برای کمک به شما به منظور ماندن در مسیر صحیح و پیشرفت مستمر در راستای اهداف خود، ما لیستی از ابزارهایی را کنار هم قرار داده‌ایم که به شما کمک می‌کند تا پروژه‌های بلندمدت را در زمان مقرر شده بدون از دست دادن انگیزه تکمیل کنید. با یوکن همراه باشید.
در حالی که ایجاد لیست کارهایی که باید انجام دهیم برای آسان‌تر کردن زندگی ما در نظر گرفته‌شده‌اند، گاهی اوقات می‌تواند به عنوان یک وظیفه بزرگ‌تر نسبت به وظایف واقعی جلوه کند. این مفهوم به عنوان "حلقه تباهی" یاد می‌شود. حلقه‌ی تباهی به معنی انجام ندادن وظایف، احساس اضطراب و گناه که در نتیجه منجر به کار با بهره وری و کارایی پایین‌تر به دلیل این احساسات منفی می‌شود.
این مسئله به ویژه هنگامی که با پروژه‌های درازمدت سر و کار داریم مشاهده می‌شود، زیرا از دست دادن تمرکز و پشتکار می‌تواند در هنگام مواجه شدن با مهلت‌های ماهانه یا سه ماهه، آسان باشد. اما وقتی مجبور هستید به عنوان مدیر پروژه‌ی خود بروی پروژه‌ای کار کنید، سازمان‌دهی کلید حل این ماجراست.
1) اهداف کوتاه‌مدت و هوشمندانه برای سنجش موفقیت خود تنظیم کنید و از به کار بردن آن‌ها نترسید.
اگر مهلت هدف بلندمدت شما ماه‌ها باشد و محصول نهایی تکمیل یک پروژه بزرگ است مانند انتشار یک کتاب یا راه‌اندازی محصول جدید، معیارهای کوتاه‌مدت برای موفقیت، شما را در مسیری درست قرار می‌دهند و به شما کمک می‌کنند انگیزه و کارایی خود را در طول فرایند حفظ کنید.
ما اهداف هوشمندانه را پیشنهاد می‌کنیم که شامل:
اهداف مشخص
اطمینان حاصل کنید که اهداف کوتاه‌مدت شما به اندازه‌ی هدف نهایی شما مشخص باشند. به عنوان مثال، به جای "کار بر روی کتاب خود هر روز به مدت سه ماه"، هدف خاصی را برای تکمیل تعداد مشخصی از صفحات در هر هفته تعیین کنید. اهداف مشخص آسان‌تر ردیابی و گزارش دهی می‌شوند و اولویت قرار ندادن آن‌ها سخت‌تر می‌شود.
اهداف قابل اندازه‌گیری
اهداف قابل پیش‌بینی به شما این امکان را می‌دهند که میزان پیشرفت خود را به سمت هدف نهایی اندازه بگیرید و موفقیت و چالش‌های خود را گزارش دهید.
اهداف قابل‌دستیابی
با توجه به نظرسنجی کسب و کار هاروارد، با چالش رو به رو شدن می‌تواند باعث افزایش انگیزه شود، اما کار به سوی اهدافی است که نمی‌توانید به آن‌ها برسید این‌گونه نیستند. اهدافی ایجاد کنید که می‌توانید برای رسیدن به آن تلاش کنید نه اینکه از آن‌ها مأیوس شوید. به عنوان مثال، ممکن است آغاز هشتگ مارک شما برای شروع #trend در توییتر قابل‌دستیابی نباشد. در عوض، می‌توانید با داشتن رهبر فکری در فضای خود با استفاده از هشتگ خود برای ایجاد آگاهی در رسانه‌های اجتماعی، توییت بگذارید.
اهداف واقع‌گرایانه
هنگامی که در حال ایجاد استراتژی برای یک پروژه بزرگ هستید، برای غیرمنتظره‌ها به همان شیوه‌ای که برای موفقیت برنامه‌ریزی می‌کنید، برنامه‌ریزی کنید. با خود و یا تیم خود در مورد پتانسیل کارایی روزانه و زمان مورد نیاز برای فرایندهای مختلف به منظور رسیدن به هدف نهایی صادق باشید. با هشت ساعت کار در یک روز کاری معمولی، مطمئن شوید که لقمه‌ی بزرگ‌تر از دهان برنمی‌دارید.
زمان محدود
مهلت‌های کوتاه برای خودتان در طول زمان پروژه تنظیم کنید تا یک نظرسنجی درست از معیارهای هفتگی به شما بدهد. این رویکرد، پروژه‌ی بزرگ‌تر را به بخش‌های قابل‌دستیابی تر تبدیل می‌کند تا اولویت‌بندی شوند. با توجه به نتایج یک مطالعه‌ی دانشگاه کسب و کار هاروارد، موعد مقرر خود برای پایان پروژه را تعادل سازی کنید تا انگیزه و حس اولویت آن در شما تقویت شود، اما اگر مهلت مشخص شده فشار زیادی به شما وارد می‌کند و یا غیرواقعی است ممکن است خلاقیت و کارایی شما را از بین برود.
طبق روانشناس تامار چانسکی، کلید تنظیم این معیارهای کوتاه‌مدت انعطاف‌پذیری است. در طول فرآیند اطمینان حاصل کنید که این اهداف کوچک‌تر شما با تأکید بر "واقع‌بینانه"هوشمندانه باقی بمانند.
اگر از یک مهلت مشخص‌شده عقب هستید یا یک فرآیند ثابت کند چالش بیشتری نسبت به پیش‌بینی شما داشته است، اقدامات خود را برای موفقیت در مسیر درست تنظیم کنید.
2) یک لیست از کارهایی که باید برای پروژه خود انجام دهید را به صورت معکوس ایجاد کنید.
هنگام کار با یک موعد مقرر زمانی که یک ماه یا بیشتر مهلت دارد، استراتژی مورد علاقه‌ی من برای مدیریت پروژه تهیه یک لیست معکوس است که من با نوشتن آخرین مهلت بلندمدت خود آغاز می‌کنم و سپس با ایجاد نقاط عطف برای تکمیل کار در طی فرایند به صورت معکوس آن را می‌نویسم.
بروز کردن مهلت‌ها و فرآیندهای زمانی همان‌طور که پروژه شما تکامل می‌یابد حائز اهمیت است تا با این کار با هر گونه تاخیر یا چالش‌های غیرمنتظره مقابله شود.
یکی دیگر از کلیدها برای ساختن این ابزار موفقیت‌آمیز، ایجاد زمان در کوتاه‌ترین مهلت‌های خود برای جبران تأخیرها است. حتی اگر به طور معمول یک هفته کامل برای ویرایش نیاز ندارید، ایجاد روزهای اضافی در هر یک از مهلت‌های کوتاه، شما را مطمئن می‌کند که موعد مقرر نهایی با موانعی که پیش از این در روند با آن مواجه شدید به تأخیر نیافتد.
طبق نظرسنجی کسب و کار هاروارد، این مأموریت‌های کوتاه‌مدت به ترویج وظایف مهم را اولویت‌بندی کرده و از فرسودگی جلوگیری می‌کنند.
3) مسئولیت‌پذیری برای خودتان ایجاد کنید.
شما مسئول پیگیری پیشرفت خود در رسیدن به اهدافتان هستید و خود را مسئول پاسخگویی به جدول زمانی و معیارهایی که ایجاد کرده‌اید گذاشتن، به شما کمک می‌کند تا باانگیزه و مثبت اندیش در کار حاضر شوید.
مسئولیت‌پذیری شخصی منجر به افزایش احساس رضایت، خلاقیت و نوآوری در محل کار می‌شود و چندین راه برای تبلیغ آن در هنگام کار بر روی پروژه بلندمدت شما وجود دارد:
- به اشتراک‌گذاری پیشرفت در جهت اهداف با دیگران. برای بعضی از مردم، حرف زدن در مورد اهداف و پیشرفت می‌توانند تفاوت زیادی ایجاد کند. به عنوان مثال، یک مطالعه نشان داد که شرکت‌کنندگان در برنامه‌های کاهش وزن اگر عکس‌های پیشرفت خود را در رسانه‌های اجتماعی به اشتراک بگذارند انگیزه بیشتری دارند و احتمال موفقیت آن‌ها بیشتر می‌شود.
- راه‌اندازی یک سیستم پاداش شخصی برای هر معیارهایی که شما در مسیر تکمیل پروژه به دست می‌آورید. هرچه بیشتر به اهدافمان برسیم و به خودمان پاداش دهیم مغز ما کارایی بیشتری خواهد داشت، بنابراین مطمئن شوید که معیارهای پیشرفت خود را به صورت کوتاه‌مدت و واقع‌بینانه نگه داشته‌اید.
- ردیابی پیشرفت سبب می‌شود که بخش‌هایی از پروژه‌ی خود که با موفقیت انجام داده‌اید را مجسم کنید. اندازه‌گیری پیشرفت به شما کمک می‌کند که نقاط ضعف خود را ارزیابی کنید، از نقاط قوت خود خوشحال شوید و تصویر بزرگ‌تری از نحوه شکل‌گیری پروژه خود ببینید.
- با خود و همکاران خود در مورد دستاوردهایتان صادق باشید. اگر شما در مورد آنچه که در یک زمان مشخص می‌توانید (و یا نمی‌توانید) به دست آورید، واضح نباشید، تجربه شما برای راهبرد پروژه‌های بلندمدت آینده اطلاع‌رسانی خواهد شد. این ممکن است شکل یک گفتگوی غیررسمی یا یک بررسی رسمی عملکرد باشد؛ در هر صورت، مثبت باشید، بر روی دستاوردهای خود تمرکز کنید و یک نگرش رشدی را در مورد نقاط ضعف خود نگه دارید تا به طور مداوم به شناسایی راه‌هایی برای بهبود و ادامه دادن به بازدهی خوب داشته باشید.
4) از یک لیست کارآمد برای پاسخگویی استفاده کنید.
اگر در حال کار بر روی یک موعد مقرری هستید که ماه‌ها مهلت دارد، انعطاف‌پذیری واجب است. شما نیاز دارید که بتوانید چندین کار را با هم انجام دهید، اولویت‌بندی مجدد داشته باشید و یک پروژه را با توجه به نیازهای سازمان برای تمرکز بر پروژه‌ی دیگری برای مدتی متوقف کنید. لیست‌های کارآمدی پاسخگو و ابزارهای سازمانی راه‌های مفید برای پیگیری عناصر مختلف یک پروژه بلندمدت و پیگیری اولویت‌های روزانه، هفتگی و ماهانه هستند. ابزارهایی را که به شما اجازه تهیه‌ی انواع مختلف لیست‌ها را می‌دهند بررسی کنید.
5) برنامه زمانی ایجاد کنید که بتوانید با آن بیشترین کارایی را داشته باشید.
آدام راجرز پیشنهاد می‌کند که پیدا کردن "زمان اوج بیولوژیکی" بسیار حائز اهمیت است ، همان‌طور که سام کارپنتر، نویسنده سیستم کار، آن را کلید تبدیل شدن به یک نویسنده سازنده عنوان کرده است. این زمان می‌تواند از فرد به فردی دیگر متفاوت باشد، اما طبق نظرسنجی کسب و کار هاروارد، بسیاری از برنامه‌های کاری سنتی برخلاف ریتم‌های خواب طبیعی روزانه ما است که سطح پائین و کم انرژی ما را سبب می‌شوند.
محقق کریستوفر بارنز متوجه شد که کارمندان به طور معمول در حدود ساعت 12 ظهر به حداکثر بهره‌وری می‌رسند و در ساعت 3 بعد از ظهر کاهش شدیدی را تجربه می‌کنند. در پایان بعد از ظهر، انرژی شروع به بازگشت می‌کند و دوباره ساعت 6 بعد از ظهر اوج می‌گیرد.
مهم‌ترین وظایف خود را در این اوج‌های انرژی برنامه‌ریزی کرده و کم‌اهمیت‌ترین وظایف خود را در اطراف زمان‌های کاهش انرژی برنامه‌ریزی کنید. بارنز یادآور می‌شود که این کار معمول کارمندان زیادی نیست که صبح‌های خود را به ایمیل‌ها پاسخ می‌دهند و دیگر وظایف اداری را انجام می‌دهند اما چالش‌های بزرگ‌تری که نیاز به میزان بالایی از بهره‌وری داشته را بعد از 12 ظهر و در حال نزدیک شدن به 3 بعد از ظهر که افراد کمترین بازدهی را در آن ساعت دارند انجام می‌دهند.
سعی کنید یک برنامه روزانه ایجاد کنید که به شما امکان می‌دهد تا بیشترین میزان مصرف انرژی خود را داشته باشید و اگر این برنامه برخلاف کار سازمان شما بود، این موضوع را با سرپرست خود مطرح کنید.
6) هنگامی که نیاز دارید، کمک بخواهید.
با توجه به Fortune، این توصیه برای هر کسی که در یک تیم کار می‌کند صدق می‌کند، زیرا استفاده از منابع در اطراف شما، جزئی از اکثر موفقیت‌های محل کار است. اگر شما با یک مانع روبرو هستید و در معرض تأخیر بهره‌وری قرار دارید شما باید از منابع اطراف خود برای راهنمایی و کمک استفاده کنید.
این به خصوص هنگامی که مهلت شما برای محصول تمام شده‌ی ماه‌های گذشته است، ضروری است. از دست دادن یک مهلت داخلی احتمالاً یک مسئله غیرقابل‌تحمل نخواهد بود، اما اگر شما به طور پیوسته از معیارها برای هدف نهایی خود عقب بمانید، سکوت کردن و تلاش برای حل مشکل به تنهایی می‌تواند به از دست دادن موعد مقرر منجر شود.
از درخواست به همکاران یا مدیران خود برای کمک به ایده پردازی، ویرایش و یا هر چالش دیگری که با آن مواجه هستید نترسید. آن‌ها ترجیح می‌دهند قبل از دست دادن مهلت از آن‌ها درخواست کمک کنید تا اینکه بعد از دست دادن موعد مقرر به یاد بیاوردید که: موفق‌ترین افراد درخواست کمک می‌کنند. با تکیه بر منابع اطراف زندگی شما راحت‌تر و پروژه‌های شما را بهتر می‌شوند، اما به یاد داشته باشید که یک همکار خوب هم باشید. وقتی درخواست کمک می‌کنید:
- اهداف هوشمندانه خود را مشخص کنید تا همکارانتان پروژه شما را درک کنند.
- آن‌ها را با منابع، از قبیل مشخصات پروژه یا پیش‌نویس‌های پیشنهادی، آشنا کنید تا کمک به شما آسان‌تر شود.
- در مورد آنچه که راجع آن به کمک نیاز دارید و مهلت زمانی خود واضح باشید.
- سپاس‌گزاری کنید. تلاش‌های فوق‌العاده و اضافی آن‌ها را با گفتن به سرپرست خود که چگونه آن‌ها با شما همکاری کرده‌اند قدردانی کنید و محبت آن‌ها را با پیشنهاد کمک کردن در یکی از پروژه‌های آن‌ها پاسخگو باشید.
- به طور منظم به همکاران خود پیشنهاد کمک کنید نه فقط زمانی که خودتان به کمک نیاز دارید، زیرا در این صورت به همکارانتان می‌فهمانید که شما شخص مهربانی بوده که همیشه برای کمک به دیگران حاضر هستید.
7) بین کار و زندگی شخصی تعادل برقرار کنید.
هنگامی که پروژه شما به چند ماه کار سخت نیاز دارد، بلند شدن از پشت میز و کامپیوتر خود زمانی که کارهای زیادی باقیمانده ممکن است دشوار باشد. با این حال، شما نباید تسلیم وسوسه‌ی اعتیاد به کار شوید.
با توجه به سازمان همکاری‌های اقتصادی و توسعه، کار طولانی‌مدت (بیش از 50) ساعت می‌تواند تأثیرات منفی بر سطح بهره‌وری، نوآوری و کارایی شما داشته باشد.
حتی اگر نتوانید محصول نهایی خود را بلافاصله تحویل دهید، نباید در کار خود تا نصفه‌شب برای اتمام زودتر آن بمانید. با تنظیم اولویت‌های روزانه این امکان به شما داده می‌شود که پس از اتمام کار، از کار دور شوید و انرژی خود را دوباره شارژ کنید.
8) گزارش موفقیت‌ها و چالش‌های پروژه‌ها را برای تعیین اهداف آینده تجزیه و تحلیل کنید.
هنگامی که شما با موفقیت یک پروژه بلندمدت را تکمیل کردید، بدون در نظر گرفتن استراتژی خود برای مدیریت پروژه، به سراغ پروژه بعدی نروید. چه چیزی خوب پیش رفت و شاید مهم‌تر از آن، چه چیزی خوب پیش نرفت؟
اگر کار شما عمدتاً از پروژه‌های درازمدت تشکیل شده باشد، شما باید به طور مرتب و بهبودیافته روش خود را تا حد ممکن کارآمدتر کنید. فرآیندهای خود را مستندسازی کنید و با تیم خود به اشتراک بگذارید، به طوری که آن‌ها بتوانند از پیروزی و مبارزات شما برای پروژه‌های خود نیز استفاده کنند.
فقط به این دلیل که از مهلت شما ماه‌ها مانده است، به این معنی نیست که امروز برنامه‌ریزی برای آن را آغاز نکنید. هنگامی که آماده‌اید یک پروژه را آغاز کنید، استراتژی‌های بیشتری را برای موفقیت و تنظیم اولویت و مدیریت پروژه بیاموزید.
منبع: Hubspot
