بازخورد برای رشد حرفه‌ای ما ضروری است؛ به ما کمک می‌کند تا مهارت‌هایی را که برای موفقیت نیاز داریم، شناسایی و ایجاد کنیم؛ اما درخواست برای بازخورد می‌تواند ترسناک باشد؛ مخصوصا زمانی که می‌ترسیم بازخوردی کاملا مثبت دریافت نکنیم. در این مقاله به توضیح و بررسی ابزار «توقف – تداوم – آغاز» پرداخته‌ایم که به ما کمک می‌کند تا بازخوردی متمرکز و عملگرا درخواست کنیم.

نمای کلی

فرایند Stop – Keep Doing – Start یا SKS نامی رسمی برای مجموعه‌ کوچکی از سؤالاتی است که شما می‌توانید در زمان درخواست برای بازخورد، از آنها استفاده کنید. این سؤالات ساده عبارت‌اند از:

• انجام چه کاری را باید متوقف کنم؟
• انجام چه کاری را باید ادامه دهم؟
• انجام چه کاری را باید آغاز کنم؟

فیل دنیلز (Phil Daniels)، استاد روانشناسی در دانشگاه بریگهام یانگ، مبدع این فرایند است. این فرایند به چند دلیل کارآمد است:

• اولا اطمینان‌بخش است: این سؤالات دیگران را وامی‌دارد تا به کارهایی توجه کنند که شما خوب انجام می‌دهید و همچنین آنها را تشویق می‌کند که آنچه می‌توانید بهتر انجام دهید را به شما گوشزد کنند.
• فرایندی عملگرا است: اظهار نظرات به شما بینشی عملی نسبت به تأثیر رفتارتان بر دیگران می‌دهد و توضیح می‌دهد که برای بهبود، دقیقا نیاز به انجام چه کاری دارید.
• در نهایت، نتیجه‌گیری از سؤالات سریع اتفاق می‌افتد. در بسیاری از موارد، به افراد این امکان را می‌دهد که ظرف چند دقیقه، بازخوردهایی باکیفیت ارائه بدهند و شما نیز آن‌ها را بررسی کنید.

توصیه 1:

توقف – تداوم – آغاز، ابتدا به عنوان راهی برای درخواست کمک و بازخورد ابداع شد. با این حال، شما می‌توانید از آن در هنگام بازخورد دادن به دیگران نیز استفاده کنید.

توصیه 2:

این فرایند زمانی به بهترین شکل عمل می‌کند که سؤالات شفاهی پرسیده شوند. قرار نیست که این ابزار جایگزین فرایندهای بازخورد رسمی‌تر مثل ارزیابی عملکرد شود.

چگونگی استفاده از فرایند

انجام چه کاری را باید متوقف کنم؟

به رفتاری دقت کنید که از شما خواسته شده تا آن را متوقف کنید.

• آیا بازخورد را می‌فهمید؟ آیا متوجه هستید که چرا از شما خواسته شده آن رفتار را متوقف کنید؟ اگر جواب‌تان منفی است، از طرف مقابل بخواهید که شفاف‌سازی کند.
• آیا این رفتار به‌شدت با شخصیت شما پیوند خورده است؟ (مثلا، اگر یک فرد درون گرا هستید،‌ آیا دیگران شما را تشویق می‌کنند تا اجتماعی‌تر باشید؟) اگر چنین است، شاید نیاز به تلاش بیشتری برای تغییر داشته باشید، چون ممکن است عادت کردن به رفتارهای جدید برایتان دشوار باشد.

سعی کنید یک آزمون شخصیت مثل تست شخصیت مایرز-بریگز (MBTI) بدهید تا شخصیت خود را بهتر بشناسید و بفهمید که چطور بر کار شما با دیگران تأثیرگذار است (البته اینکه آزمون تیپ های شخصیتی MBTI چقدر قابل اعتماد است، جای بحث دارد). همچنین شاید بخواهید برای استفاده از فرصت‌ها به صورت بلندمدت‌ از بازخوردها استفاده کنید تا مطمئن شوید که در حال پیشرفت هستید.

• چه چیزهایی می‌تواند رفتارهایتان را تغییر دهد و این تغییر چگونه بر زندگی کاری شما اثر می‌گذارد؟ اغلب وقتی به تأثیرات مثبت آن تغییر فکر کنید، انگیزه بیشتری پیدا می‌کنید.

احتمالا ناراحت‌کننده است که بفهمید رئیس یا همکاران‌تان می‌خواهند کاری را متوقف کنید. با این حال، به یاد داشته باشید که آنها احتمالا از جنبه‌ی کاری به این مسئله نگاه می‌کنند و قصد انتقاد شخصی ندارد. سعی کنید در کنار مدیریت احساسات خود، به ارزش آنچه دیگران می‌گویند نیز توجه کنید.

انجام چه کاری را باید ادامه دهم؟

اقدامات و رفتارهایی که همکاران‌تان ارزش آن‌ها را درک می‌کنند و به همین دلیل قدردان شما هستند. برای تکرار مؤثر این رفتارها، به سؤالات زیر فکر کنید:

• آیا هیچ‌یک از پیشنهادهای زیر شما را غافلگیر می‌کند؟ اگر چنین است، چرا؟
• آیا هیچ‌یک از این رفتارها از نظر احساسی شما را درگیر می‌کند؟ به عنوان مثال زمانی که درگیر فعالیتی می‌شوید، احساس غرق‌شدگی کامل در آن فعالیت (حالت تچان) را تجربه می‌کنید؟ بنویسید که چه چیز درباره‌ی این فعالیت‌ها برای شما جذاب است و از فرایند MPS برای ایجاد تعداد بیشتری از این ویژگی‌ها در کارتان، استفاده کنید.
• چه مهارت‌های خاصی در نتیجه‌ی این اقدامات در شما توسعه پیدا می‌کند؟ آیا از نقاط قوتی استفاده می‌کنید که قبلا نمی‌دانستید آنها را دارید؟ اگر چنین است، چطور می‌توانید از این نقاط قوت برای پروژه‌های دیگر استفاه کنید؟

انجام چه کاری را باید آغاز کنم؟

بازخوردی که از سؤال آخر دریافت می‌کنید به شکاف‌های عملکرد کنونی شما اشاره دارد. این پیشنهادها به شما کمک می‌کند تا به مسائلی توجه کنید که شاید تا به حال متوجه‌شان نبودید.

• کارهایی که همکاران‌تان فکر می‌کنند باید انجام آن‌ها را آغاز کنید، چه مزیتی برای دیگران و شما فراهم می‌کنند؟
• آیا هیچ‌یک از این وظایف، پروژه‌ها یا رفتارها باعث ایجاد اضطراب یا ترس در شما می‌شود؟ اگر پاسخ‌تان مثبت است، آیا تا به حال از انجام این کارها به خاطر ترس از شکست یا برخی نقاط ضعف دیگر خودداری کرده‌اید؟
• دقیق فکر کنید که چرا در گذشته به این نکات نپرداخته بودید و چه باید انجام دهید تا بر بی‌میلی برای آغازشان غلبه کنید. (اگر فقط انجام کارها را به تعویق می‌اندازید، غلبه بر عادت به تعویق انداختن کارها را یاد بگیرید و کارهای بیشتری به انجام برسانید.)
• آیا هیچ‌یک از فعالیت‌های جدید نیازمند مهارت‌ها یا اطلاعاتی است که شما ندارید؟ اگر چنین است، برای کسب مهارت‌های مورد نیاز برای رسیدن به موفقیت برنامه ریزی کنید.
• اگر پس از دریافت بازخورد، هنوز نمی‌دانید که چرا آغاز کار جدیدی مهم است، از کسی که به شما بازخورد داده است بخواهید که برای‌تان شفاف‌سازی کند. شاید بتوانید از راهنمایی‌های یک مربی در این زمینه کمک بگیرید.

توصیه:

اگر حجم کارتان در حال حاضر زیاد است، اضافه کردن وظایف و پروژه‌های جدید شاید بیش از حد شما را خسته کند. پس، به شکل مؤثر اولویت بندی کنید تا بتوانید سازنده‌ترین پیشنهادها را به برنامه‌ی خود اضافه کنید.