احتمالا در گذشته مجبور بودید به طور فیزیکی در یک جلسه کاری شرکت کنید تا با اعضای سازمان همفکری کنید یا درباره پروژه‌ای که روی آن کار می‌کردید به‌روزرسانی‌هایی انجام دهید. شاید برای انجام این کار از فایل اکسل استفاده می‌کردید. اما به دلیل پیشرفت تکنولوژی و شیوع بیماری کرونا، بسیاری از کارمندان مجبور به دورکاری شدند که باعث شد بسیاری از این روش‌های قدیمی با ابزارهای مدیریت پروژه جایگزین شوند.
ابزارهای مدیریت پروژه، برنامه‌هایی هستند که می‌توانند به یک فرد یا تیم کمک کنند تا وظایف را به طور مؤثرتری سازماندهی و مدیریت کنند. مدیران اغلب به منظور دستیابی به تعادل بین محدودیت‌ها، برنامه‌ها و نیازها از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند.
ابزارهای مدیریت پروژه چگونه برای کسب و کار مفید خواهند بود؟
زمان، دانش و منابع شما به عنوان صاحب کسب و کار محدود خواهد بود. همان‌طور که تجارت شما رشد می‌کند، مسئولیت‌ها، وظایف، پروژه‌ها و حتی تعداد افرادی که با آن‌ها کار می‌کنید نیز افزایش می‌یابد. شما باید روی رشد کسب و کار خود تمرکز کنید و از آنچه در آن مهارت دارید استفاده کنید، اما یک میلیون کار دیگر نیز باید انجام شوند. چگونه؟ اینجاست که ابزارهای مدیریت پروژه وارد می‌شوند.
برخی از مواردی که با استفاده از ابزار مدیریت پروژه می‌توان بهبود بخشید:
-
همکاری و ارتباطات: با یک برنامه مدیریت پروژه، تعامل بیشتری بین پرسنل نسبت به ایمیل‌ها و یا اکسل ایجاد می‌شود. شما این امکان را دارید که وظایفی را تعیین و پروژه را از ابتدا تا انتها پیگیری کنید. اعضای تیم مجبور نیستند هر لحظه ایمیل خود را چک کنند. بنابراین پاسخگویی به بازخوردها، سوالات یا مشکلات مشتری سریع‌تر انجام می‌شود. علاوه بر این، به اشتراک گذاری فایل و مستندسازی آسان‌تر و ایمن‌تر می‌شود.
-
کنترل بودجه: استفاده از یک برنامه مدیریت پروژه همچنین می‌تواند به صرفه‌جویی در هزینه‌ها کمک کند. بسیاری از این برنامه‌ها دارای ویژگی‌هایی مانند بررسی پیشرفت کار، جدول زمانی، مدیریت هزینه‌ها، حقوق و دستمزد، صورتحساب، حسابداری، گزارش‌ها و موارد دیگر هستند.
-
برنامه‌ریزی مناسب برای استفاده از منابع: ابزار مدیریت پروژه مناسب می‌تواند به مدیریت و تخصیص موثر منابع، اعم از اعضای تیم، تجهیزات، دارایی‌ها یا بودجه کمک کند. برخی از نرم‌افزارها دارای داشبوردی هستند که به شما امکان می‌دهد به این منابع برای استفاده و تخمین هزینه‌ها دسترسی مناسبی داشته باشید.
-
شفافیت و پاسخگویی:استفاده از ابزار مدیریت پروژه همچنین می‌تواند به ارتقای شفافیت، مسئولیت‌پذیری و ایجاد همکاری در میان اعضای تیم کمک کند. زمانی که آن‌ها نقش خود و آنچه از آن‌ها انتظار می‌رود را درک کنند و از ضرب‌العجل‌ها برای انجام وظایف آگاه باشند، هر یک از اعضا می‌توانند عملکرد بهتری داشته باشند.
چگونه بهترین ابزار مدیریت پروژه را برای کسب و کار خود انتخاب کنم؟
ابزارهای مدیریت پروژه از نظر امکانات و قابلیت‌ها با هم برابر نیستند، از این رو چگونه می‌توانید بفهمید که کدام یک برای سازمان و تیم شما بهتر عمل می‌کند؟ پرسیدن سوالات زیر شروع خوبی خواهد بود:
-
آیا جریان کار فعلی ما را بهبود می‌بخشد؟
-
آیا همکاری و ارتباط بهتر در تیم را امکان‌پذیر می‌کند؟
-
آیا استفاده از آن آسان است؟ آیا همه می‌توانند به طور مداوم از آن استفاده کنند و تنها پس از چند ماه آن را رها نکنند؟
-
آیا با برخی از ابزارها یا برنامه‌هایی که در حال حاضر استفاده می‌کنیم ادغام می‌شود؟
-
آیا قابلیت گزارش‌دهی دارد؟
-
آیا مقیاس‌پذیر است؟
-
قیمت آن چند است؟ آیا شرکت می‌تواند آن را تامین کند؟
در حال حاضر ده‌ها ابزار برای مدیریت پروژه ارائه شده است. بنابراین مدیران با چالش انتخاب بین ابزارهای مدیریت پروژه رو به رو خواهند بود. پس از پاسخ به پرسش‌های بالا، معیاری به دست می‌آورید که با استفاده از آن ابزارهای مختلف را سنجیده و مناسب‌ترین مورد را برای تیم خود انتخاب کنید.
نرم افزار CRM و مدیریت پروژه چه تفاوت‌هایی با هم دارند؟
نرم افزار CRM و PM به طور خاص برای دو هدف متفاوت طراحی شده‌اند که آن‌ها را از یکدیگر متمایز می‌کند. در پاسخ به سوال سی آر ام چیست باید بگوییم که CRM یک سیستم برنامه ریزی شده برای مدیریت ارتباط با مشتریان فعلی و مشتریان آتی کسب و کارهاست.
بنابراین نرم افزار CRM نیز برای مدیریت داده‌های مشتری و رابطه‌ای که شرکت با آن‌ها برقرار می‌کند استفاده می‌شود. این نرم افزار بیشتر بر روی اهداف بلندمدت شرکت تمرکز دارد. از سوی دیگر، نرم افزار PM یک سرویس اختصاصی برای پروژه‌هایی است که در داخل سازمان در حال اجرا هستند تا عملکرد کسب و کار را بهبود دهند.
نرم افزار مدیریت پروژه به گونه ای طراحی شده است که به پرسنل کمک می‌کند تا پروژه را در زمان مشخص و بودجه تعیین شده تحویل دهند. در حالی که نرم افزار CRM برای مدیریت تعاملات با مشتریان بالقوه و مشتریان فعلی استفاده می‌شود. در این جدول تفاوت نرم افزار CRM و PM را به طور خلاصه بیان کردیم:
|
عوامل
|
CRM
|
PM
|
|
استراتژی
|
- برای مدیریت تعاملات با مشتریان احتمالی و موجود
|
- برای تحویل پروژه بر اساس برنامه زمان‌بندی شده و در حد بودجه
|
|
اهداف
|
- ایجاد روابط با مشتری و حفظ مشتریان
- کمک به تیم خدمات مشتری خود برای همکاری بهتر
- بهبود تلاش‌های گروه فروش
- حل و فصل سوالات مشتریان به طور موثر
|
- ترسیم راه‌های دستیابی به اهداف
- ارائه نتایج به موقع و در چارچوب بودجه
- راضی نگه داشتن مشتریان و کارمندان
- بهبود ارتباطات و همکاری تیم‌ها
|
|
تمرکز
|
- سرنخ‌ها، مشتریان، شرکای بالقوه، تامین کنندگان و سایر ذینفعان
|
- کارکنان، محصولات قابل تحویل، بودجه و مدیریت منابع
|
|
جدول زمانی
|
- ادامه دارد زیرا بهبود روابط با مشتری یک فرآیند بی‌پایاناست
|
- موقت یا بر اساس پروژه، زیرا پروژه‌ها دارای تاریخ شروع و پایان مشخصی هستند
|
|
چرخه
|
- مرحله بازاریابی: شناسایی مشتریان با اجرای کمپین‌های بازاریابی
- مرحله فروش: شناسایی سرنخ‌ها و تبدیل آن‌ها به مشتری
- مرحله پشتیبانی: تمرکز بر خدمات و پشتیبانی مشتری
|
- شروع: تعیین امکان سنجی پروژه
- برنامه‌ریزی: تعیین اهداف، برنامه و منابع مورد نیاز
- اجرا: عملی کردن طرح
- نظارت: مراقبت از عملکرد و پیشرفت
- بسته شدن: تعیین این که چه چیزی خوب پیش رفته و کدام کار تکمیل نشده
|
در نهایت در هر کسب و کاری، داشتن ابزارهای مدیریت پروژه اهمیت حیاتی دارد. علاوه بر واگذاری وظایف شغلی، کل تیم باید نیازهای اجرایی، زمان تامین این نیازها و نحوه انجام کار را بشناسند. همچنین پرسنل باید در جریان پیشرفت پروژه و راهبردهای کلی مورد نیاز قرار بگیرند.
از سوی دیگر نرم افزار CRM با کنترل کامل فرآیندهای فروش، به مدیریت پروژه‌ها کمک می‌کند. به عنوان مثال در نرم افزار CRM پیام گستر امکان پیگیری فرصت‌های فروش برای تبدیل به مشتریان وفادار با تعریف پروژه‌های مجزا وجود دارد.
برای آشنایی بیشتر با عملکردهای مهم رویکرد مدیریت ارتباط با مشتریان برای اتوماتیک کردن فرایندهای یک کسب و کار می توانید به مجله پیام گستر مراجعه کنید و جوانب بیشتری از تاثیر این سیستم در افزایش بهره‌وری امور فروش و بازاریابی را بررسی کنید.