«سلام رضا، از دیدنت خوشحالم. بیا تو. اوضاعت چطوره؟ همه چی رو به راهه؟ چه کت و شلوار شیکی پوشیدی! امروز خواستم باهات صحبت کنم، چون، خُب می‌دونی، شرکت امسال سال خوبی نداشته. تو کارت رو خیلی خوب انجام دادی، فقط می‌دونی، سوددهی زیادی نداشتیم. این پروژه‌ی آخری حسابی خرج روی دستمون گذاشت. دیگه مثل قبل اعتبار نداریم. خُب، راستش واقعا شرمنده‌ام، اما تصمیم گرفته شده و مجبوریم تو رو برکنار کنیم. همین‌طور که گفتم، واقعا شرمنده‌ام. می‌دونم این برات خیلی شوکه‌کننده است. من خیلی سعی کردم از این کار پشیمون‌شون کنم ولی اونها تصمیم‌شون رو گرفته بودن. باورم نمی‌شه دارم این خبر رو بهت می‌دم، ولی واقعا هر کاری از دستم برمی‌اومد کردم.»

این سناریو به نظرتان آشنا می‌آید؟ وقتی مجبور هستیم به فردی خبر بدی بدهیم، خودمان هم حس بدی داریم. غریزه حکم می‌کند کاری کنیم آن فرد حس خوبی داشته باشد، کمی از تقصیرها را از دوش خود برداریم و علی‌رغم چیزی که می‌خواهیم بگوییم فرد خوبی به نظر برسیم.

فرقی نمی‌کند که کارمند مورد نظر از شرکت اخراج شده باشد یا به خاطر تعدیل نیرو مجبور به برکناری او باشید، در هر صورت، این لحظه‌ از بارِ احساسی سنگینی برخوردار است و اگر اجازه دهید که احساسات روی چگونگی انتقال دادن پیام‌تان تأثیر بگذارد، ممکن است نتوانید پیام را درست منتقل کنید. باید متمرکز و دقیق باشید و با برنامه وارد چنین موقعیتی شوید. اگر به اندازه‌ی کافی متمرکز و آماده نباشید، موارد زیر به عنوان عوارض جانبی ممکن است اتفاق بیفتند:

• کارمندِ برکنار شده دادخواست عزل غیرقانونی بدهد و از شما شکایت کند.
• در مورد اطلاعات یا تجهیزات تجاری، خرابکاری عمدی انجام بدهد.
• بقیه‌ی کارمندان دچار ترس شوند.
• در صورت بهبود شرایط اقتصادی شرکت، امکان استخدام دوباره‌ی فرد مورد نظر از بین برود.

فرقی نمی‌کند شخصا چه احساسی دارید یا چه کسی این تصمیم را گرفته است و مهم نیست این خاتمه‌ی همکاری چه تأثیری بر افراد دیگر داشته باشد، فقط باید وقتی با فرد مورد نظر صحبت می‌کنید، رُک، صادق و منصف باشید. صحبت کردن در مورد مسائل حاشیه‌ای و از این شاخه به آن شاخه‌ پریدن یا سعی در مقصر دانستن دیگران و از زیر بار مسئولیت شانه خالی کردن، فایده‌ای ندارند و باعث حاشیه‌سازی شده و به کارمند اخراج شده بهانه‌ای برای تنظیم شکایت می‌دهد. به یاد داشته باشید که کارمندِ از کار برکنار شده، فرد خطرناکی است.

با اینکه نمی‌توانید مطمئن باشید که آن فرد به دنبال انتقام هست یا نه، اما می‌توانید با آماده شدن برای مکالمه‌ای که در پیش دارید، ریسک این کار را کاهش دهید. با برنامه‌ریزی کردنِ اقداماتی که باید قبل، بعد و در حین مکالمه انجام دهید، خودتان را برای رویارویی با این موقعیت سخت آماده کنید.

قبل از جلسه‌ی عزل

• در شرکتی که به خوبی اداره می‌شود، اخراج یا تعدیل کردن نیرو، زیاد غافلگیر کننده نیست. وقتی افراد می‌دانند چه چیزی در انتظارشان است، تصمیم‌گیری برای اخراج خیلی آسان‌تر می‌شود.
  • به طور مرتب مروری بر عملکردها داشته باشید و برای توسعه و پیشرفت برنامه‌ریزی کنید. این باعث می‌شود افراد اطلاعات کافی در مورد اینکه چه چیزی از آنها انتظار می‌رود داشته باشند.
  • استانداردهای واضح و شفافی برای شرکت تعیین کنید، و سیاست‌هایی مشخص کنید که به وضوح دلایل اخراج شدن را شرح می‌دهند. در این حالت، افرادی که مرتکب اشتباه می‌شوند، خود را برای اخراج شدن آماده می‌کنند.
  • سیاست انظباطیِ مشخصی داشته باشید که انحراف از استانداردها و معیارها را به خوبی مشخص می‌کند.
• اگر دلیل برکنار شدن کارمندان، تعدیل نیرو یا حذف یک سمَت باشد، این هم باید طوری برنامه‌ریزی شود که برای کارمندان غافلگیر کننده نباشد.
  • شرایط شرکت را صادقانه برای کارمندان توضیح دهید.
  • تا آنجا که ممکن است اطلاعات بازار را به طور مرتب با کارمندان به اشتراک بگذارید. وقتی با کارمندان صادقانه در مورد وضعیت شرکت صحبت می‌کنید، آنها می‌توانند خودشان را برای آنچه روی خواهد داد آماده کنند. به خاطر داشته باشید، هیچ کس دوست ندارد در هنگام برکنار شدن بی‌دفاع باشد. این، کار را برای هر دو طرف دشوارتر می‌کند.
• در مورد این موقعیت فقط زمانی که نیاز است بحث کنید. این باعث می‌شود که اطلاعات کمتر دَرز پیدا کنند. همچنین با این کار، به حریم خصوصی فردی که قرار است اخراج شود نیز احترام گذاشته‌اید. برنامه‌ای برای زمانی که اطلاعات درز پیدا می‌کنند، آماده کنید.
• با یک مشاور حقوقی درباره‌ی وظایف و تعهدات قانونی خود به عنوان یک کارفرما مشورت کنید. بهتر است قبل از اینکه موضوع را با کارمندتان در میان بگذارید بدانید هزینه‌ی اخراج او چقدر است. این باعث می‌شود تا آنجا که ممکن است از شکایت کارمند اخراجی در امان بمانید.
• از تمامی اطلاعات و فایل‌های کامپیوتری که فرد مورد نظر در اختیار دارد، بک‌آپ تهیه کنید. بعضی از افراد انتقام‌جو هستند و سعی می‌کنند با از بین بردن اطلاعات و کارهایی که انجام داده‌اند از شما و شرکت‌تان انتقام بگیرند. قبل از اینکه خبر برکنار شدن را به او بدهید، حتما از تمامی فایل‌هایی که در دسترس او هستند یک نسخه‌ی پشتیبان تهیه کنید.
• در سریع‌ترین زمان ممکن جلسه را برگزار کنید. هر چقدر زمان بین تصمیم‌گیری و جلسه کوتاه‌تر باشد، احتمال درز کردن اطلاعات کمتر است.

در طول جلسه‌ی عزل

• اجازه دهید مدیرِ مستقیمِ فرد مورد نظر، خبر را به اطلاع او برساند.
• مکان جلسه را به دقت مشخص کنید. باید جایی باشد که کسی مزاحم‌تان نشود و آن فرد در معرض دید نباشد. شاید بخواهد تنها باشد و بعد از شنیدن این خبر کسی را نبیند یا با کسی صحبت نکند.
• زمان را با دقت انتخاب کنید. چه زمانی دفتر کار از همیشه خلوت‌تر است؟ هر چقدر افراد کمتری در اطراف باشند، بهتر است، خصوصا اگر فرد اخراج شده مجبور به جمع کردن وسایلش باشد و بخواهد هر چه زودتر دفتر را ترک کند. شاید بتوانید این فرصت را به او بدهید که بعد از ساعت کاری برای برداشتن و جمع کردن وسایلش برگردد.
• حداقل یک نفر دیگر در جلسه در کنار شما باشد. از این فرد بخواهید یادداشت بردارد و اگر فکر می‌کنید لازم است، هم خودتان و هم فرد اخراج شده، در پایان جلسه آن برگه را امضا کنید. یک نفر از بخش منابع انسانی می‌تواند در طول جلسه به شما کمک کند تا پروسه‌های لازم را انجام دهید.
• رُک صحبت کنید و دلایل برکنار شدن را خیلی سریع و مختصر بیان کنید.
  • از هدف و موضوع منحرف نشوید.
  • از بحث‌های متفرقه یا گَپ زدن خودداری کنید.
  • صادقانه و دقیق دلایل برکنار شدن آن فرد را توضیح دهید، ولی وارد جزئیات نشوید. باید تا آنجا که ممکن است از بحث کردن خودداری کنید و اجازه ندهید که آن فرد با خواهش و تمنا بخواهد نظرتان را عوض کند.
• به آن فرد اجازه دهید تا حرفش را بزند، ولی وارد بحث نشوید و سعی نکنید تصمیم‌تان را توجیه کنید. نشان دهید که مصمم هستید و تصمیم‌تان تغییر نخواهد کرد.
• به خاطر عزل کردن کارمندتان، معذرت‌خواهی نکنید. وقتی در چنین موقعیتی قرار می‌گیرید باید از دلایل خود مطمئن باشید و نیازی به معذرت‌خواهی نداشته باشید، ولی این بدین معنی نیست که نباید با او همدردی کنید.
• آرام باشید و نشان دهید که آن فرد را درک می‌کنید. می‌توان هم‌زمان هم مهربان بود و هم محکم. اگر طوری رفتار کنید که دوست دارید با خودتان رفتار شود، احتمال اینکه همه چیز به خوبی پیش‌ برود بیشتر می‌شود. هر اتفاقی که افتاده باشد و برکناری او به هر دلیلی که باشد، به هر حال باید برایش احترام قائل شوید.
• سیاست‌هایی را که بخش منابع انسانیِ شرکت تعیین کرده، دنبال کنید.
  • حقوق و مزایایی را که به او تعلق می‌گیرد، مرور کنید.
  • اگر امکان دارد، فوری با او تسویه‌ی حساب کامل انجام دهید. ممکن است پروسه‌های حقوق و دستمزد، دست شما را ببندند، با این حال، اگر بتوانید به این فرآیند سرعت ببخشید، بهتر است. اگر نمی‌توانید همان موقع پول او را پرداخت کنید، حتما توضیح دهید که چه زمانی تسویه صورت خواهد گرفت.
  • اگر برکنار شدن به دلیل تعدیل نیرو بوده، حتما نامه‌ای که نشان‌دهنده‌ی رضایت شما از کار اوست، برای کارفرماهای آینده‌اش بنویسید.

بعد از جلسه‌ی عزل

اگر فکر می‌کنید بخش سخت کار تمام شده است، اشتباه می‌کنید. هنوز باید با بقیه‌ی کارمندان‌تان کنار بیایید. اگر شرکت در حال تعدیل نیروست، مجبور هستید این جلسات را چند بار دیگر و به ترتیب تکرار کنید.

• یکی از مهم‌ترین کارهایی که بعد از جلسه‌ی عزل باید انجام دهید این است که اطمینان حاصل کنید فرد برکنار شده توانایی یا فرصت لازم برای خراب‌کاری در کسب‌و‌کار شما را نخواهد داشت. اگر جلسه‌ی عزل به خوبی پیش نرود، شاید مجبور باشید فرد برکنار شده را تا میزش همراهی کنید تا هرچه زودتر وسایلش را جمع کرده و شرکت را ترک کند. اگر مراحل ذکر شده در بالا را رعایت کنید، به احتمال زیاد نیازی به این کار نخواهد بود، با این حال بهتر است برای چنین موقعیتی خودتان را آماده کنید.
• اگر تعدیل نیرو صورت گرفته، حتما به فرد برکنار شده پیشنهاد دهید که در پیدا کردن کار بعدی به او کمک خواهید کرد. این نشان خوش‌نیتی شماست و شما را در موقعیتی قرار می‌دهد که اگر زمانی کسب‌و‌کار رونق گرفت بتوانید آن فرد را دوباره استخدام کنید. این کار همچنین تبلیغات منفی در مورد شرکت‌تان را نیز خنثی می‌کند.
• تأثیری که این برکناری بر دیگر کارمندان دارد را در نظر داشته باشید. آیا آنها مجبور به انجام وظایف بیشتری هستند؟ اگر برکناری به دلیل نالایق بودن فرد اخراج شده است، چه زمانی قرار است فرد دیگری آن سمَت را بر عهده بگیرد؟ شاید حالا زمان آن رسیده که فردی در تیم‌تان ترفیع بگیرد. حتما با اعضای تیم‌ صحبت کنید تا اطمینان حاصل کنند، از آنها حمایت می‌کنید.
• به افراد تیم اجازه دهید تا نظرات‌شان را بدون ترس بیان کنند. شاید بعضی از آنها بخواهند جانب فرد برکنار شده را بگیرند و تا مدتی عصبانی باشند. ممکن است دیگران به خاطر تأثیری که این موضوع بر حجم‌کاری‌شان دارد عصبانی باشند. احتمال دارد تا مدتی فضای عدم‌ِ اعتماد به وجود بیاید. به عواقبی که اخراج کردن خواهد داشت آگاه باشید. بهترین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که تا می‌توانید واضح و شفاف باشید. وقتی در موقعیت تعدیل نیرو قرار دارید، ممکن است تنش بیشتر باشد، چون کارمندان دوست ندارند حس کنند قربانی بعدی هستند.
• دلایل اخراج شدن را صادقانه بیان کنید. اگر به دلیل رکود شرایط اقتصادی کسب‌و کارتان این اتفاق افتاده است، درباره‌ی امنیت شغلی دیگر کارمندان صحبت کنید. اگر برکنار شدن، به عملکرد خود فرد مربوط می‌شده، انتظاراتی که از کارمندان دارید به آنها گوشزد کنید. اگر به دلیل زیر پا گذاشتن سیاست‌های سازمان بوده، حتما سیاست‌ها و قوانین شرکت را یک بار دیگر به همه یادآوری کنید.