اشاره
آن چه را که در ادامه می خوانید، به بحث ضروری برنامه ریزی استراتژیک می پردازد، امری که امروزه در حوزه سازمانی، بسیار کلیدی به نظر می رسد. این اثر در شماره 121 تدبیر به چاپ رسیده است که ویراست و گزیده ای از آن را می خوانیم.
چکیده
تاثیر برنامه ریزی استراتژیک در سازمان های امروزی بر کسی پوشیده نیست. برنامه ریزی استراتژیک را کوششی نظام یافته برای اجرای استراتژی های اصلی سازمان و به کارگیری آن برای تحقق مقاصد سازمان می دانند. برنامه ریزی استراتژیک اهداف سازمان را با توجه به رسالت آن تعیین و از طریق مطالعات محیطی، فرصت ها و تهدیدها، نقاط قوت و ضعف سازمان را شناسایی می کند تا از این طریق هدف های واقع بینانه تری را تعیین و به اجرا درآورد. به کارگیری برنامه ریزی استراتژیک توسط مدیران می تواند در دراز مدت ثمرات مثبتی برای سازمان ها به بار آورد. در این مقاله به اختصار فرآیند برنامه ریزی استراتژیک شرح داده شده است.
مقدمه
پیشرفت و توسعه سریع در جهان امروز و تغییرات پرشتاب محیطی، آگاهی از تحولات را ضروری ساخته است.
ضرورت امر برنامه ریزی بر کسی پوشیده نیست. عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی و کسب سود بیشتر برنامه ریزی را به صورت یک ضرورت انکارناپذیر درآورده است.
برنامه ریزی استراتژیک عوامل اساسی خطر آفرین محیطی را تحلیل کرده و راه حل هایی که با احتمال بیشتر برای رسیدن به هدف مناسب تر است ارائه می دهد. به عبارتی، برنامه ریزی استراتژیک فرایند تعیین اهداف سازمان و اتخاذ تصمیم درباره طرح های جامع عملیاتی و اجرایی برای تحقق آن ها است.
با وجود اهمیت برنامه ریزی استراتژیک، هنوز در بسیاری از سازمان ها تاثیر حیاتی آن در رسیدن به اهداف سازمان به خوبی درک نشده و حتی در بعضی از مواقع مدیران آن را یک امر تجملی و پرهزینه می دانند. به عقیده بعضی از اندیشمندان برنامه ریزی استراتژیک بیانگر قدرت خلاقیت مدیران و ساختن آینده است. به عبارتی، مدیران از طریق برنامه ریزی استراتژیک به امر آینده سازی می پردازند.
کاربرد برنامه ریزی استراتژیک، همراهی سایر بخش ها نظیر R&D.Mt5 و توسعه منابع انسانی را می طلبد که خود به عنوان یک تحول در بهبود و توسعه سازمان باید آن را برشمرد. پیش از آشنایی با فرایند برنامه ریزی استراتژیک لازم است که عناصر آن را شناخت که این عناصر عبارتند از تعریف، رسالت و اهداف و... در ادامه به بیان این عناصر می پردازیم.
تعریف برنامه ریزی استراتژیک:
برنامه ریزی استراتژیک در بخش دولتی، تاریخی طولانی دارد. واژه استراتژی از کلمه یونانی (STRATEGO) مرکب از (STRATOS) به معنای ارتش و (EGO) به معنای رهبر گرفته شده است. باوجود این، برنامه ریزی استراتژیک اساسا در بخش خصوصی توسعه یافته است. هر چند که رویکردهای برنامه ریزی استراتژیک در بخش خصوصی تدوین شده اند ولی می توانند به سازمان دهی دولتی و غیرانتفاعی و همچنین جوامع و دیگر نهادها کمک کنند. برنامه ریزی استرتژیک را می توان تلاشی منظم و سازمان یافته برای اتخاذ تصمیم و مبادرت به اقدامات بنیادین تعریف کرد که به موجب آنها، این که یک سازمان چیست، چه می کند، و چه اموری را انجام می دهد، مشخص خواهد شد. (تعریف OLSEN AND EADIE)
در تعریف دیگری برنامه ریزی استراتژیک فرایندی است در جهت تجهیز منابع سازمان و وحدت بخشیدن به تلاش های آن برای نیل به اهداف و رسالت بلند مدت با توجه به امکانات و محدودیت های درونی و بیرونی. در تعریفی دیگر برنامه ریزی استراتژیک به معنای فرایند بررسی موقعیت فعلی و مسیر آینده سازمان با جامعه، تنظیم اهداف، تدوین یک استراتژی برای تحقق آن اهداف و اندازه گیری نتایج است. (تعریف OSBORNE & GAEBLER) و تعریف دیگر که برنامه ریزی استراتژیک را برنامه ریزی در مورد هدف های بلند مدت سازمان و انتخاب فعالیت لازم برای تحقق آنها بیان می دارد.
اکنون جا دارد تفاوت های بین برنامه ریزی استراتژیک (STRATEGIC PLANNING) و برنامه ریزی تاکتیکی (TACTICAL PLANNING) بیان شود. اگر چه میان برنامه ریزی تاکتیکی و استراتژیکی تفاوت گذاشته می شود، اما این تفاوت دارای مرزهای روشن نیست، زیرا آنچه که برای یک فرد تصمیم تاکتیکی است برای فرد دیگر ممکن است تصمیم استراتژیک باشد. به طوری که تفاوت یا تشخیص بین آنها یک امر نسبی است نه مطلق.
با وجود این، بعضی از تفاوتها را به شرح زیر می توان برشمرد:
برنامه ریزی تاکتیکی اصولاً در سطوح میانی و پایه سازمان انجام می گیرد در حالی که برنامه ریزی استراتژیک در سطوح عالی شکل می گیرد.
در برنامه ریزی تاکتیکی بیشتر بر منافع فعلی سازمان تاکید می شود، در حالی که در برنامه ریزی استراتژیک به منافع آتی توجه می شود. به عبارتی دید برنامه ریزی تاکتیکی کوتاه مدت و دید برنامه ریزی استراتژیک بلندمدت است.
در برنامه ریزی تاکتیکی روش های کار غالبا تجزیه شده و متکی به دستاوردهای گذشته است در حالی که در برنامه ریزی جامع روش های نو و تجربه نشده نیز پا به عرصه می نهند.
برنامه ریزی تاکتیکی نسبت به برنامه ریزی استراتژیکی مخاطره کمتری دارد.
تاکید برنامه ریزی تاکتیکی بر کارایی است در حالی که برنامه ریزی استراتژیک به اثر بخشی نظر دارد.
ویژگی های برنامه ریزی استراتژیک
«راسل اکاف» در مورد برنامه ریزی سه ویژگی را برمی شمرد:
1. برنامه ریزی چیزی است که ما پیش از هر کاری انجام می دهیم، یعنی تصمیم گیری مبتنی بر پیش بینی است.
2. برنامه ریزی هنگامی لازم است که موقعیتی که ما میل داریم در آینده به آن دست یابیم، متضمن مجموعه ای از تصمیماتی باشد که متکی به یکدیگرند، یعنی با یک نظام تصمیم گیری مواجهیم.
3. برنامه ریزی، فرایندی است که در جهت ایجاد یک یا چند موقعیت آتی سوق داده می شود که دلخواهانه هستند و به نظر می رسد اتفاق نمی افتند مگر کاری صورت گیرد.
با توجه به موارد ذکر شده که در برنامه ریزی استراتژیک نیز صدق می کند ویژگی های دیگری که می توان برای برنامه ریزی استراتژیک برشمرد به شرح زیر است.
● منعکس کننده ارزش های حاکم بر جامعه
● توجه به سوال اصلی و اساسی سازمان
● تعیین چارچوبی برای برنامه ریزی و تصمیم گیری مدیریت
● دید دراز مدت و توجه به افق های دورتر سازمان
● ایجاد پیوستگی و انسجام در عملیات و اقدام های سازمان در دوره های زمانی طولانی
● فراگیری برنامه ریزی عملیاتی سازمان و جهت بخشی به آنان
دو پرسش مهمی که سازمان در اجرای برنامه ریزی استراتژیک با آنها مواجه است عبارتند از:
1. فعالیت موسسه چیست؟ 2. چرا این فعالیت را دارد؟
برای پاسخ به سوال اول باید رسالت موسسه تعریف شود و پرسش دوم به انتخاب و تعیین اهداف موسسه مربوط می شود.
رسالت
تعریف رسالت می تواند آن قدر کلی و مبهم باشد که حاوی و حامل معنای مشخصی نباشد و یا تنها جنبه تبلیغاتی عمومی داشته باشد و از ایده آل سخن بگوید که مطمئنا هرگز به آنها نخواهد رسید. به عقیده «پیتر دراکر» نبود یک فلسفه وجودی مهمترین علت شکست های بازرگانی است.
رسالت یا ماموریت شامل تعریف روشنی از دامنه فعلی و مورد انتظار کسب و کار در چند سال آینده است. رسالت یا ماموریت نشان دهنده نوع کسب و کاری است که سازمان در آن فعالیت می کند. اعضای سازمان بدون داشتن چشم انداز موفقیت، از چگونگی تحقق رسالت سازمان آگاهی نخواهند داشت. به بیان دیگر رسالت هدف سازمان و یا این که چرا سازمان وظایفی را انجام می دهد، مشخص می سازد.
اهداف
اهداف، خواسته های مشخص تری هستند که از ماموریت و بررسی محیطی ناشی می شوند، عناصر استراتژی مدیریت رده بالاتر به اهداف پایین تر تبدیل می شوند.
در مورد اهداف، ذکر این نکته ضروری است که چون زمان و منابع محدود است اولویت بعدی اهداف اهمیت بسیاری می یابد.
به طور خلاصه، عواملی که در تدوین اهداف موثرند در شکل زیر نشان داده شده است.
رویکرد برنامه ریزی استراتژیک
برای طرح یک برنامه ریزی استراتژیک می توان سه گام اساسی را در نظر گرفت و بر اساس آن طرح استراتژیک را برنامه ریزی و اجرا کرد این سه گام عبارتند از:
گام اول: جایگاه خود را به عنوان یک سازمان مشخص کنیم (کجا هستیم؟)
گام دوم: در آینده در نظر داریم چه موضعی داشته باشیم (به کجا می رویم)
گام سوم: برای رسیدن به هدف یک رویکرد بنا کنیم و آن را به مرحله اجرا درآوریم.
ویژگی های گام اول: در این مرحله 5 تا 10 درصد وقت، صرف برنامه ریزی می شود. به عبارتی در این گام، برنامه ریزی نقش عمده ای ندارد فقط جایگاه و وضعیت کنونی سازمان تعیین می شود و در حقیقت مشخص می گردد که در ابتدای کار کجا هستیم.
ویژگی های گام دوم: برنامه ریزی در این گام نقش مهمی را ایفا می کند و برنامه ریزی 40 تا 60 درصد وقت گروه را به خود اختصاص می دهد. کیفیت تصمیمات این گام بر کامیابی برنامه ریزی استراتژیک تاثیر به سزایی دارد.
ویژگی های گام سوم: در این مرحله نیز 40 تا 60 درصد وقت گروه صرف برنامه ریزی می شود. در خلال این گام گروه استراتژی ها را برای تحقق چشم انداز تدوین می کند. در طول اجرای گام سوم، گروه طراحی تاکتیکی را آغاز می کند که به تحقق طرح استراتژیک کمک خواهد کرد.
فرایند برنامه ریزی استراتژیک
الگوی برنامه ریزی استراتژیک که فرآیند آن مورد بررسی قرار می گیرد، دارای 8 مرحله است و این الگو نسبت به الگوهای دیگر فهرست مناسب از مواردی را تهیه کرده است که ارائه یک برنامه ریزی استراتژیک را ممکن می سازد (الگوی BRYSON). مراحل فرایند مورد نظر برایسون عبارت است از:
1. آغاز فرایند برنامه ریزی استراتژیک و حصول توافق درباره آن
2. تعیین و شناسایی دستور سازمانی
3. روشن ساختن رسالت و ارزشهای سازمانی
4. ارزیابی محیط خارجی، فرصتها و تهدیدها
5. ارزیابی محیط داخلی نقاط ضعف و قوت
6. شناسایی مسائل استراتژیکی که سازمان با آنها مواجه است
7. تنظیم استراتژی ها برای مدیریت مسائل استراتژیک
8. برقراری دیدگاه سازمانی کارساز برای آینده
این هشت مرحله باید به اجرا، نتیجه گیری و ارزیابی منتهی گردد. باید توجه داشت که نتیجه گیری و ارزشیابی در هر مرحله از فرایند انجام پذیرد.
مرحله اول: آغاز فرایند برنامه ریزی استراتژیک و حصول توافق بر سر آن. هدف از این مرحله گفتگو و جلب حمایت تصمیم گیرندگان کلیدی و رهبران فکری به منظور موفقیت برنامه ریزی از سازمان هستند. توافق به دست آمده باید کوشش ها، مراحل مرجع در طول فرایند، شکل و زمان بندی گزارش ها و نقش و وظایف اعضا را دربرگیرد.
مرحله دوم: تعیین و شناسایی دستور سازمانی. دستورهای رسمی و غیررسمی که بر عهده سازمان گذارشت می شود بایدهایی هستند که سازمان با آنها روبروست، سازمان های معمولی دقیقا می دانند که موظف و مکلفند که چه کارهایی را انجام دهند و چه کارهایی را انجام ندهند.
مرحله سوم: روشن ساختن رسالت و ارزش های سازمان. در این مرحله تعیین ماموریت سازمان و یا به عبارت دیگر علت وجودی سازمان مشخص می شود؛ یعنی به طور کلی چرا سازمان به وجود آمده و برای تحقق چه چیزی تلاش می کند.
تعیین هدف می تواند مقدار قابل توجهی از تضادهای غیرضروری در سازمان را از بین ببرد و به آسان ساختن مذاکرات و بهره وری فعالیت ها کمک کند. موافقت بر سر اهداف، زمینه هایی را معین می کند که سازمان در آنها با رقابت مواجه خواهد شد. همچنین سازمان پیش از تدوین شرح رسالت خود باید تجزیه و تحلیلی از ذی علاقگان به عمل بیاورد. ذی علاقه، فرد، گروه یا سازمانی است که می تواند بر منابع و یا برونداد سازمان تاثیر گذارد. به عنوان مثال از ذی علاقگان دولت باید به شهروندان، مالیات دهندگان، اتحادیه ها، گروههای ذی نفوذ و احزاب و از ذی علاقگان سازمان غیرانتفاعی به ارباب رجوع، کارکنان و تامین کنندگان منابع مالی اشاره کرد.
مرحله چهارم: ارزیابی محیط خارجی. تیم برنامه ریزی باید بتواند فرصت ها و تهدیدها را به خوبی شناسایی و تعیین کند. مطالعه محیط خارجی و ارزیابی آن به این دلیل انجام می پذیرد که ما از قضایی آگاهی یابیم که می خواهیم در آن تلاش کنیم. یقینا اگر محیط ثابت می بود موضوع تاثیرات محیطی چندان مهم نمی بود اما امروزه تغییر به عنوان یک واقعیت انکارناپذیر تلقی می شود و به همین دلیل شناخت عوامل تاثیرگذار خارجی مهم است.
هدف اصلی در این مرحله شناخت فرصت ها و تهدیدهاست. هر موقعیتی که به حرکت و پیشرفت سازمان کمک کند فرصت نامیده می شود و اگر مانع ایجاد کند باید آن را تهدید نام نهاد.
مرحله پنجم: ارزیابی محیط داخلی. اکثر سازمان ها اطلاعات بسیاری در مورد دروندادهای خود دارند اما در مورد استراتژی جاری خود چه به صورت کلی و چه بر مبنای کارکرد، نظر مشخصی ندارند. برای شناخت محیط داخلی سازمان باید از مزیت استراتژیک آن آگاه بود. تحلیل و تشخیص مزیت استراتژیک فرایندی است که توسط آن بازاریابی، تحقیق و توسعه، منابع و کارکنان و سیستم های اطلاعاتی مدیریت سازمان آزمایش می گردد تا نقاط قوت و ضعف سازمان شناسایی شود.
مرحله ششم: شناسایی مسائل استراتژیک سازمان. مسائل و موضوع های استراتژیک باید در نتیجه فعالیت بررسی محیطی ظاهر شوند. این موضوع ها باید با نقاط ضعف داخل سازمان، تهدیدات خارج سازمان و با فرصت های آینده سازمان مد نظر قرار گیرند. سازمان ممکن است خدمات و رویکردهای جدیدی در ارائه خدمات پیشنهاد کند. موضوع های استراتژیک باید به نوعی از موضوع های روزمره جدا شوند و فهرست آنها به عنوان تشکیل دهنده مبانی استراتژی هایی به کار گرفته شود که باید تنظیم و اجرا گردند.
همچنین باید توجه داشت مسائل استراتژیک متضمن تعارض های گوناگونی است. این تعارض ها در رابطه با اهداف (چه)، ابزار (چگونه)، فلسفه (چرا)، موقعیت (کجا)، زمان (چه وقت) و گروههایی مطرح می شوند که به دلیل استفاده از راههای مختلف زیان دیده یا سود می برند (چه کسی)، در جهت شناسایی و حل مسائل به شکل کارساز، سازمان باید برای برخورد با اختلاف نظرهای اجتناب ناپذیر آماده باشد. یک مساله استراتژیک باید شامل سه عامل باشد.
نخست مساله مورد نظر باید به اختصار بیان شود، دوم عواملی که مساله مورد نظر را به یک موضوع خط مشی بنیادی تبدیل می کنند باید فهرست شوند، سرانجام، تیم برنامه ریزی باید پیام های ناشی از نارسایی برخورد با مسائل استراتژیک را مشخص سازد.
مرحله هفتم: تدوین استراتژی ها؛ برای مدیریت مسائل، تنظیم و تدوین استراتژی که گاهی طرح اجرایی نامیده می شود، مرحله ای است که در آن موضوع استراتژیک استنتاج شده از مراحل قبلی به صورت اجرایی درمی آیند. در این مرحله استراتژی هایی برای تحقیق اهداف عینی منتخب تنظیم می شوند و می توان در عمل آنها را طرح های اجرایی که ناشن دهنده مراحل اصلی، پاسخگویی ها، ضرب الاجل ها و منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف عینی هستند دانست.
یک استراتژی کارساز باید با چند معیار مطابقت داشته باشد، باید از نظر فنی قابل اجرا و از نظر سیاسی مورد قبول ذی علاقگان کلیدی بوده، با فلسفه و ارزشهای محوری سازمان هماهنگ باشد، افزون بر این، استراتژی کارساز باید مسائل اخلاقی، معنوی و قانونی را نیز رعایت کند.
مزایای برنامه ریزی استراتژیک
1. یکی از مزایای برنامه ریزی استراتژیک هادی بودن آن است. این نوع برنامه ریزی جهت و مسیر فعالیت ها و عملیات سازمان را مشخص ساخته و به عنوان راهنمای سازمان عمل می کند.
2. جهت گیری آینده اولویت ها را مشخص می کند و تصمیم های امروز را در پرتو پیامدهای آینده اتخاذ می کند.
3. برنامه ریزی استراتژیک نقش هماهنگ کننده بین برنامه های عملیاتی سازمان را انجام می دهد و اقدامات واحدهای مختلف را در یک مسیر جهت می بخشد
4. با اوضاع و شرایطی که به سرعت دستخوش تغییر می شوند به روش کارساز برخورد کرده و کار تیمی و تخصصی کارشناسی ایجاد می کند.
5. برنامه ریزی استراتژیک با نگرش بلندمدت، به پیش بینی آینده می پردازد و از این رو اطلاعاتی را در خود دارد که برای اقدامات دراز مدت مدیران مفید است.
6. برنامه ریزی ومدیریت استراتژیک خواهان بینش استراتژیک در سراسر واحدهای سازمانی و از جمله همه سیستم های اداری است و به جای این که عملی مکانیکی باشد نقش محوری افراد، گروهها و نفوذ فرهنگ سازمان را به رسمیت می شناسد.
محدودیت ها
با وجود مزایای برشمرده شده، بسیاری از صاحبنظران نیز برنامه ریزی استراتژیک را ناکارا و گاهی اوقات زائد می دانند و محدودیت هایی را در جهت کاربرد آن بیان می دارند که عبارت است از:
1. بالا بودن هزینه هایی که جهت امر برنامه ریزی نیاز است و اغلب سازمان های کوچک امکان استفاده از آن را پیدا نمی کنند.
2. از نظر زمانی این نوع برنامه ریزی نیاز به زمانی طولانی دارد، سازمان ها برای برنامه ریزی باید مدت زمان زیادی وقت صرف کرده و مراحل مختلف این فرایند را پشت سر نهند تا سیستم برنامه ریزی استراتژیک بتواند شروع به کار کند.
3. فرایند برنامه ریزی استراتژیک بیش از آن چه هست یا می تواند باشد منطقی و تحلیلی ارائه شده است. طرح آن بیش از اندازه ذهنی است و نمی تواند پویایی های اجتماعی سیاسی کار در هر سازمانی را ملحوظ دارد.
4. تصمیم گیری در مورد ماموریت و اهداف همواره ساده نیست و ممکن است معنایی نداشته باشد.
5. برنامه ریزی استراتژیکی از نظر تخصصی نیاز به نیروی انسانی متخصص دارد که در دسترس همه سازمان ها نیست؛
6. عدم دسترسی سازمان ها برای رسیدن به اطلاعات جامع و به موقع در مورد محیط، تحولات و رویدادهای کلان محیطی.
7. عدم آشنایی مدیران با مباحث مدیریت استراتژیک و برنامه ریزی استراتژیک و عدم اعتماد آنها به برنامه ریزی استراتژیک.
نتیجه گیری
هر چند که برنامه ریزی استراتژیک دارای محدودیت ها و بعضی تنگناها است، ولی کاربرد صحیح آن توسط مدیران متفکر می تواند نتایج مثبتی به بار آورد. به عقیده آلفرد مارشال، اقتصاددان مشهور انگلیسی اگر تمامی سرمایه ها و ابزار تکنیکی و مسائل موجود فنی در جهان به یکباره دستخوش تباهی شود، ولی دانایی مدیران در رده استراتژیک باشد، در مدت کوتاهی جامعه پویا و شکوفا می گردد. بنابراین، در راه اجرای برنامه ریزی استراتژیک کاربرد آموزش های لازم در این زمینه برای مدیران ضروری است، برنامه ریزی استراتژیک دیدگاه استراتژیک را در سازمان تقویت می کند و سبب می شود که اعضا در محدوده زمان حال باقی نمانند و به افق های دور دست توجه کنند. به کارگیری برنامه ریزی استراتژیک سبب می شود که بینش مشترکی در بین اعضا و سازمان به وجود آید. در اجرای برنامه ریزی استراتژیک باید به فرهنگ سازمان و شرایط فرهنگی محیط نیز توجه کافی مبذول داشت. به طور مثال، در جامعه ای که تقدیر گرایی بینش غالب مردم است، استفاده از فرایند برنامه ریزی استراتژیک مشکلات و معضلاتی را برای جامعه و سازمان ها به وجود می آورد. مدیریت، برنامه ریزی استراتژیک را به عنوان یک وسیله می بیند و نه یک هدف، بنابراین سازمان ها باید برنامه ریزی استراتژیک را گامی در جهت رسیدن به اهداف خود تلقی کنند.
منابع در دفتر مجله موجود است.
