عصر ایران / مدرسه کار و کسب ؛ دکتر مجید ایرانشاهی* - مذاکره یکی از مهارت‌های حیاتی است که می‌تواند در جنبه‌های مختلف زندگی شخصی و حرفهای افراد مؤثر باشد. موفقیت در مذاکره تنها به توانایی‌ها و فنون خاص وابسته نیست، بلکه نیازمند توجه به جنبه‌های روانشناختی، فرهنگی و اجتماعی نیز هست. در این مقاله، به بررسی نکات کلیدی برای موفقیت در مذاکره خواهیم پرداخت و راهکارهایی عملی برای بهبود این مهارت ارائه خواهیم کرد.
1- آمادگی و تحقیق قبل از مذاکره
آمادگی یکی از اساسی‌ترین مراحل مذاکره است. شاید بتوان به جرات گفت، مهمترین بخش مذاکره که خیلی اوقات نادیده گرفته می شود.
پیش از ورود به مذاکره، لازم است که اطلاعات دقیقی درباره مخاطب مذاکره، موضوع مورد بحث و امکانات موجود جمع‌آوری کنید. این اطلاعات می‌تواند شامل:
تاریخچه و سوابق طرف مقابل مذاکره: شناخت درست از پیشینه و تجربیات آنها به شما کمک می‌کند تا استدلال‌ها و پیشنهادات مناسب‌تری ارائه دهید.
منافع و اهداف: درک عمیق از انتظارات طرف مقابل و نقاط قوت و ضعف آنها می‌تواند به شما در تعیین استراتژی مناسب کمک کند.
شرایط بازار و صنعت: آگاهی از وضعیت بازار و چالش‌های موجود در صنعت می‌تواند مزیت بزرگی برای شما باشد.
2- توسعه مهارت‌های ارتباطی
ارتباط موثر یک پله بالاتر از مذاکره قرار دارد و می توان گفت مذاکره یکی از زیرمجموعه‌های ارتباط موثر است. به همین خاطر ارتباط مؤثر یکی از کلیدهای موفقیت در مذاکره است. برای این که بتوانید نظر دیگران را جلب کنید و توافقات مؤثری را به دست آورید، باید مهارت‌های ارتباطی خود را تقویت کنید. برخی از این موضوعات شامل موارد زیراست:
گوش دادن فعال: یکی از مهمترین جنبه‌های مذاکره، توانایی گوش دادن به طرف مقابل است. گوش دادن فعال به شما کمک می‌کند تا نیازها و خواسته‌های واقعی طرف مقابل را درک کنید و نشان دهید که به نظرات آنها احترام می‌گذارید. مذاکره کننده‌های حرفهای توانایی خوبی در گوش دادن دارند و بیشتر از اینکه حرف بزنند، گوش می‌دهند.
بیان واضح و منطقی: اطمینان حاصل کنید که استدلال‌ها و پیشنهادات شما به وضوح بیان شده و مبنای منطقی دارند. از کلمات ساده و قابل فهم استفاده کنید. استفاده از لغات پیچیده و گنگ و خیلی تخصصی و یا رسا نبودن صدای شما و اینکه دیگران متوجه حرفهای شما نشوند، می‌تواند عواملی باشد که سدراه موفقیت شما در مذاکره شود.
3- ایجاد فضایی مثبت و دوستانه
یکی از توصیه‌های مهم در مذاکره این است که در ابتدای جلسه صعی کنید فضای حاکم بین خودتان و طرف مقابل را به سمت یک فضای دوستانه ببرید. به همین خاطر است که می‌گویند، ابتدای جلسه را برای گفتگوهای غیررسمی جهت باز شدن یخ طرفین اختصاص دهید. شاید موارد زیر بتواند کمک کند تا این فضا بیشتر شکل بگیرد:
استفاده از زبان بدن مثبت: زبان بدن شما می‌تواند تأثیر زیادی بر احساس طرف مقابل داشته باشد. مطمئن شوید که حالت چهره، حرکات دست و وضعیت نشستن شما به گونه‌ای باشد که اعتماد و احترام را منتقل کند.
تأکید بر نقاط مشترک: هر دو طرف معمولاً نقاط مشترکی دارند. بر روی این نقاط تمرکز کنید و به آنها بپردازید تا احساس همکاری و اتحاد بیشتری بین طرفین ایجاد شود. بعنوان مثال، فردی در جلسه مذاکره به همتای خود گفت: "وقتی سوابق دو شرکت را بررسی کردم، مشاهده کردم که در 7 سال گذشته، بین دو شرکت یک معامله موفق شکل گرفته و این جای خوشحالی دارد."
4- شناخت اصول مذاکره
برای موفقیت در مذاکره، شناخت اصول بنیادی آن بسیار حائز اهمیت است:
مشخص کردن حداقل‌ها و خط قرمز: در هر مذاکره باید حداقل خواسته خودتان و ابتکار عمل خود را مشخص کنید. این به شما این امکان را می‌دهد که در صورت عدم توافق، از خطوط قرمز خود عبور نکنید.
تدوین استراتژی‌های مختلف: بسته به مسیر مذاکرات، ممکن است نیاز به تدوین استراتژی‌های مختلف داشته باشید. این استراتژی‌ها می‌توانند شامل گزینه‌های مختلف برای توافق یا پیشنهادات جایگزین باشند.
5- مدیریت تضاد و اختلاف‌نظرها
تضادها و اختلاف‌نظرها در هر مذاکره‌ای طبیعی هستند. مدیریت مؤثر این اختلافات کلید به دست آوردن توافق است. موارد زیر می تواند به شما در مدیریت این بخش کمک کند:
اجتناب از واکنش‌های هیجانی: در مواجهه با نظرات مخالف، از واکنش‌های احساسی خودداری کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا در مذاکرات بدون پیش‌داوری و با ذهنی باز عمل کنید.
پیشنهاد راه‌حل‌های خلاقانه: به‌جای تمرکز بر روی مشکلات، تلاش کنید تا راه‌حل‌های خلاقانه و مفیدی ارائه دهید که بتوانند منافع مشترک را تأمین کنند. برای اینکه بتوانید مغز خودتان را برای یافتن ایده‌ها و راهکارهای خلاقانه تقویت کنید، پیشنهاد می‌کنم موضوع تفکر واگر و همگرا را جستجو کنید و کمی در مورد این دو تفکر مطالعه داشته باشید.
6- پایبندی به اصول اخلاقی
در مذاکره، رعایت اصول اخلاقی نه‌تنها موجب تقویت روابط می‌شود بلکه به اعتبار شما نیز افزوده می‌کند. پرفسور حیدری، پدر علم مذاکره ایران، همواره به این موضوع تاکید داشتند و حتی کتابی با عنوان شایستگی‌های مذاکره کننده موفق هم نوشته‌اند. برخی از این اصول را باهم مرور می‌کنیم:
صداقت و شفافیت: همواره به صداقت پایبند باشید و از ایجاد ابهام در روند مذاکره خودداری کنید. دروغ و عدم شفافیت می‌تواند به مذاکره ما آسیب بزند واز آن بدتر، آسیبی است که به شهرت ما میزند. برای یک مذاکره کننده حسن‌شهرت بسیار مهم است.
احترام به طرف مقابل: احترام به نظرات و خواسته‌های طرف مقابل نشان‌دهنده حرفهای بودن شماست. اینکه بدانید چگونه با دیگران رفتار کنید، چگونه نظرات و پیشنهادها را بشنوید و اگر مخالف بودید چگونه آنها را رد کنید، هنری است که مذاکره کننده حرفهای باید به آن مجهز باشد.
7- ایجاد توافقات گام‌به‌گام
به‌جای تلاش برای دستیابی به توافق نهایی در یک جلسه، می‌توانید موارد را مرحله‌به‌مرحله پیش ببرید:
توافقات موقت: در هر مرحله می‌توانید توافقات موقتی داشته باشید که به تدریج به توافق نهایی نزدیک‌تر شوید.
مستندسازی توافقات: هر توافقی که انجام می‌دهید را مستند کنید. این کار به شفافیت و جلوگیری از سوءتفاهم‌ها کمک می‌کند.
8- آموزش مداوم و توسعه مهارت‌ها
موفقیت در مذاکره یک هنر است و نیاز به یادگیری مستمر دارد. برای اینکه در مذاکره موفق باشید، بایستی علاوه بر مهارت مذاکره، به یادگیری مهارت‌های توسعه‌فردی هم توجه داشته باشید. علاوه براین تحلیل مذاکره‌های انجام شده هم می تواند در این مسیر به شما کمک کند.
تحلیل عملکرد: بعد از هر مذاکره، عملکرد خود را تجزیه و تحلیل کنید. ببینید چه نکاتی موثر بودند و چه مواردی نیاز به بهبود دارند. شما پس از مذاکره بایستی به این بیاندیشید که چه امتیازهایی می توانستید بگیرید اما نگرفته اید و چه امتیازهایی می‌توانستید ندهید اما داده‌اید.
شرکت در کارگاه‌ها و دوره‌ها: شرکت در دوره‌های آموزشی و کارگاه‌های مذاکره می‌تواند به شما کمک کند تا مهارت‌های خود را ارتقا دهید و از تجارب دیگران بیاموزید. حتی اگر تجربه کافی دارید و آموزش کافی هم دیده‌اید، باز نیازمند یادگیری هستید.
نتیجه‌گیری
موفقیت در مذاکره نیازمند آمادگی، مهارت‌های ارتباطی مؤثر، فضای مثبت، و رعایت اصول اخلاقی است. با تمرین و تکرار، می‌توانید توانایی‌های خود را بهبود بخشید و در زیر فشارهای مختلف نیز عملکرد خوبی داشته باشید. به خاطر داشته باشید که در هر مذاکره، هدف نهایی باید دستیابی به توافقی باشد که منافع هر دو طرف را تأمین کند. با پیگیری روش‌های فوق و تمرین مداوم، می‌توانید به یک مذاکره‌کننده موفق تبدیل شوید و در مسیرهای مختلف زندگی خود به موفقیت‌های بیشتری دست یابید.
____________________________________________
*دکتر مجید ایرانشاهی
نویسنده و مدرس مدرسه کار و کسب عصر ایران
دکترای مدیریت منابع انسانی
مشاور مدیریت منابع انسانی
مدرس و پژوهشگر مدیریت منابع انسانی
قائم مقام و عضو هیئت مدیره مرکز مشاوره و خدمات کارآفرینی بهینه
