چگونه می توان بهترین بازده را از تیم های دورکار دریافت کرد؟

دورکاری یا کارهای نیمه وقت به یک گرایش جدید تبدیل شده است. بنا بر بررسی های انجام شده در آمریکا، 55 میلیون نفر از مردم این کشور، نویسندگان دورکار هستند که در واقع؛ 33 درصد از نیروی کار ایالات متحده را تشکیل می دهند. شاید شما نیز یکی از همین افراد هستید و یا اینکه مدیریت آنها را بر عهده دارید. استخدام نیروی دورکار، مزایای بسیاری دارد. برای مثال، مجبور نیستید که هزینه ی حضور در محیط کار را بپردازید؛ علاوه بر این، می توانید از استعدادهایی که در سراسر جهان وجود دارند، بهره ببرید. در ادامه با یوکن همراه باشید.

با تمام این اوصاف، هدایت کارمندانی که هر روز آنها را ملاقات می کنید، به طور کل با مدیریت افرادی که احتمالا هرگز نمی توانید آنها را ملاقات کنید، متفاوت است. در ادامه با راهکارهایی آشنا می شوید که به کار گیری آنها برای دریافت بهترین بازده از تیم های دورکار، مفید خواهد بود:

1. فرهنگ

همانطور که برای کارمندان حاضر در محیط کار، فرهنگ شرکت را تعیین و تعریف می کنید، باید برای نویسندگان یا کارکنان دورکار نیز این فرهنگ را تشریح کنید؛ به ویژه اگر انتظار دارید که با هم همکاری داشته باشند. فرهنگ تیم در واقع تعیین می کند که آنها باید برای همکاری با یکدیگر تلاش کنند، باید با شما به عنوان مدیر و با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، چه زمان هایی را به کار اختصاص دهند و به چه سرعتی ایمیل خود را چک کنند. اساسا شما با این کار، دستورالعمل هایی را برای رفتار تیم خود تعریف می کنید.

برای ایجاد این فرهنگ در میان اعضای تیم دورکار، تمام آنها باید بدانند که چه رفتاری از نظر سازمان شما، ایده آل است؛ چه چیزی قابل قبول است و چه چیزی مورد قبول واقع نمی شود. برای مثال، شاید شما می خواهید که تیم خلاقی داشته باشید که خارج از قوانین روزمره فکر می کند. برای ترغیب آنها به این کار، باید آزادی لازم را در اختیار آنها قرار دهید تا بتوانند ایده های جدید را آزمایش کرده و نتایج را با سایر اعضای تیم به اشتراک بگذارند. احتمالا ترجیح می دهید که رفتار زورگویی را از تیم خود حذف کنید؛ در این صورت، باید به سرعت رفتارهای تهدید آمیز و گستاخانه را شناسایی کنید.

فرهنگ را باید زندگی کرد؛ نباید آن را مانند یک شعار به دیوار آویزان کرد.

2. انتظارات خود را صراحتا بیان کنید.

شما نمی توانید عملکرد تیم دورکار خود را مستقیما نظارت کنید، بنابراین بهتر است که انتظارات خود را از همان آغاز، به روشنی و با صراحت بیان کنید.

مطمئن شوید که تمام آنها می دانند که چه وظایفی را بر عهده دارند و چه نقشی را در تیم بازی می کنند. اهداف و معیارهای کوتاه مدت را برای آنها در نظر بگیرید تا آنها را به سرانجام برسانند و هر جا که لازم باشد، محدوده ی زمانی مشخص کنید.

علاوه بر این، باید با تمامی اعضای تیم دورکار به طور منظم در ارتباط باشید. هر هفته و یا هر روز، با آنها تماس بگیرید و روند کار را بررسی کنید؛ بازخوردهای خود را در اختیار آنها قرار داده و به سوالات آنها پاسخ دهید. پیشنهاد می کنیم که این کارها را از طریق تماس های تصویری انجام دهید و وقت خود را با تماس تلفنی هدر ندهید. مشاهده ی عکس العمل های چهره ی اعضای تیم دورکار، اطلاعات بسیاری را درباره ی شخصیت آنها در اختیار شما قرار می دهد.

3. برقراری ارتباط، همکاری و رفاقت.

به وجود آوردن دوستی های شخصی نیز به اندازه ی شکل گیری روابط حرفه ای با اهمیت است. روابط کاری بهتر، رضایت شغلی بالاتری را ایجاد می کند. اعضای تیم دورکار از فرصت گفتگوهای صمیمانه ای که در محیط کار شکل می گیرد، بی نصیب می مانند. برای افزایش ارتباط و همکاری میان اعضای تیم دورکار، شما باشد شرایطی را فراهم کنید که این فرصت ها عملا فراهم شوند.

برای مثال، برای جلسه های روزانه یا هفته ای برنامه ریزی می کنید که در آن همگی، تیم را در جریان کارهای خود قرار می دهند. اگر به اهدافی که برایشان در نظر گرفته شده، دست یابند، می توانید برای افزایش انگیزه در آنها، جایزه های تیمی در نظر بگیرید.

علاوه بر این، می توانید با سرمایه گذاری برای تکنولوژی های بهینه و ابزارهایی مثل تماس های تصویری، مدیریت پروژه، اشتراک گذاری صفحه نمایش و نرم افزار اشتراک گذاری منابع، برقراری ارتباط بهتر و همکاری بیشتر را تسهیل کنید. نرم افزاهای تماس تصویری، ارتباط چهره به چهره را امکان پذیر می کند. نرم افزار مدیریت پروژه شرایطی را فراهم می کند که اعضای تیم بهتر بتوانند از طریق ابزارهای سازمانی، پیگیری زمان و ابزارهای برنامه ریزی منابع، با هم در ارتباط باشند. اشتراک گذاری صفحه نمایش اجازه می دهد که افراد به صفحه نمایش سایر اعضا دسترسی داشته باشند. اشتراک گذاری منابع اجازه می دهد که فایل های آنلاین، به راحتی در اختیار تمامی اعضای تیم قرار بگیرد.

برخی از ابزارهای محبوب در این زمینه:

• مدیریت پروژه: آسانا، Basecamp، Campfire، I Done This، Pivotal Tracker، Trello و Wrike
• برقراری ارتباط: گوگل هنگ اوت، اسکایپ، اسلک و وبکس
• اشتراک گذاری منابع: دراپ باکس، اورنوت (Evernote) و گوگل داکس
• اشتراک گذاری صفحه نمایش: تیم ویور (Team Viewer)

علاوه بر این، باید برای پاسخگویی به سوالات، همیشه در دسترس باشید. برای دسترسی به خودتان، روش های ارتباطی آسانی را در اختیار آنها قرار دهید. اگر آنها به زمان بیشتری برای ملاقات نیاز دارند، برنامه ی زمانی خود را مشخص کنید و زمان لازم را برای آنها کنار بگذارید.

علیرغم تمام تلاش هایی که برای بهبود روابط و همکاری آنلاین انجام می دهید، باید بگوییم که هیچ چیز تاثیر ارتباط چهره به چهره را ندارد. حداقل یک بار در طول سال، سعی کنید که تمامی اعضای تیم خود را کنار هم جمع کنید. این رویداد می تواند هم از لحاظ کاری و هم از لحاظ تفریحی، مفید واقع شود. اگر از شرایط و منابع کافی برخوردارید، برنامه های دورهمی بیشتری را ترتیب دهید.

4. تعریف و تمجید

باید زمان هایی را برای قدردانی، شناسایی و ستایش اعضای تیم دورکار خود اختصاص دهید؛ به ویژه اگر آنها در دستیابی به اهداف و انتظارات، عملکرد موفقی داشته اند. زمان هایی که چیزی مطابق میل شما پیش نمی رود و یا اینکه بخواهید دستورالعمل های بیشتری را به آنها گوشزد کنید، به راحتی به آنها دسترسی دارید؛ اما به یاد داشته باشید که همانند هر رابطه ی دیگر، عدم قدردانی باعث می شود که آنها احساس کنند که فعالیت هایشان نادیده گرفته می شود و انگیزه ی خود را از دست می دهند.

شما همچنین باید دستاوردهای اعضای تیم دورکار را با سایر کسانی که در محیط حضور دارند، جشن بگیرید؛ چرا که این امر الهام بخش کارکنان شما خواهد بود و آنها را برای دستیابی به اهداف بزرگ تر آماده می کند. می توانید این کار را از طریق خبرنامه های داخلی ماهانه انجام دهید. از این طریق می توانید دستاوردهای اعضای تیم را با سایر کارکنان خود به اشتراک بگذارید.

5. سخاوتمندانه جبران کنید.

افراد دورکار در مقایسه با کسانی که در محیط کار حاضر می شوند، از مزایای مالی کمتری برخوردار بودند. اما به مرور زمان و با توجه به محبوبیت هرچه بیشتر نویسنده های دورکار، شرکت ها تلاش می کنند که با پرداخت های سخاوتمندانه، افراد با استعداد تر را جذب کنند و آنها را راضی نگه دارند.

اینگونه از پرداخت ها، بخشی از رضایت شغلی را ایجاد می کند؛ این در حالیست که پرداخت های متناوب و کافی می تواند روحیه ی آنها را برای همیشه بالا نگه دارد و نسبت به ادامه ی کار، مشتاق کند.

حتی می تواند با پرداخت پاداش هایی که برای عملکرد آنها در نظر می گیرید، پرداخت هزینه ی مسافرت های خانوادگی و یا پرداخت بلیط برای رویدادهای مورد علاقه ی آنها، قدردانی خود را به نمایش بگذارید. علاوه بر این پرداخت های سخاوتمندانه، باید بدانید که چه چیزهایی در آنها ایجاد انگیزه می کند. باید به آنها یادآوری کنید که بخشی از یک کار و گروه بزرگ هستند و ارزش کارشان در نظر گرفته می شود.

دریافت بهترین بازده از تیم های دورکار به فکر کردن و برنامه ریزی بیشتر نیاز دارد. با تمام این اوصاف، تیم های دورکار از برتری هایی برخوردارند که اعضای حاضر در محیط، فاقد آن هستند. تلاش مضاعف شما در این زمینه ارزشمند است؛ به ویژه در شرایطی که این روش، به رویکرد مورد علاقه ی افراد با استعداد تبدیل شود.

 

منبع: entrepreneur