بهبود فرآیندهای کاری در هشت قدم

اگر شما هم جزو آن دسته از افرادی هستید که با چنین موقعیت‌‌هایی زیاد مواجه می‌شوید، بدانید که از روش‌های درستی برای انجام کارتان استفاده نکرده‌‌اید که با چنین سرنوشتی روبه‌رو شده‌‌اید و فرآیندهای کاری‌‌تان مناسب نبوده‌‌اند.  درواقع، مشکل بزرگ شما در کارتان این است که نه مسائل و مشکلات را به‌‌درستی شناخته‌‌اید و نه دید روشنی از چگونگی برخورد با آن مشکلات و برون‌‌رفت از بن‌‌بست موجود در ذهن خود دارید. دانیل نورتون و امی کیمبال از محققان موسسه تکنولوژی ماساچوست یک الگوی هشت‌مرحله‌‌ای را برای تسهیل فرآیند حل مساله و جلوگیری از وارد آمدن فشارهای کاری بر کارکنان بخش‌های دانش‌‌محور ارائه داده‌‌اند که با اجرای دقیق آنها خواهید توانست بر بسیاری از مشکلاتتان درزمینه اجرای پروژه‌های کاری و رهبری تیم‌‌های کاری غلبه کنید که در ادامه به این هشت مرحله اشاره خواهد شد:

مرحله اول: مسائل و مشکلات موجود را تعریف کنید

نخستین گام شما برای حل یک مساله این است که آن مساله را به‌‌خوبی تعریف کنید و مشکل موجود را بشناسید. یکی از بهترین روش‌ها برای حل مسائل موجود در یک مجموعه کاری این است که کارکنان آن مجموعه دورهم جمع شوند و مشکلاتی  را که با آنها روبه‌رو هستند تعریف کنند. در بسیاری از شرکت‌‌ها یا تیم‌‌های کاری لازم است اعضای تیم به مدت چند ساعت کنار هم بنشینند و در ابتدا هرکدام از آنها چند مساله اصلی  را که کل مجموعه با آنها درگیر هستند (مثلا چهار یا پنج مساله اصلی) روی یک برگه بنویسند و بعد از جمع‌آوری این برگه‌ها، آنها را روی دیوار اتاق جلسه بچسبانند.

این کار ازآن‌‌جهت ضروری و موثر است که تا زمان مشخص نشدن مشکلات و مسائل موجود در یک مجموعه کاری و آگاه شدن تمام اعضا از آنها امکان حل شدن و برطرف‌سازی آن مشکلات وجود نخواهد داشت. از سوی دیگر هم نباید اجازه داد مشکلات موجود کهنه شوند، چراکه تحقیقات نشان داده هر چه یک مشکل و چالش برای مدت بیشتری حل‌‌نشده باقی بماند حل شدن آن دشوارتر خواهد شد. این ابتکار ازآن‌‌جهت ارزشمند و حیاتی است که بسیاری از اعضای تیم‌‌های کاری تمایل چندانی برای کمک خواستن از دیگران برای حل مشکلات کاری خود نشان نمی‌دهند، چراکه این کمک خواستن از دیگران را نشانه ضعف و ناتوانی خود تلقی می‌کنند و می‌‌کوشند تا خودشان برای حل مشکل موجود اقدام کنند حال‌‌آنکه واقعیت غیرقابل‌‌انکار در دنیای امروز این است که بسیاری از مشکلات کسب‌‌وکارهای امروز آنقدر پیچیده و چندبعدی هستند که حل آنها از عهده یک نفر برنمی‌‌آید و به تلاش و همکاری تیمی نیاز دارد و برای این کار لازم است تمام اعضای تیم از وجود این مشکلات آگاهی یابند.

مرحله دوم: برای حل مشکلات از دیگران راه‌‌حل بخواهید

 بعدازاینکه تمام اعضای تیم و شرکت‌‌کنندگان در جلسه چندساعته مشکل‌‌گشایی اقدام به تعریف مسائل و مشکلات کردند، نوبت می‌‌رسد به نظرخواهی از آنها درباره راه‌‌حل‌‌ها و فرآیندهای مناسب برای برطرف ساختن مشکلات و برداشتن موانع موجود. در اینجا هرکدام از شرکت‌‌کنندگان در جلسه می‌توانند برای هرکدام از مسائلی که روی برگه‌های جداگانه نوشته‌‌ شده و بر دیوار محل برگزاری جلسه نصب‌‌ شده‌‌اند یک یا چند راه‌‌حل پیشنهاد دهند و راه‌‌حل‌‌های پیشنهادی‌‌شان را روی برگه‌های جداگانه‌‌ای بنویسند و سپس یک نفر از حاضرین باید آنچه روی این برگه‌ها نوشته‌‌شده را با صدای بلند بخواند و از حاضرین در جلسه درباره آنها نظر بخواهد. این کار باعث می‌شود تا ابعاد مختلف مسائل موجود مشخص ‌‌شده و گزینه‌های متعددی برای حل آنها مطرح شود و مشارکت حداکثری همه اعضای تیم تحقق پیدا کند.

مرحله سوم: برای اجرای راه‌‌حل‌‌های مطرح‌‌شده اولویت‌‌بندی کنید

وقتی‌‌که مرحله نظرخواهی از اعضا برای ارائه پیشنهاد‌‌ها و راه‌‌حل‌‌ها به پایان می‌‌رسد شما با انبوهی از گزینه‌های گوناگون برای اجرا روبه‌رو هستید که باید از میان آنها تعدادی را برگزینید و بر آنها متمرکز شوید.بنابراین در اینجا لازم است که دست به اولویت‌‌بندی زده و اقدامات ضروری‌‌تر را اول‌‌از همه انجام دهید. در اینجا توصیه می‌شود در اولویت‌‌بندی‌‌هایتان در ابتدا سراغ کارهای ساده‌‌تر که اثربخشی سریع‌‌تری دارند بروید و اول آنها را انجام دهید. برای نظم‌‌بخشی به مرحله اولویت‌‌بندی هم می‌توانید از «ماتریکس اولویت‌ها»  استفاده کنید که شامل چهار بخش اقدامات دارای اثرات کم، اقدامات دارای اثرات زیاد، اقدامات نیازمند تلاش کم و اقدامات نیازمند تلاش زیاد می‌شود و بهتر است که در ابتدا روی اقدامات دارای اثرات کم و نیازمند تلاش کم تمرکز کنید و پس از کسب نتایج امیدوارکننده مطلوب سراغ اقدامات دارای اثرات زیاد و نیازمند تلاش زیاد بروید. لازم به یادآوری است که در اینجا هم باید از تمام اعضای تیم و شرکت‌‌کنندگان در جلسه نظرخواهی و رای‌‌گیری به عمل‌ اید و از تصمیم‌گیری‌‌های خودسرانه و یک‌‌طرفه در این زمینه بایدپرهیز کرد.

مرحله چهارم: نقشه فرآیند جدید را ترسیم کنید

بعدازاینکه مسائل تعریف و راه‌‌حل‌‌ها مطرح شدند و اولویت کارها مشخص شد، زمان آن فرارسیده تا مشخص شود قرار است کارها و اقدامات به چه صورتی انجام شوند و از ابتدا تا انتهای فرآیند جدیدی که قرار است به مرحله اجرا درآید چه گام‌‌هایی باید برداشته شود. در اینجا لازم است نقشه‌‌ای روی وایت بورد ترسیم شود که فرآیند جدیدی  را که تیم به دنبال پیاده‌‌سازی آن است به‌‌صورت تصویری نمایش دهد.البته در اینجا نباید به شکلی آرمان‌‌گرایانه و تخیلی اقدام به ترسیم نقشه فرآیند جدید کرد بلکه باید این نقشه را با توجه به وضعیت موجود و واقعیت‌‌ها ترسیم کرد و درنهایت به نسخه‌‌ای از نقشه راهی که قرار است برای برطرف ساختن مشکل موجود استفاده شود، دست خواهید یافت.  درواقع ترسیم نقشه فرآیند جدید باعث می‌شود تا تمام کسانی که قرار است در آن فرآیند مشارکت کنند و هرکدامشان گوشه‌‌ای از کار را بگیرند به‌‌روشنی دریابند کلیت کار چیست و قرار است چه‌‌کارهایی و توسط چه کسانی انجام شود و در این حالت از موازی‌کاری و اتلاف انرژی و هزینه و منابع جلوگیری خواهد شد و مسیری که قرار است طی شود از قبل  تعیین خواهد شد.

مرحله پنجم: به اعضای تیم امکان ایجاد تغییرات و اصلاحات کوچک در زمان اجرای فرآیندها را بدهید

بعدازاینکه نقشه فرآیندهای جدید ترسیم شد، تیم وارد فاز اجرا می‌شود و در این مرحله است که اعضای تیم که خودشان در تمام مراحل تعریف مساله، ارائه راه‌‌حل‌‌ها، اولویت‌‌بندی و ترسیم نقشه فرآیندهای جدید مشارکت فعال داشته‌‌اند، راه‌‌حل‌‌های پیشنهادی را به مرحله اجرا درآورند. بااین‌‌حال، تجربه نشان داده بسیاری از ایده‌ها و فرآیندها وقتی به مرحله اجرا می‌‌رسند، آن‌‌طور که به نظر می‌‌رسیدند عملیاتی نمی‌شوند و موانعی بر سر راه پیاده‌‌سازی آنها وجود خواهد داشت. بنابراین لازم است این امکان به اعضای تیم و مجریان طرح داده شود تا در زمان اجرای فرآیندها یکسری تغییرات لازم را در آنها به وجود آورند و با توجه به شرایط میدانی تصمیم‌گیری کنند و در همین‌‌جاست که ایده‌ها و راه‌‌حل‌‌های غیرکاربردی یا تحمیلی از سوی رهبری سازمان یا کسانی که از نزدیک دستی بر آتش ندارند از گردونه خارج می‌شوند و جای خود را به ایده‌های کاربردی‌‌تر و عملیاتی‌‌تر خواهند داد و این‌‌چنین است که فرآیندهای جدید با سرعت و سهولت بیشتری اجرا خواهند شد.

مرحله ششم: تجربه‌‌اندوزی کنید

پس‌‌ازآنکه اجرای فرآیند جدید را آغاز کرده و تغییرات لازم را در حین اجرای آن انجام دادید تیمتان را وارد مرحله‌‌ای کرده‌‌اید که می‌تواند چیزهای جدیدی را تجربه کرده و موقعیت‌‌های متفاوتی را درک کند که درگذشته آنها را تجربه نکرده بود. درواقع شما در این مرحله دست به تجربه‌‌اندوزی تیمی می‌‌زنید و سفری را همراه با تیم تحت رهبری‌‌تان شروع می‌کنید که منحصربه‌‌فرد است و چیزهای زیادی در این مسیر خواهید آموخت و هر چه تعداد این سفرهای ذهنی و ماجراجویانه برای حل مسائل مختلف بیشتر باشد، بر پختگی و بلوغ فکری اعضای تیم و کارآ‌یی کلیت تیم کاری‌‌تان افزوده خواهد شد. در این میان، حتی اگر شکستی هم برای رسیدن به اهداف موردنظر و اجرای ایده‌های پیشنهادی برای حل مشکلات موجود رخ دهد بازهم یک پیروزی و کامیابی بزرگ برای تیمتان اتفاق خواهد افتاد که همان کسب تجربیات جدید و شناخت مسیرهای درست و نادرست است و باعث خواهد شد تا یک تیم کاری در آینده با دقت و صلابت بیشتری عمل کند و تصمیم‌‌های درستی اتخاذ کند.

مرحله هفتم: به عقب نگاه کنید و موفقیت‌‌هایتان را جشن بگیرید

بعد از اینکه مرحله تجربه‌‌اندوزی را نیز پشت سر گذاشتید و توانستید پنج مرحله پیش از آن یعنی تعریف مساله، ارائه راه‌‌حل‌‌ها، اولویت‌‌بندی کارها، ترسیم نقشه فرآیند و تغییر دادن فعالیت‌‌ها را به‌‌خوبی انجام دهید، لازم است که دوباره تمام اعضای تیمتان را دورهم جمع کرده و از آنها راجع به آنچه اتفاق افتاده است بازخورد بگیرید تا دریابید آیا تجربه‌‌ای که شکل‌‌گرفته است مثبت و سازنده بوده یا منفی و ناامیدکننده. انجام دقیق این مرحله ازآن‌‌جهت دارای اهمیت و ضرورت فراوانی است که به تیم‌‌های کاری برای اجرای هرچه‌‌بهتر پروژه‌های آینده کمک می‌کند و به عبارت روشن‌‌تر، مرحله ششم یعنی تجربه‌‌اندوزی را تکمیل می‌‌کند. هنگامی که تمام اعضای تیمی که یک پروژه را به پایان رسانده و فرآیندی که خودشان در شکل‌‌گیری‌‌اش مشارکت داشته‌‌اند را به مرحله اجرا درمی‌‌آورند، باید نگاهی به عقب بیندازند تا ببینند چه‌‌کارهایی انجام‌‌شده و چه موفقیت‌‌ها یا ناکامی‌‌هایی در این میان رخ‌‌ داده است و علت بروز اشتباهات چه بوده است و چگونه می‌توان از تکرار شدن آن اشتباهات در آینده جلوگیری کرد. علاوه بر این لازم است باهدف روحیه‌بخشی به اعضای تیم یکسری جشن‌‌های کوچک و خودمانی با شرکت تمام اعضای تیم برگزار شود و نتایج مطلوب و موفقیت‌‌های کسب‌‌شده در مسیر اجرای فرآیند جدید، هرچقدر هم کوچک و محدود باشند، جشن گرفته شود. این کار برای افزایش روحیه تیمی و همچنین بالا رفتن روحیه و انگیزه اعضای تیم برای اجرای پروژه‌های بعدی بسیار موثر و  امیدآفرین خواهد بود.

مرحله هشتم: تکرار کنید

بعد از به پایان رسیدن یک پروژه و برگزاری جشن‌‌های مرتبط با آن باید تیم را برای شروعی دوباره و اجرای فرآیند جدید دیگری مهیا ساخت و در این میان باید بستری را فراهم آورد تا تمام اعضای تیم که در مراحل مختلف پروژه قبلی تجربیات زیادی کسب کرده‌‌اند و از نقاط قوت و ضعف خود آگاه شده‌‌اند خود را برای کارزاری جدید و جدی‌‌تر آماده کنند و پروژه جدیدی  را که بر عهده آنها گذاشته خواهد شد باصلابت و توانمندی بیشتری به مرحله اجرا درآورند.

در پایان باید به این نکته کلیدی اشاره کرد که این فرآیند هشت‌مرحله‌‌ای نه‌‌فقط در استارت‌آپ‌ها و شرکت‌‌های کوچک و دارای تعداد کارکنان اندک قابل‌‌اجراست بلکه در سازمان‌ها و شرکت‌‌های بزرگ نیز قابلیت اجرا دارد و این‌‌طور نیست که به خاطر بالا بودن تعداد کارکنان و پیچیدگی‌‌های ساختاری و ارتباطی در این گروه از شرکت‌‌ها و سازمان‌ها امکان پیاده‌‌سازی مراحل هشت‌گانه که در بالا به آنها اشاره شد، وجود ندارد.

درواقع، وجود فرهنگ دورهم نشستن اعضای تیم‌‌های کاری و مشارکت فعال تمام اعضا در تمام مراحل تعریف مساله، ارائه راهکارها، اولویت‌‌بندی امور، ترسیم نقشه فرآیند، ایجاد تغییرات و اصلاحات، تجربه‌‌اندوزی و بازخورد‌گیری و جشن گرفتن دستاوردها در هر سازمانی باعث خواهد شد تا اجرای این فرآیند به‌‌راحتی و همراه با جلب رضایت افراد صورت پذیرد و فضای مساعدی در درون سازمان‌ها و تیم‌‌های کاری به وجود آید که مملو از حس صداقت، شفافیت، باز بودن، تعهد و قدرت‌بخشی به اعضای تیم‌‌های کاری است و امید به آینده و رضایت از حضور در مجموعه‌های کاری موفق و ارزشمند را در همه افراد تقویت می‌کند و این‌‌چنین است که می‌توان سخت‌‌ترین و پیچیده‌‌ترین پروژه‌ها را با بهترین کیفیت و کمترین چالش به مرحله اجرا درآورد.