آرمان در میانه‌ی راهِ تحقیق و تهیه‌ی گزارشی که باید تا پایان روز به رئیس‌اش تحویل بدهد، متوجه می‌شود بخشی از اطلاعات کلیدی را در اختیار ندارد. او می‌تواند این اطلاعات را از همکارش بگیرد اما چون می‌داند او هم سرش شلوغ است، دوست ندارد با تماس تلفنی مزاحمش بشود. همچنین می‌داند که احتمالا تا چند ساعت بعد ایمیل‌هایش را چک نمی‌کند، بنابراین آرمان از طریق یک نرم‌افزار پیام‌رسان، پیامی برای او می‌فرستد. پس از چند دقیقه همکارش اطلاعات لازم را برای آرمان ارسال می‌کند.
پیام‌رسانی فوری در آغاز برای برقراری تماس با خانواده و دوستان شکل گرفت اما امروزه در دنیای کسب‌وکار بسیار ارزشمند شده است. مدیران و کارکنان برای پرسیدن سؤال، انجام هماهنگی‌های مربوط به پروژه‌ها و نظارت بر گروه‌های دورکار از پیام‌رسانی فوری استفاده می‌کنند.
در این مقاله به مزایا و معایب استفاده از پیام‌رسان فوری در محیط کار، آداب استفاده و چگونگی استفاده‌ی کارآمد و اثرگذار آن می‌پردازیم.
انواع پیام‌رسان فوری (IM)
پیام‌رسانی فوری (Instant Messaging) برای گفت‌وگوی تک‌به‌تک ایجاد شد. به عبارتی می‌توان آن را معادل مجموعه‌ای از ایمیل‌های کوتاهی دانست که به صورت آنی و در صفحه نمایش، ارسال و دریافت می‌شوند.
پیام‌رسان‌های متنوعی برای استفاده در محیط کار وجود دارند. ممکن است شرکت یا سازمان‌تان پیام‌رسان اختصاصی خود را در نرم‌افزارهای خدمات اینترنتی و ایمیل پیاده‌سازی کرده باشد. همچنین امکان استفاده از نرم‌افزارهای مستقل مانند ویندوز لایو مسنجر (Windows Live Messenger)، گوگل تاک (Google Talk)، اسکایپ (Skype) یا تلگرام (Telegram) وجود دارد.
مانند نرم‌افزارهای چت، بیشتر پیام‌رسان‌های فوری از ویژگی‌های مشابهی مانند آگاهی از در درسترس بودن افراد با استفاده از ویژگی «وضعیت»، فهرست شخصی‌شده‌ی ارتباطات، فهرست دوستان و … برخوردارند.
مزایای پیام‌رسان فوری
- در صورت استفاده‌ی درست، IM با کاهش زمان مکالمات تلفنی یا نوشتن ایمیل باعث افزایش بهره وری می‌شود.
- با تعیین وضعیت می‌توانید به دیگران اطلاع بدهید که آزاد و در دسترس هستید یا وقت ندارید و مشغول هستید؛ این کار هم در مکالمات مؤثر است و هم دیگران را از زمان‌هایی که در دسترس هستید و امکان پاسخگویی دارید، آگاه می‌کند.
- IM روشی ساده برای برقراری ارتباط با گروه‌های مجازی یا کارکنان دورکار است و به ویژه برای هماهنگی وظایف میان کارکنانی که در بخش‌ها و مکان‌های مختلف سازمان کار می‌کنند مناسب است.
- درحالی‌که مکالمه‌ی تلفنی ممکن است باعث مختل شدن کار دیگران شود، IM کمتر موجب تداخل در کار و حواس پرتی دیگران می‌شود.
- بیشتر نرم‌افزارهای IM بر حسب تنظیمات‌شان تاریخچه‌ای از مکالمات را نگه‌داری می‌کنند که برای ثبت آنها و برای افراد فراموش‌کار امتیاز ویژه‌ای است.
- با توجه به نوع نرم‌افزار، IM امکان اشتراک فایل‌ها و اسناد، تهیه‌ی پیام ویدئویی و صوتی و ارسال پیامک به تلفن‌های همراه را فراهم می‌کند.
معایب پیام‌رسانی فوری
- ممکن است IM موجب حواس‌پرتی شود به‌ویژه وقتی مکالمه به درازا می‌کشد و از موضوع اصلی دور می‌شود.
- اگر به خوبی IM را مدیریت نکنید، کارتان مختل می‌شود زیرا بر خلاف تماس تلفنی یا ایمیل، توجه نکردن به این پیام‌ها دشوار است. بنابراین اگر پیوسته به سراغ پیام‌های دریافتی‌تان بروید از بهره‌وری‌تان کاسته می‌شود. (می‌توانید اثر این مسئله را با استفاده از گزینه‌ی «وضعیت» IM کاهش دهید.)
- بسته به سیستم فناوری اطلاعات سازمان، استفاده از نرم‌افزارهای IM خارج از شبکه‌ی اینترانت سازمان ممکن است با مشکلات امنیتی همراه باشد.
- برای انتقال پیام بین افراد، لازم است هر دو طرف گیرنده و فرستنده از یک نرم‌افزار استفاده کنند. مثلا نمی‌توان از اسکایپ به کسی که از ویندوز لایو مسنجر استفاده می‌کند، پیام فرستاد. البته برخی انواع IM امکان برقراری ارتباط با افرادی را که از نرم‌افزارهای دیگر استفاده می‌کنند نیز فراهم کرده‌اند.
باید‌ها و نبایدهای IM
بهتر است برای استفاده‌ی کارآمد و موفق از IM از برخی کارها اجتناب کنید و در مقابل، پیروی از برخی نکته‌ها برای افزایش بهره وری توصیه می‌شود.
باید‌ها
- کلام را خلاصه کنید: تنها برای مکالمات کوتاه از IM استفاده کنید. ممکن است گپ‌وگفت خودمانی و صحبت درباره‌ی موضوعات شخصی وسوسه‌تان کند اما به یاد داشته باشید که در محل کار باید کار کنید. فراموش نکنید که IM ایمیل نیست بنابراین هر پیام نباید بیشتر از یک یا دو جمله باشد.
- قانون تعریف کنید: اگر موقعیت‌تان اجازه می‌دهد، قوانین کلی استفاده از IM در محیط کار را تعریف و در اختیار همکاران، مشتریان و تأمین‌کنندگان بگذارید. باید مشخص شود مطرح کردن چه چیزهایی در IM قابلِ‌قبول است و بیان چه نکاتی نامناسب است.
- «وضعیت» خود را مشخص کنید: بیشتر نرم‌افزارهای IM از ویژگی‌ای برخوردارند که اجازه می‌دهد به دیگران اطلاع دهید که آیا در دسترس هستید یا کاری دیگر را انجام می‌دهید. برای کاهش حواس پرتی و وقت‌هایی که نمی‌خواهید کسی مزاحم‌تان شود، با تنظیم وضعیتِ «مشغول» این مسئله را به اطلاع دیگران برسانید. همچنین محترمانه‌تر است که پیش از آغاز گفت‌وگو با دیگران، وضعیتِ آنها را چک کنید.
- اجازه بگیرید: فراموش نکنید که IM باعث وقفه در کار می‌شود بنابراین اگر می‌خواهید گفت‌وگویی طولانی را آغاز کنید، نخست اجازه بگیرید و مطمئن شوید که طرف مقابل مشکلی برای گفت‌وگو با شما ندارد.
- «نه گفتن» را یاد بگیرید: اگر زمان مناسب نیست و امکان گفت‌وگو با دیگران را ندارید، خیلی راحت بگویید که بعدا با آنها تماس می‌گیرید.
- نام کاربری مناسبی انتخاب کنید: در صورت امکان از نام خودتان استفاده کنید. ممکن است انتخاب نام‌های عجیب یا بانمک، شما را غیرحرفه‌ای جلوه دهد، همچنین با سردرگم کردن دیگران یافتن نام‌تان را مشکل کند.
نبایدها
- بحث درباره‌ی موضوعات حساس: از بحث درباره‌ی مسائل حساس به ویژه وقتی اطلاعات محرمانه یا استراتژی سازمان در میان است، خودداری کنید. همه‌ی نرم‌افزارهای IM به‌اندازه‌ی کافی امن نیستند.
- ارسال اخبار بد یا بازخوردهای منفی: همیشه اخبار عاطفی و ناخوشایند را شخصا به صورت حضوری به اطلاع دیگران برسانید تا لحن‌تان برای طرف مقابل آشکار باشد و بتواند زبان بدن شما را ببیند.
- انتقال فایل‌هایی که منبع آنها مشخص نیست: ممکن است فایروالِ سیستمِ نرم‌افزاری شرکت امکان مقابله با پیوست‌های IM را نداشته باشد بنابراین اگر فایل‌های مبادله شده آلوده به ویروس باشند دچار مشکل خواهید شد.
- استفاده از زبان پیامکی: ممکن است همه منظور شما را از «خخخخ» «lol» یا «:دی» متوجه نشوند. مانند ایمیل و نامه‌های رسمی، استفاده از مهارت های نوشتاری در نوشتن پیام‌های IM نیز توصیه می‌شود.
- استفاده از IM برای موارد غیرفوری و غیرضروری: در چنین مواردی ایمیل گزینه‌ی مناسب‌تری است.
نکته:
پیام‌رسان فوری بخش مهمی از معجونِ ارتباطیِ قرن 21 است و به‌ویژه در ایجاد و مدیریت تیم‌های کاری مجازی بسیار مؤثر است. بنابراین قطعا نباید به‌خاطر بعضی از عیب‌هایش، قید استفاده از آن را بزنید.
