آیا شما هم از آن دسته افرادی هستید که هر وقت صحبت از گزارش نویسی یا تهیهٔ سندی نوشتاری یا ارائه‌ی سخنرانی برای جمعی از مخاطبان می‌شود، توی دل‌تان خالی می‌شود؟
اگر چنین است، مطمئن باشید که تنها نیستید. افراد زیادی هستند که نمی‌توانند به راحتی ایده‌ها و افکارشان را به صورت نوشتاری ارائه دهند. این مهارتی است که باید آن را با تمرین زیاد فرا گرفت.
با افزایش ایمیل و کار با افرادی که در مکان‌های دوردست کار می‌کنند، اهمیت برقراری ارتباط روشن و متقاعد‌کننده روزبه‌روز بیشتر شده است. ارتباطات رودررو دیگر در حال کم‌رنگ شدن هستند، زیرا فعالیت‌هایی که در آنها افراد مجبور به برخوردهای رودررو هستند کاهش پیدا کرده است.
شاید یکی از مهم‌ترین مشکلاتی که در برقراری ارتباط از طریق نوشتن وجود دارد این است که وقتی شما پیام‌تان را می‌نویسید، فرصت این را پیدا نمی‌کنید تا نکته‌ای که قصد بیانش را دارید به شکل دیگری توضیح بدهید. فقط یک بار فرصت دارید و اگر در همین یک فرصت، مخاطبان خود را از دست بدهید، به راحتی نمی‌توانید آنها را بازگردانید. به همین دلیل است که باید کلمات خود را با دقت انتخاب کنید و پیام‌تان را به شکلی ارائه دهید که به بهترین شکل منظورتان را ادا کند.
مثلث سخنوری راه مناسبی برای شکل دادن به ایده‌ها و معرفی پیامی است که قصد انتقالش را دارید. در این مقاله می‌خواهیم ببینیم چطور می‌توانید برای بهبود ارتباط نوشتاری از آن استفاده کنید.
شناخت ابزار: سخنوری
سخنوری روشی قدیمی برای استفاده از زبان به منظور افزایش قدرت متقاعد کردن دیگران است. اگر از آن به درستی استفاده کنید، مخاطبان می‌توانند منظور شما را به‌خوبی درک کنند و تحت نفوذ کلام شما قرار بگیرند.
با درک اینکه مباحث چطور شکل می‌گیرند و ارائه داده می‌شوند، می‌توانید مهارت نوشتن خود را تقویت کنید و پیام‌تان را به‌وضوح و به‌طور مؤثر به اطلاع مخاطبان برسانید.
واژه‌ی سخنوری در زبان‌های مدرن به برهان‌هایی گفته می‌شوند که با هدف پنهان‌سازی حقیقت به کار گرفته می‌شوند. به همین دلیل است که معمولا این کلمه با معانی منفی همراه شده است. (گفتار تمامی سیاست‌مداران) البته، منظور ما از سخنوری در این مقاله، چنین چیزی نیست.
به کار‌گیری اصول سخنوری به شما کمک می‌کند تا سخن‌تان را طوری سازمان‌دهی کنید که حقیقت فورا برای مخاطبان‌تان روشن شود. با رویکرد مثلث سخنوری، ما بر سه امر مهم که بیشترین تأثیر را بر سخن دارند تأکید می‌کنیم:
- نویسنده؛
- مخاطبان؛
- زمینه.
این سه عنصر مثلث سخنوری را تشکیل می‌دهند:
بر طبق این رویکرد، این سه عامل قانع‌کننده بودن پیام شما را مشخص می‌کنند. در نوشته یا اَشکال دیگر برقراری ارتباط باید این سه مورد را در نظر داشته باشیم.
1. نویسنده
چه خودآگاه و چه ناخودآگاه، مخاطب تمایل دارد انگیزه شما را برای برقراری ارتباط بداند. اگر شما مشخص نکنید چرا می‌خواهید پیام را به مخاطب انتقال بدهید، ممکن است بعضی از افراد این طور تصور کنند که شما به اندازه‌ی کافی صداقت نداشته‌اید یا چیزی را از آنها مخفی می‌کنید. مخاطبان شما ممکن است از خود بپرسند:
- آیا شما قصد انتقال اطلاعات دارید؟
- آیا می‌خواهید آنها را تربیت کنید؟
- آیا از آنها می‌خواهید کاری را انجام بدهند؟
- آیا می‌خواهید دیگران را متقاعد کنید تا دیدگاه یا عقیده‌شان را تغییر بدهند؟
- آیا برای حل مشکل یا مسئله‌ای، ایده‌هایی پیشنهاد می‌دهید؟
- یا فقط قصد سرگرم کردن آنها را دارید؟
اینکه چطور شخصیت گوینده یا نویسنده بر روی مخاطب تأثیر می‌گذارد در فلسفه‌ی یونان باستان اِتوس نامیده می‌شود. مخاطبان تمایل دارند بدانند با چه کسی رو‌به‌رو هستند. بنابراین حتما موارد زیر را برای‌شان روشن کنید:
- خودتان را معرفی کنید.
- چرا در صحبت کردن در رابطه با موضوع مورد نظر مهارت دارید.
- قدرت شما از کجا می‌آید.
مخاطبان سعی می‌کنند انگیزه‌ها و عقاید و ارزشهای شما را شناسایی کنند. این اطلاعات به آنها کمک می‌کند تا در رابطه با باورپذیری و صداقت شما تصمیم بگیرند.
2. مخاطبان
وقتی به صورت نوشتاری یا گفتاری ارتباط برقرار می‌کنید، باید مخاطبان خود را بشناسید. اینکه بدانید با چه کسی صحبت می‌کنید به شما کمک می‌کند از واژه‌های تخصصی در هنگام صحبت با افراد معمولی استفاده نکنید. مواردی که باید در اینجا به آنها دقت کنید به شرح زیر هستند:
- انتظارات مخاطبان چه هستند؟
- آنها چطور از اطلاعاتی که در اختیارشان قرار داده‌اید استفاده خواهند کرد؟
- مخاطب انتظار دارد بعد از شنیدن یا خواندن پیام چه چیزی نصیبش شود؟
- هدف شما برای برقراری ارتباط با این مخاطب چیست؟
این بخش از مثلث بلاغت که قصد دارد احساسات مخاطبان را مورد توجه قرار دهد در فلسفه‌ی یونان پَتوس نامیده می‌شده است. اطلاعاتی که شما در اختیار مخاطبان قرار می‌دهید باید احساسات آنها را برانگیخته کند. سؤالات زیر را از خودتان بپرسید:
- چه احساساتی را می‌خواهید برانگیزید؟ ترس، اعتماد، وفاداری یا غیره؟
- آیا با مخاطبان ارزشهای مشترکی دارید؟
- آیا پیام‌تان با مخاطبان سازگاری دارد؟
برقراری ارتباط عاطفی با مخاطبان تأثیر مهمی در گیراییِ پیام دارد.
3. زمینه
در آخر، مخاطب شما زمینه و شرایط برقراری ارتباط را تحلیل می‌کند.
- چه رویدادهایی قبل از برقراری ارتباط رخ می‌دهند؟
- چه نوع مباحثی مطرح شده‌اند؟
- آیا این مباحث منطقی هستند و به‌خوبی به آنها فکر شده است؟
- چطور آنها به مخاطبان منتقل می‌شوند؟
- مدارک نوشتاری یا گفتاری در چه موقعیتی و چه مکانی منتقل می‌شوند؟
- آیا این ارتباط، ضروری است؟
در اینجا تمرکز بر منطق است. این بخش لوگوس نامیده می‌شود. برای اینکه پیام‌تان برای مخاطب باورپذیر باشد، باید بتواند آن را درک کند. از خودتان بپرسید:
- آیا بحثی که قصد مطرح کردنش را دارم، خوش‌ساختار و منطقی است؟
- چطور می‌توانم ادعاهایم را ثابت کنم؟
- چه مدارک و شواهدی دارم؟
- بحث‌های مخالف کدام هستند؟
سه نقطه‌ی مثلث سخنوری که باید در نظر بگیرید مستقیما به سه روش کلاسیک برمی‌گردند:
- اتوس: اعتمادسازی با اثبات باورپذیری و قدرت اختیار. (نویسنده)
- پَتوس: توسل جستن به احساسات مخاطبان، توسط برقراری ارتباط با ارزش‌ها و علایق آنها. (مخاطب)
- لوگوس: توسل جستن به منطق مخاطبان با استفاده از ایده‌های منطقی و خوش‌ساخت. (زمینه)
برای اینکه بتوانید به بهترین شکل بر مخاطبان خود تأثیر بگذارید و آنها را متقاعد کنید، در برقراری ارتباط خود باید هر سه مورد فوق را مد نظر قرار بدهید. ارتباطی که فقط بر پایه‌ی احساسات استوار باشد مدت زیادی به طول نخواهد انجامید. به همین شکل، اگر فقط حقایق را ارائه دهید، توجه و علاقه‌ی مخاطبان خود را از دست خواهید داد و آنها نمی‌توانند با گفته‌های شما ارتباط برقرار کنند. در آخر، حتی با وجود اینکه با صداقت کامل با مخاطبان خود ارتباط برقرار می‌کنید، اگر گفته‌های شما منطقی نباشند، آنها به شما اعتماد نخواهند کرد.
استفاده از مثلث سخنوری
زمانی که مشغول آماده کردن سندی نوشتاری یا متنی برای سخنرانی هستید، در ابتدا باید سه عامل مثلث سخنوری را در نطر بگیرید. اگر ارتباط شما، هر کدام از آن سه عنصر را نداشته باشد، تأثیر کلی پیام شما بر مخاطب کاهش پیدا خواهد کرد.
مرحله‌ی اول
تأثیری را که مورد قبول بودن شما بر روی پیام خواهد گذاشت در نظر بگیرید. اگر این کار را انجام ندهید، مخاطب شما به درستی قانع نخواهد شد. بنابراین در ابتدا به سؤالی که به ذهن مخاطب خطور می‌کند پاسخ دهید: «آیا منبع قابل اعتماد است؟»
هدف شما از برقراری ارتباط چیست؟
- آیا می‌خواهید مخاطبان را به انجام کاری ترغیب کنید؟
- آیا قصد دارید اطلاعاتی در اختیار آنها قرار بدهید؟
- آیا می‌خواهید آنها را تربیت کنید؟
- آیا می‌خواهید آنها را متقاعد کنید تا عقایدشان را تغییر بدهند؟
- آیا می‌خواهید ایده‌هایی را معرفی کنید؟
- آیا می‌خواهید آنها را سرگرم کنید؟
خودتان را معرفی کنید.
- خودتان را معرفی کنید و عقاید، دیدگاه‌ها و ارزشهای خود را با مخاطبان در میان بگذارید.
- توضیح بدهید در چه زمینه‌هایی تخصص دارید و چطور این تخصص‌ها را به‌دست آورده‌اید.
- از شواهد تخصصی استفاده کنید.
- توضیح بدهید چرا شما قدرت عمل و اختیار را در دست دارید.
مرحله‌ی دوم
مخاطب خود را کاملا در نظر بگیرید، در غیر این صورت، ممکن است آنها ارتباط خود را با شما از دست بدهند و پیام از دست برود. هر زمان که مناسب است بر احساسات مخاطبان تمرکز کنید و به سؤالات مخفی آنها پاسخ بدهید. سؤالاتی مانند «آیا این فرد قصد فریب من را دارد؟»
مخاطبان من چه کسانی هستند؟
- انتظارات‌شان چیست؟
- چرا پیام من را می‌خوانند یا به من گوش می‌دهند؟
- چطور از این سند استفاده خواهند کرد؟
- می‌خواهم از این اطلاعات چه چیزی دریافت کنند؟
چطور می‌توانم با آنها از نظر احساسی ارتباط برقرار کنم؟
- چه احساساتی را می‌خواهم برانگیزم؟
- آیا می‌توانم از داستان‌های شخصی استفاده کنم؟
مرحله‌ی سوم
زمینه پیام خود را کاملا در نظر بگیرید و اطمینان حاصل کنید آن را به صورت منطقی ارائه می‌دهید. به این سؤال مخاطب پاسخ بدهید: «آیا این بحث منطقی است؟»
چطور می‌توانم اطلاعات را ارائه دهم؟
- از چه نوع دلایلی استفاده خواهم کرد؟
- چطور می‌توانم از دیدگاه‌های خود دفاع کنم؟ با نشان دادن آمار؟ مشاهدات؟
- از چه لحنی باید استفاده کنم، رسمی یا غیررسمی؟
- چطور باید ارتباط را منتقل کنم؟
چه رویدادهایی در حاشیه‌ی این ارتباط هستند؟
- آیا به اطلاعاتی که در پس‌زمینه‌ی این موقعیت قرار دارند نیاز دارم؟
- چه چیزهایی باید ارائه دهم تا مخاطبان اطمینان حاصل کنند که نکته‌هایم روشن و شفاف هستند؟
- آیا می‌توانم بحث‌های مخالف را مطرح و سپس رد کنم؟
- آیا روش و مکان برقراری ارتباط با پیام هماهنگی دارند؟
