تفاوتی ندارد که در مدیریت پروژه از کدام‌یک از متدولوژی‌ها استفاده می‌کنید، در تمامی این چارچوب‌ها، بوردهای پروژه از بخش‌های مهم یک سیستم مدیریت پروژه به‌شمار می‌آیند. بوردها یا تابلوهای پروژه، ابزارهایی بی‌نظیر هستند که به همه اعضای تیم‌های کاری در زمان واقعی نشان می‌دهند چه کارهایی در حال انجام هستند و چه کارهایی باید انجام شوند. بورد پروژه همچنین یکی از قابلیت‌های مهم سیستم مدیریت پروژه آنلاین در پلتفرم میزیتو است. در این مطلب با این ابزار مهم آشنا می‌شویم.
بورد پروژه میزیتو چیست؟
بورد پروژه میزیتو ابزاری است که یک جلوه بصری از تمام کارهایی را که باید انجام شوند ارائه می‌دهد. البته در پلتفرم میزیتو ابزارهای دیگری نیز مانند گانت چارت وجود دارند که با استفاده از آن‌ها می‌توانید تقدم و تاخر وظائف را بررسی کنید. با این حال بورد پروژه نیز ابزاری کاربردی است و بخش‌هایی دارد که می‌توانید اطلاعات مختلفی را در آن‌ها ثبت کنید.
هدف اساسی از ابزار بورد پروژه، مدیریت بهتر وظائف و ایجاد یک دسته‌بندی مناسب از آن‌ها است. برای مثال شما می‌توانید ستون‌ها یا لیست‌های مختلفی را بر اساس نیازهای پروژه و تیم کاری در این ابزار ایجاد کنید. یکی از ساده‌ترین روش‌ها این است که بخواهید دو لیست کارهای در حال انجام و کارهای برای انجام را ایجاد کنید. مزیت دیگر این ابزار، امکان جابه‌جایی هر وظیفه بر اساس اولویت‌ها یا حذف وظیفه و موارد دیگر است. بنابراین بورد پروژه به‌نوعی مراحل یک فرآیند کاری را نیز نشان می‌دهد.
مزایای استفاده از بورد پروژه میزیتو چیست؟
با استفاده از بورد پروژه میزیتو می‌توانید به‌راحتی برای هر مرحله از کار خود یک ستون ایجاد کنید و در زیر آن برگه‌هایی را در قالب وظائف ایجاد کنید. هر برگه نیز می‌تواند شامل برخی نکات مانند ارجاع‌ها، فرد مسئول، نکات اجرا و همچنین یادآوری‌ها باشد. بنابراین بورد پروژه میزیتو یک دید کلی از تمام پروژه برای شما ایجاد می‌کند. این دید کلی باعث می‌شود شما بتوانید چالش‌های احتمالی را نیز سریع‌تر شناسایی کرده و برای رفع آن‌ها اقدام کنید.
برخی از مزایای دیگر استفاده از بورد پروژه را با هم مرور می‌کنیم:
- پیگیری پیشرفت در پروژه‌هایی که دارای کارهای همزمان هستند معمولا دشوار است؛ اما شما در این ابزار می‌توانید یک تصویر گرافیکی از وضعیت پیشرفت هر وظیفه را مشاهده کنید.
- اولویت‌بندی برخی از وظائف در حین اجرای پروژه‌ها تغییر می‌کنند. بنابراین شما می‌توانید به‌راحتی در این ابزار، جای وظائف را در ستون‌ها تغییر دهید.
- بورد پروژه میزیتو دارای این مزیت است می‌توانید در آن ستون‌هایی جدید را بر اساس ویژگی‌های مختلفی مانند اعضای تیم، واحدهای سازمانی، روزهای هفته و ... ایجاد کنید.
- اطلاعات بورد پروژه میزیتو در فضای ابری ذخیره می‌شوند بنابراین ایمنی این اطلاعات بسیار بیشتر از موارد استفاده از نرم‌افزارهای دسکتاپ است.
استفاده از بورد پروژه میزیتو به چه کسب‌وکارهایی پیشنهاد می‌شود؟
یک مزیت مهم بورد پروژه میزیتو این است که قابلیت توسعه و تنظیم بالایی دارد. بنابراین هم برای کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط و هم برای سازمان‌های بزرگ مناسب است. برای مثال مدیر یک کسب‌وکار کوچک به‌راحتی می‌تواند وظائف یک تیم کاری با تعداد اعضای زیر ده نفر را با استفاده از این ابزار مدیریت کند. کسب‌وکارهای بزرگ نیز می‌توانند انواع وظائف و کارها را در پروژه‌هایی بسیار عظیم با فرآیندهای متعدد در این بورد قرار دهند.
از سوی دیگر استفاده از این بورد برای کسب‌وکارهایی با امکان دورکاری نیز مناسب است؛ زیرا از یک سو میزیتو یک پلتفرم تحت وب است و تمامی اعضای تیم می‌توانند در هر زمان و از هر مکان به اطلاعات بورد دسترسی داشته باشند و از سوی دیگر تمامی تغییرات در لحظه برای تمامی افراد قابل مشاهده است.
بورد پروژه میزیتو چه بخش‌هایی دارد؟
در زمان دسترسی به بورد پروژه میزیتو، اولین کاری که باید انجام دهید، ایجاد لیست است. بنابراین اولین بخش از این ابزار، همان عنوان لیست یا ستون می‌باشد. بنابراین این امکان وجود دارد که بر اساس نیازهای پروژه نام لیست را خودتان تعیین کنید. در ادامه بخش‌های دیگر بورد پروژه را با هم بررسی می‌کنیم.
بخش تنظیمات لیست
دومین بخش از بورد پروژه میزیتو، تنظیمات لیست است. این بخش شامل سه گزینه مرتب‌سازی، ویرایش لیست و حذف می‌باشد. بنابراین شما می‌توانید در هر لیست یا ستون، وظائف را بر اساس زمان ایجاد، زمان یادآوری و زمان آخرین تغییرات مرتب‌سازی کنید. گزینه دوم، ویرایش لیست است که کار تغییر عنوان لیست از این طریق انجام می‌شود. آخرین گزینه نیز، امکان حذف ستون است. البته برای این کار، ابتدا باید وظائف به ستون‌های دیگر انتقال داده شوند و زمانی که دیگر هیچ وظیفه‌ای در زیر این بخش نباشد می‌تواند ستون را حذف کنید.
بخش افزودن لیست جدید
یکی از مهم‌ترین بخش‌های بورد پروژه میزیتو، بخش افزودن لیست جدید است. نکته مهم در مورد این بخش این است که طراحان پلتفرم میزیتو آن را به‌گونه‌ای طراحی کرده‌اند که می‌توانید لیست‌ها بر اساس چندین الگوی مختلف ایجاد کنید.
این الگوها را با هم مرور می‌کنیم:
- کانبان: این بخش شامل بورد اسکرام با بخش‌های برای انجام، درحال انجام و انجام شده است.
- واحدهای سازمان: شما می‌توانید بر اساس واحدهای دخیل در پروژه در سازمان خود مانند بخش حسابداری، بخش انبار و ... ستون‌ها را ایجاد کنید.
- اعضای تیم: در این بخش می‌توانید ستون‌های وظائف را بر اساس هر عضو تیم ایجاد کنید.
- روزهای هفته: در این قابلیت، ستون‌ها بر اساس وظائف در روزهای هفته گروه‌بندی می‌شوند.
- دلخواه: در این حالت می‌توانید ستون‌هایی را بر اساس ویژگی‌های مورد نظر خود ایجاد کنید.
نمودار بورد پروژه یک امکان کاربردی
بورد پروژه میزیتو بخش‌های دیگری نیز دارد. اگر در تصویر دقت کنید زیر نام هر ستون یک نمودار با رنگ‌های مختلف می‌بینید. یکی از بخش‌های مهم آن، نمودار لیست که است که با انتخاب آن، متناسب با میزان پیشرفت کار مورد نظر، پیشرفت را در قالب نمودار به شما نشان می‌دهد. بخش ایجاد وظیفه نیز باعث افزودن وظائف در زیر ستون‌ها می‌شود.
با بورد پروژه میزیتو هیچ کاری روی زمین نمیماند!
با استفاده از بورد پروژه، همه اعضای تیم دقیقا می‌دانند چه کارهایی در هر حال انجام هستند و کدام کارها را باید به‌زودی انجام دهند. مدیر پروژه نیز به‌خوبی می‌تواند تمامی وظائف را بررسی کند و در عین حال برای رفع موانع کار بهترین تصمیمات را بگیرد. اگر به‌دنبال پلتفرمی کاربردی برای این موضوع هستید، میزیتو بهترین گزینه است. بورد پروژه میزیتو دارای امکانات و تنظیمات مختلف برای سفارشی‌سازی مطابق نیازهای کسب‌وکار شما است. برای استفاده از امکانات میزیتو کافیست به آدرس mizito.ir مراجعه و ثبت‌نام خود را انجام دهید.
