اهمیت انجام یک مذاکره بر هیچ‌کس پوشیده نیست، همه‌ی مدیران موفق می‌دانند برای به انجام رسیدن یک پروژه، به دست آوردن توافق یا مشخص کردن زمان‌بندی کارها برای اعضای تیم‌شان، به مذاکره نیاز دارند. اگر نتوانید به طور موثر و مفید مذاکره کنید، در کارتان به مشکل خواهید خورد. به عنوان مثال ممکن است کسب‌وکار و یا اعتبار و احترام‌تان نزد اعضای تیم‌تان را از دست بدهید و نتوانید در حل مشکلات موفق عمل کنید.

در این مقاله نگاهی به 10 اشتباه رایج در مذاکره (بدون ترتیب خاص از نظر اهمیت) می‌اندازیم و خواهیم دید که چطور می‌توان از این اشتباهات اجتناب کرد.

اشتباه شماره 1: عدم آماده سازی مناسب

حتی اگر کاملا برای‌تان روشن است که در یک مذاکره به دنبال به دست آوردن چه هستید، بازهم لازم است که خود را پیش از مذاکره آماده کنید و خواسته‌ها و آن‌چه که می‌خواهید مطرح کنید را با دقت با خود مرور کنید.

وقتی با آمادگی قبلی وارد مذاکره می‌شوید، اعتماد به نفس بیشتری خواهید داشت. اگر بتوانید در طول صحبت‌هایی که می‌کنید دانش خود پیرامون موضوع مورد بحث را به طرف مقابل نشان دهید او شما را جدی‌تر می‌گیرد. همچنین با آماده‌سازی مناسب، احتمال این‌که مطالب موردنظرتان را حین مذاکره فراموش کنید، کاهش می‌یابد. این موضوع از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است، چرا که اگر بخشی از خواسته‌ها و مطالب موردنظرتان را فراموش کنید و مذاکره به اتمام برسد و احیاناً توافقی حاصل شود بسیار دشوار خواهد بود که بتوانید خواسته‌های فراموش‌شده را دوباره مطرح کنید و در توافق بگنجانید.

اگر می‌خواهید وارد مذاکره‌ی گروهی شوید، پیش از مذاکره با اعضای تیمتان هماهنگی‌های لازم را صورت دهید و مشخص کنید که هرکس باید چه چیزی بگوید. گفته‌ها و خواسته‌هایتان را هماهنگ و مشخص کنید، شاید نقش‌بازی در این مورد به کار بیاید. با یکدیگر در مورد خواسته‌های احتمالی طرف مقابل به بحث و گفتگو بپردازید و بررسی کنید که برای رسیدن به توافق، آمادگی کنار آمدن با چه شرایطی را دارید. نت‌برداری کنید و آن‌ها را در جلسه‌ی مذاکره همراه خود داشته باشید.

اشتباه شماره 2: رابطه برقرار نکردن

ممکن است مواردی پیش بیاید که مجبور باشید بدون اشتیاق و آمادگی قبلی وارد یک مذاکره شوید و از خواسته‌های طرف مقابل نیز هیچ آگاهی‌ای نداشته باشید. با این وجود سعی کنید که در صورت امکان با طرف مقابل رابطه برقرار کنید. با مکالمات کوتاه اعتماد ایجاد کنید. این کار به شما دید بهتری نسبت به اهداف، آرزوها و هراس‌های طرف مقابل از فرآیند مذاکره می‌دهد. ممکن است گفتگوی سخت و پرتنشی پیش رو داشته باشید. پس با ایجاد یکه رابطه‌ی خوب بین خود و طرف مقابل می‌توانید احتمال اینکه به یک توافق رضایت بخش برسید را افزایش دهید.

اشتباه شماره 3: ترس از رنجاندن طرف مقابل

تلاش برای تضمین رسیدن به بهترین توافق ممکن برای شما، تیم و سازمان‌تان، می‌تواند توأم با اضطراب و دلهره باشد. ممکن است هراس داشته باشید که مبادا حرف اشتباهی بزنید، زودتر از موعد مناسب به بحث خاتمه دهید و یا بیش از حد اصرار بکنید. شاید رد کردن درخواست دیگران شما را خجالت زده و مضطرب می‌کند، مخصوصاً اگر سبک رهبری شما مبتنی بر رضایت طرفین باشد.

می‌توانید با تداعی این موضوع برای خود که مذاکره با مشاجره تفاوت دارد، این احساسات را کنترل کنید. بر خلاف مشاجره که در آن هر کدام از طرفین در رد یا تأیید چیزی بحث می‌کنند، هدف از مذاکره دستیابی به توافقی برای هر دو طرف است. با توجه به اینکه طرفین خواسته‌های متفاوتی دارند، شما فقط باید در طول بحث به این نقطه برسید (به عنوان بخشی از فرآیند مذاکره) که آماده‌ی انجام چه کارهایی هستید و چه کارهایی را انجام نخواهید داد.

اشتباه شماره4: گوش ندادن

برای اینکه مذاکره کننده‌ی خوبی باشید، لازم است که به خوبی به حرف‌های طرف مقابل گوش دهید. اگر بیش از اندازه صحبت کنید و اجازه ندهید که او حرفش را بزند، رسیدن به توافق دشوارتر خواهد شد و ممکن است او را ناراحت و عصبانی کنید. اگر از مهارت گوش دادن به خوبی بهره‌مند باشید، می‌توانید خواسته‌های طرف مقابل را دریابید، منافع مشترکتان را (در صورت وجود) شناسایی کنید و متوجه شوید که تا چه اندازه موقعیت‌هایتان با هم در تضاد یا تداخل‌اند. برای درک صحیح انگیزه‌ها و منافع طرف مقابل از تکنیک‌های گوش دادن فعالانه و گوش دادن همدلانه استفاده کنید.

اشتباه شماره 5: مشخص نکردن بهترین گزینه‌های جایگزین خود

اصطلاح بتنا (BATNA، مخفف شده‌ی عبارت بهترین گزینه‌های جایگزین برای رسیدن به توافق در مذاکره) از کتاب “Getting to Yes” نوشته‌ی راجر فیشر و ویلیام یوری، گرفته شده است.

اگرچه هدف اصلی از مذاکره کردن رسیدن به خواسته‌هایتان است، اما باید در مورد بهترین گزینه‌ای که می‌تواند جایگزین گزینه‌ی اول شما شود، تصمیم‌گیری کنید. با این کار می‌توانید عدم توفیق در حصول خواسته‌ی اول را فراموش کرده و با گزینه‌ی جایگزین به دنبال رسیدن به توافق در خور توجهی باشید.
بتناهای خود را قبل از مذاکره مشخص کنید، و مطمئن شوید که حقیقتاً می‌دانید که خروجی و نتیجه‌ی خوب از نظر شما چیست.

داشتن بتناهای خوب به شما کمک می‌کند تا در طول مذاکره قدرت مانور بیشتری داشته باشید و به طور بالقوه به توافقی بهتر از آنچه که تصور می‌کنید دست یابید، چرا که حق انتخاب خود را گسترش داده‌اید.

اشتباه شماره 6: احتیاط بیش از حد

باید نسبت به نتیجه‌ی مذاکره حساس و محتاط باشید، ولی نه تا حدی که به دلیل احتیاط بیش از حد و ترس از به نتیجه نرسیدن مذاکره، تصمیمات اشتباه بگیرید. به عبارت دیگر، احساسات خود را مدیریت کنید و به فرآیند مذاکره به مثابه یک بازی نگاه کنید و با در نظر گرفتن همه‌ی جوانب کار، تصمیم بگیرید.

اگر این توانایی را داشته باشید که از خیر مذاکره بگذرید و در صورت لزوم آن را ترک کنید، می‌توانید در آینده موقعیت قوی تری در مذاکره به دست بیاورید که طرف مقابل را وادار میکند که برای نگه داشتن شما در مذاکره، امتیازاتی بدهد، چرا که در می‌یابد برای به نتیجه رساندن مذاکره باید پیشنهاد بهتری به شما بدهد.

اشتباه شماره 7: بعضی از شرایط را غیرقابل مذاکره فرض کردن

شرایط زیر را در نظر بگیرید:

یک فوتبالیست معروف یک قراداد میلیاردی چهارساله با یک تیم مطرح امضاء کرده است. طبق این قرارداد این بازیکن با حقوق و مزایای مشخص شده به مدت 4 سال باید در تیم بماند و جریمه‌ی بسیار سنگینی برای فسخ قرارداد در نظر گرفته شده است. اما در طول فصل، او آمادگی و فرم همیشگی خود را از دست می‌دهد و از طرفی هم تیم حریف به جذب او علاقه نشان می‌دهد. او با تیم خود به مذاکره می‌نشیند و با هم توافق می‌کنند که با توجه به عدم رضایت آن‌ها از عملکرد او و مبلغ بالای قراردادش، با صرف نظر کردن از جریمه‌ی در نظر گرفته شده، برای فسخ قرار داد او به صورت توافقی اقدام کنند. بدین ترتیب او در فصل آینده در تیم جدید بازی می‌کند و رضایت همه‌ی طرف‌های مذاکره حاصل می‌گردد. این مثال نشان می‌دهد هیچ چیز غیرقابل مذاکره نیست. اگر همه چیز را قابل مذاکره ببینید، انتخاب‌های بسیاری پیش رو خواهید داشت و احتمال موفقیت‌تان افزایش می‌یابد.

اشتباه شماره 8: تمرکز بر روی قیمت

محور اصلی مذاکرات در کسب و کارها عمدتاً مسائل مالی است. اما اگر صرفاً با تمرکز بر روی قیمت، وارد مذاکره شوید (صرفاً خواهان کاهش یا افزایش قیمت باشید) این خطر وجود دارد که خود یا طرف مقابل را در تنگنا قرار دهید. البته که قیمت مسئله‌ی مهمی است ، اما فقط یکی از جنبه‌های معامله است. موارد دیگری را که می‌شود بر سر آن‌ها مذاکره کرد را هم در نظر بگیرید. به عنوان مثال، شاید بتوانید روی یک بند انحصار و خدمات ویژه و … کار کنید و شرایط معامله را از طرق مختلف بهبود ببخشید.

اشتباه شماره 9: به دنبال «بُرد» بودن

اگر به هر شکلی شده فقط به دنبال برد باشید دستیابی به توافق دشوار خواهد شد، حتی اگر از موضع قدرت وارد مذاکره شده باشید. مؤثرترین نوع مذاکره، مذاکره‌ای است که در آن طرفین، با احساس رضایت و داشتن دستاورد، میز مذاکره را ترک کنند. ممکن است تمام آنچه می‌خواستند را به دست نیاورند، اما باید به اندازه‌ی کافی دستاورد داشته باشند که انجام معامله برای‌شان بیارزد.

برای رسیدن به توافق، بسیار مهم است که حریص نباشید. وقتی طرف مقابل خواهان رسیدن به توافق باشد و شرایط معامله برای هردو طرف قابل قبول باشد، اگر با سخت گیری شما مذاکره به مشکل بخورد، مذاکرات آینده را نیز به خطر می‌اندازید. به عبارت دیگر بیاموزید که کی وقت خاتمه دادن به مذاکره است. برای اینکه ببینید چطور می‌توان به یک توافق منصفانه دست یافت، مقاله‌ی مذاکره‌ی برد-برد را مطالعه بفرمائید.

اشتباه شماره 10: اولتیماتوم دادن

اگر در مذاکرات اولیه از عبارت ” این آخرین و بهترین پیشنهاد ماست” استفاده کنید، دیگر جایی برای ادامه‌ی گفتگو باقی نمی‌گذارید. وقتی از چنین اولتیماتومی استفاده کنید، طرف مقابل را در تنگنا قرار داده و شانس رسیدن به توافق را تا حد زیادی کاهش می‌دهید. این رویکرد همراه با تهاجم و تحکم خواهد بود. البته گاهی لازم است از این روش استفاده کرد؛ وقتی که طرف مقابل سعی دارد تا شما را در موضع ضعف قرار دهد.

توجه داشته باشید که میان اولتیماتوم دادن و تعیین فرصت زمانی، تفاوت وجود دارد. مذاکره کنندگان با تجربه به شکل ساختگی زمانی را برای به اتمام رسیدن وقت تصمیم‌گیری مشخص می‌کنند تا از این طریق طرف مقابل را ترغیب به تصمیم‌گیری کنند. نقطه ضعف این روش این است که محدودیت و فشار زمانی ایجاد می‌کند، و نقطه‌ی قوت آن این است که طرفین را وادار می‌کند که بر روی رسیدن به توافق در یک چارچوب زمانی مشخص تمرکز کنند، که این امر منجر به افزایش سرعت در فرآیند رسیدن به توافق می‌شود.

اگر موارد گفته شده را به درستی رعایت کنید، می‌توانید امیدوار باشید که مذاکره‌ای دل‌پذیر و امیدوارکننده خواهید داشت.