز جلوتر از موعد برنامه‌ریزی کنید تا اگر یکی از اعضا به خاطر مشکلی قادر به تحویل کار خود نبود، بتوانید وقت کافی برای اتمام کار داشته باشید.
· برنامه پشتیبان داشته باشید. ما در دنیا یا محیطی کامل و ایدآل زندگی نمی کنیم به همین دلیل خیلی وقت ها بدون اینکه بخواهید کارها آنطور که می‌خواهید پیش نمی‌رود. به همین دلیل خیلی خوب است که برای چنین مواقعی یک برنامه پشتیبان داشته باشید. از راه‌ها و روش‌های مختلف برای رسیدن به اهدافتان استفاده کنید.
یک بخش عمده از برنامه‌ریزی و سازماندهی، ارتباط است. همچنین گروه باید آماده هر نوع اتفاق باشد، چه قابل پیش‌بینی و چه غیرقابل پیش‌بینی. درنتیجه، باوجود اینکه یک برنامه دقیق دارید باید برای منحرف شدن از آن درصورت نیاز هم آمادگی داشته باشید. اما آنچه مهم است این است که در هر شرایط به آن نتیجه خاص که در ذهن دارید برسید.
