کنفرانس‌ها و نمایشگاه‌های تجاری روش‌های رایجی برای بازاریابی محصول خود و جلب توجه دیگران به کسب‌وکارتان هستند. مکان‌های مناسبی برای نمایش سازمان‌تان به افراد کلیدی موجود در صنعت مربوطه هم هستند. آیا هرگز از طرف شرکت‌تان، در کنفرانسی حضور یافته‌اید؟ در صورت حضور، آیا می‌دانید تأثیری که بر دیگران می‌گذارید، می‌تواند تا مدت زمانی طولانی در خاطر دیگران بماند؟ به همین دلیل است که باید به دقت قبل از حضور در کنفرانس، خودتان را برایش آماده کنید.
آمادگی قبل از کنفرانس
نقش شما در کنفرانس می‌تواند تغییر کند. ممکن است یکی از حضار باشید، ممکن است غرفه‌ای برای نمایش محصولات و خدمات شرکت خود داشته باشید، یا حتی ممکن است سخنران باشید. صرف نظر از مشارکت‌تان در کنفرانس، باید به جز نمایش و انتظار برای فرصت‌های کسب‌وکار جدید، کارهای بسیار بیشتری هم انجام بدهید. با برنامه ریزی دقیق، می‌توانید از سرمایه‌گذاری در کنفرانس، حداکثر سود را ببرید و از هر فرصت بالقوه‌ای برای کسب‌وکار، نهایت استفاده را بکنید.
اهداف خود را مشخص کنید
هدف شما از شرکت کردن در این رویداد چیست؟ آیا
- به دنبال سرنخ‌های فروش هستید؟
- می‌خواهید محصول جدیدی ارائه دهید؟
- می‌خواهید وفاداری مشتری به وجود آورید؟
- روابط جدیدی با عرضه‌کنندگان، توزیع‌کنندگان و سایر ذی‌نفعان برقرار می‌کنید؟
- در حال توسعه برند خودتان هستید؟
زمانی که از هدف خود آگاه هستید، راحت‌تر می‌توانید توجه‌تان را معطوف نقاط صحیح کنید. اطمینان حاصل کنید که اهداف کنفرانس را با راهبردهای کلی شرکت ارتباط می‌دهید.
بودجه تعیین کنید
چقدر استطاعت مالی دارید؟ این امر یکی از ملاحظات مهم قبل از کنفرانس است. این رویدادها می‌توانند بودجه‌های بازاریابی را به سرعت مصرف کرده و به اتمام برسانند. اگر بدانید که چقدر می‌خواهید خرج کنید؛ قادر خواهید بود طبق آن، نمایش و سایر فعالیت‌های بازاریابی‌تان را به دلخواه ارائه دهید. این موارد تبلیغاتی را در نظر داشته باشید:
- بروشورها
- کارت ویزیت‌ها
- اقلام تبلیغاتی (خودکار، ماگ، تی‌شرت و غیره)
- غرفه‌ی نمایش (از غرفه‌های بسیار بزرگ و پیچیده گرفته تا غرفه‌های کوچک و ساده)
- پرونده‌ی اخبار و آگهی‌ها (اطلاعیه‌های رسمی، عکس‌ها، مصاحبه‌ها، سی‌دی‌ها و غیره)
مشارکت خود را به اطلاع عموم برسانید
بگذارید مشتریانِ کلیدی شما بدانند که در کنفرانس یا نمایشگاه تجاری حضور خواهید یافت.
- ایمیلی به مشتری‌هایتان ارسال کنید.
- از وب‌سایت خود برای اعلام این رویداد استفاده کرده و افراد را به بازدید از غرفه‌تان دعوت کنید.
- در فعالیت‌های تبلیغاتی و اطلاعیه‌های رسمی به این رویداد اشاره کنید.
- در کنفرانس، حمایت از فعالیتی خاص را بر عهده بگیرید؛ مانند پذیرایی از بازدیدکننده‌ها و یا صبحانه برای سایر شرکت کننده‌ها.
- لوگو خود را روی کیف‌ها و خودکارها و سایر اقلام تبلیغاتی نصب کنید.
سیستمی برای پیگیری مشتریان بالقوه به وجود بیاورید
این مرحله اغلب نادیده گرفته می‌شود. سرنخ‌های حاصل از کنفرانس‌ها بسیار مناسب و واجد شرایط هستند. مطمئن شوید که از نحوه‌ی رسیدگی به اطلاعات تماس هر شخص مطلع هستید. همه‌ی نام‌ها را وارد پایگاه داده کنید و بعد هم فردی را مأمور کنید تا پس از بازگشت به دفتر، فورا پیگیری کند.
سیستمی هم برای فروش مستقیم در کنفرانس داشته باشید. داشتن فردی که بتواند به این تقاضاها در دفتر رسیدگی کند، بسیار مهم است.
در مورد سایر شرکت‌کنندگان تحقیق کنید
تحقیق کنید که چه کسان دیگری در این رویداد حضور خواهند یافت و برنامه‌ای برای صحبت کردن با نمایندگان مهم آنها تهیه کنید. شما چه برگزارکننده باشید و چه یکی از شرکت‌کنندگان، احتمالا باید با سخنرانان صحبت کنید، با پیشگامان صنعت و با سایر افراد رابطه برقرار کنید تا از زمان خود در کنفرانس حداکثر استفاده را ببرید.
حضورتان در کنفرانس
مدیریت «اثرگذاری»، مسئله‌ای کلیدی برای موفقیت در کنفرانس است. شما در معرض دید عموم هستید پس تأثیر خوبی به جای بگذارید و نماینده‌ی خوبی برای سازمان‌تان باشید.
محصول و کسب‌وکار خود را بشناسید
آمادگی هر پرسشی را داشته باشید. با پیشرفت‌های جدید آشنا شوید. درباره موضوعات مربوط به برنامه‌ی کاری کنفرانس تحقیق کنید و به چگونگی ارتباط سازمان‌تان با صنعت مربوطه پی ببرید.
منابع خود را آماده کنید
- اگر برگزارکننده هستید، غرفه‌ی خود را ساده نگه دارید. پیامی اصلی انتخاب کنید و آن را با همه‌ی ابزارهای دراختیارتان تقویت کنید. مطمئن شوید که پیشنهاد فروش منحصربه‌فرد خود را فهمیده‌اید و با جدیت آن را دنبال می‌کنید. هر چه پیام‌تان متمرکزتر باشد، به خاطر آوردن آن و به خاطر آوردن شما برای مخاطبان‌تان آسان‌تر خواهد بود.
- اگر سخنرانی دارید یا فعالیتی انجام می‌دهید، آن را از قبل آماده کنید. با گروه‌تان تمرین کنید و مطمئن شوید از موضوعات و مطالب خود برای سخنرانی خاطرجمع هستید. برای جزئیات بیشتر در مورد مهارت های سخنرانی، خواندن این مقاله و نکات طلایی برای یک سخنرانی بی‌نظیر می‌تواند مفید باشد.
همواره حرفه‌ای عمل کنید
- ضوابطی برای لباس و پوشش مشخص کنید.
- مطمئن شوید همیشه یک نفر در غرفه حضور دارد.
- غرفه را تمیز نگه دارید. سعی کنید در غرفه چیزی نخورید و مطمئن شوید که فنجان‌های قهوه و دیگر اقلام شخصی کنار گذاشته شوند.
- به خاطر داشته باشید که شما همواره نماینده‌ی شرکت‌تان هستید، چه در وقت ناهار باشید، چه در حال استراحت پس از شام، چه در مهمانی، یا صرفا در حال قدم زدن در سالن نمایش. چیزی نگویید یا کاری نکنید که بازتابی منفی برای سازمان‌تان داشته باشد یا برای کسی توهین‌آمیز تلقی شود.
توصیه:
اگر در رویدادی حضور دارید که عصر برگزار می‌شود، نباید بیش از حد غذا یا نوشیدنی بخورید. در صورتی که عصبی باشید، به سادگی پرخوری می‌کنید و در این صورت تأثیر بدی بر دیگران می‌گذارید.
شبکه‌ی خود را گسترش دهید
- سعی کنید در هتل محل برگزاری کنفرانس بمانید. این باعث می‌شود که با دیگر حضار در ارتباط باشید.
- کارت‌های ویزیت بسیاری با خود داشته باشید و با هر کسی که صحبت می‌کنید، کارتی به او بدهید.
- تا حد امکان در فعالیت‌های مختلف شرکت کنید. فعالیت‌هایی را انتخاب کنید که با سازمان و اهداف‌تان ارتباط بیشتری دارند. شخصا از میزبان هر فعالیت و سخنران و غیره تشکر کنید.
- سؤال بپرسید. تا می‌توانید، درباره‌ی کار و سازمان‌ها و محصولات دیگران سؤال بپرسید. کنفرانس زمان یادگیری و جمع‌آوری اطلاعات و همچنین فروش است. آنچه که می‌پرسید، باید مرتبط با موضوع باشد و صرفا به خاطر اینکه صحبتی کرده باشید، حرف نزنید. میانه‌روی، کلید عدم تأثیرگذاری منفی است.
- تا می‌توانید با افراد مختلف صحبت کنید. ارتباط با افرادی که از قبل می‌شناسید و نوشیدن قهوه با آنها در زمان‌های دیگر نیز امکان‌پذیر است. خود را مجبور به ملاقات با افراد جدید کنید و افراد گروه‌تان را نیز برای رسیدن به این هدف تا حد امکان دسته‌بندی کنید.
مشتاق باشید
شما آنجا هستید تا محصولات خود را بفروشید و نماینده‌ی مؤثری برای سازمان‌تان باشید. باید نشان بدهید که همواره انرژی و انگیزه بسیار بالایی دارید.
پس از کنفرانس
زمانی که کنفرانس تمام شد، احتمالا هم شما و هم اعضای گروه‌تان بسیار خسته هستید و فقط می‌خواهید استراحت کنید. متأسفانه بعدا باید این کار را بکنید. روزهای بعد از کنفرانس برای پیگیری مشتریان بالقوه‌ای که با آنها ملاقات کرده‌اید بسیار مهم هستند.
مشتریان بالقوه خود را اولویت‌بندی کنید
به عنوان یک گروه، در مورد بهترین مشتریان بالقوه‌ای که در کنفرانس با آنها برخورد کرده‌اید بحث کنید و برنامه‌ای را برای پیگیری آنها ایجاد کنید و برای هریک از آنها، اطلاعات تماس افراد کلیدی را داشته باشید. پیشرفت خود را دنبال کنید و هر مرحله‌ای را که پشت سر می‌گذارید ثبت کنید.
فرصت‌های راهبردی کسب‌وکار را بررسی کنید
فرصت‌هایی را بررسی کنید که در کنفرانس به آن پی بردید. آیا پیشرفت‌ها، گرایش‌ها، یا چالش‌های صنعتی‌ای وجود دارند که باید به آنها بپردازید؟
بازده سرمایه‌گذاری خود در کنفرانس را محاسبه کنید
از ارزیابی چنین مواردی استفاده کنید:
- تعداد مشتریان بالقوه جذب شده
- تعداد مشتریان قطعی
- میزان فروش‌های حاصل‌شده
- هزینه‌ی هر مشتری ایجاد شده
عملکرد خود را ارزیابی کنید
پس از رویداد نیز زمانی بسیار عالی برای ارزیابی عملکرد خود و شناسایی راه‌های بهبود آن است. مؤلفه‌های زیر را بررسی کنید:
- آیا هدف گذاری و برنامه‌ریزیِ اولیه کافی بود؟
- آیا چیدمان غرفه مناسب بود؟
- کیفیت بازاریابی چگونه بود؟
- آیا فعالیت‌های تبلیغاتی‌تان با استقبال روبه‌رو شدند؟
- آیا سایر شرکت‌کنندگان کاری انجام دادند که شما بتوانید از آن ایده در رویداد دیگری استفاده کنید؟
عضویت در کمیته‌ی سازمان‌دهی برای کنفرانس سال آینده
این شیوه‌ای عالی برای مشارکت بیشتر در تعیین دستور کار، تعیین مضمون رویداد و اطمینان از هماهنگی کامل سازمان‌تان در رویداد است.
