عادت‌های روزمره که کارایی‌تان را افزایش می‌دهد

خیلی از افراد نمی‌توانند در طول روز تمام کارها و وظایف محول شده خود را به انجام برسانند و همواره از نبود وقت کافی گله‌مند هستند. آن‌ها همیشه مشغول کارند، اما باز هم به تمام مسئولیت‌هایشان رسیدگی نمی‌کنند. در مقابل افرادی هستند که در روز کارهای زیادی را انجام می‌دهند، آن‌ها تفاوتی با افراد با بهره‌وری پایین ندارند، تنها عادت‌هایی را در زندگی خود به کار گرفته‌اند که به آن‌ها کمک می‌کند به تمام کارهایشان برسند. در ادامه با یوکن همراه باشید تا 15 عادتی که سبب افزایش بهره‌وری شما می‌شود را بیان کنیم.

میز کار تمیز و مرتبی داشته باشید

وقتی دفتر کارتان نامرتب و درهم ریخته باشد، نمی‌توانید بهره وری بالایی داشته باشید. البته برخی افراد معتقدند هرج و مرج و شلوغی سبب افزایش قوه خلاقیت می‌شود. جاش دیویس (Josh Davis)، مدیر بخش تحقیقات موسسه‌ی "رهبری اعصاب" می‌گوید: "توجه به معنای انتخاب چیزهای عجیب و غیرعادی است. " وقتی کتاب موردعلاقه‌تان روی میز باشد، شما تشویق می شوید تا از انجام وظایف کاری خود طفره روید. شاید تصور کنید بی‌نظمی و شلوغی هیچ تأثیری روی انجام کارها ندارد، اما در هر صورت روی قدرت تمرکز شما تأثیر می‌گذارد.

کسانی که دفتر کار مرتبی دارند، دیرتر خسته می‌شوند و کارهایشان را به طور پیوسته انجام می‌دهند. پژوهشی در "هاروارد بیزنس ریویو" (Harvard Business Review) منتشر شده که اعلام می‌کند دفتر کار تمیز و مرتب سبب می‌شود تا 1.5 برابر بهره‌وری بیشتری داشته باشید. پس میز کار نامرتب شما را از انجام مسئولیت‌هایتان وا می‌دارد، هر چند ممکن است در بین بهم ریختگی‌ها احساس راحتی بیشتری کنید.

از قانون 20/80 بهره ببرید

باید برای انجام کارهایتان برنامه ریزی کنید، پیشنهاد می‌شود 90 دقیقه از وقت خود را به کارهای مهم و با اولویت بالا اختصاص دهید، این یعنی 20 درصد از 8 ساعت کاری صرف انجام کارهای با اهمیت شود. پس اگر 80 درصد از روز خود را به کارهای بی ارزش رسیدگی کنید، باز توانسته‌اید به کمک 90 دقیقه‌ای که برای اهداف و ارزش‌های خود وقت گذاشته‌اید، به پیشرفت برسید.

ساعت کاری‌تان را پایین بیاورید

تحقیقات انجام گرفته در دانشگاه استنفورد نشان می‌دهد با افزایش ساعت کاری بیش از 50 ساعت، بهره‌وری نیز کاهش می‌یابد. "جان پنکول" (John Pencavel)، استاد دانشگاه استنفورد با بررسی کارگران در طول جنگ جهانی اول، به نتایج جالبی دست یافته است. او می‌گوید با افزایش ساعت کاری تا 49 ساعت، بهره‌وری افزایش می‌یابد؛ اما بعد از آن کارایی کمتر می‌شود، به طوری که 70 ساعت کار با خروجی 56 ساعت کار برابر است.

از گوشی موبایل دور باشید

تا وقتی که گوشی خود را کنار نگذارید، یک عامل حواس پرتی همراهتان خواهد بود. گزارش منتشر شده در دانشگاه ایالتی فلوریدا حاکی از آن است، اگر توجهی به گوشی در حال لرزش تان نکنید، در هر صورت صدای آن سبب حواس پرتی و منحرف شدن ذهنتان می‌شود.

نیازی به خواندن تمام ایمیل‌ها نیست

الکساندار سموئل (Alexandra Samuel)، نویسنده‌ی کتاب "استفاده‌ی هوشمندانه از رسانه‌های اجتماعی"، راهکاری برای اجتناب از حواس پرتی ناشی از خواندن ایمیل‌های پی در پی دارد. او می‌گوید: می‌توانید با جستجو در گوگل امکان تبدیل ایمیل به متن (email-to-text) را در گوشی خود پیدا کنید. روش فعال‌سازی برای هر یک از اپراتورهای تلفن همراه متفاوت است. با این کار ایمیل‌های خاص به صورت پیامک به گوشی موبایلتان ارسال می‌شود، پس می‌توانید سرویس ایمیل را فراموش کنید و به کارتان برسید؛ با این راهکار مطمئن خواهید بود تمام ایمیل‌های مهم را در گوشی خود خواهید داشت. البته در حال حاضر امکان استفاده از این قابلیت در ایران وجود ندارد اما می‌توان امیدوار بود این قابلیت در آینده فراهم شود.

همواره کارهای ارزشمند و با اهمیت را انجام دهید

معمولاً انجام کارهایی که مورد علاقه‌مان نیست، به سختی و خیلی کند پیش می‌رود. می‌توانید کارهای ارزشمند را خودتان انجام دهید و کارهای ناخوشایند را به دیگران واگذار کنید. هیلاری رتیج (Hillary Rettig)، نویسنده‌ی کتاب "هفت راز پرکار بودن" می‌گوید: کارهای پرارزش از مسئولیت‌های اصلی شما هستند، پس تمام توان خود را برای انجام آن‌ها به کار گیرید. با واگذار کردن کارهای ناخوشایند به دیگران، ارتباط محکم‌تری میان شما و آن‌ها ایجاد می‌شود، البته ممکن است این کارها برای دیگران با ارزش تلقی شود.

جلسات گروهی پربازدهی داشته باشید

برای این که جلسات کاری خود را به بهترین وجه ممکن برگزار کنید، سه راهکار خواهید داشت:

• برنامه ریزی داشته باشید

خیلی خوب است که بدانید هدف از برگزاری جلسه چیست و چه مواردی باید در آن مشخص شود. آلن ایسنر (Alan Eisner)، استاد دانشگاه پیس (Pace)، با داشتن صورت جلسه قادر خواهید بود مدت زمان جلسات را کوتاه‌تر کنید. علاوه بر آن، صورت جلسه را برای تک تک اعضا بفرستید تا هر کس بداند چه وظیفه‌ای دارد.

• عوامل برهم زننده تمرکز را حذف کنید

اجازه دهید تمام شرکت کنندگان ایده‌های خود را بیان کنند، این کار نیازی به تهیه‌ی صورت جلسه ندارد. کری گرین (Cary Greene)، نویسنده‌ی "خرابکاری ساده" (Simple Sabotage) می‌گوید، هر فردی ایده‌های خود را بروز می‌دهد در حالی که ممکن است هیچ ربطی به موضوع بحث نداشته باشد. توصیه می‌کنیم ایده‌های خود را بنویسید. اگر می‌خواهید جلسه‌تان نتیجه بخش باشد باید تمام ایده‌های مطرح شده را پیگیری کنید.

• از روی صندلی بلند شوید

زمان جلسه را روی 30 تا 45 دقیقه قرار دهید. بعد از شروع زمان تمام افراد شرکت کننده از جای خود بلند شوند و به صحبت و گفت و گو با دیگران بپردازند. کاریسا تاکر (Karissa Thacjer)، روانشناس معروف، با این راهکار احساس راحتی بیشتری داشته و کمی از میزان رسمیت محل کم می‌شود. با این کار می‌توانید به قدرت تمرکز خود بیافزایید.

سر کار کمی چُرت بزنید

پژوهش‌های انجام شده توسط محققان دانشگاه میشیگان نشان می‌دهد چرت روزانه از بروز رفتارهای عصبی جلوگیری می‌کند و قدرت تحمل شرایط سخت را بالا می‌برد. پس افرادی که در محل کار چرت می‌زنند بهره‌وری بیشتری دارند.

از عوامل کاهش دهنده بهره‌وری دوری کنید

برای افزایش بهره‌وری باید برخی موانع را بشناسید. 5 مورد در لیست عوامل برهم زننده تمرکز قرار دارند:

*مکالمات تلفنی و پیام‌های کوتاه

*اینترنت

*سخن چینی و غیبت

*شبکه‌های اجتماعی

*ایمیل

کارهایتان را اولویت بندی کنید

برای داشتن بهره‌وری بالاتر باید به اولویت‌ها توجه کنید. لیزا زاسلو (Lisa Zaslow) می‌گوید:

براساس توانایی ذهنی خود عمل کنید

قطعاً در طول روز انرژی و بهره‌وری یکسانی نداریم. زاسلو می‌گوید: وقتی که انرژی بیشتری دارم روی انجام کارهای مهم‌تر متمرکز می‌شوم و وقتی خسته‌ام به کارهای کم اهمیت مانند خواندن ایمیل‌ها می‌پردازم.

از عواملی که سبب تأخیر در کارها می‌شود دوری کنید

برای این که بتوانید روی انجام کارهای مهم تمرکز کنید باید از انجام بعضی امور بگذرید. مثلاً نیاز نیست هر روز صندوق پستی خود را چک کنید، بلکه تنها هفته‌ای یک بار کافی است. برخی کارشناسان می‌گویند هر روز باید مجله یا کتابی خواند اما زاسلو معتقد است می‌توان آن‌ها را در گوشه‌ای جمع کرد و در اولین فرصت خواند.

خواب خود را تنظیم کنید

برای بالا بردن بهره‌وری و داشتن یک روز مفید باید خواب شبانه‌ی کافی داشت. مطالعات نشان می‌دهد کم خوابی و خواب بیش از حد به یک اندازه مخرب است. پس به‌اندازه بخوابید تا بهره‌وری‌تان بالا رود.

از نور خورشید بهره ببرید

دریافت نور خورشید سبب تحریک ذهن و در نتیجه افزایش بهره‌وری می‌شود. بررسی کمیته انرژی کالیفرنیا گویای آن است کسانی که در محل کار کنار پنجره هستند و نور خورشید را دریافت می‌کنند، عملکرد بهتری داشته و بین 6 تا 12 درصد سریع‌تر به تماس‌های تلفنی پاسخ می‌دهند. علاوه بر آن، عملکرد حافظه این افراد نیز 10 تا 25 درصد بهتر عمل می‌کند.

رفتارهای انسان دوستانه داشته باشید

اگر می‌خواهید کسب و کار خود را رونق دهید، باید با کارمندان خود رفتار انسان دوستانه‌ای داشته باشید و همواره آن‌ها را تشویق کنید. تعریف دقیق انتظارات و تشویق آن‌ها، به کارمندان انرژی و انگیزه می‌دهد. بنا بر مطالعات انجام شده توسط موسسه‌ی گالوپ (Gallup)، استارتاپ هایی که با کارمندان خود تعامل دارند، شاهد افزایش 65 درصدی در معاملات خود، افزایش 25 درصدی بهره‌وری و ارتقای 10 درصدی رضایت مشتریان بوده‌اند.

شکایت خود را به روش درست اعلام کنید

شکایت خود را برای بهبود اوضاع مطرح کنید. راسل جانسون (Russell Johnson)، استاد مدیریت و نویسنده‌ی مجله روانشناسی، می‌گوید: اعلام مشکلات در قالب یک راه حل، از میزان تمرکز روی مشکل کم می‌کند. پس احساس ناراحتی که سبب خستگی ذهن می‌شود را به احساسی رضایت بخش تبدیل خواهد کرد.

ورزش کنید

ورزش سبب سلامتی و بالا بردن بهره‌وری فرد می‌شود. البته نیاز نیست حتماً حرکات ورزشی سنگینی انجام دهید، بلکه پیاده روی نیز کارساز است. پژوهش‌ها نشان می‌دهد موش‌هایی که در هر روز 20 دقیقه می‌دوند، زودتر و بهتر از دیگر موش‌ها مسیر خود را پیدا می‌کنند.

منبع : Fastcompany