چگونه کارمندانی با انگیزه داشته باشیم؟

عصر ایران ؛ دکتر علیرضا داداشی* - اگر کسب وکاری به نقطه فقدان یا کاهش شدید انگیزه در کارکنان برسد، تنها یک نتیجه در انتظار مدیران است: تأخیر و وقفه در رسیدن به اهداف!

بنابراین آشنایی مدیران با روش‌های علمی و اجرایی ایجاد و تقویت انگیزه و شناخت دلایل احتمالی افت انگیزه ضرورتی انکارناپذیر است. وقوف مدیران بر شیوه های کاهش یا حذف بی انگیزگی به آن‌ها این امکان را می دهد که به شکل مناسب تری به مدیریت نیروی انسانی بپردازند و سازمان خود را سرشار از انرژی و انگیزه به سوی اهداف هدایت نمایند. 

تعریف انگیزش

•    انگیزش یک فرآیند زنجیره ای است که با احساس نیاز یا احساس کمبود و محرومیت شروع می شود، سپس خواست را به دنبال می آورد و موجب تنش و کشش به سوی هدفی می گردد که محصول آن رفتار نیل به هدف است. توالی این فرآیند می تواند منجر به ارضای نیاز شود. (دکتر سیدرضا سید جوادین)

انگیزش و نگرش های گوناگون

نمی خواهم بحث را به شکل آکادمیک ادامه دهم، تنها لازم می دانم به شکل کلی با نگاه های مختلفی که در دوران مختلف به این موضوع وجود داشته به اختصار آشنا شویم تا راحت تر و با دید بازتر بتوانیم موضوع را پیش ببریم.

1.     انگیزش در الگوی سنتی: مدل انسان اقتصادی

در الگو‌های سنتی، نگاه این بوده که کارگران ذاتاً تنبل هستند و تنها به وسیله عوامل اقتصادی نظیر پول می توان آن‌ها را به تولید بیشتر تحریک کرد. مدل انسان اقتصادی ناشی از این دیدگاه است.

2.      انگیزش در الگوی روابط انسانی: مدل انسان اجتماعی

طرفداران این الگو دریافته  بودند که کار‌های تکراری و کسالت آور موجب کاهش انگیزه در کارکنان می شوند، اما رفتار اجتماعی موجب افزایش انگیزه و در نتیجه افزایش کارآیی آن‌ها می گردد. آنچه به نام انسان اجتماعی می شناسیم، حاصل این دیدگاه است. 

 

مقایسه دو الگوی سنتی و روابط انسانی

در الگوی سنتی این اعتقاد وجود دارد که در برابر دستمزد نسبتاً بالا کارآیی افزایش می یابد؛ ولی از منظر مدل روابط انسانی، ارضای نیاز اجتماعی، احترام به کارکنان، مشاوره و مشارکت دادن آن‌ها در تصمیم گیری موجبات انگیزش و اثربخشی را فراهم می سازد.

3.     نظریه های معاصر انگیزش

در دیدگاه های کنونی، به عوامل زیادی توجه شده که موجب تحریک افراد می‌شوند. از جمله: مسائل درونی و انسانی، اهمیت روابط بین نیاز‌های درونی فرد و نتایج و پاسخ های ملموس.

چگونه انگیزش را مدیریت کنیم؟

علم و مهارت مدیریت، در بطن خود شیوه هایی برای شناسایی میزان انگیزش، نحوه کشف، ایجاد و ارتقاء بخشیدن به انگیزش را نهفته دارد. نکاتی که در عین سادگی، کارآمد هستند، ولی بعضاً از سوی برخی مدیران به فراموشی سپرده یا دست کم گرفته شده اند. سعی ما در این نوشتار ارائه شناخت از همین موجودی ها و توصیه در بکار بستن همین نکات عمومی است؛ نه ابداع شیوه ها و روش هایی نوین. 

چالش اول) فقدان اعتماد به نفس

فقدان اعتماد به نفس یک مشکل درونی انگیزشی است و زمانی رخ می‌دهد که انتظارات مدیر از سطح عملکرد کارکنان غیرواقعی بوده، حجم کار‌های واگذارشده به طور غیر عادی زیاد باشند و کارکنان آموزش کافی ندیده باشند. 

توضیح: اگر کارمند ما نسبت به واگذاری کاری به وی با این جمله عکس‌العمل نشان دهد که: «اگر همه چیز خوب پیش برود، گمان می‌کنم که احتمالاً از عهده کار بربیایم». روشن است که این کارمند مشکل کمبود اعتماد به نفس دارد. 

زمانی که کارکنان ما باور دارند که نمی‌توانند کاری را انجام دهند، بخصوص اگر ما در جایگاه مدیر شرایط ابراز این موضوع را فراهم نکرده باشیم، همیشه دنبال فرصتی هستند که از کار خود کم بگذارند و یا در مواقعی آن کار را با دودلی انجام می‌دهند.

راهکار: 

ما مدیران در هنگام واگذاری وظایف به کارکنان می‌توانیم کاری را به هر یک از کارکنان ارجاع دهیم که ذاتاً توانایی انجام بهینه آن را دارند و از انجام آن لذت می‌برند. این روش انگیزش را بهبود خواهد بخشید. 

چالش دوم) احساس عدم اطمینان کاری

زمانی که کارکنان بر این باور باشند که پاداش‌ها و دریافتی‌های آنان با عملکردشان متناسب نیست، با یک مانع انگیزشی مواجه خواهند شد: آن‌ها به سازمان و ما بی اطمینان می شوند. این بی اطمینانی در رفتار و اعمال و گفته هایشان بروز پیدا خواهد کرد. 

در این وضعیت، دو مشکل بر سر راه ما وجود دارد: 

اول اینکه حل مشکل "عدم اطمینان" زمان بر است. 

دوم اینکه ارائه چیزی که شایسته عملکرد کارکنان است برخی اوقات تبعات نامساعدی را در پی دارد. 

مثلاً، ارائه پاداش به کارکنانی که دارای سطح عملکرد بالایی هستند ممکن است آسان باشد، ولی دریغ کردن پاداش از کارکنانی که ضعیف عمل می‌کنند برخی اوقات ناراحت کننده است، بخصوص زمانی که این افراد، افرادی آشوب برانگیز باشند که ایجاد دردسر و وقفه در پیشبرد اهداف خواهند کرد و یا وقتی آنان کارکنانی وفادار، فداکار و سخت کوش باشند، ولی تلاش آن‌ها به نتیجه مورد نظر ختم نشده، دریغ کردن پاداش از آن‌ها انگیزه های لازم برای کمک بیشتر به سازمان را از آن‌ها خواهد گرفت. ما نیرویی توانمند داریم که دیگر چندان به تحقق اهدف کسب و کار ما اهمیت نمی دهد.

راهکار: 

پیدا کردن فرمول برقراری تناسب بین نتایج عملکرد‌های مثبت با پاداش‌ها و دریافتی‌های کارکنان، نقشی انکار ناپذیر در تقویت این رفتار‌ها داشته و در نتیجه بهره‌وری را افزایش می‌دهد.

چالش سوم) احساس نارضایتی

گاهی کارکنان از نتایجی که به دست می‌آورند احساس نارضایتی می کنند. در نتیجه به دشواری ممکن است احساس کنند که از پس کار خود را بر می آیند، چون حس اعتماد به نفس در آن‌ها دچار خلل شده و آن‌ها به راحتی برانگیخته نخواهند شد. اگر کارکنان ما احساس کنند که نتایج عملکردشان رضایت بخش و ارضاء کننده نیست، معقول و منطقی نیست که بدون به دست آوردن خواسته هایشان، باز هم سخت کار کنند. 

راهکار: 

باید کاری کنیم که کارکنان از خروجی عملکرد خود احساس رضایتی پیدا کنند. البته باید دقت کرد آنچه فردی را ارضاء می‌کند لزوماً برای فردی دیگر ارضا کننده نیست. برخی کارکنان کار‌های معین و ثابت را ترجیح می‌دهند، در حالی که عده‌ای دیگر با تنوع کاری ارضاء می‌شوند.

گفتگو ؛ راهی برای یافتن مشکل انگیزشی

در این بخش به تعدادی از روش های کاربردی و ساده برای یافتن مشکلات انگیزشی در محیط کار اشاره می کنم که شاید به علت ساده بودن شان از آن‌ها غفلت شده است. ولی تجربیات دنیای کاری امروز کاربردی بودن و اثر بخشی این روش‌های ساده را در از میان برداشتن موانع انگیزشی تأیید می‌نماید.

می‌دانیم که کار یک مدیر حل کردن همه مشکلات نیست. چرا که حل موثر همه مشکلات موجود در حیطه کاری او غیرممکن است. اما باید به راهکار‌های حل مشکلات دست پیدا کند. این دستیابی در مورد مشکلات انگیزشی آسان است. جای هیچ تردیدی نیست که زمانی که کارکنان به طور مناسب برانگیخته نمی‌شوند، خودشان می‌دانند چه مشکلاتی وجود دارد و راه حل‌هایی را که در مورد مشکلاتشان کارگر خواهد بود را هم می‌شناسند. مدیران می‌توانند از کارکنان در مسیر بیان علل اصلی مشکلات کاری خود و ارائه پیشنهاد و راه حل برای بهبود انگیزش استفاده کنند.
 
دو نکته مهم

اول- برای آماده سازی افراد جهت صحبت کردن یک راه موثر این است که به آن‌ها اطمینان بدهیم که می‌دانیم با برخی مسایل نا مطلوب مواجهند و مایلیم به آن‌ها کمک کنیم، اما به شرط همراهی خود آنها؛ و البته از امانتداری و محرمانه دانستن صحبت ها از سوی ما و استفاده از آن‌ها فقط برای کمک به شخص نیز باید مطمئن شوند.

دوم- باید سوالاتی صحیح و کاربردی طراحی کنیم. مثلا از بین این سوالات: 

• آیا می‌دانید سازمان از شما چه انتظاری دارد؟

• فکر می کنید برای شما امکان دستیابی به کدامیک از انتظارات وجود دارد؟

• آیا پاداش عملکرد خوب را می دانید؟

• آیا سازمان آنچه را قبلاً وعده داده محقق ساخته است؟

• چه چیزی در محل کار برای شما ارضاء کننده است؟

• آیا در کار‌های واگذاری به شما چیزی وجود دارد که شما آن را نخواهید؟

مدیرانی که از این شیوه استفاده کرده اند دریافته اند که عدم جستجوی درست و مناسب جهت یافتن مسائل انگیزشی و انجام بررسی ها از روی حدس و گمان، نتیجه ای جز شکست و مواجهه با خیل عظیم فرصت‌های از دست رفته متعدد در پی نخواهد داشت. همچنین تأیید کرده اند که مدیریت انگیزشی امری است مستلزم پرسیدن سوالاتی صحیح که باید در موقع مناسب و به شکل صحیح از افراد پرسیده شوند.

پیشنهاد‌هایی برای افزایش انگیزه

بعد از بررسی موارد بالا، می خواهیم این موضوع را مطرح کنیم که چگونه می توانیم با استفاده از تعدادی از فنون شناخته شده مدیریتی به ایجاد و تقویت انگیزش کمک کنیم؟ 

گرچه انگیزش موضوعی بسیار پیچیده و مسأله ای واقعاً فردی است و پاسخ قطعی برای این سوال وجود ندارد، ولی این‌ها تعدادی از فنون ایجاد انگیزش هستند:

1- پاداش مالی 

گرچه پول شناخته شده ترین و ملموس ترین عامل انگیزشی برای کارکنان است و آنچنان با دیگر نیاز‌ها از جمله نیاز‌های فیزیولوژیکی درهم آمیخته که اهمیت همه جانبه اش مورد تایید مدیران قرار دارد، اما دانشمندان با تحقیقات جامعی که انجام داده اند به این نتیجه رسیده اند که پول، این ابزار قدیمی و مورد اعتماد و انگیزاننده، آنچنان هم که تصور می‌رفته است قادر و توانا نیست، به ویژه برای کارگران مولد. 

واقعیت این است که این پاداش مالی در جای خود دارای کاربرد‌های قابل توجه وکتمان ناپذیر جهت ایجاد و تقویت انگیزش است. بهر حال این امر که اعطای پاداش آن هم به شکل مناسب و عادلانه در جای خود یکی از موثرترین راه‌های ایجاد و تقویت انگیزش است بر کسی پوشیده نیست؛ اما، همه چیز نیست.

2- طراحی شغل 

طراحی شغل به روش های مختلفی ضمن از بین بردن حس سستی و رخوت و تنبلی درکارکنان، در ایجاد انگیزش در محیط کار ایفای نقش می کند. تعدادی از این روش ها عبارتند از:

 2-1- اغنای شغلی

به طور ساده یعنی اینکه در صورت امکان، از ابتدا تا انتهای یک وظیفه به عهده یک کارمند گذاشته شود بطوری که کارمندان بتوانند در پایان نتیجه کار خود را مشاهده نمایند. این کار باعث افزایش حس اهمیت و اعتباربخشی به کار در نزد کارمند می‌شود. مثلا، امروزه بخش زیادی از فعالیت های کارمندان در دفاتر صدور بیمه نامه توسط یک اپراتور قابل انجام هستند. 

2-2-گسترش شغلی

یعنی افزودن فعالیت های هم سطح (افقی) به شغل فعلی کارمند به گونه ای که کار وی از حالت یکنواختی خارج شود. حذف یکنواختی کار، احساس سستی و بی اهمیتی را از بین می برد و شخص به خاطر احساس خوبی که از کار به او دست می‌دهد، با انگیزه و انرژی فراوان به کار می پردازد. مثلا یک کارمند صدور گواهینامه در دفتر خدمات الکترونیک، می تواند در بخش گذرنامه همان دفتر هم فرصت آموزش و کار پیدا کند.

2-3- گردش شغلی

اگر بتوان افراد را در مشاغلی از یک خانواده همگون که با آن‌ها آشنایی دارند، جابجا نمود، گردش شغلی ایجاد می‌شود. به واسطه این کار افراد با مشاغل بیشتری آشنا شده و در کار خود از تنوع و گوناگونی بالاتری برخوردار می شوند و بدینوسیله انگیزه کار در آنان تقویت می شود. مثلا، اگر شرایط کار فراهم باشد، کارمند مسئول چینش محصول در قفسه های فروشگاه ما، می تواند از فرصت کنترل موجودی هم برخوردار شود.

2-4- مهندسی شغل

هدف از مهندسی شغل آن است که با کارسنجی، زمان سنجی و روش سنجی، بتوان بهترین راهکار را به دست آورد. در این روش، حجم کار‌های مربوط به یک شغل، مدت زمان لازم برای شروع تا پایان یک کار و شیوه های گوناگون انجام کار به روش های علمی محاسبه و اندازه گیری می شوند. نتیجه مهندسی شغل این است که افراد می توانند با خستگی کمتر و سرعت بیشتر کار کنند و بازدهی بیشتری داشته باشند. 

3- برنامه کاری تعدیل شده 

در نتیجه تعدیل برنامه کاری، ساعات فراغت کارکنان بیشتر می شود و زمان زیادتری را در کنار خانواده خود می گذارنند که این امر، افزایش انگیزه برای کار را به دنبال دارد. ضمناً در صورت نیاز فرد می‌توانند یک شغل جانبی انتخاب نمایند که تنوع شغلی و افزایش درآمد را به همراه دارد و از این طریق احساس رضایت را در او افزایش می‌دهد. کاهش هزینه های رفت و آمد، یکی دیگر از مزایای آن است. 

4- ساعات کار شناور 

یکی از استراتژی های بهبود شرایط کیفی کار، شناور ساختن ساعت های کار به دلخواه کارکنان البته تا حد ممکن است. در دوران فراگیری کرونا، تقریباً تمام ما دورکاری را لمس و تجربه کردیم. برنامه کار انعطاف پذیر ساعت های کار را برای کارکنان شناور می سازد. با این اقدام کارکنان نسبت به کنترل ساعات کار خود اختیار لازم را به دست می‌آورند. این کار به آن‌ها اجازه می دهد به کار‌های شخصی خود سر و سامان بدهند و احساس رفاه بیشتری نمایند. احساس رفاهی که ما برای آن‌ها فراهم کرده ایم، افزایش انگیزه را بدنبال دارد.

5- مشارکت دادن 

کارکنان در هر رده سازمانی می توانند در تصمیم گیری های مربوط به شغل خود شرکت کنند. آن‌ها ممکن است با توجه به تخصص و تجربه ای که درباره شغل خود دارند، قادر باشند تصمیماتی برای افزایش بهره وری بگیرند. اشتراک مساعی سوای اینکه ابزار نشان دادن قدرشناسی ما از کارمند است، منجر به انگیزش هم می شود.

6- تقویت رفتار یا تشویق 

تقویت یک رفتار مطلوب یا همان تشویق، سبب تکرار آن رفتار می شود. نکته مهم اینجاست که هر چه زمان تقویت مثبت به زمان وقوع رفتار نزدیک تر باشد، احتمال تکرار آن رفتار بیشتر است. از آنجا که اغلب بین رفتار مطلوب و تقویت آن مثلاً اعطای پاداش پولی فاصله زمانی متصور است، دانشمندان علوم رفتاری استفاده از تقویت کننده های دیگری از قبیل تحسین کردن، قدردانی کردن و استفاده از تقدیر کلامی را توصیه کرده اند. 

7- پایبندی به عدالت محوری 

طبق اصل برابری، کارمندان ما در یک رفتار کاملاً انسانی، اولاً کوشش ها و پاداش های خودشان را با کوشش ها و پاداش های دیگران برای کار مشابه مقایسه می کنند. ثانیاً انرژی و زمان صرف شده برای کار را با مزایا و پاداش های دریافتی برای آن کار. این یعنی، مدیر باید به تبعات ناشی از این مقایسه  ها و رابطه عدالت محوری با انگیزش واقف باشد. 

سخن آخر

یکی از وظایف مهم ما مدیران در کسب وکار، شناسایی استعداد‌های بالقوه کارکنان و فراهم نمودن زمینه های رشد و شکوفایی و به فعلیت درآوردن آن استعدادهاست. از این رو ناگزیریم شرایط محیط درونی و بیرونی سازمان را در جهت ارضای نیاز‌های کارکنان مساعد ساخته و بدینوسیله برای ایجاد انگیزش در کارکنان گام برداریم. 

انگیزش، نتیجه مشارکت و تعامل فرد با محیطی است که در آن قرار می‌گیرد. 

به دلیل تنوع و تعدد گونه های سازمانی و تنوع و تعدد کارکنان و نیز شرایط حاکم برآنها، یافتن فهرستی ثابت از نیاز‌های کارکنان و ارائه راهکار‌های معین برای کشف این خواسته ها و به تبع آن طراحی و پیاده سازی روش‌هایی برای ارضاء آن‌ها به سادگی امکانپذیر نیست. آنچه در این مقاله بدان پرداختم، مطرح ساختن عمومی ترین و نسبتاً شناخته شده ترین دیدگاه‌های موجود پیرامون انگیزش، نحوه اطلاع از وضعیت انگیزشی کارکنان و چگونگی رشد و ارتقاء آن با ساده ترین و البته ممکن‌ترین روش ها بود.

________________________________________
* دکتر علیرضا داداشی
- دکترای مدیریت بازاریابی
- مدیر و بنیانگذار گروه «مشاوره، آموزش و تحقیقات بازار خوشه‌چین»
- مشاور کسب و کارهای نوپا، کوچک و متوسط
- پژوهشگر بازار و کسب‌و‌کارها
- نویسنده بیش از 40 مقاله در فروش و بازاریابی
- مولف کتاب: بیست گفتار فروش و بازاریابی- کتاب همراه فروشندگان و بازاریابان
-بازرس اصلی انجمن علمی مدیریت کسب و کار ایران
- نویسنده و مدرس مدرسه کار و کسب عصر ایران