مدیر نظم‏‏‌دهنده؛ قانونمند و گریزان از تحول

 مدیران نظم‌‌‌دهنده یا اداری (Administrator)

این دسته از مدیران، همان‌‌‌گونه که از عنوان آنها پیداست، افرادی باانضباط و مقرراتی هستند و با پایبندی و جدیتی که در ارتباط با قوانین و مقررات دارند، به مسائل می‌‌‌نگرند. آنها طرفدار رسمی بودن روابط و قواعد در سازمان هستند.

رسمیت قواعد و مقررات در سازمان وقتی است که اختیارات مسوولان و روابط بین آنها و کارکنان بر حسب مقرراتی خاص تعیین شده باشد؛ به طوری که سلسله روابط بین مشاغل و مقامات سازمان برای دستیابی به هدفی مشخص، بر اساس طرح و نقشه قبلی برقرار شود.

 در این صورت، رسمیت مطلوب در قواعد سازمانی باعث می‌شود اختیارات و مسوولیت‌‌‌ها در هر شغل یا در هر مقام، به صورت دقیق تنظیم و تشریح ‌‌‌شود.

مدیران نظم‌‌‌دهنده، در انجام امور به دنبال روال و فرآیند صحیح و درست کار، رعایت سلسله مراتب و تقسیم کار تحت نظمی اصولی و تعریف‌شده در سازمان هستند. آنها می‌‌‌خواهند:

1- اختیارات و قدرت سازمانی هر مقام به روشنی تعیین و تعریف شود. 2- نوع مشاغل کارکنان سازمان و محل سازمانی آنها مشخص شود. 3-کیفیت ارتباطات رسمی بین افراد در حد مطلوب و مناسب باشد. 4- حدود قلمرو وظایف هر یک از مشاغل و صاحبان مشاغل به روشنی تعیین و تعریف شود.

آنها اعتقاد دارند که کار درست و نتیجه مطلوب فقط از طریق یک فرآیند اصولی و درست حاصل می‌شود و غیر‌آن، حتی اگر به نتیجه مناسبی هم برسد، برای آنها مطلوب نیست. به عبارت دیگر، مدیران نظم‌‌‌دهنده برخلاف مدیران خلاق و فعال، بیشتر فرآیندگرا هستند تا نتیجه‌‌‌گرا. آنها طالب نظم، مقررات، سیستم، فرم، بخشنامه و آیین‌‌‌نامه‌‌‌اند و اصولا افرادی محافظه‌‌‌کار هستند. از نظر آنها، ساختارهای اداری بیشترین اهمیت را دارند و اصولا بوروکراسی را منطقی‌‌‌ترین فرم ساختار سازمانی می‌‌‌دانند و بر برتری تکنیکی آن اصرار دارند.

این مدیران اصولا و به درستی، ارتباطات سازمانی بین مدیر و کارکنان را یکی از بهترین راه‌‌‌ها و منابع کسب اطلاعات و کشف دشواری‌‌‌های سازمان می‌‌‌‌‌‌دانند که به مدیر این امکان را می‌دهد با شناخت بهتری نسبت به وضع موجود، درباره آینده سازمان و رسیدن به وضع مطلوب برنامه‌‌‌ریزی و تصمیم‌گیری کند.  نظر به پیشرفت پرسرعت تکنولوژی، طبیعتا روش‌ها و قواعد حاکم و نحوه مدیریت و رهبری سازمان‌ها به صورت مستمر دچار دگرگونی می‌شود و نحوه اداره سازمان‌ها را دستخوش تغییرات متعدد و بعضا غیرقابل پیش‌بینی می‌کند. بنابراین سازمان‌ها باید خود را با سیستم‌های اطلاعاتی رشد‌یابنده و جدید این دوران هماهنگ کنند. در این شرایط، اهمیت وجودی مدیران نظم‌‌‌دهنده بیشتر و مشهودتر می‌شود، چون بار اصلی ایجاد آمادگی برای تغییر و تحول مقررات و بوروکراسی‌‌‌های سازمانی بر دوش این مدیران است. از آنجا که جوهره اصلی طرز فکر، برخورد با مسائل و نگرش آنها در امور مختلف، بر نظم و انضباط سازمانی و ثبات و عدم تغییر استوار است، مشکلات و زحمات آنها در اثر این تغییرات، دوچندان می‌شود.  از دیدگاه مدیران نظم‌‌‌دهنده موارد زیر به نحو بارزی در هر سازمان باید مشخص و رعایت شوند:

- اختیارات و قدرت سازمانی هر مقام

- نوع مشاغل کارکنان سازمان و محل سازمانی آنها

- کیفیت سلسله ارتباطات رسمی بین افراد

- حدود قلمرو وظایف هر یک از مشاغل و صاحبان مشاغل

نوع تفکر مدیران نظم‌‌‌دهنده - دانسته یا ندانسته – با نظریه‌‌‌های ماکس وبر، از عالمان مدیریتی اوایل قرن بیستم، مشابهت دارد که بر اصول ثابت و اعتقاد عمیق به سلسله مراتب سازمانی و حفظ و رعایت آن، استوارند و عبارتند از: 1- اموری که برای رسیدن به اهداف سازمان باید انجام شود و به شکل شرح وظایف تنظیم شده است. 2- اعمال قدرت بر اساس سلسله مراتب سازمانی باید صورت گیرد و 3- انجام وظایف و امور سازمانی باید فقط بر مبنای سلسله مراتب و توسط افراد مسوولی صورت بگیرد که آموزش‌‌‌های لازم مرتبط با شغل خود را دیده‌اند.

اصول سلسله مراتب اداری و سطوح درجه‌بندی‌شده اعمال قدرت، از نظر آنها به مفهوم یک سیستم منسجم فرماندهی است که در آن سطوح پایین سازمان، توسط سطوح بالا، مطابق یک شکل منظم هدایت و رهبری می‌‌‌شوند.

از آنجا که سازمان‌ها، خصوصا سازمان‌های بزرگ، برای انجام امور جاری و روزمره خود به یک دستگاه پیچیده اداری نیاز دارند که در آن اختیارات مدیران از طریق سلسله مراتب اعمال شود و کارها بر اساس قوانین و مقررات خاصی صورت پذیرد، در سازمانی که این تیپ مدیران حضور دارند، شاهد کاهش مجموعه‌‌‌ای از تضادها و همچنین کاهش اعمال نظر و تبعیض هستیم.

این‌‌‌گونه سازمان‌ها بقایشان تضمین‌شده است، زیرا عامل بقای سازمان، سیستم، قانون، آیین‌‌‌نامه و مقررات است. از نظر این مدیران، فرد بر اساس قدرت رسمی و حقوقی که پیدا کرده به افراد و سطوح زیر دست خود فرمان می‌دهد نه به خاطر قدرت و نفوذ معنوی یا شخصی. ترتیب و نظم و انضباط این مدیران، حتی از دفتر کار آنها نمایان است و همه چیز در مناسب‌‌‌ترین محل خود قرار گرفته. حتی اگر دفتر کارشان شیک و زیبا هم نباشد، قرار گرفتن منظم هر چیزی در جای خود، جلوه خوبی به آن می‌دهد.

وقت‌‌‌شناسی این مدیران بسیار دقیق و مثال‌‌‌زدنی است. به‌طور مثال، آنها همیشه به‌‌‌موقع و حتی کمی زودتر از وقت در جلسات حاضر می‌‌‌شوند. این مدیر در جلسات، انواع و اقسام «استدلال‌‌‌ها» را می‌‌‌آورد و حرف‌‌‌های «منطقی» می‌‌‌زند تا در آن لحظه تصمیمی گرفته نشود؛ خصوصا اگر قرار باشد قاعده و مقرراتی زیر سوال برود یا اصلاح و تغییری ایجاد شود. آنها به خاطر خصلت محافظه‌‌‌کارانه خود و پرهیز از ریسک‌‌‌های احتمالی، اصولا مایل به انجام کاری که قبلا انجام نشده نیستند. در جلسات معمولا با نظر مدیران خلاق در تضادند و با مدیران وحدت‌‌‌بخش همراهی بیشتری دارند. در سازمان‌هایی که بیشترین مدیران نظم‌‌‌دهنده را دارند، یا این مدیران در آن قوی‌‌‌ترند، ایجاد تحول مشکل‌‌‌ترین کار است.

 سوءمدیریت مدیران نظم‌‌‌دهنده

مدیران نظم‌‌‌دهنده در حالت سوءمدیریت، بوروکرات می‌‌‌شوند که مهم‌ترین ویژگی آن، تاکید بیش از حد بر مقررات، الزامات اداری و اعمال قدرت است. مدیران نظم‌‌‌دهنده و مدیران فعال، در حالت سوءمدیریت در کنار هم، دیکتاتوری سازمانی ایجاد می‌کنند.

در حالت سوءمدیریت، این مدیر با مقام‌‌‌طلبی و ریاست‌‌‌خواهی به انواع روش‌های ناپسند از قبیل دروغ و ریا و نفاق آلوده می‌شود و همواره درصدد است اختیار تمام امور را منحصر به خود کند و مرکز همه قدرت‌‌‌ها و فعالیت‌‌‌ها قرار گیرد و برای این مقصود از هیچ اقدامی دریغ نمی‌‌‌کند. در این شرایط، استعداد و خلاقیت را در دیگر همکاران می‌‌‌کشد، تحمل انتقاد و اعتراض دیگران را ندارد، افراد صالح و دلسوز را از خود می‌‌‌راند و کسانی را دور خود جمع می‌کند که مجیزگو و مطیع مطلق او باشند. اگر کسی را مانع جاه‌‌‌طلبی خود ببیند، از هر وسیله ممکن استفاده می‌کند تا او را از پای درآورد و حتی به نزدیک‌‌‌ترین کسان و دوستان خود هم رحم نمی‌‌‌کند. لجاجت، تعصب‌‌‌های بیجا و رفتارهای واکنشی در او نمایان است و هیچ خلاقیتی در رفتارهای او دیده نمی‌شود. چون کار اداری تخصصی است، برای انجام مقاصد خود، می‌تواند با قانون به خوبی و به نحو دلخواهش بازی کند.

این مدیران به‌طور معمول تصمیم‌گیرندگانی بیش از حد حسابگر بوده، افق دیدشان عمدتا کوتاه‌‌‌‌مدت است و تلاش و اصرار بسیار زیادی در حفظ وضع موجود دارند.

در حالت سوءمدیریت، معمولا از نظر آنها «انجام هر کاری ممنوع است، مگر اینکه به‌طور مشخص و قانونی، آن کار مجاز اعلام شده باشد». بنابراین همیشه رفتارشان در نقش ترمز سیستم عمل می‌کند و هر حرکت خلاقانه‌‌‌ای را به بن‌‌‌بست می‌‌‌کشانند.

آنها هر کاری را که بخواهند انجام شود به یک قانون متوسل می‌‌‌شوند، و هر کاری را که نخواهند انجام شود، باز هم با توسل به قانون، از انجام آن ممانعت به عمل می‌‌‌آورند. بنابراین کاستن از تبعیض و اعمال نظر شخصی، که از صفات بارز این مدیران در حالت حسن مدیریت است، در حالت سوءمدیریت، کاملا معکوس شده و جو تبعیض‌‌‌آلود و نارضایتی رواج می‌‌‌یابد. عمده تضاد آنها در سازمان، با مدیران خلاق یا کارآفرین است. در حالی که مدیران خلاق معمولا گریزان از بوروکراسی و در اطلاعات قانونی ضعیف هستند، مدیران نظم‌‌‌دهنده به کمک مهارت خود در بازی با قوانین پیروز میدان می‌‌‌شوند که در نهایت، نظر به قائم به نفس بودن و نازک‌‌‌دل بودن مدیران خلاق، باعث خروج آنها از سازمان می‌‌‌شوند.  این مدیران معمولا ترسو هستند و به مدد بوروکراسی پیچیده‌‌‌ای که عمدتا خودشان بانی آن هستند، سد راه تحولات می‌‌‌شوند. آنها حدود اختیارات و ارتباطات و همبستگی‌‌‌های سازمانی را به شدت افراطی، رسمی و خشک و بی‌‌‌روح می‌کنند و سازمان را بیشتر به یک سازمان کاغذی تبدیل می‌کنند. علاوه بر این، معمولا افراد کینه‌‌‌توزی هستند و در صورتی که از طرف هر یک از همکاران، در هر سطحی از سلسله مراتب سازمانی، مخالفت یا ممانعتی با سیاست‌‌‌های خود مشاهده کنند، واکنش منفی نشان می‌دهند.

مدیران نظم‌‌‌دهنده، در حالت سوءمدیریت، به مدد توان بوروکراتیک خود، قادر به ایجاد دسته‌‌‌بندی‌‌‌های مافیایی در مجموعه تحت امر خود و نیز در دیگر قسمت‌‌‌ها و کل سازمان، به نفع اهداف خود هستند. به این وسیله نه تنها با اعمال این قدرتِ ناشی از کینه‌‌‌جویی، برای مدیران هم‌‌‌تراز مشکل‌‌‌تراشی کرده و به کمک راه‌های «قانونی» سعی بر سیطره بر آنها دارند، بلکه با سخت‌‌‌گیری‌‌‌های بی‌‌‌مورد به کارکنان زیردست و مدیران رده‌‌‌های پایین‌‌‌تر، موجب تشدید نارضایتی و تضادهای پرسنلی در داخل سازمان می‌‌‌شوند.

از دیگر ویژگی‌‌‌های مدیران نظم‌‌‌دهنده در حالت سوءمدیریت، این است که فقط قوانین و مقررات ناشی از افکار و منافع سازمانی خود را قبول دارند. آنها دچار خودپسندی هستند و مانع درست اندیشیدن و تفکر خلاق دیگران می‌‌‌شوند. در نتیجه مدیریت خویش را به آفتی مبتلا ساخته که سرانجامی جز شکست و ناکامی برای سازمان نخواهد داشت. کمترین خسارت آنها، مانع‌تراشی در تصویب و ایجاد قوانین، مقررات و روش‌هایی است که دیگر همکاران آنها را ساخته و پرداخته‌‌‌اند و در نتیجه سازمان را گرفتار روزمرگی می‌کنند.

این‌گونه مدیران در حالت سوءمدیریت، برای هر کاری که «نخواهیم انجام بگیرد!» بهترین انتخاب هستند.