امروز اولین روز کاری امیر در تیم فروش است و مدیر او کیوان فکر می‌کند که او به خوبی در حال جا افتادن است. او وارد سیستم‌ شده است، می‌داند که چگونه با یک شماره در بیرون از سازمان تماس بگیرد و تلفن‌ها را وصل کند و حتی به چند تماس داخلی نیز پاسخ داده است. کیوان از پیشرفت او راضی است.

اما به نظر می‌رسد که کیوان به دنبال این نیست که در بخش بعدی آموزش امیر، یعنی توضیح پیچ‌ و خم‌های شرکت و ساختار سازمان که غالبا در حال تغییر است، از روش متداول استفاده کند. او امیدوار است که سازمان به طور بصری ساختارش را به امیر نشان بدهد، در نتیجه کیوان می‌تواند با کارمندان جدید ارتباط مؤثرتری داشته باشد. اینجاست که یک نمودار یا چارت سازمانی به روز می‌تواند سودمند باشد.

در این مقاله بررسی خواهیم کرد که چگونه می‌توانید از چارت‌های سازمانی، برای به تصویر کشیدن بصری ساختار سازمان استفاده کنید.

درک چارت سازمانی

یک چارت سازمانی به سادگی ساختار سازمان را به نمایش می‌گذارد. مفهوم چارت سازمانی به اواسط قرن 19 میلادی باز می‌گردد. در نیمه‌ی اول قرن 20 مهندسان به شکلی گسترده از این چارت‌ها استفاده می‌کردند و بخش‌های دیگر کسب‌وکار به تدریج از آنها پیروی کردند. واژه‌ی چارت سازمانی، برای اولین بار در دهه‌ی 60 میلادی استفاده شد.

یک چارت سازمانی می‌‌تواند نمایان‌گر کل سازمان یا بخشی از آن باشد. شما می‌توانید از آن برای نشان دادن عوامل فیزیکی مختلف شرکت مانند دفتر‌های محلی و همین‌طور بخش‌ها و دپارتمان‌هایی که با یکدیگر در ارتباط هستند، استفاده کنید. همچنین می‌توانید از چارت سازمانی برای نشان دادن سلسله مراتب و روابط درون سازمان از جمله ارشدبودن نقش‌های مختلف و نحوه‌ی ارتباط آنها استفاده کنید.

انواع مختلف چارت سازمانی

چهار نوع رایج چارت سازمانی وجود دارد: سلسله مراتبی، ماتریسی، ساختار درختی و افقی یا مسطح. اکنون می‌خواهیم بررسی کنیم که چگونه می‌توانید از آنها استفاده کنید.

1. سلسله مراتبی (بالا به پایین)

همان‌طور که از نام آن مشخص است این چارت سازمان سلسله مراتب درون یک سازمان را نشان می‌دهد که شامل دسته‌بندی روابط بین افراد مختلف نیز می‌شود. شما با کارمندان ارشد در بالای چارت شروع می‌کنید و از آنجا به پایین می‌آیید. برای مثال ممکن است مدیر عامل را بالا قرار دهید، سپس معاون و پس از آن رئیس هر بخش و سرپرست‌ها را قرار دهید و به همین ترتیب تا آخرین سمت سازمان را مشخص نمایید. برای مثال عکس زیر را مشاهده کنید.

همچنین می‌توانید از یک چارت سازمانی سلسله مراتبی برای نشان دادن روابط یک تیم مشخص استفاده کنید. در شکل زیر این روابط کامل مشخص است:

چارت‌های سازمانی سلسله مراتبی برای نشان دادن ساختار محلی یا جغرافیایی یک سازمان نیز مفید هستند و می‌توانند نحوه‌ی شکل‌گیری یک شرکت را برای تولید محصول یا ارائه‌ی خدماتی مشخص، نشان دهند.

اما ممکن است که این چارت‌ها صلب و خشک باشند و نگرشی استبدادی در سازمان نهادینه کنند که می‌تواند مشکل‌ساز شود.

2. ماتریسی

در یک سازمان ماتریسی افراد ممکن است به بیش از یک مدیر گزارش بدهند. در چنین سازمان‌هایی یا در جایی که افرادی با مهارت‌های مشابه در یک گروه جمع شده‌اند، ممکن است به این نتیجه برسید که چارت سازمانی ماتریسی، مفید‌ترین چارت سازمانی است.

برای مثال فرض کنید که یک شرکت تولیدی تعداد زیادی از مهندسان را از سرتاسر جهان به خدمت گرفته است تا برای محصولات مختلف به مدیران تولید گزارش دهند. همچنین این افراد تحت نظر مدیران منطقه‌ای (ناحیه‌ای) نیز کار می‌کنند. در این شرایط روابط گزارش‌دهی می‌تواند به صورت یک چارت شبکه‌ای یا ماتریس، مانند شکل زیر نشان داده شود.

3. ساختار درختی (افقی)

این نوع چارت سازمانی یک نمودار درختی است که بر اساس ساختار سازمان ترسیم می‌شود. برخلاف چارت سلسله مراتبی با ارشدترین افراد تیم در سمت چپ شروع می‌کنید و با ترسیم شاخه‌ها، ساختار سازمان را نشان می‌دهید. معمولا در مواقعی که مدیران گزارش‌های بسیاری به دست‌شان می‌رسد، این نوع از چارت‌ها در مقایسه با چارت‌های سلسله مراتبی از کارکرد بهتر و جمع و جورتری برخوردارند.

برای مثال فرض کنید شما یک تیم مدیریتی پروژه را درون یک شرکت کوچک تولید بازی‌های کامپیوتری رهبری می‌کنید. هر یک از مدیران پروژه که به شما گزارش می‌دهند، تعداد زیادی از برنامه‌نویسان را مدیریت می‌کنند. شما می‌توانید این ساختار را به خوبی در یک چارت درختی نشان بدهید. برای درک بهتر، شکل زیر را مشاهده کنید.

4. افقی یا مسطح

یک ساختار سازمانی افقی یا مسطح، از تعداد لایه‌های مدیریتی کمی تشکیل شده است و به طور کلی به میزان کمتری سلسله مراتبی است. این ساختار درون شرکت‌های کوچک و استارت‌آپ‌ها محبوبیت بیشتری دارد، چرا که این سازمان‌ها در مقایسه با سازمان‌های بزرگ‌تر، تمایل کمتری به پیچیدگی دارند.

برای مثال فرض کنید که مدیریت یک آژانس املاک کوچک با ساختار مسطح که سه دفتر محلی دارد، بر عهده‌ی شماست. چارت سازمان شما ممکن است مانند مثال ما در شکل زیر باشد.

چارت سازمان افقی یا مسطح می‌تواند به صورت یک چارت حبابی که به میزان کمتری سلسله مراتبی است نیز نشان داده شود. شکل زیر را ببینید:

مزایای استفاده از چارت سازمانی

مزایای زیادی در استفاده از چارت سازمانی وجود دارد که عبارتند از:

سادگی. فایده‌ی اصلی استفاده از چارت سازمانی این است که به شما این امکان را می‌دهد که ساختار‌های سازمانی پیچیده را به شکلی بصری و سرراست نمایش دهید و سپس به راحتی با آنها ارتباط برقرار کنید.

حل مسئله. چارت‌های سازمانی می‌توانند ساختار گزارش‌دهی درون سازمان را نشان بدهند، در نتیجه به افراد کمک می‌کنند تا بدانند که برای مطرح کردن یک مسئله باید به چه کسی رجوع کنند. این موضوع به ویژه زمانی که سازمان شما بزرگ یا پیچیده و شامل بخش‌ها، دپارتمان‌ها یا نواحی مختلف است، مفید است.

شروع به کار. یک چارت سازمانی می‌تواند ابزار مناسبی برای شروع به کار کارمندان جدید باشد، همان‌طور که در مثال آغازین مقاله بیان شد، شما می‌توانید از چارت سازمان برای نشان دادن کارکرد سازمان به نیرو‌های جدید استفاده کنید، در نتیجه آنها می‌توانند بفهمند که با چه کسانی کار می‌کند و به چه کسی باید گزارش بدهند.

برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه. چارت سازمانی به شما کمک می‌کند تا برای تخصیص منابع یا ترسیم پروژه‌های آینده، تصمیم‌گیری کنید. چرا که به شما این امکان را می‌دهند که بتوانید چگونگی پیوستگی ساختار سازمان‌تان را تصور کنید.

معایب استفاده از چارت سازمانی

علی‌رغم مزایای بالقوه‌، استفاده از چارت‌های سازمانی می‌تواند معایب بسیاری نیز داشته باشد. اجازه بدهید این مسئله را با جزئیات بیشتری توضیح دهیم.

عدم انعطاف‌پذیری. چارت سازمانی می‌تواند خیلی سریع کهنه شود، به ویژه در مواردی که سازمان شما با سرعت در حال تغییر یا گردش کارمندان زیاد باشد، اعضای تیم‌ها تشویق شوند که بخش‌هایشان را عوض کنند یا با آغاز و پایان پروژه‌ها ساختار سازمان تغییر کند. معمولا بازنویسی یک چارت سازمانی، فعالیتی زمان‌بر و مسئولیتی بروکراتیک است.

چارت سازمانی تعریف ساده‌ شده‌ای از سازمان است، به این معنا که هیچ کانال یا ساختار غیررسمی‌ را به نمایش نمی‌گذارد و همین امر می‌تواند پیچیدگی‌ها یا نکات ظریف در ارتباطات یا پویایی درون سازمان را بیش از حد ساده‌سازی کند.

عموما صلب هستند. چارت سازمانی نمایی نسبتا خشک از طرز کار سازمان شماست. شما آنها را از بالا به پایین می‌خوانید که همین موضوع می‌تواند یک سازمان را به شکلی غیرمنعطف یا سلسله مراتبی نمایش بدهد و این دید می‌تواند مانع نوآوری، حل مسئله، خلاقیت تیمی یا ارتباطات مؤثر شود.