فرصتی برای بلوغ و توسعه انعطاف‌پذیری

بعضی از این پیش‌بینی‌ها همین حالا به بوته آزمایش گذاشته شده. بحران کرونا بعضی از ترندها را که قبلا وجود داشتند، سرعت بخشیده، مثل روی آوردن به پرداخت آنلاین به‌جای پول نقد. شغل‌های تحویل محصول، همان‌طور که خیلی‌ها پیش‌بینی کرده بودند به یک منبع بزرگ اشتغال تبدیل خواهد شد، حداقل تا زمانی که کامیون‌های بدون راننده وارد بازار شوند. بازار فروشگاه‌های فیزیکی از رونق خواهد افتاد. گرچه بحث دورکاری بسیار داغ است؛ اما بسیاری از حوزه‌ها از ساخت‌وساز و تولید گرفته تا خدمات اورژانس، کماکان کارکنان را ملزم به حضور در محل کار خواهند کرد.

ممکن است سوال کنید که چرا طی یک سال گذشته بیش از هر چیزی روی محل کار تمرکز کرده‌ایم. علتش این است که این حوزه بیشتر از هر چیزی جای بحث دارد. حداقل می‌توان گفت یک ترند کماکان به قوت خود باقی خواهد ماند: یک سیستم ترکیبی که در آن، کارمندها چند روز از هفته حضوری در شرکت‌ها کار می‌کنند. «جولیا هابزبام» در گزارش جدید اندیشکده بریتانیایی Demos از «دفتر کار نامعلوم» سخن گفته، هم به‌صورت مجازی هم فیزیکی. کارکنان در آینده، بین خانه، کافه و فضاهای کار مشترک در تردد خواهند بود. این رویکرد باعث کاهش انزوای اجتماعی خواهد شد و در عین حال، مشقت رفت و آمد روزانه را کاهش خواهد داد. طبق تخمین گزارش اخیر شرکت مشاوره مکنزی، 20 تا 25 درصد کارمندها در کشورهای توسعه‌یافته بین سه تا پنج روز در هفته را از خانه کار خواهند کرد. این چهار برابر رقم افرادی است که قبل از کرونا دورکاری می‌کردند.

همان‌طور که تکنولوژی در قرن نوزدهم، کارگران را روانه کارخانه‌ها کرد، تکنولوژی امروز هم اجازه خواهد داد کارکنان از ادارات متفرق شوند. دیگر نیازی نیست که کاغذها تحت نظارت یک سرپرست، دست به‌ دست شوند. کرونا به کارفرماها ثابت کرده که کار از خانه، پربازده خواهد بود. کارکنان نیز دورکاری را دوست دارند: نظرسنجی اخیر مایکروسافت از کارکنان شرکت‌های مختلف نشان داده 73 درصد کارکنان از انعطاف‌پذیری‌ای که دورکاری به ارمغان آورده لذت می‌برند.

این تحولی است که خودش، خودش را تقویت می‌کند. اگر کارکنان کمتر به محل کار بیایند، شرکت‌ها به «هات دسکینگ» به‌عنوان بهترین شکل استفاده از ادارات، روی خواهند آورد (هات دسکینگ یک سیستم سازماندهی ادارات است که در آن، کارمند هیچ میز یا فضایی مختص به خود ندارد بلکه از هر میزی که آن روز خالی باشد استفاده می‌کند). طبق گزارش مکنزی، کارفرماها درصددند اندازه دفاتر کار خود را تا 30 درصد کاهش دهند. بعضی‌ها از این فرصت استفاده می‌کنند که کاهش رد پای کربن در نتیجه این اقدام را در بوق و کرنا کنند. اما هات دسکینگ موجب کاهش گستره دوستی‌ها در محیط کار نیز می‌شود. اگر چنین شود، کارکنان انگیزه کمتری دارند که پنج روز در هفته به محل کار بروند که این به پیدایش ادارات کوچک‌تر و روی‌آوری بیشتر به هات‌دسکینگ منجر خواهد شد و این چرخه کماکان ادامه خواهد داشت.

دور بودن از محل کار، معایبی هم دارد. می‌تواند باعث ایجاد استرس و انزوا شود. پژوهش‌های موسسه تحقیقاتی گارتنر نشان داده 29 درصد کارکنان به‌‌دلیل کرونا احساس افسردگی داشته‌اند. در بلندمدت، حفظ همکاری سخت خواهد بود. نوازنده‌ها شاید بتوانند به تنهایی سازهای خود را به خوبی بنوازند اما اگر با هم هماهنگ نباشند، ارکستری شکل نخواهد گرفت. هرچه جدایی طولانی‌تر باشد، احتمال آنکه همکارها بدون هماهنگی بنوازند، بیشتر است و نبود روحیه تیمی می‌تواند تعهد کارکنان را نسبت به کارفرمایشان کاهش دهد: نظرسنجی مایکروسافت نشان داده 41 درصد کارکنان دارند به این فکر می‌کنند که در 12 ماه آینده شغل خود را ترک کنند.

اگر با تمام این اوصاف، مدل ترکیبی (تلفیقی از کار حضوری و دورکاری) به قوت خود باقی بماند، شاید دلیلش این باشد این مدل نیز در تقویت ترندهای فعلی نقش دارد. اولا، بسیاری از کارکنان قبل از کرونا هم از خانه کار می‌کردند و شب‌ها و آخر هفته‌ها به ایمیل‌ها و تماس‌های کاری پاسخ می‌دادند. قرنطینه شهرها مرز بین کار و سرگرمی را محوتر کرده. طبق تحقیقات انجمن سلطنتی بهداشت عمومی بریتانیا، 56 درصد کارکنان گفته‌اند فاصله گرفتن کامل از کار، هنگام دورکاری به مراتب سخت‌تر است. و نظرسنجی موسسه CIPD نشان می‌دهد 30 درصد کارکنان بریتانیایی، وقتی در خانه‌اند ساعات بیشتری کار می‌کنند.

مدل ترکیبی ممکن است یک ترند دیگر را نیز سرعت ببخشد: تقسیم کارکنان به دو گروه یقه‌سفید (کارکنان اداری، حرفه‌ای و نیمه‌حرفه‌ای) که امکان تجربه انعطاف‌پذیری را دارند و کارکنان بخش خدمات که جمعیتشان بیشتر است و انعطاف‌پذیری در قالب قراردادهای صفرساعته به آنها تحمیل شده (در این نوع قرارداد، کارفرما می‌تواند ساعات کار را تغییر دهد و ملزم به پیشنهاد حداقل ساعت کار نیست). همان‌طور که خانم هابزبام اشاره می‌کند، ما به‌عنوان کارمند، تمایل داریم روی ساعات کارمان کنترل داشته باشیم و به‌عنوان مشتری، دوست داریم بیست و چهار ساعته به خدمات و کالاها دسترسی داشته باشیم و این دو تمایل با یکدیگر در تضادند. بعضی‌ها مجبورند در شیفت‌های سخت و کم‌طرفدار کار کنند. بعضی‌ها تمام روزشان را در اپلیکیشن اسلک می‌گذرانند. افراد بیشتری مجبور خواهند شد وارد این محیط شوند.

و این به پیش‌بینی دیگری منجر خواهد شد. کرونا مفهوم «هفته کاری ثابت»، یعنی کار از دوشنبه تا جمعه (از شنبه تا پنج‌شنبه) و از ساعت 9 تا 5 را از بین خواهد برد. آماده باشید که از افرادی که ملاقات می‌کنید به جای پرسیدن این سوال که «کجا کار می‌کنید؟»، بپرسید «چه زمانی کار می‌کنید؟».

 ‌معضل اعتماد

کار انعطاف‌پذیر به قوت خود خواهد بود اما سوال اینجاست که آیا رهبران سازمان‌ها به کارکنانی که خارج از ادارات کار می‌کنند، اعتماد خواهند کرد؟

شرکت Log Me In ارائه‌دهنده محصولات و راه‌حل‌های نرم‌افزاری است. تکنولوژی‌های دورکاری این شرکت، از جمله Go To MY PC، پتانسیل‌های نیروی کار مدرن را شکوفا می‌کند و به میلیون‌ها فرد و کسب‌وکار این امکان را می‌دهد که به بهترین شکل، ساده و ایمن، با استفاده از هر دستگاهی، از هر کجا و در هر زمانی که می‌خواهند کار کنند. این شرکت به کارکنان کمک می‌کند که تجربه دورکاری خوشایندی داشته باشند و به سازمان‌ها کمک می‌کند که چنین امکانی را برای کارمندانشان فراهم کنند.

تحقیقات انجام شده به نمایندگی این شرکت نشان می‌دهد کار انعطاف‌پذیر، کماکان رواج خواهد داشت اما کسب‌وکارها باید ساختار، فرهنگ، سیاست‌ها و تکنولوژی‌های خود را بازبینی کنند وگرنه کارکنانشان به‌دنبال فرصت‌های دیگر خواهند گشت.

دورکاری که به واسطه کرونا با سرعت بیشتری گسترش یافته، حالا یکی از عوامل حیاتی در موفقیت کسب‌وکارها و بازدهی کارکنان است. اما همزمان که محیط کار ترکیبی به یک واقعیت تبدیل می‌شود و با بازگشایی ادارات در بسیاری از نقاط دنیا، تحقیقات انجام شده توسط شرکت فارستر و به نمایندگی از Log Me In، حاکی از آن است که شرکت‌ها باید در ایجاد سیاست‌ها و برنامه‌های کار انعطاف‌پذیر سرمایه‌گذاری کنند و برای معضل بی‌اعتمادی چشمگیر میان تصمیم‌گیرندگان و کارکنان، راه‌حلی پیدا کنند.

 نتایج تحقیقات: اعداد و ارقام

دورکاری حالا بر سر یک چندراهی قرار دارد. گرچه کرونا باعث شد دورکاری به یک ضرورت تبدیل شود، اما کارکنان آنقدر از مزایای انعطاف‌پذیری بهره‌ برده‌اند که حتی پس از پایان این بحران نیز نمی‌خواهند دست از دورکاری بکشند. این تحقیقات نشان داده تقریبا سه‌چهارم کارکنان می‌گویند کرونا باعث شده بخواهند در آینده، بیشتر دورکاری کنند. 83 درصد گفته‌اند که اگر شرکتشان به آنها امکان کار انعطاف‌پذیر دهد، احتمال آنکه آنجا بمانند بیشتر است. 60 درصد از شرکت‌کنندگان گفته‌اند حتی حاضرند در عوض دریافت انعطاف‌پذیری، حقوق کمتری بگیرند.

اما بسیاری از تصمیم‌گیرندگان سازمانی و رهبران، هنوز نگرشی سنتی نسبت به مقوله دورکاری دارند، به جای آنکه به آن به‌عنوان یک مزیت رقابتی نگاه کنند. درحالی‌که 56 درصد کارکنان می‌گویند هنگام دورکاری، بازدهی بیشتری دارند و 61 درصد آنها می‌گویند که در 8 ساعت دورکاری، کار بیشتری انجام می‌دهند، تنها 5 درصد از تصمیم‌گیرندگان سازمانی معتقدند بازدهی این کارکنان بیشتر است و 70 درصد می‌گویند کارکنان حضوری، قابل اعتمادترند.

سال گذشته و به‌واسطه کرونا، شرکت‌ها ناچار به اعمال عجولانه و شتابزده برنامه‌ها و ابزارهای دورکاری شدند. حالا باید از حرکت بعدی به سوی کار ترکیبی و دیجیتال‌محور به‌عنوان فرصتی برای بلوغ و توسعه این ابزارها و برنامه‌ها استفاده کنند. اما تحقیقاتی که با استفاده از دو نظرسنجی آنلاین انجام شده نشان می‌دهد این‌طور نیست (نظرسنجی اول از 582 نفر از تصمیم‌گیرندگان امور دورکاری، مثل رهبران منابع انسانی و IT صورت گرفته و دومی، از 427 کارمند که هر کدام در یک شرکت بین‌المللی کار می‌کردند، با تعداد کارمندان از 10 تا 2500 نفر). نتایج تحقیقات حاکی از آن است که رهبران کسب‌وکارها باید برچسب‌ها و باورهای منسوخ مربوط به دورکاری را کنار بگذارند و روش مورد علاقه کارکنان برای کار کردن را با آغوش باز بپذیرند. اجرای برنامه «کار از هر کجا»، آسان نیست؛ اما برای موفقیت کسب‌وکارها امری ضروری است. یافته‌ها نشان داد که:

شادی و سلامت روان کارکنان باید در اولویت قرار گیرد:

* 62 درصد کارکنان می‌گویند وقتی دورکاری می‌کنند شادترند.

* حمایت از سلامت روان، یکی از حوزه‌هایی است که باید به آن توجه شود. تنها 44 درصد کارکنان فکر می‌کنند سازمانشان در حمایت از سلامت روانی‌شان هنگام دورکاری، موفق بوده. اما داده‌ها نشان می‌دهد کارکنان در سازمان‌هایی که برنامه‌های سلامت روان را به اجرا درآورده‌اند، بیشتر از کارشان راضی بودند، هنگام کار انرژی بیشتری داشتند و احتمال آنکه برای بلندمدت در شرکتشان بمانند، بیشتر بوده.

* کارکنانی که میزان رضایتشان از دورکاری بسیار بالا بود، در مقایسه با افراد دارای رضایت پایین، احساس بهتری نسبت به شرکتشان داشتند (89 درصد در مقابل 52 درصد)، حس می‌کردند کارشان انگیزه‌بخش است (90 درصد در مقابل 57 درصد) و رضایت کلی‌شان نسبت به کارشان به مراتب بیشتر بود (95 درصد در مقابل 65 درصد).

 سیاست‌های صحیح و گردآوری مدارک باید ایجاد و ابلاغ شود

* نیمی از تصمیم‌گیرندگان نظرسنجی گفته‌اند سازمانشان یک برنامه رسمی کار انعطاف‌پذیر را به اجرا درآورده اما کمتر از یک درصد آنها مطابق با اصول برنامه کار انعطاف‌پذیر شرکت فارستر است.

* تنها 21 درصد کارکنان می‌گویند حق انتخاب سبک کار متناسب با خودشان را دارند.

* تنها 38 درصد کارکنان می‌گویند سازمانشان، مدارک و اطلاعات مرتبط با سبک کاری افراد را جمع‌آوری می‌کند و فقط 18 درصد این اطلاعات را خوانده‌اند. کارکنانی که معیارها را می‌شناسند، احتمالا رضایت بیشتری از دورکاری را تجربه خواهند کرد.

تکنولوژی اگر به درستی انتخاب شود، همکاری امن و بی‌دردسر کارمندها را ممکن خواهد ساخت:

* تصمیم‌گیری برای انتخاب تکنولوژی نباید یک‌طرفه و مغرضانه یا فقط بر مبنای کاهش هزینه‌ها باشد. 82 درصد تصمیم‌گیرندگان می‌گویند بهترین روش برای تصمیم‌گیری، دریافت اطلاعات مساوی از منابع انسانی و IT است درحالی‌که تنها 51 درصد سازمان‌ها از این روش استفاده می‌کنند.

* 81 درصد تصمیم‌گیرندگان می‌گویند در حفظ حریم خصوصی کارکنان دورکار و حضوری، موفق بوده‌اند، درحالی‌که فقط 58 درصد کارکنان از عملکرد کارفرمایشان در این زمینه راضی هستند.

* تصمیم‌گیرندگان حوزه IT ظاهرا این شکاف را دیده‌اند. درحالی‌که 76 درصد معتقدند یک پکیج تکنولوژی دورکاری قدرتمند می‌تواند تطبیق و رعایت مقررات را بهبود بخشد، تنها 58 درصد معتقدند پکیج‌شان در این امر موفق بوده، که این یعنی هنوز جای بهبود و اصلاح وجود دارد.

سازمان‌ها اگر می‌خواهند کار انعطاف‌پذیر را با موفقیت اعمال کنند و کارکنان بااستعداد، پربازده، شاد و متنوع را جذب و حفظ کنند باید روی چهار نکته تمرکز کنند که فارستر از آنها با عنوان چهار ستون کلیدی دورکاری یاد می‌کند: ساختار، فرهنگ، تکنولوژی و انطباق. این تحقیقات نشان می‌دهد پذیرش رویکرد «کار از هر کجا» و تمرکز بر این چهار رکن کلیدی به کسب‌وکارها در دستیابی به بلوغ دورکاری کمک می‌کند، در نهایت، میزان مشارکت و رضایت کارکنان را افزایش خواهد داد، سطح بازدهی را ارتقا خواهد داد، تجربه مشتری را بهبود خواهد بخشید و به کاهش هزینه‌ها منجر خواهد شد که این حتی می‌تواند باعث افزایش درآمد شود.