همین‌طور که افراد بیشتری در محیط‌های کاری باز قرار می‌گیرند اینکه چطور به حفظ تمرکز خود بپردازیم هم تبدیل به سوال غالب کارمندها می‌شود. محیط‌های کاری امروزی نه دیواری دارند نه اتاقی. این نوع معماری فضا بیشتر شبیه سالن‌های بورس نیویورک است که به هر طرف نگاه می‌کنید سر و صدایی برپاست. مطمئناً تمرکز در چنین محیط‌هایی بسیار سخت است هر چند خود مدیران ادعا می‌کنند که هدف از این کار افزایش بهره‌وری است اما افرادی که کمی بدبین هستند می‌گویند شرکت‌ها این کار را برای کاهش هزینه‌‌ها انجام می‌دهند.
کاری به نیت و هدف واقعی پشت این تصمیم نداریم و اینکه آیا این کار باعث افزایش همکاری خواهد شد یا نه، اما از یک چیز مطمئن هستیم و آن اینکه این محیط‌های کاری باعث افزایش سر و صدا خواهند شد.
بنابراین وقتی در چنین محیطی قرار دارید چه کار می‌توانید انجام بدهید. در ادامه با یک سری روش و تکنیک برای روبرو شدن با این مشکل آشنا خواهید شد.
صدا را کم کنید
استفاده از هدفون‌های کاهش صدا یکی از موثرترین گزینه‌ها برای مقابله با صدای محیط کار است. مدل‌های باکیفیت آنها می‌توانند تا 90٪ صدای محیط را کم کنند. قیمت‌های آنها بین 300-100 دلار است.
اگر هم این مبالغ از نظر شما بسیار بالاست می‌توانید با استفاده از هدفون گوشی هوشمندتان و پخش یک آهنگ پس‌زمینه خود را از محیط پر سر و صدا دور کنید. بهتر است از آهنگ‌های بی‌کلام استفاده کنید. (انتخاب خودم به شخصه گوش دادن به مجموعه آثار استاد جلیل شهناز است!)
دیدگان خود را بپوشانید
حالا که صداهای مزاحم را فیلتر کرده‌اید چرا همین کار را با چیزی که می‌بینیم انجام ندهیم؟! بله می‌دانم جایی نیست که برای ندیدن بقیه به آن پناه ببرید اما استفاده از یک کلاه لبه‌دار باعث خواهد شد تا همان‌طور که دید شما به اطراف کم می‌شود تمرکز‌تان هم بالاتر برود.
در ضمن اگر یک مدیر هستید و قصد دارید تا میزان تمرکز کارمندان را بالاتر ببرید توصیه می‌شود از یک مانیتور اضافی روی میز کارمندها بهره ببرید. چرا که با این کار وقتی سر خود را به یک طرف می‌چرخانند باز هم با محیط کاری روبرو خواهند بود و دید پیرامونی آنها کاهش پیدا می‌کند.
مزاحم نشوید
مکالمات و صداها تنها مشکلی نیستند که در محیط‌های کاری با آن روبرو می‌شوید. مشکل دیگری که در محیط‌های کاری باز با آن روبرو می‌شوید معمولاً مزاحمت‌هایی است که از طرف سایرین با گفتن جمله: یک دقیقه وقت داری؟ مواجه خواهید شد. این گفتگوها به ندرت یک دقیقه طول می‌کشند و حتی کوتاه‌ترین آنها نیز اثر بزرگی روی توانایی شما برای تمرکز عمیق روی کارتان خواهند گذاشت.
در اغلب ادارات گذاشتن یک هدفون روی سر به معنای این است که کسی مزاحم شما نشود. بقیه یک قدم جلو می‌گذارند و از علامت‌هایی که روی آن نوشته مزاحم نشوید استفاده می‌کنند. از همه مهم‌تر زبان بدنی است که شما انتخاب می‌کنید. خیلی اوقات می‌شود با نگاه به صورت یک نفر متوجه شد که نباید مزاحم او شد این بهترین استراتژی است.
طراحی محل بی‌صدا
اینکه محلی داشته باشید که وقتی نمی‌توانید تمرکز کنید به آن جا پناه ببرید بسیار مهم است. اگر شما یک مدیر رده‌بالا باشید این به معنای رفتن به اتاق شخصی‌تان خواهد بود. اما اگر مدیر یک شرکت هستید باید این محیط را برای کارمندان خود فراهم کنید. می‌توان اتاق جلسات را برای این کار انتخاب کرد. در این محل‌ها کسی حق صحبت کردن ندارد.
بودن در یک محیط کاری باز برای پیشبرد اهداف شرکت موثر است و شکی در آن نیست اما باید به وجود مرزهایی در این محیط کاری جهت ایجاد تمرکز اهتمام بورزید وگرنه با افت کیفیت کاری مواجه خواهید شد.
در ضمن توصیه می‌شود یک محیط مخصوص برای جواب دادن به تلفن در محیط کاری طراحی کنید تا کارمندها در آن‌جا به راحتی با تلفن صحبت کنند بدون اینکه مزاحم دیگران شوند.
راه بروید و حرف بزنید
از پشت میز خود بلند شوید و در اطراف دفتر یا حتی بیرون از دفتر شروع به قدم زدن کنید و با خود حرف بزنید. با جدا کردن خود از رایانه و صحبت کردن با خودتان می‌توانید ذهنتان را پاک کنید و به یک دیدگاه روشن‌تر برسید. گاهی اوقات تمام چیزی که برای رسیدن به تمرکز نیاز دارید یک منظره یا چشم‌انداز متفاوت است.
خودتان یک محیط خصوصی درست کنید
اگر شرکتی که برای آن کار می‌کنید فضا و حریم خصوصی لازم را برای شما فراهم نمی‌کند می‌توانید خودتان دست به کار شوید. یک راه‌حل ساده و البته سبز استفاده از گیاهان است. می‌توانید از گلدان برای زیبایی محیط کاری و همچنین ترسیم یک مرز برای حریم خصوصی‌تان استفاده کنید. حتی می‌شود از آنها روی میزتان هم استفاده کرد.
حتی می‌توانید از مدیرتان بخواهید که میز شما را به سمت یک دیوار منتقل کنند به طوری که پشت شما به سمت دیوار شود. این‌گونه حداقل از یک جهت برای خود مرزی مشخص کرده‌اید. به مدیریت تاکید کنید که این کار سبب افزایش تمرکز شما خواهد شد.
الگوی کاری شرکت را مورد تحلیل قرار بدهید
بعد از چند هفته یا چند ماه که در جایی کار بکنید بالاخره متوجه یک الگوی فعالیت در محیط کاری خود خواهید شد که می‌توان از آن به نفع خود بهره برد. زمان‌هایی که اداره‌ی شما خلوت‌تر است را روی تقویم علامت بزنید. در این بازه‌های زمانی سعی کنید سخت‌ترین کارهای خود را انجام بدهید.
منبع: forbes، bulletproof، redbooth و quietrev
