در طول روز چقدر زمان به برقراری ارتباط اختصاص می‌دهید؟ از چه کانال‌هایی برای برقراری ارتباط استفاده می‌کنید؟ شبکه های اجتماعی، تلفن، پیام‌کوتاه، ایمیل، گزارش، مکالمات رو در رو یا جلسات؟ خیلی از ما زمان زیادی در روز را به انتقال پیام می‌گذرانیم.

ایجاد منشور برقراری ارتباط راهی مؤثر برای مدیریت این نوع تبادلات است و به مردم این امکان را می‌دهد تا به صورت کارآمد و مؤثر ارتباط برقرار کنند. این منشور بهترین روش‌های برقراری ارتباط، چگونگی استفاده‌ی بهینه از آنها و اینکه افراد می‌خواهند از برقراری ارتباط به چه چیزی دست پیدا کنند را مشخص می‌کند. به عنوان مثال، با بهبود ارتباطات می‌توانید زمانی را که برای ملاقات افراد اختصاص می‌دهید و تعداد ایمیل‌های خود را کاهش بدهید و اطمینان حاصل کنید که از رسانه‌های اجتماعی به صورت کاملا حرفه‌ای استفاده می‌کنید. به این شکل می‌توانید وقت بیشتری برای انجام کارهای مهم‌تر داشته باشید.

در این مقاله، خواهیم دید چطور می‌توانید منشور برقراری ارتباط برای تیم یا سازمان‌تان ایجاد کنید و خواهیم دید انجام این کار چه زمانی ارزش دارد.
نکته:
مقاله‌‌های 10 اشتباه رایج در برقراری ارتباط و 7 عامل مهم در برقراری ارتباط را مطالعه کنید تا در مورد تکنیک های برقراری ارتباط بیشتر بدانید.

منشور برقراری ارتباط چیست؟

منشور برقراری ارتباط سندی رسمی است که روش‌هایی را که اعضای تیم‌‌تان برای برقراری ارتباط ترجیح می‌دهند مشخص می‌کند. این منشور باعث می‌شود پیام‌های غیرضروری کاهش پیدا کنند، در وقت افراد صرفه‌جویی شود و بهره وری تیم و افراد افزایش پیدا کند.

منشور برقراری ارتباط می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• چه زمانی افراد باید به ایمیل‌ها پاسخ بدهند و چه زمانی نیازی به این کار نیست.
• چه زمانی افراد باید در ایمیل «پاسخ به همه» را انتخاب کنند و چه زمانی باید از این کار اجتناب کنند.
• چطور می‌تواند جلسات معمولی تیم را برگزار کرد، چه کسانی باید در جلسات شرکت کنند، آیا افراد می‌توانند از راه دور در جلسات شرکت کنند، چه چیزی را باید در صورت‌جلسه نوشت و اطلاعاتی از این دست.
• سازمان شما چطور با مردم و مشتریان ارتباط برقرار می‌کند.
• اعضای تیم چطور در رسانه‌های اجتماعی ارتباط برقرار می‌کنند.
• چه زمانی می‌توان تماس ویدئویی برقرار کرد.
• چطور افراد می‌توانند به صورت رو در رو با هم ارتباط برقرار کنند.

تهیه‌ی منشور برقراری ارتباط برای تیم‌های مجازی بسیار مفید است و به شما اجازه می‌دهد روش‌هایی که افراد برای برقراری ارتباط از راه دور ترجیح می‌دهند و نحوه‌ی بازخورد به آنها و مسئول ارائه‌ی به‌روز‌رسانی‌ها را شناسایی کنید.

نکته

اگر در کنار منشور برقراری ارتباط، منشور تیم یا منشور پروژه، خصوصا وقتی تیمی تشکیل می‌دهید یا پروژه‌ای را آغاز می‌کنید، نیز داشته باشید بسیار مفید خواهد بود.

چرا باید از منشور برقراری ارتباط استفاده کنیم؟

هدف منشور برقراری ارتباط بهبود اصول حرفه‌ای در برقراری ارتباط، صرفه‌جویی در وقت اعضای تیم، کاهش تعداد پیام‌هایی که فرستاده و دریافت می‌شوند و شفاف‌سازیِ روشی است که افراد برای برقراری ارتباط استفاده می‌کنند. شفاف‌سازی لحن، سبک و تعداد پیام‌ها، خصوصا زمانی که با عموم مردم یا مشتریان ارتباط برقرار می‌کنید، به شما اطمینان می‌دهد که ارتباطی دائمی و قابل اطمینان خواهید داشت.

منشور همچنین می‌تواند برای تیم‌های چندعملکردی یا تیم‌هایی که اعضای آنها در مکان‌های جغرافیایی مختلف حضور دارند یا افراد دورکار (فریلنسر‌) مفید خواهد بود. این منشور قوانین کلی را مشخص می‌کند، تعیین می‌کند چه زمانی نیاز به به‌روز‌رسانی است و کِی و چگونه اعضای تیم می‌توانند با هم تماس بگیرند. این منشور خصوصا برای تیم‌هایی که در مکان‌هایی با اختلاف ساعت کار می‌کنند مفید است.

منشور همچنین برای جلوگیری از تفاوت‌های فرهنگی در برقراری ارتباط مفید است. به عنوان مثال، ممکن است در بعضی از فرهنگ‌ها، مردم تمایلی نداشته باشند مشکلات را به مقام بالاتر گزارش بدهند یا شکایت کنند. این سند، شرایطی که در آنها، افراد باید مشکلات را گزارش بدهند مشخص می‌کند. همچنین، این منشور می‌تواند ابزار مفیدی برای بهبود ارتباطات در سازمانی باشد که وضعیت ارتباطیِ موجود آن رضایت‌بخش نیست.

محدودیت‌های منشور برقراری ارتباط

با وجود اینکه منشور برقراری ارتباط فواید زیادی دارد، برای اجرا با نقطه‌ضعف‌هایی نیز رو‌به‌روست. اولین مشکل این است که با تعیین اینکه افراد چه زمانی و به چه نحوی باید با هم ارتباط برقرار کنند، این خطر وجود دارد که روابط اجتماعی خفقان‌آور شود و مکالمات به صورت مکانیکی درآیند. این کار باعث می‌شود، اعضای تیم‌های مجازی احساس کنند از گروه جدا افتاده‌اند و نتوانند به خوبی روابط کاری مناسب و مفید ایجاد کنند.

منشور برقراری ارتباط همچنین می‌‌تواند خلاقیت یا حل مشکل را، خصوصا در رابطه با تیم‌هایی که در مناطق جغرافیایی مختلف هستند تضعیف کند و بازدهی را کاهش دهد. ممکن است باعث شود روش‌های فردی که افراد برای برقراری ارتباط ترجیح می‌دهند نادیده گرفته شوند و در نتیجه کار گروهی مؤثر را تضعیف کند.

در نهایت، تهیه‌ی منشور برقراری ارتباط، زمان و تلاش زیادی نیاز دارد. وقتی تیم جدیدی ایجاد می‌کنید، باید کارهای زیادی برای تهیه‌ی منشور انجام بدهید.

چطور منشور برقراری ارتباط تهیه کنیم

برای تهیه‌ی منشور برقراری ارتباط 6 مرحله‌ی زیر را دنبال کنید:

1. هدف را مشخص کنید

ابتدا باید مشخص کنید چرا به منشور برقراری ارتباط نیاز دارید. به عنوان مثال، آیا تصویری کُلی نیاز دارید که مشخص می‌کند در درون سازمان یا تیم‌تان چطور ارتباط برقرار کنید یا نیاز به دستورالعمل‌هایی برای رابطه با مشتریان و عموم دارید؟ آیا قصد دارید بر تبادلات در رسانه‌های اجتماعی تمرکز کنید؟ آیا این منشور، تمامی انواع ارتباطات را در برمی‌گیرد یا فقط مخصوص پروژه‌های خاصی است؟

2. چطور آن را تهیه می‌کنید؟

سپس، به این فکر کنید که چطور منشور خود را تهیه خواهید کرد. چه کسی طرح اولیه را پیشنهاد می‌دهد؟ آیا این فرد برای تهیه‌ی منشور باید با اعضای دیگر بخش‌های سازمان، مانند منابع انسانی یا بازاریابی همکاری کند؟ آیا برای جمع کردن ایده‌ها و بازخوردهای کارمندان باید از سنجش رضایت کارمندان استفاده کنید؟ بعد از اینکه منشور طراحی شد، چه کسی آن را در اختیار افراد قرار می‌دهد؟

3. چه چیزهایی را پوشش می‌دهد؟

شاید سند شما هدف خاصی داشته باشد. هدف منشور می‌تواند کاهش استفاده از ایمیل، یا اطمینان از این باشد که رسانه‌های اجتماعی کاملا به صورت حرفه‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرند. شاید هدف بالاتر از این باشد، به عنوان مثال، اطمینان از اینکه تمامی ارتباطات داخلی مناسب و مؤثر هستند. بنابراین، باید به صورت واضح مشخص کنید این سند چه مواردی را تحت پوشش قرار می‌دهد و شامل کدام کانال‌های ارتباطی می‌شود.

4. دستورالعمل‌ها را مشخص کنید

سپس، به ساختار منشور برقراری ارتباط فکر کنید. بهتر است فهرستی از مهم‌ترین نکات را برای هر کدام از کانال‌هایی که اعضای تیم‌تان استفاده می‌کنند تهیه کنید. به عنوان مثال، «جلسات باید 30 دقیقه طول بکشند»، «ارتباطات در توئیتر باید حرفه‌ای و مؤدبانه باشند» یا «از گزینه‌ی پاسخ به همه، در ایمیل استفاده نشود.» یا می‌توانید اصول را به صورت کلی بیان کنید. به عنوان مثال، «به موقع پاسخ بدهید» یا «پیام‌ها را کپی نکنید.»

5. از بازخورد استفاده کنید

درخواست بازخورد از اعضای تیم، در طول طراحی مراحل و بعد از اجرای منشور اهمیت ویژه‌ای دارد. کارمندان ترجیح می‌‌دهند چطور با هم در ارتباط باشند؟ اغلب از کدام کانال‌ها استفاده می‌کنند و چرا؟ از چه مواردی در هنگام برقراری ارتباط خوش‌شان نمی‌آید و چطور می‌توان از آنها اجتناب کرد؟

6. اجرای منشور

در آخر، به این فکر کنید که چطور می‌خواهید منشور را اجرا کنید و از چه طریقی به کارمندان اطلاع می‌دهید که از این به بعد باید در هنگام برقراری ارتباط از آن پیروی کنند؟ آیا آن را به همه ایمیل خواهید کرد یا آن را در جلسه رسما معرفی خواهید کرد؟ آیا منشور، سندی نوشتاری خواهد بود که افراد می‌توانند آن را چاپ کنند یا دستورالعمل‌هایی خواهد بود که بر روی شبکه‌ی داخلی شرکت قرار خواهد گرفت؟ آیا باید وجود منشور را با اعلامیه‌ای و توسط کمپین اطلاع بدهید؟ و چه زمانی و چگونه آن را به‌روز رسانی خواهید کرد؟

شاید تصمیم بگیرید بعد از تهیه‌ و اجرای منشور، ارزیابی عملکرد از کارمندان به عمل بیاورید. بنابراین به این فکر کنید که چطور می‌توانید به اجرای آن نظارت کنید.

کاربرد منشور برقراری ارتباط در زندگی شما

• به این فکر کنید که با رئیس و تیم‌تان چطور ارتباط برقرار می‌کنید. آیا اسم افراد را به صورت خودکار در ایمیل خود کپی می‌کنید؟ آیا وقتی عصبانی هستید عصبانیت خود را در پیام‌تان نشان می‌دهید؟ به این فکر کنید که منشور برقراری ارتباط چطور به شما و اعضای تیم‌تان منفعت می‌رساند؟
• به این فکر کنید که چطور می‌توانید جلسات مؤثرتری برگزار کنید. چطور می‌توانید سریع‌تر تصمیم گیری کنید و بازخوردهای مؤثرتر دریافت کنید؟
• به این فکر کنید که در حال حاضر چطور با تیم‌هایی که دورکار هستند رابطه برقرار می‌کنید. آیا ارتباط‌تان به اندازه‌ی کافی مؤثر است؟