میزیتو؛ کارمند خوشحال، مدیر راضی

بر اساس نظرسنجی جدید آپوِرک (Upwork) 64 درصد از مدیران استخدامی که در نظرسنجی  شرکت کردند اذعان داشتند که در حال حاضر، بیش از گذشته بر کیفیت کار انجام شده، تمرکز می‌کنند. در طول 18 ماه گذشته، با عادی شدن فعالیت‌های روزمره، تازگی و جدید بودن کار از راه دور، از بین رفته است. اما برگزاری جلسات در فضای مجازی و اوقات خوشی که اعضای تیم در این فضا داشتند، وارد فرهنگ کسب و کار شد. این امر نشان داد که تغییرات پیچیده‌تری در راه است. فراتر از نحوه همکاری و برقراری ارتباط افراد شاغل، بیماری همه‌گیر کرونا، مدیران را نیز وادار کرد که نوع تفکر خود را درباره موفقیت تیم دوباره ارزیابی کنند. اما این تغییرات چه بوده است و چه تاثیری بر کارکنان، نحوه سنجش بهره وری و تغییر سبک مدیریت داشته است؟

رد رویکردهای قدیم و ایجاد رویکردهای جدید در سنجش بهره وری

با استفاده از داده‌های نظرسنجی از بیش از 1000 مدیر استخدام در ایالات متحده در آپورک، تغییراتی که شرکت‌ها در طول همه‌گیری در سبک مدیریت ایجاد کردند ( به ویژه در مورد نحوه ارزیابی و سنجش بهره‌وری) شناسایی شد. این داده‌ها نشان داد که مدیران کسب و‌کارها در حال تغییر نحوه سنجش، ارزیابی بهره‌وری و تغییر سبک نحوه استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه خود هستند.

در یک محیط اداری معمولی، مدیران به راحتی می‌توانند بر کارگران نظارت کنند. چون عموما همه در یک زمان در دفتر حاضر می‌شوند، ساعات مشابهی را در آنجا می‌گذرانند. سپس در یک ساعت خاص، آنجا را ترک می‌کنند. اگر کارمندی به دلیل دیر آمدن سرکار، زمان کمتری کار کند، زودتر برود یا حتی سرکار نیاد، مدیر به سرعت متوجه می‌شود.

به طور مشابه، محیط دفتر نیز از طریق روش معروف و رایجی به نام «مدیریت با پرسه‌زنی»، نظارت و کنترل گاه به گاه بر اعضای سازمان را ممکن می‌سازد. این رویکرد اولین بار توسط هیولت پاکارد در دهه 1970 معرفی شد و به تدریج محبوبیت پیدا کرد. رویکرد مدیریت پرسه‌زنی، مدیران را از دفاترشان خارج و مجبور کرد که به طور خودجوش با کارمندان تعامل برقرار کنند تا بفهمند روی چه چیزی کار می‌کنند.

دنیای کار از راه دور، این سبک‌های مدیریتی که ریشه در رصد ورودی‌ها دارند را از بین می‌برد. چون توانایی یک مدیر برای مشاهده ساعات کاری و ورودی‌ها به شدت کاهش می‌یابد. چون در سبک کار از راه دور، کارمندی که معمولا دیر سرکار می‌رود، زودتر کار را رها می‌کند یا در طول روز زیاد غیبت می‌کند، کمتر قابل کنترل است. این موضوع چالشی برای مدیرانی است که از داده‌های ورودی‌ کارکنان به عنوان بخشی از ارزیابی‌های خود درباره نحوه سنجش بهره وری افراد استفاده می‌کنند. برای جبران این ضعف‌ها در کار از راه دور، بسیاری از مدیران در تلاش هستند تا در نحوه سنجش بهره‌‌وری تجدیدنظر کنند.

دو رویکر جدید در سنجش بهره وری کارکنان در شرکت‌ها

یک رویکرد این است که از سنجش داده‌های ورودی که کارکنان اداری به آن عادت دارند، دور شده و به سراغ سنجش رسمی و مدوام کارکنان بروید. نرم‌افزار ردیابی بهره‌وری، یکی از گزینه‌هایی است که نه تنها زمان شروع و توقف کار کارکنان، بلکه میزان ساعاتی که با کامپیوتر خود کار می‌کنند را نیز اندازه‌گیری می‌کند.

این رویکرد، نقاط ضعفی دارد. اگرچه کارکنان می‌دانند که کار از راه دور برای مدیریت چالش ایجاد می‌کند، اما آنها ممکن است استفاده از سنجش صریح و شفاف به جای سنجش و نظارت غیرمستقیم و ضمنی را نوعی عدم اعتماد تلقی کرده و نپذیرند.

یک رویکرد دیگر برای مدیریت، تغییر دیدگاه آنها با تمرکز کمتر بر روی ورودی‌ها و تمرکز بیشتر بر اطلاعات خروجی کارکنان است. مدیرانی که از این رویکرد استفاده می‌کنند، به جای این که بپرسند آیا کارکنان، وقت کافی روی کار می‌گذارند، بررسی می‌کنند که آیا به اندازه کافی بهره‌وری دارند یا خیر. این رویکرد، انعطاف‌پذیری بیشتری به کارکنان هم از نظر تعداد ساعات کار در هفته و هم زمان شروع و پایان ساعات کاری، می‌دهد.

 آنچه در این رویکرد مهم است این است که کارکنان چه کاری انجام می‌دهند، نه اینکه چه زمانی آن را انجام می‌دهند یا چقدر طول می‌کشد آن را به اتمام برسانند.

شواهد نظرسنجی نشان می‌دهند که کسب و کارها از هر دو رویکرد برای سنجش بهره وری استفاده می‌کنند. برای مثال، استقبال بیشتر از نرم‌افزار مدیریت پروژه که در بالا ذکر شد، نشان می‌دهد که برخی  مدیران از سنجش داده‌های ورودی، بیشتر استقبال می‌کنند. علاوه بر این، تعداد زیادی از کسب‌ و کارها گزارش داده‌اند که بیشتر روی تعداد ساعات کاری یک فرد در هفته و این مسئله که افراد در ساعات کاری معمول کار می‌کنند یا خیر، تمرکز می‌کنند.

 

بیشتر کسب‌وکارها خود را با تغییرات جدید انطباق می‌دهند

در حالی که برخی مدیران، بیشتر بر داده‌های ورودی‌ تمرکز می‌کنند، بخش دیگری نیز بیشتر بر روی دادهای خروجی‌ متمرکز شده‌اند. برای مقایسه، 26 درصد از مدیران استخدام می‌گویند که بیشتر بر روی کارکردن افراد در ساعات کاری معمول تمرکز می‌کنند اما 64 درصد دیگر می‌گویند که اکنون بیشتر از گذشته بر کیفیت کار انجام شده تمرکز دارند.

علاوه بر این، تعداد زیادی از مدیران می‌گویند که نسبت به قبل از همه‌گیری، کمتر نگران ساعات کار و تعداد ساعات کار یک فرد در طول هفته هستند.

 

کار از راه دور بیشتر، انعطاف‌پذیری بیشتر

چه چیزی باعث ایجاد رویکردهای متفاوت برای سنجش بهره‌وری در یک محیط کار از راه دور شده است؟ برای پاسخ به این سوال، این مسئله مورد بررسی قرار گرفت که چگونه تجربه یک شرکت با کار از راه دور می‌تواند بر رویکرد آنها تأثیر بگذارد. نتایج نشان داد که شرکت‌هایی که بیشترین افزایش دورکاری را داشته‌اند، کمتر بر ساعت‌های کار متمرکز بوده‌اند. به عبارت دیگر، کسب‌وکارهایی که بیشتر به دورکاری گرایش دارند، همان گروهی هستند که کمتر بر روی داده‌های ورودی تمرکز می‌کنند.

برای درک بیشتر ارتباط بین تغییرات در نحوه سنجش بهره ‌وری کارکنان، تغییرات در نحوه انجام کار و کار از راه دور، نظرسنجی دوم انجام شد. این بار، از 600 مشتری در Upwork نظرسنجی شد. در این نظرسنجی این مسئله مورد بررسی قرار گرفت که چگونه شرکت‌هایی که به صورت کار از راه دور و انعطاف‌پذیر راحت‌تر هستند، رفتار خود را با سنجش بهره‌وری تطبیق می‌دهند. در این نظرسنجی، شاهد تمرکز بیشتر بر خروجی‌ها و کاهش تمرکز بر ورودی‌ها بودیم. شایان ذکر است که در حال حاضر، شرکت‌ها 41 درصد کمتر بر روی ساعات کاری معمولی و 31 درصد کمتر بر تعداد ساعات کاری در هفته، تمرکز می‌کنند.

 

تغییرات در  سبک مدیریت و سنجش بهره‌‌وری برای مشاغل و نیروی کار به چه معناست؟

این تغییرات در سبک‌های مدیریت در نگاه اول شاید جزئی و نامحسوس به نظر برسند، اما روی هم رفته نشان می‌دهند که تغییرات گسترده و عمیق در نحوه عملکرد کسب و کارها رخ داده است. کسب‌وکارها نرم‌افزارهای  مدیریت پروژه جدید را پذیرفته‌اند. شیوه‌های مدیریت مختلفی را خلق کرده‌اند. داده‌های جدید نشان می‌دهد، بسیاری از آنها نحوه سنجش موفقیت تیم‌هایشان را تغییر داده‌اند.

اما همه اینها چه معنایی برای مشاغل دارد؟ در رابطه با تغییرات ناشی از کار از راه دور، کسب‌وکارهایی که این تغییرات جدید را نمی‌پذیرند از کسب‌وکارهای دیگر عقب می‌افتند، به‌ویژه وقتی صحبت از نحوه تفکر آنها در مورد بهره‌وری می‌شود.

در حالی که هیچ رویکرد کامل و سازگار با همه شرکت‌ها برای سنجش بهره‌وری وجود ندارد، اما امروزه بیشتر بر سنجش خروجی‌ها در مقابل ورودی‌ها تاکید می‌شود. این نوع رویکرد با تغییرات بزرگ‌تری که در بازار کار در حال رخ دادن است (مانند گرایش به انعطاف‌پذیری) همسو خواهد بود. از آنجایی که بسیاری از کارکنان در معرض مزایای کار از راه دور قرار گرفته‌اند، دیگر تمایلی به بازگشت به دفتر کار ندارند و روش‌های سنجش بهره وری قدیمی را نمی‌پذیرند.

استعفای زیاد، یکی از شواهدی است که این موضوع را تأیید می‌کند. با توجه به اینکه نرخ ترک شغل از قبل در سطح بالایی قرار دارد، 17 درصد دیگر از کارکنانی که در حال حاضر از راه دور کار می‌کنند، اگر مجبور به بازگشت به یک اداره شوند، به ترک شغل خود فکر می‌کنند. این دسته از افراد شاغل از بازگشت به دفتر و رفت و آمدهای طولانی برای رسیدن به محیط کار، داشتن رؤسایی بالای سر خود و بازگشت به روزهای سفت و سخت و برنامه‌ کاری 9 تا 5 عصر، چشم‌پوشی می‌کنند.

 

سخن پایانی

کسب‌وکارها کم کم با این واقعیت مواجه می‌شوند که این کارگران که خواهان انعطاف‌پذیری بیشتری هستند، همان کسانی هستند که قدرت چانه‌زنی در بازار کار را دارند. دوران انجام کارهایی که فقط خوشایند برای مدیریت بود، گذشته است. اما از آنجایی که کسب‌وکارها با فشار جذب و حفظ استعدادها مواجه هستند، همیشه نیاز دارند تا درباره خواسته‌ها و نیازهای متخصصانی که برای استخدام و حفظ آن‌ها تلاش می‌کنند سوال و تحقیق کنند. این تقاضا برای انعطاف‌پذیری یک قطعه اجتناب‌ناپذیر از پازل استخدام خواهد بود. کسب‌وکارهایی که این رویکرد جدید را اتخاذ می‌کنند و بر خروجی‌ها بیش از ورودی‌ها تأکید می‌کنند و به افراد پاداش می‌دهند، موقعیت بهتری از نظر جذب کارکنان، خواهند داشت.

به طور کلی، این دوره پر فراز و نشیب برای کسب و کارها منجر به خلق روش‌های جدید کار و روش‌های جدیدی برای سنجش موفقیت شده است. بیماری همه‌گیر کرونا، بهترین شیوه‌ها و اصولی که سال‌ها از آنها برای سنجش مدیریت موفق استفاده می‌شد را را از بین برد و کارکنان نیز به روش‌های جدید علاقه پیدا کردند. حتی اکنون که تقریبا دوران همه‌گیری را پشت سر گذاشته‌ایم، کسب‌وکارها باید همچنان از این تغییرات مدیریتی استقبال کنند. در واقع، در سنجش بهره‌ وری به جای تاکید بر مدت زمانی که کارکنان پشت میز می‌نشینند باید بیشتر روی کمیت، کیفیت و به موقع انجام دادن کار تمرکز کنند.

اتخاذ رویکرد جدید مدیریتی با استفاده از میزیتو

میزیتو یک نرم افزار مدیریت پروژه و وظایف است که امکاناتی قابل اتکا برای اتخاذ رویکردهای جدید مدیریتی را در اختیار مدیران برتر قرار می‌دهد. امکان همکاری نزدیک و همیشگی افراد مقیم در دفاتر کاری با افراد دورکار تنها بخشی از امکانات میزیتو است. برای استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه و وظایف میزیتو می‌توانید از همین الان با مراجعه به آدرس www.mizito.ir‌ فعالیت کاری خود را بهبود ببخشید.