معرفی انواع گزارش مدیریتی و تاثیر آنها در ارزیابی عملکرد کارکنان سازمان

توسط فاطمه زنگنه آخرین به‌روزرسانی دی 96 زمان مطالعه: - دقیقه

اینکه یک مدیر بداند کارکنان در راستای منافع سازمان و اهداف آن عمل می‌کنند، موضوع مهمی است. برای این منظور باید میزان پیشرفت و عملکرد کارکنان را درطول زمان سنجید و خبر خوب اینکه در این مقاله با انواع گزارش‌ مدیریتی آشنا خواهید شد که کمک‌تان می‌کند به این اهداف برسید. درواقع استفاده از گزارش مدیریتی برای تمام مدیران ضروری است و این گزارش‌ها بخشی از سیستم گزارش‌دهی را تشکیل می‌دهند که نخستین بار در کتابی با عنوان مدیریت یک‌صفحه‌ای (One Page Management) توضیح داده شده‌اند. در ادامه قصد داریم به کارهایی که گزارش مدیریتی برای شما و سازمان شما انجام می‌دهد، نگاه دقیق‌تری بیندازیم. با «چطور» همراه باشید.

گزارش متمرکز (Focus Report)

در گزارش متمرکز، عملکرد هریک از کارکنان در ارتباط با وضعیت واقعی هر یک از شاخص‌های فرایندی که به آنها اختصاص یافته، نشان داده می‌شود. «وضعیت» این شاخص‌ها، عددی است که نتیجه‌ی آن شاخص را در دوره‌ی گزارش‌دهی قبلی نشان می‌دهد. برای نمونه، اگر این شاخص در یک کارت امتیازی (scorecard) «درصد کالای مرجوعی از سمت مشتریان» باشد و میزان آن در ماه آوریل، 3 درصد باشد، وضعیت مربوط به این شاخص در گزارش متمرکز ماه مِی نشان خواهد داد که عملکرد آن کارمند در ستون وضعیت باید 3 درصد باشد. از این طریق می‌توانید بفهمید کارمند شما چه عملکردی دارد و به او کمک کنید که برای بهبود این شاخص تلاش کند.

گزارش مدیریتی - سنجش عملکرد کارکنان

وقتی وضعیت کارکنان براساس معیارهای تعیین‌شده‌ای ارزیابی می‌شود، می‌توانید مشخص کنید که وضعیت آنها «خوب» یا «بد» است. ما در اینجا از اهداف برای تعیین این معیارها استفاده می‌کنیم. بنابراین می‌توانید برای هر فاکتور مهم در کارت امتیازی، 3 سطح هدف را تعیین کنید: حداقل، رضایت‌بخش و عالی. سطح هدف حداقل، سطحی است که هر عملکردی که پایین‌تر از آن باشد، غیرقابل قبول است. سطح هدف رضایت‌بخش موجب می‌شود که احساس خوبی در مورد عملکرد کارکنان خود داشته باشید و سطح هدف عالی نیز نشان‌دهنده‌ی بهترین عملکرد است.

در مورد فاکتورهایی مانند «تعداد واحدهای تولیدشده»، مقادیر بیشتر بهتر است. ولی در مورد بعضی از فاکتورهای دیگر مانند «درصد ضایعات»، مقادیر کمتر بهتر است. به همین دلیل باید یک «هدف حداقل یا حداکثر» را تعیین کنید. به این ترتیب مشخص می‌شود که عملکرد قابل‌ قبول (بسته به نوع فاکتوری که با آن سروکار دارید) به‌معنی عملکردی بالاتر از سطح حداقل یا پایین‌تر از سطح حداکثر است. با داشتن این معیارها، سه سناریوی زیر امکان‌پذیر خواهد بود:

عملکرد فوق‌العاده وقتی که وضعیت، بهتر از سطح هدف عالی است.
عملکرد خوب یا استثنا مثبت وقتی که وضعیت، بهتر از سطح هدف رضایت‌بخش است.
عملکرد بد یا استثنا منفی وقتی وضعیت، بدتر از سطح هدف حداقل است.

علاوه‌بر «وضعیت» و «هدف»، اطلاعات مهم دیگری نیز وجود دارد که «روند» نام دارد. روند نشان می‌دهد که وضعیت کارکنان شما در حال بهتر شدن است یا بدتر شدن. برای مثال، فرض کنید که عملکرد کارمند شما در ماه گذشته بدتر از سطح حداقل بوده، ولی روند در طول 5 دوره‌ی گذشته خوب بوده است یا برعکس، عملکرد او در ماه گذشته بهتر از رضایت‌بخش بوده، ولی روند عملکرد او بد است. بنابراین بررسی روند نیز اطلاعات مفیدی را در اختیار ما قرار می‌دهد.

استفاده از گزارش‌های متمرکز برای کارکنان، کاری سودمند و مفید است. این کار به شما امکان می‌دهد که درمورد فاکتورهای موفقیتی که برای آنها تعیین کرده‌اید، فرمول‌ها و قواعدی که آنها را تعریف می‌کند، داده‌هایی که برای محاسبه‌ی عملکرد آنها مورد استفاده قرار می‌گیرد و اقدامات مثبتی که به آن نیاز خواهند داشت، عمیق‌تر فکر کنید.

گزارش بازخورد (Feedback Report)

گزارش دوم، گزارش بازخورد نامیده می‌شود. این گزارش، خلاصه‌ای از «خبرهای خوب» و «خبرهای بد» براساس وضعیت شاخص‌های کارکنان شماست. در این گزارش فاکتورهایی که زیر محدوده‌ی غیرقابل‌قبول در وضعیت قرار گرفته‌اند و فاکتورهایی که بالاتر از سطح رضایت‌بخش قرار دارند، نشان داده می‌شود. فاکتورهایی که بین این دو سطح قرار می‌گیرد، در محدوده‌ی قابل‌قبول درنظرگرفته می‌شود.

در این گزارش نیز تعداد دوره‌های زمانی در یک ردیف نشان داده می‌شود که در آنها، آن فاکتور بهتر از سطح هدفِ رضایت‌بخش یا بدتر از سطح هدفِ حداقل/حداکثر بوده است. با یک نگاه می‌توانید بازخورد عملکرد آنها را مشاهده کنید. سعی کنید برای هر یک از کارکنان خود گزارش بازخوردی تهیه کنید. به هر یک از فاکتورها در گزارش متمرکز آنها نگاه کنید و وضعیت آنها را با هدف‌هایی که برای آنها تعیین کرده‌اید، مقایسه کنید. توجه کنید که آیا آنها بهتر از سطح هدف رضایت‌بخش هستند یا بدتر از سطح هدف حداقل/حداکثر. همچنین باید توجه کنید که این فاکتور چند بار در یک ردیف، بهتر از سطح هدف رضایت‌بخش یا بدتر از سطح هدف حداقل/حداکثر بوده است.

گزارش مدیریت (Management Report)

گزارش مدیریتی

شما به‌عنوان مدیر باید بدانید که در هرم مسئولیت شما (از پایین به بالا و از بالا به پایین) چه اتفاقاتی رخ می‌دهد. برای انجام این کار می‌توانید تک‌تک گزارش‌های تمرکز کسانی را که به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم به شما گزارش می‌دهند، بخوانید. البته این کار بسیار وقت‌گیر و دشوار است. برای به‌دست‌آوردن اطلاعات عملکردی به‌شیوه‌ای کارآمدتر، گزارش سومی وجود دارد که به آن گزارش مدیریت گفته می‌شود. این گزارش، شامل مرور سریع نکات برجسته‌ی گزارش‌های بازخورد همه‌ی افراد در هرم مسئولیت شماست، چه کسانی که مستقیما به شما گزارش می‌دهند و چه کسانی که به‌طور غیرمستقیم به شما گزارش می‌دهند.

در این گزارش از رویکرد «مدیریت با استثنا» استفاده می‌شود. ولی مدیریت با استثنا چه معنایی دارد؟ در این رویکرد در گزارش به افرادی که عملکرد آنها در محدوده‌ی قابل‌قبول قرار می‌گیرد، اشاره‌ای نمی‌شود. زیرا عملکرد آنها رضایت‌بخش است و نیازی نیست که به عملکرد هریک از آنها بپردازید. ولی افرادی که بهترین عملکرد را دارند یا کسانی که با مشکلاتی مواجه هستند در گزارش ذکر می‌شوند. درواقع در این گزارش، شما به‌دنبال استثناهایی در هر دو انتهای طیف عملکرد کارکنان هستید. البته گنجاندن تمام استثناها در گزارش مدیریت، موجب شلوغ‌شدن این گزارش و کاهش اثربخشی آن می‌شود. بنابراین در سیستم گزارش‌دهی از طرح تشدید (escalation scheme) برای تعیین اینکه کدام استثناها باید به شیوه‌ای روبه‌بالا گزارش داده شوند، استفاده می‌شود.

براساس قانون تشدیدی (escalation rule) که قابل تنظیم و تغییر است، استثناهای مثبت و منفی زمانی به سطوح بالاتر می‌روند که تکرار شوند. قانونی که ما توصیه می‌کنیم این است که درصورت وجود دو یا چند استثنا پیاپی بدتر از سطح حداقل/حداکثر یا بالاتر از سطح رضایت‌بخش، به سطح بالاتر و بعدی برویم. سرعت رفتن به سطوح بالاتر نیز به اهمیت فاکتور موردنظر بستگی دارد. در بعضی از فاکتورها می‌توانیم به‌سرعت و پس از 3 استثنا پیاپی، به بالا و سطح بعدی برویم و درمورد بعضی فاکتورها نیز این حرکت روبه‌بالا آهسته‌تر است.

برای توضیح منطق موجود در پس قانون تشدید این مثال را در نظر بگیرید: سرپرستی که با مشکلی در مورد بازده مواجه شده است، زمان کوتاهی برای حل‌ کردن این مشکل دارد. اگر او نتواند مشکل ایجاد شده را حل کند، مسئله به سطح بالاتر اطلاع داده می‌شود. رئیس او نیز مدت‌زمان مشخصی فرصت دارد تا برای حل مشکل به او کمک کند. اگر مشکل ادامه پیدا کند، به سطح بالاتر هشدار داده می‌شود و این روند رو به‌ بالا ادامه پیدا می‌کند. اگر مشکل ایجاد شده جدی باشد و هیچ کس راه‌حل آن را نداند، بالاترین فرد در سازمان در جریان قرار می‌گیرد. در این حالت، به احتمال زیاد مشکل به‌وجودآمده مسئله‌ای سیستماتیک و خارج از کنترل سرپرستی است که به‌دلیل آن مورد سرزنش قرار گرفته است. وقتی این مشکل در گزارش مدیریت شما ظاهر می‌شود، می‌دانید که همه برای حل‌ کردن آن تلاش کرده‌اند و اکنون شما به‌عنوان مدیر عامل سازمان باید مداخله کنید و آن را حل کنید.

به‌علاوه، با استفاده از این گزارش می‌توانید از اخبار خوب اطلاع پیدا کنید، زیرا در گزارش مدیریت، عملکرد کارکنان روشن و شفاف است و عملکرد عالی نیز به سطوح بالاتر گزارش داده می‌شود و کارکنان مناسب شناسایی می‌شوند.